Patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją: Kaip išvengti problemų rūsyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo padangų, kurios atsisuko ties Berlynu, iki tokių dokumentų chaoso, kad muitininkai tiesiog nusijuodavo. Jei jums reikalingos patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją, nereikia ieškoti blizgių skrajutų su pažadais apie „stebuklingus“ pristatymus per 24 valandas. Tokių dažnai nebūna, arba baigiasi taip, kad jūsų baldai lieka kažkur prie Kelno degalinių. Vokietija – tai tvarkinga šalis, bet jei ten vežate biuro įrangą be reikiamo parengimo, gali būti nemalonumų. Čia ne tiek apie greitį, kiek apie tai, kad kroviniys pasiektų kryptį ir neprarastų vertės kelyje. Tiesiog reikia žinoti, su kuo turite darbą.

Bendri klausimai apie pervežimus

Kiek laiko užtrunka patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją?

Visada sakau klientams – neskubėkite su laiku, jei tai ne ypatingas skubos reisas. Paprastai, jei važiuojame į vakarinę dalį, pavyzdžiui, į Miuncheną arba Frankfurte sritį, tai užtrunka maždaug dvi–tris dienas. Rytinė Vokietija, kaip kad Berlynas ar Hamburgas, šiek tiek arčiau, bet viską lemia kelių eismas, ypač Lenkijoje, kur dažnai stovi gigantiškos spūstys. Vieną kartą vairuotojas praleido ten beveik dvylika valandų dėl avarijos, ir tai buvo labai nepatogu, nes klientas laukė kompiuterių pirminėje apžiūrai. Taigi, planuokite atsargiai.

Ar gulate į biurą pačiai supakuoti daiktus?

Galite, bet aš nedariačiau taip, jei tai brangūs serveriai ar jautri technika. Patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją visada įtraukia ir pakavimą, nes mes žinome, kaip dėti dėžes ant paletės, kad jos nenukristų posūkiuose. Jei supakuosite patys, ir vėliau kažkas sulūžta, draudimas gali ne sumokėti, nes bus rašoma, kad „krovinys netinkamai supakuotas“. Mėgstate rizikuoti? Gerai, bet nepykite vėliau. Geriau mums paduoti raktus ir leisti padaryti savo darbą.

Ką daryti, jei biuras neturi lifto arba yra antrame aukšte?

Čia dažna problema, ypač senesniuose pastatuose. Vairuotojas negali nešti penkių dėžių su kompiuteriais nugaromis – jis yra vairuotojas, ne kelininkas. Jei nenurodote šios informacijos iš anksto, atvykus reikės skubiai ieškoti samdomų rankų vietos, o tai kainuoja brangiai. Vieną kartą turėjome situaciją, kad klientas pamiršo pasakyti apie trečią aukštą be lifto, ir mes ten praleidome pusę dienos tiesiog ieškodami kas padės. Būkite sąžiningi ir užpildykite formą tiksliai.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai – galima, bet legaliai tai yra pilnas chaosas. Jei į krovinį, kuris deklaruojamas kaip komercinis, įmesite savo drabužius ar senus žaisrus vaikams, Vokietijos muitinė gali viską areštuoti. Jie labai griežti dėl to, kas yra prekė, o kas – asmeninis daiktas. Patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją tai reiškia aiškų atskyrimą: viena paletė – biurui, kita – asmeninėms prekėms (su kitais dokumentais). Geriau nesumaišyti, kad mums nereikėtų gaišti laiko aiškinantis pareigūnams.

Kaip suskaičiuojama kaina už pervežimą?

Kainą lemia ne tik atstumas, bet ir tūris bei svoris. Jei turite tik kelias mažas dėžutes su dokumentais, bus pigiau nei gabenti tris metalines spintas. Taip pat įeina kuro mokesčiai ir mokesčiai už važiavimą po Vokietijos keliais (ten mokesčiai už transporto priemones gana aukšti). Aš negaliu pasakyti konkretaus skaičiaus be užklausos, bet paprastai biuro perkraustymas kainuoja nuo kelių šimtų eurų. Viskas priklauso nuo to, ką tiksliai reikia vežti.

Ar reikia mokėti už paletės grąžinimą?

