Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o atrodo, kad pradėjau vakar. Kasdien susitinku su įmonių vadovais, kurie sako: „ tiesiog perkelti biurą į Berlyną ar Miuncheną, o mes pamatysime“. Bet vėliau paaiškėja, kad „pamatyti“ reiškia išsiaiškinti, kur dėti serverius, kodėl vokiečiai neleidžia užvažiuoti prie pat durų ir kodėl dokumentai neatitinka realybės. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms nėra tikrai tai, ką matote reklamuose beveik už dyką. Tai dažniausiai šūksnis vidury nakties, kai vairuotojas praneša, kad sunkvežimis nepraeina pro tiltą, nes per aukštas. Čia nėra jokia teorija, o gryvas, kartais skausmingas patyrimas, kurį stengiuos jums perduoti kuo papraščiau, be jokių „verslo kalbos“ apvalkalų.

Nuo ko pradėti (ir kodėl visada prasideda vėluojant)

Kada tikrai reikia pradėti planuoti pervežimą į Vokietiją?

Gerai, kad klausiate, nes dažniausiai skambinate prieš savaitę. Idealų atveju – mėnesį, o dar geriau du. Vokietijoje viskas tiksliai, ir jei jūsų krovinys nėra užsakytas iš anksto, tenka laukti. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms reikalauja laiko, nes reikia ne tik mašinos, bet ir leidimų, vietų rezervavimo. Jei skambinate prieš penkias dienas, mes galime ir padaryti, bet kaina bus tokia, kad jūsums gali nukristi žiupsnelis. Taip pat, jei turite brangių daiktų, draudimas turi būti tvarkomas iš anksto, o ne vairuotojui sėdant kabyje.

Ar tikrai turiu daryti išsamų inventorinį sąrašą?

Žinote, atrodo, kad tai nereikalingas popieriaus darbas, bet pasakyčiau, kad tai būtina. Vokiečiai mėgsta tvarką, ir jei prie sienos stovi dvi spintelės, o sąraše rašo viena, gali kilti problemų su muitinės arba net draudimo išmokomis. Esu matęs situaciją, kuomet klientas parašė „biuro baldai“, o ten buvo vienas unikalus antikvarinis stalas vertas tūkstančių. Praėjo mėnesis, kol išsiaiškinome, kur jis dingo (jis ten nebuvo dingęs, tiesiog buvo užrašytas kaip „medinis daiktas“). Užpildykite sąrašą kuo detaliau, mums bus lengviau jums padėti.

Kiek iš tikrųjų kainuoja toks pervežimas?

Klausimas, į kurį neatsakysiu neduodamas kvotos. Kainą lemia viskas: ar tai tik „Euro paletės“ ar pilnas biuras su 50 darbo vietų. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų iki kelių dešimčių tūkstančių. Priklauso nuo to, ar reikia kelties (krautuvo), ar reikia montuotojų, ar vairuotojas tališkai kalba. Jei norite konkretaus skaičiaus, sakykite, kiek tūkstančių kubinių metrų turite, ir aš jums sakysiu. Pats principas: toliau į Bavariją – brangiau, artiau į Berlyną – gali būti pigiau, bet priklausys nuo miesto centro ribojimų.

Ar galima važiuoti savo mašina ir vežti daiktus?

Galima, kas čia neįmanoma? Bet ar verta? Jei jūsų įmonė perkelia tik du kompiuterius, važiuokite. Jei turite šimtus dėžių, geriau palikite tai profesioniams. Vokiečių keliuose daug „Stau“ – spūsčių, o jei jums nereikės rūpintis vairavimu ir technine būkle, galėsite žiūrėti į verslo perkėlimo strategiją. Dar vienas dalykas – jei įvyks avarija ir jus sunaikinsite biuro inventorių, įmonės draudimas gali nebeišmokėti, jei važiavote neįregistruota komercine transporto priemone.

