Patikimas biuro pervežimas į Vokietiją greitai: patirties vadybiniko vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galima sakyti, mačiau viską – nuo tada, kai reikėdavo vežti vienintelį kompiuterį Vilniaus senamiestyje, iki didelių korporacijų relokacijos į Berlyną ar Miuncheną. Žmonės visada klauso: „Ar galite padaryti patikimą biuro pervežimą į Vokietiją greitai?“, tačiau dažnai nesupranta, kad „greitai“ ir „saugiai“ – tai du skirtingi laikrodžiai, kuriuos reikia sinchronizuoti. Vokietija yra arti, tačiau jų kelių policija ir muitinės taisyklės gali padaryti jūsų gyvenimą sunkiu, jei viskas nebus suplanuota iki smulkmenos. Čia ne tik apie vairuotojus, tai apie dokumentus, dėžių kokybę ir tai, kas nutinka, kai pasieniečiai nusprendžia patikrinti kiekvieną popierių. Tiesiog sėskite ir skaitykite, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidinės pusės, be jokių gražių brošiūrų.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai

Ar tikrai reikia eksporto deklaracijos, jei tai tik biuro technika?

Žinoma, reikia. Net jei tai tik seni kėdės ir spausdintuvai, oficialiai tai yra prekės, kurios keliauja iš ES (jei tik ne iš Lietuvos į kitą ES šalį, bet tada irgi reikia Sąskaitos-faktūros). Vokietijai viskas turi būti tvarkingai užregistruota, kitaip jūsų vairuotojas gali užstrigti sienoje arba netekti krovinio. Buvo atvejų, kai klientai sakydavo „ah, tai nekomercinis siuntimas“, o vėliau teisdavosi prieš muitininkus, kad tai jų asmeniniai daiktai. Negirdėkite tokių patarimų – darykite viską pagal knygą. Be Sąskaitos-faktūros, kurioje nurodytas gavėjas ir siuntėjas, patikimas biuro pervežimas į Vokietiją greitai tampa tiesiog neįmanomas misija.

Kas nutinka, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tada prasideda naktis iš švento. Vairuotojas stovi sienoje, o jums tenka skubiai rinkti viską el. paštu. Esu matęs situaciją, kai dėl vieno trūkstamo parašo krovinys buvo užlaikytas 12 valandų, o klientas, kuris turėjo atidaryti naują filialą Hamburge, buvo beveik histerijoje. Muitininkai Vokietijoje yra labai tikslūs, jei matau, kad dokumentuose kažkas nesuderinama (pvz., svoriai ar numeriai), jie tikrai nepraleis. Geriau praleisti valandą darbo prie stalo ir viską patikrinti du kartus, nei tada mokėti baudas už vėlavimą arba saugojimą sandėliuke.

Ar reikia asmens, kuris priima siuntą, buvimo vietoje?

Būtina. Vokietai yra labai disciplinuoti, jei jame nėra atsakingo asmens, kuris gali pasirašyti važtaraštį ir patikrinti, ar dėžės ne pažeistos, vairuotojas gali tiesiog nukrauti Krovinį prie durų ir važiuoti toliau. Tada, jei kažkas bus sužalota, draudimas nebus pritaikytas. Kartais gaunu užklausas, ar galima tiesiog palikti raktus saugumo punkte. Teoriškai – taip, bet praktiškai, kalbant apie biuro pervežimą į Vokietiją, tai yra didelė rizika. Jūs norite būti tikri, kad jūsų brangūs serveriai pasiekė tinkamą vietą, o ne buvo palikti koridoriuje.

Kaip elgtis su duomenų saugumu dokumentuose?

Tai dabar yra labai degi tema. Perveždami biurą, mes nepervežame tik baldų, mes pervežame jūsų verslo istoriją. Jei dokumentuose aiškiai nenurodyta, kad dėžėse yra konfidenciali informacija, pervežėjas gali juos traktuoti kaip įprastą krovinių. Siūlau visus dokumentus sužymėti kaip „Confidential“ ir, jei įmanoma, juos vežti atskirame, užrakintame konteineryje arba mašinos dalyje. Nemanau, kad vairuotojai yra nepasitikintys, bet jų darbas yra fizinis, o ne intelektinis apsaugos požiūriu – geriau užkirsti kelią bet kokiems nesusipratimams.

Ar sunku gauti draudimo polisą tokiam pervežimui?

Nebūtina, jeigu turite gerą brokerį. Bet čia yra gudrybė – dauguma įmonių siūlo standartinį CMR draudimą, kuris padengia tik 8,33 SDR/kg. Jei vežate lengvus, bet brangius kompiuterius, to gali neužtekti. Turiu omenyje, kad reikia deklaruoti tikrąją vertę. Kartais klientai sako, kad tai per brangu, bet tada klausiu – ar jūs norite prarasti 10 tūkstančių eurų vertės įrangą dėl to, kad sutaupėte 50 eurų draudimo? Geriau būti saugiu.

