Patikimos perkėlimo paslaugos biurams Vokietijoje: Kaip neišprotėti per procesą

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas visada yra chaosas, net jei jis atrodo tvarkingai. Ypač kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus, kur reikia ne tik tiesiog užkrauti dėžes į sunkvežimį. Dažnai klientai ieško patikimos perkėlimo paslaugos biurams Vokietijoje, tačiau ne visada žino, ko tikėtis iš tikrųjų. Vieniems svarbu greitis, kitiems – kaina, o tretiems tiesiog reikia, kad jų IT infrastruktūra neatsirastų Berlyne po savaitės. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kas juos laukia, be šiukšlių ir parduodančio teksto.

Kaip viskas paprastai vyksta (arba nevyksta)

Kiek laiko užtrunka viskas susitvarkyti?

Tai priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų, bet paprastai, jei kalbame apie standartinį biurą, tai trunka vieną ar dvi dienas. Iš tikrųjų, reikia planuoti bent savaitę iš anksto, nes popieriniai reikalai su Vokietija gali užtrukti. Vieną kartą turėjau klientą, kuris maniau, kad mes atvyksime ryte ir viską nuvešime priešpiet. Gerai, kad iš anksto pasikalbėjome, kitaip būtume pavėlavę tris dienas dėl brangkmenių deklaravimo. Nedarykite prielaidų, visada geriau klausti.

Ar galite perkelti mus savaitgalį?

Taip, galime, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai irgi turi poilsiauti, o Vokietijoje darbo taisyklės yra griežtos. Jei jums būtina, kad biuras veiktų pirmadienį ryte, tai perkėlimą reikia daryti šeštadienį ar sekmadienį. Žinau, kad atrodo logiška dirbti tada, kai nedarbuotojai nėra patalpose, tačiau reikia atsižvelgti ir į tai, ar yra leidimas triukšmui. Kai kurie namų valdytojai Vokietijoje labai griežtai prižiūri, kad savaitgaliais nebuvo girdimas net kamuolio ritimas grindimis.

Kas daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai svarbiausia dalis. Mes ne tiesiog braižome dėžes su technika. Reikia išjungti viską, pažymėti laidus ir, jei įmanoma, pakrauti į specialias dėžes, kurios apsaugo nuo smūgių. Buvo atvejis, kai viena firma nepadarė backup'o prieš perkėlimą, o vilkikas pateko į duobę. Buvo labai nepavykęs pokalbis su jų IT vadovu. Patikimos perkėlimo paslaugos biurams Vokietijoje visada įtraukia IT techniką arba bent jau patirtį su juo dirbti, todėl nebijokite klausti apie tai.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Dažniausiai taip. Didelės stalų sistemos, sekcijos – visa tai išmontuojama. Jei baldas yra mažas, tarkim, spintelė, kuri perrenka duris, galima palikti surinktą. Bet tada reikia labai gerai ją uždengti, kad nenukentėtų. Kartais klientai sako: "Oi, palikite, tai stiprus baldas." Tada vairuotojas, neabejodamas, duoda šaukštą, o važiuojant per vokišką "kelio duobę" (o jų ten pakankamai netoli automagistralės), kojinės gali atitrūkti. Geriau išmontuoti ir būti ramiam.

Ką daryti su biuro atliekomis?

Kiekvienas biuras turi daug nereikalingų daiktų: seni spausdintuvai, sugedę kėdės, pilnos popierių dėžės. Negalima tiesiog mesti visko į sunkvežimį ir vežti į Vokietiją, ten yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių. Geriausia tai išmesti čia, Lietuvoje, arba susitarti dėl specialios transportavimo paslaugos, jei tenka vežti techniką perdirbimui. Vieną kartą teko grįžti atgal su pilnu kroviniu šiukšlių, nes vokiečiai nesutiko juos priimti be specialios licencijos. Nustebtumėte, kiek problemų gali sukelti kelios senos kėdės.

Pinigai, kurie visada baigiasi didesni

Kiek kainuoja patikimos perkėlimo paslaugos biurams Vokietijoje?

Klausimas "kiek kainuoja?" yra sudėtingiausias. Negaliu tiesiog pasakyti skaičiaus. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo (ar tai Miunchenas, ar Hanoveris), ir to, kiek darbo reikia. Nors dažnai klientai nori girdėti fiksuotą kainą valanda, tarptautiniuose pervežimuose tai dažnai būna apskaičiuojama pagal kubinius metrus. Jei kas nors pasako "50 eurų už visą" ir nežiūri į jūsų turimą daiktų kiekį, bėkite toli. Tokios kainos dažniausiai baigiasi dvigubai didesnės sąskaitos pabaigoje.