Kas daroma su tais pačiais darbuotojais? Jie važiuoja su mumis?

Dažnai darbuotojai nori padėti arba patys važiuoja į naująją vietą. Tai puiku, bet tada reikia spręsti vietos klausimą sunkvežimyje. Keleivių vežimas sunkvežimiu yra griežtai reglamentuotas. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms numato ir keleivių pervežimą, bet tai turi būti legalu – sėdynės, saugos diržai. Negalima tiesiog pasodinti penkių vyrų į kabiną arba ant dėžių gale. Turime užtikrinti, kad visi atvyktų gyvi ir sveiki, o ne kaip „cirką“ kelyje.

Ką daryti, jei biuras Vokietijoje dar nėra paruoštas?

Tai klasika. Atvažiuojame prie durų, o ten statybos, dulkes, niekas nežino, kur dėti dėžes. Tada prasideda nervai. Jei žinote, kad biuras nebus paruoštas, turime iš anksto susitarti dėl sandėliavimo Vokietijoje. Ilgiausiai vienas kartą laukėme tris dienas parkoje, kol klientas gavo raktus. Vairuotojui tai nemokama, o jums – laiko nuostolis. Geriau išsinuomoti vietą sandėlyti porai dienų, nei mokėti už stovėjimą.

Vokietijos specifika ir piktos nemonės

Kodėl tiek griežti taisyklės dėl krovininių mašinų miestuose?

Vokietai myli savo ramybę ir tvarką. Jei bandysite įvažiuoti sunkvežimiu į centrą be leidimo, gausite baudą, kuri užims pusę jūsų atlyginimo. Miunchene ar Hamburge yra zonos, kuriose galima važiuoti tik tam tikru laiku ir tik specialiais maršrutais. Mums, kas dirba su logistika, tai aišku, bet klientams dažnai kyla nustebimo: „kodėl negalima tiesiog užvažiuoti?“. Negalima, todėl, kad ten gyvena žmonės, o ne tik verslas. Turi būti iš anksto gautas specialus leidimas „Verkehrsbeschränkung“.

Ar tikrai reikia mokėti už vietą prie pat įėjimo?

Kartais taip, kartais ne. Vokietijoje vieta mieste yra auksas. Jei norite, kad mašina stovėtų prie pat jūsų naujojo biuro durų, reikės už ją sumokėti arba gauti leidimą iš savivaldybės, kas gali trukti mėnesį. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms dažnai apima ir „parkavimo bilietų“ sprendimą. Kartais tiesiog pigiau ir greičiau nuvežti daiktus iki 50 metrų toliau esančio įėjimo ir nešti rankomis, nei mokėti baudas už nelegalų stovėjimą.

Kas tie „Stau“ ir kaip jie veikia mūsų planus?

„Stau“ – tai spūstis. Ir Vokietijoje jos yra didelės, ypač prieš šventes ar atostogas. Vairuotojas gali užstrigti A1 autostradoje valandomis. Planuodami pervežimą, visada reikia įsverti šią riziką. Jeigu jums reikia, kad dėžės būtų vietoje rytoj 8:00 valandą ryto, negerai, jeigu planuojame važiuoti per penktadienio popietę. Geriau pradėti anksčiau arba važiuoti naktį, nors ir naktinį važiavimą reglamentuoja taisyklės (po 22:00 ir prieš 6:00 daug kur draudžiama būti garsiai).

Ar tikrai negalima važiuoti sekmadieniais?

Krovininėms mašinoms, svyruojančioms virš 7,5 tonos, Vokietijoje važiuoti sekmadieniais ir švenčių dienomis draudžiama. Tai griežta taisyklė. Esu matęs, kai mūsų vairuotojas bandė pasivelti šiek tiek prieš vidurnaktį, kad būtų paruoštas pirmadienio rytoj, ir už tai gavo nustatytųjų bei baudos. Taigi, jei jūsų pervežimo planas baigiasi sekmadienį, mes turime sustoti prieš pat sekmadienį ir laukti iki pirmadienio ryto. Tai prailgina procesą, bet kitaip būtų brangiau.