Kainodaros niuansai ir paslėpti mokesčiai

Kiek tiksliai kainuoja patikimas biuro pervežimas į Vokietiją greitai?

Čia nėra vieno atsakymo. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau kubinių metrų turite ir kur tiksliai Vokietijoje reikia važiuoti. Jei į Miuncheną arba pietus, tai brangiau dėl didelių atstumų. Vidutiniškai kalbant, jei turite 3-4 tonų krovinio, galite tikėtis kainos nuo 1,5 iki 2,5 euro už kilometrą (nors dabar degus kuras viskas keičia). Žinoma, aš galiu suklysti su skaičiais, nes rinka šokinėja kaip šuo, bet šie diapazonai yra realiausi. Neįsivaizduokite, kad už 500 eurų niekas jums nuveš visą biurą į Berlyną – tai tiesiog nesąmonė.

Kodėl kainos skiriasi tarp įmonių?

Nes vienos įmonės moka vairuotojams algas ir turi legalią techniką, o kitos – „dirba iš vokiško“. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai greičiausiai taip ir yra. Gali būti, kad jie nesumokės mokesčių Vokietijos pusėje (t.y. HVO mokesčio už sunkvežimius), o tą baudą gausite jūs, jei sulaikys jūsų mašiną. Aš visada pasakau – žiūrėkite ne į kainą, o į tai, kas įeina į ją. Ar įskaičiuota pakavimo medžiaga? Ar įskaičiuotas iškrovimas su kranu? Tai svarbiausia.

Ar reikia mokėti už laukimą vietoje?

Taip, tai yra standartinė praktika. Jei jūsų darbuotojai vėluoja ir vairuotojas turi laukti 2 valandas prie naujojo biuro, tai papildomai kainuos. Vokietijoje darbo laikas yra griežtai reglamentuojamas, vairuotojas negali tiesiog dirbti 12 valandų be pertraukos, taigi jei jis laukia, jo laikas eina. Buvo atvejis, kai klientas nesugebėjo susitvarkyti su liftų rezervavimu, ir mums teko mokėti vairuotojui už 4 valandas „stovėjimo“. Nors sakiau, kad tai keista, bet vairuotojai taip pat žmonės ir turi valgyti bei ilsėtis.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje ir Vokietijoje, tai galima taikyti 0% PVM tarifą (vidutinės ar tarpinės prekybos procedūra), tačiau reikia pateikti tinkamus dokumentus. Jei ne – turi mokėti 21% Vokietijos PVM. Tai dažnai nustebina klientus, kurie mania, kad ES viduje viskas be mokesčių. Ne, ne taip. Mokesčiai visada kažkur dingsta, tik ne iš biudžeto. Geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš skambinant man.

Ar galima sutaupyti dėl to, kad važiuoja tuščia mašina atgal?

Kartais taip, tai vadinama „krovinio dalies“ arba „part load“ pervežimu. Jei mes randame mašiną, kuri važiuoja tuščia atgal iš Miuncheno, galiu pasiūlyti geresnę kainą. Bet čia yra rizika – turite būti lankstūs su datomis. Jei jums reikalingas patikimas biuro pervežimas į Vokietiją greitai ir būtent šiandien, tai tikrai gali tekti mokėti pilną kainą už ekskliuzyvinę mašiną. Greitis visada kainuoja.

Laikas ir maršrutai: kiek tai užtrunka?

Ar įmanoma nuvežti biurą į Vokietiją per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jei į Berlyną arba netoli sienos. Bet praktiškai? Tai yra pavojinga ir nelegalu, jei vairuotojas vėluoja. Vairuotojas turi turėti poilsio laiką. Jei mes išvykstame ryte iš Vilniaus, vakare galime būti tik Lenkijoje arba ties Vokietijos siena. Kad biuras būtų įrengtas kitą dieną ryte, reikia dviejų vairuotojų arba pradėti kelionę anksčiau. Nesigirbkite tais, kas sako, kad nusives per 12 valandų – arba jie vairuos kaip beprotiai (kas yra nelegalu), arba meluoja.

Kurios maršrutai yra greičiausi?

Įprastai važiuojame per Lenkiją – A1 ir S8 (kelias atkarpos gali būti blogos, ypač netoli Varšuvos, ten dažnai remontai). Kelią į Vokietiją reikia planuoti atsargiai, nes ypač pietinėje Vokietijoje (Bavarijoje) dažnai vyksta „Baustellen“ – kelio remonto darbai, kurie sukelia spūstis. Kartais geriau nukrypti šiek tiek į šoną, bet praleisti užstrigusią magistralę. Aš visada patariu klientams – nedarykite planų, pagal kuriuos vairuotojas turi būti tiksliai 14:00, nes dėl spūsčių jis gali pavėluoti valanda ar dvi.