Jei mes naudojame savo keičiamasias (swap) paletes, tai jų grąžinimas į Lietuvą įeina į kainą, nes mes turime savo tinklą. Bet jei jums reikia pristatyti prekes į sandėlį, kuris nepriima mūsų standartinių europaletų, gali tekti mokėti už „užlaikymą“ arba pakeitimą. Vokietijai labai svarbu, kad mediena būtų fumiguota ir atitinka standartus, kitaip tiesiog neįleis į sandėlį.

Kainodaros ir mokesčių niuansai

Kodėl kaina pasikeitė per vieną naktį?

Degalai, draudimas, ir darbo jėgos. Kartais kaina pakyla dėl to, kad staiga padidėjo krovininio transporto paklausa rinkoje, pavyzdžiui, prieš šventes. Aš nusiskundžiau prieš savaitę degalininkei, bet ji nesiklauso. Taip yra su logistika – jei užsakote patikimas logistikos paslaugas biurui į Vokietiją paskutinę minutę, teks mokėti brangiau. Ankstyvas užsakymas sutaupo daug nervų ir pinigų, tikėkite man.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įkainiojame pagrindinį transporto draudimą, bet jo ribos gali būti nedidelės, pvz., 10 EUR už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 50 kg, o kainuoja 10 000 eurų, ir jis dingsta arba sudūžta, gausite tik 500 eurų (paskaičiuokite: 50 kg x 10 EUR). Tam reikalingas papildomas draudimas, apie kurį reikia kalbėti iš anksto. Neklauskite, kodėl taip, tiesiog draudimo taisyklės tokios.

Ar galima apmokėti paslaugas pristatymo metu?

Geriau ne. Vairuotojams neleidžiama imti grynųjų pinigų dideliais kiekiais, tai yra saugumo taisyklės. Be to, jei vairuotojas pristatys prekę, o jūsų buhalterijos darbuotojai nedirbs (pavyzdžiui, yra pietūs), mokėjimo gali būti neįmanoma suorganizuoti iš karto. Mums geriausiai, kai viskas apmokama banko pavedimu iš anksto arba pateikus sąskaitą-faktūrą su atidėjimu (jei esate nuolatinis klientas).

Kas vyksta, jei gavėjas atsisako priimti prekę?

Tai blogiausias scenarijus. Vokietijos klientai gali būti labai griežti dėl dokumentų – jei trūksta vieno parašo ar pirkimo sąskaitos (invoice), jie tiesiog nepriims mašinos. Tada mums tenka vežti krovinį atgal į Lietuvą arba laikyti jį sandėlyje Vokietijoje, o tai kainuoja pinigus už kiekvieną praleistą dieną. Patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją visada tikrina, ar gavėjas tikrai pasiruošęs priimti siuntą.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mums nesąžiningi klientai patinka mažiausiai, todėl stengiamės visą išlaidas nurodyti iš karto. Bet yra dalykų, kurių mes negalime prognozuoti, pavyzdžiui, mokesčiai už užtikrinimą (vadinamasis security charge), jei prekės yra labai brangios. Arba mokesčiai už laukimą, jei vairuotojas pristato vėlai dėl eismo. Taip pat, jei reikia specialios technikos (keltuvo) įrengimo vietoje, tai taip pat mokama atskirai.

Ar taikoma nuolaida dideliems siuntoms?

Žinoma, jei vežate kelias mašinas per mėnesį, mes galime pasiūlyti geresnę kainą. Bet jei tai vienkartinis biuro perkraustymas, tuomet nuolaidos gali būti nedidelios. Visgi, jei sutvarkote dokumentus laiku ir nekelsite reikalavimų paskutinę minutę, galime sujungti jūsų siuntą su kitu kroviniu (groupage), o tai tada būna pigiau.

Dokumentai ir muitinės formalumai

Kokius dokumentus būtinai reikia parengti?

Minimalus rinkinys yra prekių sandėravimo sąrašas (packing list) ir komercinė sąskaita faktūra (invoice). Be šių dviejų dokumentų neišvažiuosite nei iš Lietuvos, nei įeisite į Vokietiją. Vokietijos pareigūnai yra labai detalūs – jei sąraše parašote „biuro baldai“, jie gali uždelsti mašiną ir prašyti išskaidyti: 2 stalai, 5 kėdžių, 1 spinta. Taip pat reikia nurodyti svorį ir vertę.

