Patikimas ir greitas biuro pervežimas iš Vokietijos: Kaip išgyventi perkraustymą be streso

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – perkraustymas niekada neįvyksta taip, kaip planuojame ant popieriaus. Ypač kai kalbame apie biurus. Viskas prasideda nuo to, kad visada trūksta dėžių, o baigiasi tuo, kad vairuotojas negali privažiuoti prie pat durų, nes Vokietijoje gatvių ženklai yra šventi. Organizuojant patikimą ir greitą biuro pervežimą iš Vokietijos, reikia ne tik stiprių rankų, bet ir kantrybės, bei tikro supratimo, kaip ten viskas tik veikia, o ne kaip parašyta idealistiniuose vadovėliuose. Čia nėra tik apie vertybių gabenimą, tai yra visas logistinis šou.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtrunka

Kiek laiko užtrunka įprastas biuro pervežimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Tai labai priklauso nuo to, ką jūs vadinate „įprastu“. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, tai galima susitvarkyti per vieną-dvi dienas, jei viskas eina kaip pašauktas. Tačiau jei ten yra serverių, seifų ar daug archyvinės medžiagos, tai gali užtrukti ir savaitę (arba daugiau, jei pasitaiko kokios nors nelaimės su muitine ar technine būkle). Visada geriau planuoti su rezervu, nes vairuotojai taip pat turi poilsio laikus, kuriuos negalima laužyti.

Ar tikrai galima įvykdyti patikimą ir greitą biuro pervežimą iš Vokietijos per savaitę?

Teoriškai – taip, praktiškai – kartais ir ne. Viskas priklauso nuo paruošimo. Jei klientas viską iš anksto supakuoja ir paruošia inventorių, tai patikimas ir greitas biuro pervežimas iš Vokietijos yra visiškai įmanomas. Bet jei paskutinei minutėn atsiranda dar viena kamera su dokumentais, kurios nėra sąraše, tai laiko grafikas tiesiog lūžta. Geriau nedaryti sprendimų paskutinę sekundę, jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai.

Ką daryti, jei Vokietijos pusėje vėluoja išsikraustymas?

Tai yra klasika. Vokietijos darbuotojai dažnai dirba griežtai pagal grafiką ir jei yra 16:00 valanda, jei eina namo. Jei mes vėluojame su pakrovimu dėl jų kaltės, tai mums tenka laukti iki ryto. Tokiu atveju reikia tur�ti lankstinų planą B, pavyzdžiui, nakvynei vairuotojui, arba derėtis su vadovu, kad kas nors liktų papildomai valandai. Kartais tiesiog tenka prisitaikyti prie vietinių taisyklių.

Ar reikia specialių leidimų biuro išvežimui iš verslo centro?

Daugeliu atvejų – taip. Ypač jei tai yra didelis miestas, toks kaip Miunchenas ar Frankfurte. Ten reikia iš anksto pranešti apie sunkvežimio stovėjimą, kartais net reikia uždrausti eismą tam tikru laiku. Be to, namų valdyba (Hausverwaltung) gali reikalauti depozito, kad neapieitum grindų ar sienų. Geriau tai sužinoti iš anksto, o ne kai sunkvežimis jau stovi kieme.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro pervežimas iš Vokietijos?

Noriu pasakyti, kad tai kainuoja nuo tūkstančio eurų, bet tai labai klaidinantis. Galiausiai viskas priklauso nuo kubo metrų, atstumo ir to, kaip sunkiai įvežamas krovinius. Vienam klientui teko mokėti apie 1500 eurų už mažą kontorą, kitam – ir po 5000 eurų, kadangi buvo daug baldų, kuriuos teko išmontuoti. Kainos šiuo metu šokuoja dėl degalų, taip pat todėl, kad reikia mokėti už vairuotojo dienas ir kelionę į abi puses.

Ar kainuoja papildomai krovimo darbai Vokietijoje?

Žinoma, nėra nieko nemokamo. Jei mūsų vairuotojas turi padėti nešti dėžes iš trečio aukšto be lifto, tai bus papildomas mokestis už krovėjų darbą. Vokietijoje darbo jėga brangi, todėl tokių paslaugų kaina gali būti didesnė negu Lietuvoje. Geriau iš anksto nurodyti, kad reikia krovėjų, kad nebūtų netikėtumo.