Ar kaina gali pasikeisti procese?

Gali, ir tai nutinka dažniau nei norėtume. Pavyzdžiui, jei atvykstate į vietą ir pasirodo, kad liftas neveikia, o jūs esate penktame aukšte be lifto (ir to nenurodėte užklausos formoje). Tada mums tenka samdyti papildomus krovikus, o tai kainuoja. Arba jei keliuose įvyko eismo įvykis ir mes užstrigome, gali kilti laiko sąnaudos. Stengiamės įspėti iš karto, bet tokios situacijos būna. Tai ne mūsų kaltė, bet kažkas tai turi sumokėti.

Ar reikia mokėti už priešakį?

Įprasta prašyti 30-50 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Yra buvę atvejų, kai rezervavome sunkvežimį, o klientas pasakydavo: "Ah, nusprendžiaime nekeliantis." Tada mes liekame be darbo ir su užrezervuota technika. Avansas apsaugo mus ir jus – jis užfiksuoja kainą. Likusią dalį paprastai mokate, kai daiktai yra pakrauti arba kai jie atvyksta į paskirties vietą. Tai standartinė praktika rinkoje.

Kokius mokesčius galiu pamatyti sąskaitoje?

Be pagrindinės sumos, gali būti įtrauktos kelių mokesčių rinkliavos (Vokietijoje jos yra, nors ne visur), mokesčiai už užstatą (jei tai reikalinga), ir PVM. Taip pat, jei reikia specialios įrangos, pavyzdžiui, keltuvo pakeliamam aukštui, tai taip pat papildomai. Nereikia bijoti klausti: "Ką reiškia ši eilutė?" Jei paslaugų teikėjas nepaaiškina, tai blogas ženklas. Aš visada stengiuosi detaliai išvardyti, kad vėliau nebūtų nereikalingų diskusijų telefonu.

Ar draudimas įeina į kainą?

Draudimas dažniausiai yra atskiras, bet jis būtinas. Ypatingai kalbant apie biuro perkėlimą, kur tūkstančiai eurų vertės technika. Standartinis draudimas apdengia tik dalį sumos, jei įvyksta avarija. Jei norite pilnos apsaugos, reikės papildomai sumokėti. Žinau, kad niekas nenori mokėti už "popierius", bet kai sunkvežimis užsidega (kaip buvo vieną kartą prieš Liubeką), tu bijosi, kad nebeisi gausite nieko. Geriau būti saugiam.

Vokietijos biurokratija ir gatvės

Ar sunku važiuoti dideliu sunkvežimiu Vokietijos miestuose?

Gali būti labai sunku. Vokietijos miestuose, ypač senosiuose centruose, gatvės yra siauros, o daugeliu vietų važiuoti sunkvežimiais draudžiama. (Išskyrus pristatymus, bet ten yra griežti laiko apribojimai). Prieš važiuodami, mes visada tikriname maršrutą, ar nėra ženklų "Durchfahrt verboten". Jei jūsų naujas biuras yra pėsčiųjų zonoje, gali tekti perkrauti dėžes į mažesnį sunkvežimį ar net "vilkikus" prie pat durų. Tai užtrunka laiko ir kainuoja, bet kitaip neišeina.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei vairuotojas yra iš trečios šalies (ne ES), tai taip, reikia vizų ir leidimų. Mūsų vairuotojai yra iš ES, taigi jiems tereikia galiojančių vairuotojo pažymėjimų ir CMR dokumentų. Tačiau, jei vežame pavojingas krovinių (chemija ar pan.), tai reikia specialių ADR leidimų. Paprastam biuro perkėlimui papildomų leidimų vairuotojui nereikia, tik įmonė turi būti registruota tinkamai. Būkite tikri, kad perkėlimo paslaugų teikėjas turi licenciją, kitaip jei sustabdys policija, galiu garantuoti, kad jūsų daiktai liks pakeliui.

Kaip su parkavimu prie naujo biuro?

Tai dažniausia kliento pareiga – užtikrinti parkavimą. Vokietijoje, jei pastatysi sunkvežimį neteisingai, gausi didžiulį baudą (ir galiu užtikrinti, kad ji bus didesnė nei Lietuvoje). Kartais reikia iš anksto gauti leidimą iš miesto savivaldybės statyti laikiną stovėjimo zoną. Aš visada primenu: "Patikrinkite parkavimą". Jei ne, mes turime laukti, o laukimas – tai pinigai. Geriausia, jei administratorius jau yra laukia su užrezervuota vieta.