Kodėl vokiečiai taip bijo dulkių?

Jūsų senasis biuras galėjo būti pilnas dulkių, bet į naująjį Vokietijoje jūs juų neatsinešite. Ypač jei tai gamykla ar sandėlis. Vokietijos higienos standartai yra aukšti, ir patekę su dulkingomis dėžėmis galite susidurti su pretenzijomis iš valymo komandos ar net netekti išanksto sumokėtos depozito dalies. Viskas turi būti supakuota tvarkingai, ant dėžių rekomenduoju dėti pleistruodus, kad dulkių nebūtų.

Ar dažnai pasitaiko, kad vokiečių policija sustabdo mus kelyje?

Gana dažnai, jei mašina atrodo įtartai arba viršijama svorio apribota. Jie tikrina ne tik alkoholį, bet ir svorį, krovinio fiksavimą. Jeigu dėžės sužudo viduje arba iškris, baudos bus milžiniškos. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms reiškia, kad mes užtikriname ne only transportą, bet ir saugumą. Vieną kartą mūsų partnerio mašina buvo sustabdyta, nes buvo per sunki – teko iškrauti dalį krovinių į kitą automobilį. Tai nėra malonu.

Dokumentai ir kita nuoboduola

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti su savimi?

Paprastai: eksporto invoice, pakavimo sąrašas (packing list), CMR draudimas. Be šių trijų daiktų jūs nebeišvažiuosite iš Lietuvos (o jei ir išvažiuosite, į Vokietiją neįleis). Dar reikia įmonės registracijos dokumentų kopijų, kartais gali paprašyti paso arba vairuotojo pažymėjimų. Geriau turėti viską dviem kopijomis, vieną duoti vairuotojui, kitą laikyti pas save.

Ar reikia mokėti PVM arba muito?

Jei vežate savo įmonės turtą iš vienos ES valstybės į kitą, tai vadinama vidiniės prekybos operacija. Dažniausiai PVM nereikia mokėti (jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos). bet reikia užpildyti atitinkamus deklaracijų laukus. Viską sužinojome iš kliento apskaitininko (jis tikrai gerai žino savo darbą). Jei nežinote, geriau klauskite savo buhalterio prieš pradedant vežti, nes vėliau Vokietijos „Finanzamt“ gali labai domėtis, kur dingo jūsų turtas.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Tai košmaras. Buvo atvejis, kai vairuotojas pametįs dokumentus degalinėje (tikriausiai nukrito). Teko viską atkurti iš naujo, rašyti paaiškinimus policijai ir muitinei. Užtruko dvi dienas. Dabar visada patariu daryti nuotraukas visiems dokumentams ir siųsti į el. paštą. Tada bent galima parodyti telefoną pareigūnui, kol lauki originalų.

Ar tinka elektroniniai dokumentai (e-CMR)?

Taip, vis daugiau. Vokiečiai yra modernūs, jie priima e-CMR, jeigu sistema veikia tvarkingai. Bet seni vairuotojai vis dar mėgsta popierų. Jei norite būti tikri, pasirūpinkite abiem variantais arba pasirinkite tokį pervežėją, kuris naudoja patikrintas sistemas. Elektroniniai dokumentai greičiau pasiekia gavėją, nes nereikia nieko siųsti kurjeriu.