Kas dėl PVM mokesčio – ar jis įskaičiuotas kainoje?

Tai dažnai kelia problemų. Mes visada nurodome kainas be PVM, jei klientas yra juridinis asmuo iš ES, galintis taikyti PVM 0% tarifą (jei pateikia PVM mokėtojo numerį). Jei klientas yra fizinis asmuo arba neturi galiojančio PVM nr., tai reikia mokėti Vokietijos arba Lietuvos PVM (priklausomai nuo situacijos). Reikia būti tikriems dėl savo mokesčių statuso, kad nesidurtum su muitinės problemomis vėliau.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Stengiuosi kalbėti atvirai. Paslėptų mokesčių neturėtų būti, tačiau yra „neįvertintų“ išlaidų. Pavyzdžiui, jei reikia išmontuoti labai sudėtingą sistemą arba jei sunkvežimis negali priartėti prie įėjimo ir reikia ilgo konvejerio. Tokios paslaugos gali brangti. Taip pat, jei klientas pats sužinojo, kad turi daugiau daiktų nei planavo, tai nebus „paslėpta“, bet tai papildomai padidins sąskaitą.

Ar galima užsisakyti tik transportą be krovėjų?

Galima, bet ar verta? Jei turi savo komandą Vokietijoje, kurie gali pakrauti, tai puiku – taip sutaupysi. Bet tada reikia įsidėmėti, kad jei kažką sudaužysi pakrovimo metu, vairuotojas nėra atsakingas, jis tik užtikrina transportą. Atsakomybės klausimas čia yra gana delikatus, tad verta apie tai pasikalbėti prieš kelionę.

Pakavimas, technika ir įranga

Kas tiekia dėžes biuro daiktams?

Įprastai mes galime užsakyti dėžes ir pristatyti jas prieš kelionę. Tai yra geriausias variantas, nes tada turėsite standartinių dėžių, kurias lengviau užkrauti ant palečių. Kartais klientai bando taupyti ir renkasi parduotuvių dėžes, bet jos dažnai būna per silpnos arba nevienodo dydžio, kas sukuria chaosą krovežyje.

Kaip elgtis su pažeidžiama technika – serveriais, monitoriais?

Čia nėra vietos eksperimentams. Serveriai turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis, o monitoriai – apvynioti burbuliuku plėvele. Vieną kartą gavau paveikslėlį, kai klientas pats supakavo serverį į įprastą dėžę su laikraščiais... rezultatas buvo liūdnas. Geriau pasakykite mums iš anksto apie brangią techniką, mes paruošime tinkamą įrangą.

Ar turite specialias dėžes dokumentams?

Taip, turim vadinamuosius „banko dėžes“ su dangteliais. Jos labai patogios, nes jose telpa daug popierių, jas galima stumdyti viena ant kitos, o viršuje uždengti. Tai sutaupo laiko ir vietos sunkvežimyje. Be to, tai apsaugo dokumentus nuo drėgmės, kas labai svarbu, jei keliuoju praeina lietus.

Ką daryti su biuro augalais – ar juos vežate?

Augalus vežame, bet čia yra tam tikrų rizikų. Žinoma, jei tai paprastas kaktusas, tai nieko tokio. Bet jei turite didelį figoną, kuris gyvena jau dešimt metų, gali būti, kad jis nepakenks kelionės trukmės ar temperatūros pokyčių. Mes nėra floristai, todėl negarantuojame, kad augalas po kelionių toks pat žydis, bet stengiamės jį užtvirtinti taip, kad nenukristų.

Ar galima pervežti seifą arba kitą ypatingai sunkią įrangą?

Galima, bet tai neįeina į standartinę kainą. Seifai dažnai sveria šimtus kilogramų, todėl reikia spec. technikos – arba sukelėjų su kranu, arba hidraulinės rankenos. Vieną kartą teko pervežti seną, milžinišką seifą iš rūsių, beveik teko išardyti grindis, kad jį ištrauktume. Tokiomis situacijomis reikia žinoti tikslų svorį ir matmenis.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia T1 dokumento biuro technikai?