Ar vokiečiai yra griežti dėl triukšmo?

Labai griežti. Yra taisyklės (Ruhezeit), kada negalima triukšmauti. Paprastai tai sekmadienis ir šventės, bei naktį. Jei atvyksite šeštadienį ir pradėsite barškinti dėžėmis prieš namus, kaimynai iškvius policiją vos per 15 minučių. Buvo atvejis Miunchene, kai teko sustoti dėl vieno pikto vyro, kuris giedojo apie poilsio laiką. Patikimos perkėlimo paslaugos biurams Vokietijoje žino šias taisykles ir planuoja darbo laiką taip, kad nekiltų problemų. Negerai, jei jūsų vairuotojas nemoka vokiškai ir negali paaiškinti, kad tai darbas.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Jums ne, mums – taip. Bent jau su gaisrine apsauga ar policija, jei kiltų nesklandumų. Dauguma vokiečių kalba angliškai, tačiau biurokratijoje, pavyzdžiui, muitinėje ar gaunant leidimus, vokiečių kalba būtina. Jei samdate firmą, kuri neturi nei vokiškai, nei angliškai kalbančių vadovų, tai laukiate problemų. Aš pats sugebėju išsiversti angliškai, bet kai reikia suprasti sudėtingas instrukcijas iš vietinio pastato valdytojo, vokiškai labai padeda.

Rizikos ir problemos, kurios nusibosta

Kas nutiks, jei sulaužys monitorių?

Jei mes tai padarome, mes atsilyginame. Mes turime draudimą, kuris dengia žalą. Reikia tik sužinoti apie tai iš karto, o ne po mėnesio, kai atidarysite dėžę. Turiu užtikrinti, kad viskas yra inventorizuota. Jei paaiškėja, kad dėžė buvo pažeista pervežimo metu, mes prisiimame atsakomybę. Vienintelis dalykas, kurio nedengia draudimas – tai duomenys. Jei sulūžo diskas su duomenimis, pinigai už monitorių neatkurs informacijos. Todėl dar kartą – darykite backup'us.

Ar pasitikite savo vairuotojais?

Daugumą taip, tačiau kas kartą keičiasi komandos. Mes dirbame su patikimais partneriais, bet žinote, kaip yra – žmogus yra žmogus. Kartais gali būti naujas krovikas, kuris dar nežino visų subtilybių. Todėl aš visada primenu klientams: jei matote, kaip kažką darba neteisingai (pavyzdžiui, meta dėžę), pasakykite iš karto. Nedarykite taip, kaip viena klientė, kai tylėjo, o paskui skundėsi, kad jos servizas buvo sužalotas. Geriau garsiai ir nepatogiu dabu, nei ramiai ir blogai vėliau.

Kas jei vilkikas užstrigs?

Tai gana reali situacija, ypač žiemą. Vokietijoje keliai dažniausiai tvarkingi, bet jei pasnigs, gali būti chaosas. Jei technika sužlūžta, mes siunčiame pagalbą. Jūsų daiktai gali šiek tiek pavėluoti, bet jie nebus palikti kelyje. Turiu prisipažinti, kad prieš keletą metų vienas mūsų sunkvežimių užstrigo dėl gedimo prie Hamburgo, ir teko perkrauti krovinią į kitą sunkvežimį. Tai trikdžiai, bet mes išsprendžiame problemą. Tokios darbo sąlygos.

Buvau išgirdęs niūrias istorijas apie vagystes.

Taip, tai ir manęs buvo. Biuro įranga yra brangi ir lengvai parduodama. Todėl mes niekada nepaliekame užpakalinės dalies atidarytos be priežiūros, ypač nakčiai. Jei reikia pristatyti ryte, o atvykome vakare, užrakiname viską ir važiuojame į saugią stovėjimo aikštelę. Žinau, kad kai kurios "pigios" firmos siekia taupyti ant nakvynės ir stovi miške. Tada rytą randa tuščią sunkvežimį. Jums tikrai to nereikia.

Ar galite garantuoti pristatymo laiką?

Mes galime garantuoti tik tą, ką priklauso nuo mūsų. Mes važiuojame pagal planą, tačiau eismo įvykiai, oro sąlygos ar muitinės patikros gali sukelti vėlavimą. Jei jums būtina, kad dėžės būtų ten iki 9:00 ryto, sakome tiesiai – tai rizika. Geriau planuoti atvykimą popietę arba vakare, kad būtų laiko rezervuoje. Aš neesu vėžlys, bet negaliu užtikrinti, kad ant kelio neatsiras eismo įvykio, už kurio lauksite 4 valandas.