Kas yra TIR dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

TIR (Tarptautinės vežimo kelių transportu) sistema dažniausiai naudojama, kai keliaujate per trečiąsias šalis (pvz., per Baltarusiją ar Ukrainą). Jei važiuojate tiesiai iš Lietuvos į Vokietiją per Lenkiją, TIR jums nereikalingas, tai tiesiog papildomas mokesčius. Tiesiog ES viduje važiuojame su paprastomis formomis. Nors, jei kas nors siūlo TIR šiam maršrutui, jis tikrai nori uždirbti papildomai.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Retai. Tik jeigu vežate ypatingai vertingus daiktus arba kultūros vertybes, kurias gali manyti, kad jos išvežamos neteisėtai. Paprastam biuro perkėlimui notaras nereikalingas, pakanka sutarties tarp įmonių ir inventoriaus sąrašo. Neapleiskite to sąrašo, jis yra svarbiausias legalus dokumentas šiuo atveju.

Techniniai dalykai (krautuvai, liftai ir kiti malonumai)

Ar jūs atvežate savo techniką ar naudojate vietinę?

Visada vertinu situaciją. Jei reikia iškrauti 50 dėžių pirmame aukšte be lifto, mūsų vairuotojas su rankomis nenusimovės. Turime savo keltuvus (keltuvais vadinsim juos tiesiog – tai toks mažas, sukurdamas pakilimo efektą įrankis). O jei reikia kelti serverius į penktą aukštą, susisiekime su vietiniais partneriais Vokietijoje, kurie turi didelius kranus arba lifts. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms apima ir šį išankstinį „žvalgymą“.

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto arba jis per mažas?

Tai reali problema, ypač senosiuose Vokietijos pastatuose. Vieną kartą turėjome nešti biuro sistemas per laiptus penktą aukštą, nes liftas tilpdavo tik du žmones. Tai užtruko visą dieną. Jei žinote apie tokį potencialų problemą, praneškite mums iš anksto. Mes arba pasiimsime daugiau žmonių, arba (geriau) pasiūlysime išsirinkti kitą patalpas su normaliu įėjimu.

Ar galite sujungti kelias įmones į vieną krovininę mašiną?

Galime, tai vadinama „groupage“ arba dalinio krovinio pervežimas. Jeigu jūsų įmonė perkelia tik tris spinteles, o kita įmonė penkias dėžes į gretimą miestą, susidedame. Tai pigiau jums, bet ilgiau, nes ten važiuojama prieš tai ir kitaip. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms nėra visada greičiausi, jie turi būti efektyvūs. Tačiau jei skubate, geriau užsisakykite atskirą mašiną („dedicated transport“).

Kaip apsaugomi serveriai ir jautri technika?

Jie turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis („anti-static“). Negalima tiesiog užmesti ant jų pledo. (Kartais klientai juos spausdo į paprastas dėžes – aš visada šaukiu, kad nedarytų taip). Be to, vairuotojas turi žinoti, kad dėžėse yra jautri technika, kad važiuotų glažiau. Įrenginių išjungimas ir pajungimas – tai jūsų IT specialisto darbas, mūsų darbas – juos nunešti nepažeidžiant.

Ar gabenate labai ilgas arba sunkias prekes?

Taip, jei tai yra gamybos linijos ar dideli staklės. Tada reikia specialių transporto priemonių – „low-loader“ arba ilgesnių priekabų. Čia viskas priklauso nuo leidimų. Vokietijoje gauti leidimą neįprasto dydžio krovinui gali trukti savaitę. Jeigu planuojate gabenti stakles ilgesnes nei 12 metrų, pradėkite kalbėtis su mumis dabar, o ne rytoj.

Ką daryti su atliekomis – dėžėmis ir plėve?

Dauguma klientų klausia, ar mes išvešime tuščias dėžes atgal. Galime, bet tai kainuoja. Pigiau yra susitikti su vietine atliekų tvarkymo kompanija Vokietijoje, kuri atvyks ir viską paims („entsorgung“). Vokiečiai labai griežtai tvarko šiukšles – negalima tiesiog mesti dėžių į pirmą pastebimą konteinerį, jei ten yra „Papier“ ir „Plastik“ skyriai.