Jei technika yra Naudota ir ji priklauso jūsų įmonei, tai dažniausiai T1 nereikia, jeigu vykstate perkraustymą tarp savo padalinių (intra-Community supply). Tačiau jei technika yra nauja arba ją perkeliate į kitą juridinį asmenį, tada gali tekti deklaruoti. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasitarti su buhalteriu, nes šie dalykai pasikeičia ir aš galiu klysti dėl smulkmenų.

Kas dėl atliekų (Müll) – ar galima palikti pakuotės Vokietijoje?

Niekada nedarykite to be leidimo! Vokietija yra labai griežta švara. Jei paliksite dėžių kieme ar šiukšliadėžėje, Hausverwaltung gali jums uždėti didelę baudą. Geriausia susitvarkyti su šiukšlėmis patys arba klausti mūsų vairuotojo – jis dažnai gali nunešti dėžes į artimiausią šiukšlių perdirbimo punktą už nedidelį mokestį (arba kartais nemokamai, jei ten yra konteineriai).

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai – galima, bet tai nerekomenduojama. Jei įvyks muitinės patikra, ir rasi asmeninių daiktų (drabužių, buities reikmenų) tarp biuro technikos, gali kilti problemų su mokesčiais. Muitinės pareigūnai gali tai įvertinti kaip komercinį siuntą. Geriau laikyti biuro ir asmeninius daiktus atskirai.

Kas jei vairuotoją sustabdo policija Vokietijoje?

Tai įvyksta dažniau, negu manote. Ypač jei vairuotojas dirbo per ilgai arba sunkvežimis netinkamai užkrautas. Mes visada tikriname vairuotojų grafikus (tachografus), todėl tokių problemų turėtų nebūti. Jei sustabdžia dėl techninės būklės, tai vairuotojas mums praneš ir mes sprendžiame problemą. Svarbu, kad vairuotojas turėtų visus dokumentus.

Ar reikia pranešti namų savininkams apie išsikraustymą?

Būtina. Vokietijoje dažnai būna, kad reikia iš anksto (2-4 savaites) pranešti apie tai raštu. Be to, jei reikia uždaryti vandenį ar elektros, tai daroma tam tikru laiku. Vieną kartą klientas to nepadarė, ir mums teko krauti tamsioje patalpoje, nes elektros buvo atjungta lygiai tam tikru laiku.

Problemos, rizikos ir neapibrėžtumai

Kas nutinka, jei pakrovimo diena lyja?

Mes dirbame bet kokiu oru, bet jei lietus lūžtinis, o krovimas vyksta atvirame kieme, tai gali būti problematiška. Paprastai mes turime pleistrus, kuriuo uždengiame krovinius. Jei oras tikrai blogas, mes galime susitarti dėl trumpesnės pertraukos arba pabandyti perkrauti viduje (jei įmanoma). Svarbiausia, kad dėžės būtų ant paletės, kad nepriebtų vanduo iš grindų.

Kas jei aš vėluoju su raktais arba pasiruošimu?

Tada mūsų vairuotojas laukia. Ir, kadangi laikas – pinigai, tai gali kainuoti. Vairuotojas turi savo grafiką, jei jis praleido 2 valandas laukdamas jūsų, tai šias valandas reikės padengti. Geriau būti vietą 15 minučių anksčiau nei 5 minutes vėlai. Vokietijoje punktualumas yra beveik religija.

Ar draudžiate krovą?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas). Tačiau jis apsaugo tik tada, jei krovinius pakrautė mūsų vairuotojai ir jie buvo tinkamai uždaryti. Jei klientas pats užkalė sunkvežimį ir kažkas nukrito, draudimas negalios. Čia reikia būti labai aiškiems su sąlygomis, kad vėliau nebūtų nesusipratimų, kas už ką atsako.

Kas dėl parkavimo miesto centre, pvz., Berlyne?

