Patikimas ir operatyvus biurų perkraustymas į ir iš Vokietijos: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip piešia vadovai arba „vikipedijos“ straipsniai. Ypač kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus, tarkime, patikimas ir operatyvus biurų perkraustymas į ir iš Vokietijos yra tas svajonių tikslas, kurį visi siekia, bet retai kada įveikia be pasitraukimų. Čia ne tik apie vyniojimą ir dėžių nešimą, tai nuolatinis sprendimų priėmimas, derybos su vokieči�ais (kurie mėgsta tvarką, bet kartais užstringa dėl smulkmenų) ir stresas, kai vairuotojai skambina vidurnaktį. Štai nuoširdus žvilgsnis į tai, kaip visa tai tai veikia iš vidaus, be jokių gražių uždažinėjimų.

Kiek tai laiko ir kaip suplanuoti?

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Visada klausiu, kiek jūs turite laiko, nes patikimas ir operatyvus biurų perkraustymas į ir iš Vokietijos yra sąvoka, kurią dažnai supranta visiškai skirtingai. Jei reikia nuvežti tik keletą stalų iš Kauno į Berlyną, tai įmanoma padaryti per dieną, jei vairuotojas nepabunda vėluodamas. Tačiau jei tai didelis biuras su serveriais ir seifais, tai žiūrėkime į 2-3 dienas, kartais ir daugiau, jei tenka laukti užsakymų pabaigos darbo vietoje. Vokietijoje darbo laikas griežtas, jei vėlai atvyksi – nebeįleis, ir teks laukti kitos dienos, o tai kainuoja pinigus.

Ar galite perkraustyti savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai košmaras. Vokietijoje daugelis objektų (ypač verslo centrai) turi griežtus taisykles dėl triukšmo savaitgaliais. Kartais pavyksta susitarti su sargu, kuris už papildomą „pavėsinę“ leidžia įvažiuoti, bet tokių atvejų yra mažuma. Geriau neklaidinti klientų ir sakyti tiesiogiai – darbo diena yra saugesnis variantas. (Nors, prisimenu vieną atveją Miunchene, kai mus vis tiek įleido, nes vairuotojas kalbėjo vokiškai).

Kada reikia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau, bet žinau, kad realybėje viskas sprendžiama paskutinę minutę. Idealus variantas – mėnesis, du. Tada turi laiko išsirinkti tinkamą mašiną (ne kiekviena telpa į vokiškus kiemus) ir susitvarkyti dokumentus. Jei skambinate penktadienį ir norite važiuoti pirmadienį, tai nebe operatyvus, o stebuklas. Biurų perkraustymas reikalauja logistikos, o ne magijos.

Kainos ir pinigai: kodėl taip brangu?

Nuo ko priklauso kaina?

Čia nėra vieno atsakymo. Priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo (ar tai tiesiai į Frankfurte ar kažkur kalnuose), ir dar nuo to, kiek reikia vyrų. Patikimas ir operatyvus biurų perkraustymas į ir iš Vokietijos kainuoja ne tik dėl degalų. Vokiškai keliai mokesčiai (Maut), o jei reikia specialios technikos – krautuvo, tai kaina šokteli aukštyn. Be to, darbo valandos Vokietijoje brangios.

Ar kaina gali pasikeisti kelionės metu?

Deja, taip. Buvo atvejų, kai atvykome į vietą ir pasirodė, kad klientas „pamiršo“ paminėti apie du didelius seifus, kurie turi būti išmontuoti. Arba baigiantis krauti, pasirodo dar viena kamera pilna dokumentų. Tada reikia skambinti ir derėtis dėl papildomų valandų. Geriau iškarto viskas parodyti, kad nėra nemalonumo.

Ką reiškia „valandinis įkainis“ pervežime?

Tai vienas iš tų dalykų, kurį klientai dažnai supranta klaidingai. Valandinis įkainis galioja nuo to momento, kai komanda atvyksta į objektą, iki jos išvykimo. Jei vairuotojas užstrigo užeigos kabame prieš Berlyną dvi valandas, tai paprastai neįskaitoma (nors kartais irgi ginčijamės). Tačiau jei klientas vėluoja su raktais, laikas eina.

Ar taip, kad pigiau, jei aš pats pakuosi?

Taip, tai sutaupo pinigų, bet padidina riziką. Jei supakuosite į savo senas dėžes iš po kiaušinių, ir jos susilps kelyje, mes neatsakome už suirusius kompiuterius. Operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją dažnai reiškia, kad mes atvežame patvarią tūrą. Jei norite taupyti ant dėžių, geriau jų neimti iš mums.

Biuro technika ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius?

Tai yra mano galvos skausmas. Serveriai neleidžia jų gulti, jie turi stovėti vertikaliai, o vibracija kelyje gali juos užmušti. Patikimas biurų perkraustymas į ir iš Vokietijas (tokia klaida įslydo kartais) reikalauja specialių dėžių su amortizacija. Negaliu tikrai pasakyti, ar visos mūsų dėžės yra 100% idealaus, bet darbe naudojame tas, kurios nešėjau jau 10 metų, ir kol kas niekas nesiskųstą.