Nenumatytos situacijos ir pabaiga

Kas vyksta, jei pas mus sugenda mašina kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet įvyksta. Tada mes skambiname pagalbai ir siunčiame kitą mašiną, arba bandom iškrauti į kitą. Jei tai būna penktadienį vakare Vokietijoje, gali tekti laukti iki pirmadienio. Už tokias nesklandumus atsakinėjame draudimu, bet laiko negrąžinsime. Todėl tarkite, kad pervežimas gali užtrukti diena ilgiau nei planavote.

Ar buvote atvejų, kai klientai pasikeitė nuomonę paskutinę minutę?

O, tikrai buvo. Vieną kartą atvažiavome į Frankfurtą, o klientas sako: „mes nusprendėme nebeperkelti šios dalies“. Dėžės jau buvo pakrautos. Teko siaubti pusę krovinio atgal į Lietuvą, o kita pusę į sandėlį. Pinigiai už tai buvo sumokėti pilnai, nes darbas buvo atliktas. Žinokit, keičiant planus paskutinę minutę, visada brangsta.

Kaip elgtis, jei pasiekus vietą paaiškėja, kad daiktų netelpa?

Tai dažna problema. Klientas sako „turime 20 kvadratinių metrų“, o realiai ten telpa vos 15. Tuomet mes ieškome sprendimų – arba dėliojame dėžes iki lubų (jei saugu), arba randame vietą laikinam sandėliavimui netoliese. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms turi būti lankstūs. Geriau išmatuoti biurą dviejų žmonių komanda prieš tai, ne tik „akimis“.

Ar dirbate sekmadieniais arba naktimis?

Galime, jei užmokestis atitinka. Bet tada tikrinkite savo naujojo biuro sandėlio ar patalpų darbo laiką. Jei ten niekas nedirba sekmadienį, mes atvešime daiktus iki durų ir tiesiog paliksime (arba lauksime už papildomą mokestį). Geriausia viskas vyksta darbo dienomis nuo 8 iki 17 valandų.

Kodėl kai kurie pervežėjai taip pigūs? Ar galiu juos pasitikėti?

Klausimas, kurį girdžiu dažnai. Jei kaina žymiai žemesnė nei rinkos, tai greičiausiai jie taupo vairuotojų atlyginimus, neturi draudimo arba vairuoja senas mašinas, kurios gali sugesti bet kada. Aš nesakau, kad brangiau visada geriau, bet jei jums svarbu, kad serveriai neatvyktu sulūžę, rinkitės vidutinę kainą. „Žalias kainynas“ paprastai baigiasi raudonu veidu.

Ką daryti, jei paaiškėja, kad something (kažkas) buvo užmiršta Lietuvoje?

Kartais atsitinka, kad pamiršiate svarbų failą arba raktus. Siunčiame kurjeriu (jei tai nedidelis daiktas) arba pridedame prie kito reiso. Bet jeigu tai raktai nuo naujojo biuro, tai didelė bėda, nes reikia laukti kol juos pristatys. Geriausia viską pažymėti sąraše „paskutinis patikrinimas“.

Ar reikia gerti kavą su vokiečių klientu arba sandėlininku?

Nebūtina, bet Vokietijoje tai yra tam tikras etiketo dalykas. Jei vairuotojas atsisako kavos, tai gali būti laikoma nemandumu. Aš visada sakau vairuotojams: jei siūlo – gerkite (negerkite tik alaus, tai tabu). Tai padeda susitarti su vietiniais žmonėmis, jei reikia ką nors paprašyti.

Kas yra „Annahmebestätigung“ ir kodėl jis svarbus?

Tai krovimo priėmimo dokumentas. Jis patvirtina, kad gavėjas gavo kroviniį. Be šio dokumento su parašu ir antspaudu, mes negalime pabaigti procesą ir išrašyti galutinės sąskaitos. Jei vokiečių pusė atsisako pasirašyti (dėl pažeistų dėžių ar kitų priežasčių), mes turime rašyti pretenziją. Be šio popieriaus – joks teismas jums nieko neprivers sumokėti.