Ar reikia EX1 dokumento, jei važiuojame į ES šalį?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra abu ES narės, formaliai EX1 (išvežimo deklaracija) nėra būtina, jei tai ne prekyba su trečiąja šalimi. Bet (čia aš truputį nukrypstu) dažnai buhalteriai reikalauja, kad būtų įformintas išvežimo pajamas dokumentas, kadangi prekės keliauja į kitą šalį. Taigi, patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją dažnai daro vadinamąjį išvežimo apskaitos dokumentą, nors jis ir nėra muitinės deklaracija. Geriau pasiklauskite savo buhalterio.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja ir gavėjas Vokietijoje taip pat turi PVM kodą, tuomet prekės gali būti parduotos be PVM (nulinės PVM sąskaita) – tai vadinama Pirkėjo apmokestinimas (Intra-Community Supply). Jei PVM kodo nėra, gali tekti mokėti Vokietijos PVM (19%). Čia reikia būti labai atsargiam su kodų tikrinimu, nes jei padarysite klaidą, Vokietijos mokestinė tarnyba gali padaryti didžiulę rūpestį.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Ne visada, bet labai rekomenduoju. Jei dokumentai lietuviškai, o vokiškai niekas nemoka, gali kilti nesusipratimų tiesiog pasienio punktuose arba pristatymo metu. Mums buvo atvejis, kai vairuotojas neįleido į gamyklą, nes apsauga nesuprato, kas yra parašyta krovininiame lapelyje. Patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją visada pataria turėti anglišką arba vokišką dokumentų versiją bent trumpame santraukoje.

Kas nutinka, jei dokumentuose nurodyta neteisinga vertė?

Tai yra mokesčių vengimo atvejis arba tiesiog klaida. Jei nurodysite per mažą vertę, muitinė gali pervertinti prekę pagal savo sąrašus ir skirti baudą. Vokietijai tai labai nepatinka. Jei nurodysite per didelę – gavėjas gali atsisakyti priimti, nes jam nereikia mokėti didesnių mokesčių, nors jis juos ir gaus grąžinti vėliau. Rašykite tiesą.

Ar galite užpildyti dokumentus už mane?

Galime, bet atsakomybę už informaciją neša siuntėjas (jūs). Mes negalime žinoti, kokia yra tikroji jūsų prekės rūšis ar jos serijinis numeris, jei jūs mums nepateiksite. Jei mes padarysime klaidą pagal jūsų pateiktus duomenis, nebus mūsų kaltė. Todėl patikrinkite duomenis du kartus prieš mums siunčiant.

Pristatymo terminai ir problemos kelyje

Ar garantuojate pristatymą tam tikru laiku?

Garantuoti 100% negali niekas, net ir „DHL“ ar didžiausios kompanijos. Aš galiu tik pažadėti, kad padarysime viską, kad priimtume. Gali užgriūti medis kelyje, gali sugesti variklis, arba gali būti policijos patikra. Vieną kartą mūsų vairuotojas praleido pristatymą, nes užstrigo ant greitkelio dėl sniego audros. Tai ne mūsų kaltė, tačiau klientas buvo nepatenkintas. Tokios yra logistika.

Kas vyksta, jei vairuotojas pavargsta?

Yra griežtos taisyklės (tachografai), kurios neleidžia vairuotojams vairuoti ilgiau nei 4,5 valandas be poilsio. Jei jis pavargs, jis privalo sustoti. Negalima jį versti važiuoti toliau, nors ir biuras laukia. Mums dažniau kyla problemų su klientais, kurie skambina ir klausia „kur jis? jis gi jau turėtų būti čia!“. Žmogui reikia miego, saugumas svarbiau už jūsų susirinkimą.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Mes galime jums nusiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Bet (kažką aš čia nepamenu) kartais signalas dingsta, kai važiuojama per miškus arba Vokietijos kalnus. Taip pat, jei krovinys perduodamas kitiems pervežėjams (transhipment), sekimas gali šiek tiek užtrukti atsinaujinti.

Ar pristatote sekmadieniais ar šventėmis?

Vokietijoje sekmadieniais viskas uždaryta – parduotuvės, sandėliai, biurai. Jei jūsų gavėjas nedirba, mes negalime nieko pristatyti. Galime tik privažiuoti prie vartų ir laukti ryto. Šventės (Každą, Velykos, Velykos) čia yra šventos. Nereikia mums rašyti „pristatykite gegužės 1-ąją“, nes tai yra šventė Vokietijoje (Darbo diena), o Lietuvoje ne, arba atvirkščiai. Patikrinkite kalendorių.