Kaip veikia savaitgaliai ir šventės?

Vokietijoje daugelis biurų nedirba sekmadieniais, o parduotuvės (ir sandėliai) yra uždarytos. Jei planuojate atvykti sekmadienį, turite būti tikri, kad galėsite patekti į patalpas. Kartais reikia specialių leidimų arba apsaugos, kuri atidarytų duris. Žinoma, brangiau dirbti šventinėmis dienomis, nes vairuotojams reikia mokėti papildomai. Geriau planuoti atvykti pirmadienį ryte, kai visi jau budinti.

Ką daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime draudimą ir techninę pagalbą, bet tai užtrunka. Jei sugenda kelyje tarp Kauno ir Varšuvos, gali praeiti 4-5 valandos, kol atvyksista pagalba. Vokietijoje tai greičiau, bet brangiau. Svarbiausia – turėti mano numerį, kad gautumėte informaciją iš karto. Kartais klientai galvoja, kad mes juos apgaudinėjame, kai vairuotojas neatsiliepia, bet tiesą sakant, jis gali būti be ryšio (pvz., miške arba tunelyje).

Ar galima sekti mašiną realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą, tačiau aš nesu didelis technologijų gerbėjas (t.y. aš tiesiog nemoku naudotis tomis programomis taip greitai), bet mano padėjėjai gali nusiųsti nuorodą. Tai padeda, jei norite žinoti, ar vairuotojas jau perėjo sieną. Tačiau nesižiūrėkite į tą žemėlapį kas 5 minutes – tai tik sukelia stresą. Patikimas biuro pervežimas į Vokietiją greitai reiškia, kad mes susisieksime su jumis, kai būsime arti.

Pakavimo ir krovimo procesas

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dalykus?

Taip, mes galime siųsti vyrus su dėžėmis, juosta ir burbuliukine plėvele. Tai yra geriausias būdas išvengti sužalojimų. Ypač turiu omenyje tąkart, kai vienas klientas bandė supakuoti serverį į paprastą dėžę be užpildo... gerai, kad nenukrito. Mūsų komanda žino, kaip uždaryti baldus, kad jie neišsiskirtų. Tai sutaupo laiko ir nervų vėliau. Paprastai sakau – palikite tai mums, jūsų darbuotojai turi dirbti, o ne nešiotis dėžes.

Kokias dėžes naudoti?

Naudokime stiprias, dvigubos sienelės dėžes. Smulkmenoms (popieriams, rašikliams) tinka mažesnės, o knygoms ir technikai – didesnės. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jos sugenda po keliasdešimt kilogramų. Aš asmeniškai rekomanduočiau pažymėti kiekvieną dėžę: „Vadyba“, „Buhalterija“, „Virtuvė“. Tai greitina iškrovimą Vokietijoje, nes vairuotojai nežino, kur dėti dėžę su užrašu „Daiktai“.

Kaip elgtis su baldais, kurie nedarojuoti?

Jei baldai gali būti išardomi, tai darome. Tai užima laiką, tačiau taip sutaupoma vietos mašinoje (galima sutalpinti daugiau) ir sumažinama sugadinimo rizika. Jei baldai neišardomi (pvz., didelė sofė arba recepcijos stalas), juos užlenkiame ir apvyniojame storu audiniu. Prisimenu vieną atveją, kai klientas nesileido išardyti seno stalo, ir jis tiesiog neužėjo į liftą... teko nešti per laiptus 5 aukštus. Nekelkite mums tokių iššūkių, nebent tikrai norite mokėti už papildomą fizinį darbą.

Ar saugu vežti tūrines sistemas?

Tai yra pati jautriausia dalis. Kompiuteriai, monitoriai, serveriai turi būti pakrauti į specialias, tvirtas dėžes su antšokiu. Negalima tiesiog padėti monitoriaus ant kėdės ir tikėtis, kad nieko nutiks. Vokietijos keliai, nors ir geri, turi savo „bumbų“. Patikimas biuro pervežimas į Vokietiją greitai neleidžia sau praleisti tokių detalių – jei sugenda monitorius, duomenys gali būti prarasti (nors dažniau tik ekranas). Užtikrinkite, kad visi duomenys yra pasidaryti atsarginės kopijos (backup) prieš išvykdami.

Kas daryti su atliekomis ir dėžėmis po iškrovimo?

Tai dažnai užmirštamas klausimas. Vokietijoje atliekų surinkimas yra griežtas. Mes negalime tiesiog palikti tūkstančio dėžių gatvėje. Paprastai mes susitariant suskaldome dėžes ir išvežame jas arba paliekame jas surinktas vienoje vietoje, kad jūsų šiukšlių vežėjas jas paimtų. Už tai gali būti papildomas mokestis, bet tai geriau nei įtarimai dėl šiukšlių mėtymo. Pasikalbėkite apie tai iš anksto, kad nebūtų nep malonių staigmenų.

