Patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis: kaip išvengti nelaimių?

Dirbu su logistika jau geriau nei dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai Lietuva pradėjo šokti į Europos Sąjungą ir srautai iš Vakarų suaktyvėjo. Kasdien susiduriu su klientais, kuriems reikia permesti įmonę iš Berlyno, Miuncheno ar mažesnių miestelių, ir visi klausia to paties – ar įmanomas patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis be nermalų? Tiesiog pasakysiu – įmanoma, bet tai reikalauja kantrybės ir tikro supratimo, kas tas "maža kaina" reiškia realybėje. Čia nėra jokia pasakaitėlėlė, o griežtas verslas, kur klaidos kainuoja nervus ir pinigus.

Kainų formulės ir Vokietijos realybė

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reikalas?

Kaina visada priklauso nuo tūrio, bet dažniausiai žmonės suktgalvio apie skaičius, net neįsivaizduodami, kiek vietos užima standartinis biuro stalas. Patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis dažniausiai prasideda nuo to, kad klientas sutinka jungti siuntas. Jei vežate tik savus dalykus, tai gali kainuoti ir du kartus brangiau, nes tuščias važiavimas niekam nieko nebeduoda. Vertės intervalas labai platus – nuo kelių šimtų eurų iki tūkstančių, todėl reikia tiksliai žinoti, ką vežate.

Ar čia tiesa, kad pigiau jei einu su daliniu krovininiu?

Žinoma, dalinis krovinys (angliškai "part load") visada bus pigesnis, nes tu padalini kuro sąnaudas su kitu klientu. Bet yra vienas didelis "bet" – tu negali būti tikras, kada tups tavo dėžės priešakyje. Vairuotojas gali važiuoti šiaurės Vokietija ir rinkti kitas siuntas tris dienas. Patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis šiuo atveju reiškia, kad tau reikės lankstumo su terminais, kitaip gausi nervų krizę vėlai vakare.

Kodėl vienos firmos duoda kainą pusantro karto brangiau?

Nes jos tikrai yra patikimesnės? Ne visada. Kartais tai tiesiog didelės korporacijos, kurios turi didelius administracinius išlaidas – ofisai, vadybininkai, pietūs. O mažos firmos, kaip mano, dirba be perteklinio "tauškinio". Bet yra ir tokių, kurie kelia kainą todėl, kad turi gerus draudimus ir garantijas. Čia jau jūsų pasirinkimas – ar statote ant saugumo, ar taupote pinigus.

Ar reikia mokėti už vaizdo įrašo fiksavimą?

Mano nuomone, tai privalomas dalykas, nors kai kas sako, kad pinigų švaistymas. Pavėlavęs vairuotojas gali iškrauti viską, padėti ant grindų ir nueiti, o tu vėliau gali sakyti, kad monitoriaus nebuvo. Be vaizdo įrašo įrodymų ieškoti beveik neįmanoma. Tai kelia papildomą kainą, bet sutaupyti dar 50 eurų čia ir prarasti tūkstantį už sulaužytą techniką – toks verslas.

Kaip suskaičiuoti tūrį, jei aš nieko nesuprantu?

Nereikia būti matematiku, tiesiog paimkite metrą ir pamatuokite ilgio, pločio ir aukščio daiktus, o tada viską sudauginkite. Jei turite daug mažų dalykų, juos galima suvesti į "kubinius metrus" apytiksliai. Kartais klientai siunčia nuotraukas, ir tada aš "akies" įvertinu. Nedaug kas sugeba tiksliai apskaičiuoti, todėl mes visada pridedame šiek tiek rezervo.

O jei aš turiu tik dvi spintas ir kelis dežes?

Tada tau tikrai nereikia didelio sunkvežimio. Tokiu atveju patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis galimas su mažesne transporto priemone ar net "paskutiniai kilometrai" paslauga. Užsisakyk didelį tentą dviem spintoms – tai kvaila, pinigus išmesi vėjui. Geriau pagalvokkite apie kuryerines paslaugas, nors jos irgi dabar pabrango.

Ar į kainą įeina vairuotojo darbo valandos Vokietijoje?

Tai klausimas, kurį visada reikia klausti iš karto. Daugeliu atvejų kainos yra "nuo durų iki durų", bet jei vairuotojas turi laukti Vokietijos sandėlyje valandą, kol jums suranda prekių, gali būti paskaičiuota papildomai. Vokiečiai labai mėgsta laiką ir tvarką, todėl jei vėluosite, laikrodis suks.