Galite padėti su įrangos montavimu vietos (patalpose)?

Taip, mes turime komandą, kuri gali sujungti stalus, padėti spinteles vietose. Mes ne esame baldų gamintojai, bet esame matę tiek daug baldų, kad juos surinktume akių užmerkimu. (Kartais trūksta varžtų, tai mes juos pasigaminame patys arba nuperkame pirmoje „Bauhaus“ parduotuvėje).

Kaip aptarnaujate didelius projektus, pvz., visos gamyklos perkėlimą?

Tai kitas lygmuo. Ten reikia brėžinių, chronogramos, keliasdešimties vairuotojų. Tokiu atveju aš pats važiuoju į vietą, vadovauju procesui. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms tokio masto reikalauja mėnesio planavimo. Bet jei tai tik mažas biuras, tai jau kalbėjome anksčiau – tiesiog skambinkite.

Ką daryti, jei daiktai pažeidžiami pervežimo metu?

Pirmiausia, nufotografuokite pažeidimą vietoje, nepakraunant atgal. Parašykite pastabą į CMR dokumentą. Negalime padaryti nieko, jei jūs pasirašote, kad viskas tvarkoje, o vėliau namie pastebėjote įtrūkimą. Draudimas padengs žalą, jei viskas dokumentuota teisingai. Būkite atidūs.

Ar galite padėti su įrenginių išjungimu ir pajungimu?

Mes esame logistika, ne elektrikai. Jeigu reikia išjungti didelį serverį, mes kviečiame jūsų IT žmogų. Mes galime padėti fiziškai pernešti, bet ne atjungti kabelių, jei nežinome, kuris eina kur. Geriau, kad tai padarytų profesionalas, kad nenukentėtų duomenys.

Kaip mums susisiekti, jei reikia keisti planus?

Tiesiog skambinkite man arba rašykite į „WhatsApp“. Aš ne visada galiu atsiliepti iškart, jeigu esu vairuojantis arba susirūpinęs kitu klientu, bet atsižvelgsiu. Esu tikras žmogus, ne robotas (nors kartais ir atrodo pavargęs). Geriausia keisti planus ne prieš 2 valandas, o bent prieš dieną.

Galite duoti garantiją, kad viskas vyks pagal planą?

Negaliu duoti 100 proc. garantijos, gyvename pasaulyje, kur autostradose įvyksta avarijos, o oras būna blogas. Bet galiu duoti žodį, kad padarysiu viską, kas priklauso nuo manęs, kad problema būtų išspręsta kuo greičiau. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms – tai ne pažadas, kad niekas nepasiks, o pažadas, kad mes būsim šalia, kai kažkas nepasiseks.

Paskutinis klausimas: ar verta viską daryti patys?

Pasidomėkite, kiek kainuoja jūsų valanda. Jei jūsų valanda brangesnė nei mūsų paslaugos, kodėl jūs turite nešti dėžes? Leiskite mums dirbti, o jūs užsiimkite verslu. Tai paprasta aritmetika. O dabar, jei jaučiat, kad pasiruošę, susisiekime ir sudarysime planą.

Išvada

Visas šitas procesas atrodo sudėtingas tik tada, kai bandote jį valdyti vieni be patirties. Dirbu su tai jau 20 metų ir matau, kad pagrindinis klaidų šaltinis yra skubėjimas ir noras sutaupyti ant dokumentų ar pakavimo. Patikimi logistikos sprendimai kraustantis į Vokietiją įmonėms nėra apie tai, kad rastum pigiausia vairuotoją „skelbiu“, o apie tai, kad turi žmogų ant kitos galo, kuris žino, ką daryti, kai užsidaro raktai arba sugenda variklis. Būkite atsargūs, planuokite iš anksto ir niekada neitikite tiems, kas pasako, kad „pats vežs“ už dyką – toks nemokamas maistas gali tapti brangiausiu jūsų įmonės pietumis.