Smulkmenos, kurios užgriūna ant galvos

Ar pateikiate dėžes?

Taip, pateikiame. Standartines dėžes, mažas dėžutes, net specialias dėžes kompiuteriams. Jos įskaitomos į kainą arba imamos atskirai. Svarbiausia – užsakykite jas iš anksto. Negalima atvykti ryte ir tikėtis, kad mes turime 50 dėžių bagažinėje jei jūs to nenurodėte. Kartais klientai sako: "Mes patys pasirūpinsime dėžėmis." Tada atvyksta, o dėžės yra senos, iš K-raudės, kurios gali sugriuvi krovimo metu. Geriau imti mūsų, jos tvirtos.

Kaip pakuopti konfidencinius dokumentus?

Tai jūsų atsakomybė. Mes galime uždaryti dėžę ir užklijuoti juostą, bet mes nežiūrime, kas viduje. Jei turite labai slaptų dokumentų, patartu juos vežti su savimi (asmeniniu automobiliu) arba naudoti specialias užrakstomas dėžes. (Aš asmeniškai niekada nepalikčiau savo banko sąskaitų detalių pašto dėžėje su kitais daiktais). Būkite atsargūs, nes biuro perkėlimo metu daiktai gali būti ne vieną kartą perkraunami.

Ar galite supakuoti vyną iš minibaro? (Tai svarbu!)

Ha, tai geras klausimas. Žinoma, galime supakuoti bet ką, bet turiu įspėti – alkoholis yra jautrus temperatūrai. Jei vasarą Vokietijoje bus +30 laipsnių, o vynas bus pakrautas į degalinę sunkvežimio gale, jis gali sugesti. Be to, jei tūkstančiai butelių, tai gali reikti specialaus leidimo. (Nors dažniausiai biurai turi tik kelias butelius svečiams). Supakuosime kaip pažeidžiamą krovinių, bet rizika jūsų.

Ar reikia ištuštinti spintas?

Spintos yra daiktai, į kuriuos mes daiktus nekrauname. Jos turi būti tuščios. Jei spinta turi stiklo duris, jas reikia papildomai apsaugoti. Vieną kartą klientas paliko spintoje dokumentus ir bižuteriją, manydamas, kad jei spinta užrakyta, viskas saugu. Perkeliant spintą, durys atsivėrė, ir viskas išsibarstė. (Nebuvau laimingas tą dieną surinkant viską). Taigi, tuščios spintos – taisyklė nr. 1.

Kas daryti su augalais?

Augalai yra gyvi organizmai. Juos galima vežti, bet negalima uždaryti į tamsią sunkvežimio dalį ilgam laikui, jei šalta arba per karšta. Pavyzdžiui, žiemą galiu užšalti. Dažniausiai klientai patys veža augalus mažesniu automobiliu. Jei norite, kad mes juos vežtume, mes tai padarysime, bet neatsakome, jei jie nuvyks po kelio dienų. Geriau palikite kolegoms dovanai arba vežkite patys. Tai yra viena dalyka, kurioje patikimos perkėlimo paslaugos biurams Vokietijoje dažnai atsisako atsakomybės.

Ar atvežate viską į patalpą ar tik į gatvę?

Standartiškai – į patalpą, iki nurodytos vietos. Bet tą vietą turi nurodyti jūsų atstovas ten. Negalima tiesiog išmesti dėžių koridoriuje ir sakyti "čia". Jei nėra lifto, mes keliame laiptais. Jei laiptai yra per siauri, tai gali būti problema. Aš asmeniškai nekenčiu, kai klientas sako: "Padėkite kur nors", tada mes padėjome, o jis vėliau nusiskundžia, kad ne ten. Turime aiškų planą.

Išvada

Galiausiai, svarbiausia yra ne rasti pigiausią pasiūlymą, o rasti tokį, po kurio nereikės gydyti nervus. Biuro perkėlimas į Vokietiją sudėtingas dėl atstumo, kalbos ir griežtų taisyklių, tačiau su tinkama komanda viskas įmanoma. Naudokitės patikimomis perkėlimo paslaugomis biurams Vokietijoje, kurios turi patirties ir žino, ką daryti, kai kažkas nepaeina pagal planą. Gerai pasiruoškite, pasikalbėkite su vadovu ir turbūt viskas gerai suirs.