Ar reikia išjungti kompiuterius?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Žinau, kad tai savaime suprantama, bet yra klientų, kurie sako: „O, palikite įjungtą, tik uždarykite dangtelį“. Tada kelyje, per bumps, atsiranda problemų su standžiaisiais diskais. Geriau patikrinti du kartus.

Ką daryti su dideliais planšetais arba vitrinomis?

Tai sunki technika. Reikia ne tik fizinės jėgos, bet ir įrangos. Vieną kartą nešėme 3 metrų ilgio vitriną į penktą aukštą be lifto. Vairuotojas buvo piktas, o mes visi nusivylę savo gyvenimu. Tokiu atveju reikia žinoti iš anksto, kad galėtume atvežti keltuvus arba liftingo sistemas.

Ar draugiškai elgiatės su augalais?

Biurai dažnai turi daug žaliųjų augalų. Vokietija yra griežta šalis dėl fitosanitarinių taisyklių, jei tai yra retos rūšys. Paprastus fikusus vežame be problemų, bet jei turite ką nors egzotiško, gali būti bėdų sienoje. Žiūrėkime, kad neužšaltų kelyje, žiema mašina šalta, net jei ir vežama.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai CMR draudimas, kuris turi būti pasirašytas abiejų pusių, ir sandorio sutartis. Be to, jei pervežame techniką, vertingumą reikia deklaruoti. Vokietijos policija gali sustabdyti ir paklausti, ką vežate, ypač jei mašina atrodo apkrauta. Geriau turėti visus popierius ant riešo.

Ar reikia mokesčių už pervežimą į ES?

Nesijaudinkite, Lietuva ir Vokietija yra ERDVė, tai yra vidinis rinkas pervežimas, mokesčių nėra. Viskas vyksta pagal PVM taisykles. (Tik jei jūsų įmonė nėra PVM mokėtoja, tada gali būti sudėtingiau, bet tai retas atvejis biurų perkraustyme).

Kas daryti, jei dingsta daiktas?

Pradeda šaltis. Bet jei mes kalti, draudimas padengia žalą. Svarbiausia – turėti inventorizacinį sąrašą. Jei sąrašo nėra, ir pasirodo, kad dingsta stalas, o mes sakykime, jo nevežėme, tai įrodyti sunku. Rašykite viską, net tą seną kėdę su nulūžusia koja.

Kaip elgtis su parkingais Vokietijos miestuose?

Tai siaubas. Hambruge ar Miunchene centre tiesiog nebus kur sustoti. Reikia iš anksto numatyti vietą arba gauti leidimą (tai vadinama „Verkehrsbeschränkung“). Kartais teisiomis važiuoti į pėsčiųjų zoną, bet tik su leidimu. Jei vairuotojas užsistato kur neturėjo, baudas moka klientas arba mes, jei sutarėme kitaip.

Rizikos ir nepageidaujami siurprizai

Ar dažnai gedžia mašinos?

Nebent taip, jei tai senas „šrotas“. Mūsų parkas nėra naujas, bet techniniškai tvarkingas. Tačiau kelyje į Vokietiją viskas gali nutikti – padangos plyšimas, variklio perkaitimas. Tuomet operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją tampa nebe operatyvus. Tada skambiname pagalbai ir važiuoja kita mašina paimti kroviniui. Tai užtrunka.

Kas nutinka, jei klientas vėluoja?

Esu matęs viską. Kartais laukome 4 valandas, kol išsiruošia vadovai. Tada vairuotojams tenka mokėti viršvalandžius, o tai sukelia įtampą. Geriau, jei kas nors iš jūsų atvyktų anksčiau ir prižiūrėtų procesą. Nereikia laukti, kol visi susirinks paskutinę valandą.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Stengiamės to nedaryti. Mašina stovi sargo aikštelėje arba saugomoje vietoje. Bet jei tenka stovėti po kelias aikšteles prieš viešbutį, rizika yra. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje, bet įvyksta. Draudimas čia ne visada padeda, jei nebuvo užrakinta.

O jei lifte nebežiūri?

Buvo taip, kad atvažiavome, o lifte pasakė „neįeina“. Tada teka nešti per laiptus 5 aukštus. Tas darbas brangiau kainuoja. Arba dar blogiau – lifte atsiranda techninė bėda krauto metu. Tokios situacijos iššūkis ir mums, ir klientui, kuris tada pradeda panikuoti.

Ką pasakyti apie „operatyvumą“?

Kodėl kiti sako, kad gali atvykti per 3 valandas?

Gali būti, kad jūs esate 10 km nuo sienos, o jie jau važiuoja iš Lenkijos. Bet dažniausiai tai – melas. Realus patikimas ir operatyvus biurų perkraustymas į ir iš Vokietijos neįmanomas per 3 valandas, jei reikia surinkti ir iškrauti. Nesiūlykite klientams iliuzijų.