Tai košmaras. Berlyno centre be rezervuotos vietos sustoti beveik neįmanoma. Jei jums reikia išsikraustyti iš centro biuro, turime iš anksto užsakyti vietą arba gauti leidimą statyti ant šaligatvio. Jei sustosite blogai, gali atvykti „Blaue Engel“ (priėmimo automobilis) ir nuvežti sunkvežimį į aikštelę. Tai kainuos šimtus eurų.

Ar jums patikėtum brangų serverį ar meno kūrinius?

Su serveriais – taip, jei tinkamai supakuoti. Su menu... čia aš jau abejoju. Mes ne esume meno pervežimo ekspertai, mes turime logistikos įmonę. Jei turite paveikslų, kurie kainuoja tūkstančius, geriau kreiptis į specializuotas kompanijas, kurios turi klimatizuotas transporto priemones ir specialias dėžes. Mūsų sunkvežimiai yra patikimi, bet vibracijos ant kelių gali pakenkti labai jautriems daiktams.

Kas jei ką nors sudaužo pervežimo metu?

Tada prasideda draudimo procesas. Reikia užpildyti protokolą (CMR protokolą) vietoje, nufotografuoti žalą. Mes stengiamės veikti taip, kad to nebūtų, bet mes žmonės, o ne robotai. Kartais įvyksta avarijos ar staigus stabdymai, kai dėžė nukrenta. Svarbiausia – nedelsiant pranešti, o ne rasti sulaužytą daiktą po savaitės ir sakyti, kad tai mes padarėme.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Mes galime pasakyti, kur jis yra maždaug, bet tikslus koordinates kas minutę – ne visada, kartais signalas pradingsta arba vairuotojas užmiršta įjungti terminalą. Bet paprastai žinome, ar jis jau perėjo Lenkijos sieną, ar dar stovi Vokietijoje.

Kaip elgtis, jei Vokietijos pusėje reikia išmontuoti baldus?

Mes turime komandą, kuri gali tai padaryti. Bet tai turi būti numatyta sąraše. Negalima tikėtis, kad vairuotojas, kuris atvažiavo su sunkvežimiu, pradės išsukti stalus su elektriniu atsuktuvu – jis yra vairuotojas, ne baldų meistras (nors daugelis mūsų vairuotojų išmano šiuos dalykus). Montavimo darbai visada yra papildoma paslauga.

Ar įmanoma pervežti biuro pervežimą iš Vokietijos savaitgaliu?

Įmanoma, bet brangiau. Vairuotojai turi poilsio laikus, o jei jie dirba savaitgalį, tai reikia mokėti papildomai. Be to, dauguma biurų Vokietijoje savaitgaliais uždaryta, todėl reikia iš anksto gauti raktus arba susitarti dėl prieigos. Jei tai skubu, mes tai padarysime, bet būkite pasiruošę už tai sumokėti.

Ką daryti su dėžėmis, kai jau atvykstame į Lietuvą?

Jos tampa jūsų nuosavybe. Galite jas išardyti, pasiduoti reciklavimui arba palikti mums (jei sutarsime, kad mes jas paimame atgal, tai dažnai būna pigiau negu pirkti naujas). Verta pagalvoti apie tai iš anksto, kadangi tuščios dėžės užima daug vietos naujoje biuro patalpoje.

Ar jums patinka dirbti su biuro perkraustymais?

Sąžiningai sakant? Tai yra daug streso. Klientai visada nervinasi, o vadybininkai visada nori, kad viskas būtų „vakar“. Bet yra pasitenkinimo, kai matai, kaip viskas susideda į savo vietas naujoje vietoje. Be to, patikimas ir greitas biuro pervežimas iš Vokietijos yra tas tikslas, kurio mes siekiame, nors ir kartais su nukrypimais. Darbas su žmonėmis visada yra įdomesnis nei tik su prekėmis.

Išvados

Galiausiai viskas sumokėja į tai, kad reikia tikėtis visko, bet nieko neitikti. Planuokite patikimą ir greitą biuro pervežimą iš Vokietijos ne kaip paprastą važiavimą, o kaip sudėtingą projektą. Pasirūpinkite dokumentais, dėžėmis ir, svarbiausia, bendravimu su savo komanda. Jei kas nors nepasiseks – nepraraskite galvos, visada galima išspręsti problemą, tiesiog reikia kantrybės.