Ką daryti, jei prekė atkeliauja su defektu?

Pirmiausia, nufotografuokite pakuotę ir pažeidimą dar prieš vairuotoją, kol jis nepaliko vietos. Viskas turi būti užfiksuota CMR konosmento kopijoje (pastaba apie defektą). Jei pasirašysite, kad viskas tvarkoje, o vėliau rastite sulūžusį monitorių, draudimas nebus sumokėtas. Mums patiko vienas klientas, kuris visada tikrina kiekvieną dėžę – tai puiku, nors ir prailgina pristatymą.

Ar galite pristatyti į konkrečią adresą ne darbo laiku?

Galime, bet tai kainuos papildomai – vairuotojo laukimo mokestį. Jei jis turi laukti iki 18:00 valandos, kad kas atidarytų sandėlį, šis laikas bus apmokėtas. Vokietijoje darbo laikas yra šventas, todėl nereikia tikėtis, kad kas nors laisvai atvers duris po 17:00. Geriau derinti laiką iš anksto.

Specifiniai klausimai ir problemų sprendimai

Ar gabenate pavojingas krovinius (chemija ir t.t.)?

Taip, bet tik tada, kai turime visas leidimus ir specialią markiruotą mašiną. Negalima tiesiog įmesti buitinės chemijos į dėžę su drabužiais. Vokietijos policija dažnai tikrina, ar nevežate neteisėtų atliekų ar pavojingų medžiagų. Patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją reikalauja, kad būtų pateiktas MSDS (Material Safety Data Sheet) lapas kiekvienam pavojingam produktui.

Kas dėl atliekų (pakuočių) utilizavimo?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl pakuočių (Green Dot). Kartais gavėjas reikalauja, kad atvežtumėte ir tuščias dėžes atgal (pakuočių grąžinimas). Tai sudėtinga ir brangu. Geriau iš anksto pasitarti, ar gavėjasims pačioms išmes dėžes, ar mes turėsime jas vežti atgal į Lietuvą (kas būtų beprotiškai brangu).

Ar galite sujungti siuntas iš keleto biurų?

Taip, tai vadinamas grupinis pervežimas (groupage). Mes renkame prekes iš keleto siuntėjų Lietuvoje ir vežame viena mašina į Vokietiją, ten iškrauname ir paskirstome. Tai yra pigiau, bet trunka ilgiau, nes reikia surinkti visą mašiną. Jei jums skubia, geriau rinktis atskirą mašiną (dedicated transport).

Kokias mašinas naudojate?

Turime nuo mažų furgonų (3,5 t) iki didelių sunkvežimių su tentu. Pasirinkimas priklauso nuo to, kiek daug krovinių turite. Jei tik keletas dėžių, furgonas užteks. Jei perkeliate visą biurą su baldais, reikės 7,5 ar 12 tonų mašinos. Kartais naudojami ir šaldytuvai, jei reikia vežti vaistus ar maistą, bet biurui tai retai.

Ar reikia gavėjo atstovo patvirtinimo prieš pristatymą?

Labai rekomenduojama. Vokietijos sandėliuose dažnai būna griežtas apsaugos režimas – be registracijos neįleisiate. Jei mes atvažiuojame, o apsauga sako, kad jūsų neregistravo, privalome laukti arba važiuoti atgal. Siųskite elektroninį laišką gavėjui, kad jis būtų pasiruošęs.

Ar dirbate su biurų perkraustymu pilnai?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Ne tik vežame, bet ir iškrauname, surinkime baldus, jei reikia. Turime komandą, kuri gali atvykti į biurą Vilniuje, išardyti viską, užkrauti, atvežti į Vokietiją ir ten surinkti atgal. Žinoma, už tai imamas papildomas mokestis už montavimo/dismontavimo darbus.

Kas dėl draudimo, jei aš pats supakavau?

Kaip jau minėjau, draudimo bendrovės labai nemėgsta to. Jei dėžės viduje juda ir sulaužo prekę, jos gali atmesti kreipinį. Jei tikrai norite saugumo, leiskite mums supakuoti arba bent naudokite mūsų medžiagas. Žinau, kad tai atrodo brangu, bet sulūžusio projektoriaus kaina yra didesnė.