Ar galite sujungti krovinius?

Taip, tai taupo pinigus. Jei turite 3 europalus biuro baldų, mes galiame juos įkelti į didesnę mašyną su kitu klientu, kuris važiuoja tuo pačiu kryptimi. Tačiau tada gali šiek tiek užtrukti, nes reikia iškrauti kitą vartotoją prieš tai. Bet tai pigiau.

Kaip sekti, kur yra mašina?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS stebėjimą. Aš asmeniškai dažnai tiesiog skambinu vairuotojui ir klausiu: „Kur tu?“. Jis sako: „Pravažiavau Kauną“. Tai senas mokyklas, bet veikia. GPS dažnai vėluoja.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Vokiškos šventės yra šventės. Jei jų neveža, neveža ir mes. Pavyzdžiui, Velykos ar Kalėdos – tuomet ribos uždaromos arba darbas brangiau. Geriau planuoti iš anksto ir neįsivaizduoti, kad Vokietijoje viskas veikia kaip Lietuvoje.

Kliento elgesys ir pasiruošimas

Ką turi daryti klientas prieš atvykstant?

Susirūpinti raktais, kad neieitume pro langą. Ir pažymėti dėžes. Jei ant dėžės parašyta „Vadovas“, o viduje yra senas spausdintuvas, tai sukuria chaosą naujoje vietoje. Tvarka prasideda pas jus.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spinteles reikia išardyti, kad tilptų. Jei paliksite surinktą didelę erdvinę spintą, ji gali tiesiog netilpti į liftą arba duris. Mes galime tai padaryti, tai mūsų darbas, bet reikia apie tai kalbėti.

Kas daryti su atliekomis?

Daugelis klausa, ar mes išvežame šiukšles. Taip, galime už papildomą mokestį paimti senias dėžes arba sulūžusius baldus į konteinerį. Neįsivaizduokite, kad mes tai darome nemokamai, mums taip pat reikia mokėti už šiukšlių ivežimą Vokietijoje.

Ar galite padėti sužinėti, kur dėti ką?

Esu matęs biurus, kur viskas sujaukta. Mes galime padėti iškrauti ir statyti ant vietų pagal jūsų nurodymus arba planą. Jei plano nėra, mes tiesiog iškrauname į koridorių, ir tada jūs patys kankinatės su tuo savaitę.

Pabaigos gairės

Kaip apmokėti paslaugas?

Paprastai reikalaujame išankstinio apmokėjimo bent 50%, o likutį – atlikus darbą. Taip saugomes nuo tų klientų, kurie po perkraustymai „dingsta“ arba pradeda ginčytis dėl kiekvieno sugedusio suktuko. Vadyba su pinigais niekada nebuvo mūsų stiprioji pusė, mums labiau patinka vairuoti.

Ar turite rekomendacijų?

Turiu daug pastovių klientų, kurie važiuoja kartą per metus. Jie žino, ką gali tikėtis. Jei reikia, galiu duoti jų numerius, nors abejoju, kad jie norės kalbėti apie tą kartą, kai pamešome jų duomenų laikmeną (vėliau ją radome, bet buvo įdomu).

Kodėl verta rinktis jus?

Nes ažiotažu nesiūlau. Esu dirbęs didželiuose koncernuose, ir mąstau kaip žmogus, o ne kaip robotas. Žinau, kad patikimas ir operatyvus biurų perkraustymas į ir iš Vokietijos yra sudėtingas procesas, ir stengiuosi jį padaryti kuo mažiau skausmingu, net jei kartais ir pasakau tiesą į akis.

Ar visada įvykstate planą?

90% atvejų – taip. Likusieji 10% tai taikos su gamta, kelių policija arba jūsų IT specialistu, kurie pamiršo išjungti serverius. Bet mes visada pasistengiame padaryti maximumą.

Ką daryti, jei atsiranda nepageidaujamų siurprizų?

Skambink man. Aš visada pasiekiamas (arba bent jau stengiuosi būti). Mes išspręsime problemą, būtų tai naktį arba savaitgalį. Tokia mūsų darbo specifika – niekas nevyksta pagal grafiką 100%.

Išvada

Galiausiai, visi šie dalykai – kainos, laikas, rizikos – tai tik smulkmenos, palyginti su tuo, kai jau sėdite naujame biure Vokietijoje ir gersite kavą. Geriausia, ką galite padaryti – būti sąžiningi ir pasiruošę. Patikimas ir operatyvus biurų perkraustymas į ir iš Vokietijos neįmanomas be abipusio pasitikėjimo. Mes atvežame jūsų daiktus, o jūs mums už tai sumokate. Paprasta, kaip ir turi būti, nors ir kelią į tą paprastumą kertame daugybę kliūčių. Sėkmės perkraustyme, jei pasirinksite mus – stengsimės neišgadinti dienos.