Bėdos, problemos ir reali patirtis

Kas daryti, jei pasieniečiai nori patikrinti viską?

Tai įvyksta. Jei jie įtaria, kad ką nors slepiate arba dokumentai neatitinka krovinio, jie gali iškrauti visą mašiną. Tai trunka valandas. Tokiu atveju reikia kantrybės. Negalima pykti su pareigūnais, tai tik pablogins situaciją. Geriausia turėti paruoštą elektroninę dokumentų kopiją (pvz., EMS), kad galėtumėte parodyti iš karto. Kartais net aš pats nežinau, kodėl jie sustabdo vienas mašinas ir leidžia kitas pro šalį – tiesiog tokia jų diena.

Ar buvo atvejų, kai dingo daiktų?

Per mano dvidešimt metų su mumis tai nutiko tik vieną kartą, ir tai buvo ne mūsų kaltė – buvo pavogta degalinei, kai vairuotojas miegojo. Nuo to laiko mes draudžiame stovėti ne saugiose vietose be apsaugos. Taip, brangiau, bet saugiau. Jei pasirinksite pigią firmą be draudimo, rizikuojate. Žinoma, visada pasitaiko smulkių dalykų, kurie pasimeta (pavyzdžiui, viena dėžė su spalvotais pieštukais nukrito už spintos), bet didelių dingimų išvengiama dirbant su profesionaliais.

Ką daryti, jei naujieji patalpos nėra paruoštos?

Tai yra klasika. Atvykstame į vietą, o ten dar statybininkiai, dulės, nėra elektros. Vairuotojas negali pradėti iškrovimo, jei ten neįmanoma įvežti krovininio. Tada jis laukia, o jums auga sąskaita. Siūlau visada pasitikrinti vietą dieną prieš arba bent jau su fotografiomis. Niekada nepykite ant vairuotojo dėl to, kad jis negali nešti dėžių per statybinius griovelius – tai ne jo darbas ir jis gaišta laiką.

Ar tikrai visi vairuotojai kalba vokiškai ar angliškai?

Ne visi. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, angliškai – truputį. Vokiškai kalba tik tie, kas važiuoja ten dažnai. Jei reikia kalbėtis su vietininku Vokietijoje, dažniausiai aš pats skambinu iš Lietuvos arba mes naudojamės „Google Translate“ (nors tai ir ne profesionalu). Bet iš esmės, dėl iškrovimo kalbų per daug ir nereikia – rankos ir akiškalbiai veikia visur. (Nors kartais būna įdomių situacijų bandant paaiškinti, kur dėti „tą didelę dėžę su rašytuvais“).

Kodėl kartais vėluojate, nors sakėte, kad bus laiku?

Nes mes dirbame su žmonėmis ir technika. Gali plyšti padanga, gali būti eilės pas muitinę (ypač po atostogų), arba gali būti avarija kelyje. Aš visada stengiuosi įvertinti laiką su rezervu, bet kartai realybė peržengia planus. Jei jums labai svarbu, kad būtų lygiai 10:00 ryto, geriau paprašyti atvykti dieną anksčiau ir laukti. Taip, brangiau, bet jūsų susirinkimas nebus sugadintas. Patikimas biuro pervežimas į Vokietiją greitai reiškia ne tik greitį, bet ir atsakomybę už rezultatą.

Ar verta rūpintis įmonės reputacija?

Absoliučiai. Skaitykite atsiliepimus, klauskite pažįstamųjų. Jei įmonė egzistuoja tik mėnesį ir siūlo kainas, kurios per pus mažesnės nei rinkos, tai nėra gerai. Aš čia jau 20-ka metų (nors kartais jaučiuosi kaip 50), ir mano klientai sugrįžta, nes žino, kad aš neabejoju pasakyti tiesą apie rizikas. Geriau pasirinkti tą, kuris sakys „galim pavėluoti valanda“, nei tą, kuris pasakys „būtinai 10 valandą“ ir neatvyks visai.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – biuro pervežimas į Vokietiją nėra tik apie tai, kaip padėti stalą į mašiną. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, kantrybės ir tikrai patikimos komandos. Neklauskite tų, kurie pažada „neįmanomą“ kainą ir greitį vienu metu, nes paprastai tai baigiasi prarastais daiktais arba nervų išsiurbimu. Pasirinkite patikimą biuro pervežimą į Vokietiją greitai, kur greitis yra apie tai, kad viskas atvyksta saugiai ir laiku, o ne apie tai, kad vairuotojas lekia 160 km/h. Jei viską padarysite teisingai, jūsų naujas gyvenimas Berlyne ar Frankfurte prasidės be jokių nemalonių staigmenų.