Ar galite paimti krovinių iš namų?

Galime, jei tai leidžia eismo taisyklės (prieigvažavimas). Jei gyvenate senamiestyje, kur mašina negali užeiti, teks nešti rankomis iki mašinos, kas vėlgi kainuoja. Geriau susitarti, kad paimtume iš jūsų dabartinio biuro sandėlio arba parduotuvės, iš kurios perkate įrangą.

Ką daryti, jei prarandamas kroviniys?

Tai labai retas atvejis, bet įvyksta. Tada pradedamas tyrimas, tiriama GPS, skambinami vairuotojai. Jei pavogta, turiu policijos protokolą ir draudimo išmoką. Esu dirbęs srityje 20 metų ir tik vieną kartą dingo mašina su visais buitiniais technika (ne mūsų, kito pervežėjo). Buvo baisu, todėl pas mus stengiamės tikrinti vairuotojus.

Ar reikia mums turėti savo sutartį su pervežėju?

Geriau būtų turėti. Nors galima vežti ir pagal vienkartinį užsakymą (užsakymo-priėmimo aktas), bet ilgesniam bendradarbiavimui sutartis užtikrina geresnes sąlygas ir aiškias atsakomybes. Be to, Vokietijos partneriai dažnai klauso, ar turime sudarytą logistikos sutartį, tai suteikia pasitikėjimo.

Kaip elgtis, jei gavėjas atsisako mokėti už pristatymą?

Tai ne jūsų problema, jei sutartyje nurodyta, kad mokėjimas atliekamas iš anksto (prepaid). Jei nurodyta „franko“ (moka gavėjas), o jis atsisako, mes laikome krovinį iki tol, kol bus apmokėta, arba grąžiname jums atgal (tačiau tai papildomai kainuoja). Todėl visada patariu mokėti iš Lietuvos.

Galite pristatyti į parodą ar mugę Vokietijoje?

Taip, darome tai dažnai (Hannover Messe ir pan.). Reikia tik aiškiai nurodyti parodos pavadinimą, stendo numerį ir atsakingo asmens kontaktą. Parodose yra speciali zona krovinių iškrovimui, ten reikia užsiregistruoti iš anksto, kitaip mašina neįvažiuos.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada. Brangiausiais dažnai būna didelės korporacijos, kurios turi daugiau biurokratijos. Patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją gali būti ir vidutinės kainos, bet su geru reputacijos. Pažiūrėkite ne į kainą, o į tai, ką jie sako apie draudimą, dokumentus ir vairuotojus.

Ką daryti, jei reikia atšaukti užsakymą?

Praneškite kuo greičiau. Jei mes jau pasiuntėmę vairuotoją į jūsų adresą ir jis turi tuščiai grįžti, teks mokėti už nenurodytą kelionę (dead mileage). Jei atšaukite prieš mėnesį, nieko nebus. Kuo vėliau, tuo brangiau.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma moka pagrindinius žodžius, kad galėtų susikalbėti su apsauga arba sandėlininku. Bet sudėtingus derybas dėl dokumentų geriau laikyti pačiam arba mums, centriniam biurui, o ne vairuotojui. Jis vairuoja, o ne vedą derybas.

Paskutinis klausimas: kodėl rinktis jus?

Nes žinome, kur yra kiekvienas bedugnės šono Vokietijos kelyje. Nuo pat 2000-ųjų matome šią rinką iš vidaus. Mes nesame idealūs, kartais vėluojame, kartais užstringame, bet mes visada prisirišame prie problemos ir ją išsprendžiame. O tai, manau, svarbiausia.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne į tai, ką rašo popieriuje, o į tai, kas vyksta kelyje. Patikimos logistikos paslaugos biurui į Vokietiją reikalauja kantrybės ir tikro supratimo, kad tai ne tiesiog siuntos paštas, o sudėtingas procesas su daugybe kintamųjų. Nenustokite už mažiausią kainą, nes rizikuosite likti be prekių arba gauti suskaldytus kompiuterius. Pasirinkite tuos, kurie sako tiesą, net jei ji kartais nepatogi, ir kurie turi patirties spręsti problemas, kai jos atsiranda (o jos atsiranda). Geriausia logistika – tai ta, kurią pastebėti nereikia, nes viskas atkeliauja laiku ir saugiai.