Ką daryti, jei kaina atrodo peržiūrėta po apkrovimo?

Tai dažna situacija. Atvyksta vairuotojas, pažiūri į krūvą sudežių ir sako "o čia daugiau nei 10 kubų". Tokiu atveju turi dvi pasirinkimus – arba mokėti, arba pradėti išmesti dalykus. Geriau iš anksto nufotografuoti viską išdėliotą grindyse, kad vėliau nebebūtų ginčų. Aš asmeniškai visada stengiuosi įvertinti su dideliu atsargiu, kad tokių situacijų išvengti.

Ar galima derėtis dėl kainos grynaisiais?

Galiu pasakyti iš patirties – grynaisiais mokėjimas be PVM ar su nuolaida yra pilnai įmanomas dalykas, ypač su mažesnėmis firmomis. Bet didelės logistikos kompanijos to nedarys, joms reikia sąskaitų-faktūrų. Jei pasiūlysite grynus, galią pakelti akį ir sulaužti šypsenos, bet jei abiejoms pusėms tai tinkama variantas, kodėl gi ne? (Tik neprašykite manęs rašyti to į sutartį).

Ar užstatas yra būtinas?

Daugeliu atvejų taip, ypač jei dirbate su nauja kompanija. Užstatas užtikrina, kad vairuotojas nenuvažiuos su jūsų daiktais į saulėlydį Lietuvoje ir nepraras susisiekimo. Paprastai tai nedidelė suma, kuri grąžinama atlikus darbą. Jei kas kas atsisako mokėti užstatą, aš iš karto susidomiu, kodėl jie tokie "pasiūlytiniai".

Biuro technika, baldai ir viskas kas tarp jų

Ar jūs pats surinkiate biuro spintas?

Mūsų komandoje yra vadybininkai kurie organizuoja procesą, bet fiziškai dažniausiai dirba samdyti meistrai ar patys vairuotojai, jei jie turi rankas. Vokiečiškos spintos kartais būna tokios sudėtingos, kad reikia inžinieriaus protą jas išsitraukti ne sulaužius. Patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis neįmanomas be to, kad kas nors išmanytų šriftą.

Kaip elgtis su serveriais, jei ten svarbi informacija?

Serverius reikia vežti tik vertikaliai, supakuotus į specialią pjuvenų dėžę arba "antishock" pakuotę. Niekada nedarykite taip, kaip vienas klientas – numetė serverį į normalią dėžę su plastikinių burbuliukų, o atėjo į Lietuvą, ir visa duomenų bazė dingo. Technika yra jautri, o vėduoklės viduje gali sulūžti nuo mažiausio smūgio.

Ar padėsite supakuoti dėžutes?

Taip, galime atsiųsti vyrus su dėžėmis ir lipnia juosta. Tai papildoma paslauga, bet dažnai verta tuo pasinaudoti, kad nereiktų bėgioti po parduotuves ir ieškoti, kur parduoda tvirtas dėžes. Ypač jei turite daug smulkių dokumentų – jie turi būti susisteminti, kitaip vėliau prarasite galvą ieškodant sutarties.

Ar saugu vežti stiklo lenteles ir ekranus?

Stiklas yra blogiausias dalykas logistikoje, jis visada susprogsta netikėtai. Turime specialias rėmas su ratukais, vadinamas "A-rack", kurioje ekranai stovi įstrižai ir nesusiliečia. Jei kas nors sako, kad uždės ekraną ant kelnių ir nuveš, – bėkite. Patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis negali būti saugus, jei stiklas neįtvirtintas kaip reikia.

Ar turite savo pakuotes ar turiu pirkti pats?

Mes turime savų standartinių dėžių, bet jei jums reikia specifinių dydžių, teks pirkti paties. Vokietijoje statybinių prekių parduotuvės (kaip Bauhaus ar Hornbach) turi gerus pasiūlymus, bet jų pristatymas kainuoja. Kartais pigiau tiesiog paprašyti mūsų vairuotojo nusipirkti kelių dėžių kelyje, jei jis sustoja prie prekybos centro.

O jeigu reikia išmesti senų baldų?

Tai atskira paslauga, vadinama "išvežimo atliekų". Negalima tiesiog mesti senų stalų prie Lietuvos sandėlio, tai nelegalu. Vokietijoje tai atlieka specialios kompanijos, kurios užsiima perdirbimu. Reikia tai suplanuoti iš anksto, kitaip teks vežti tą šiukšlių krovinį atgal ir mokėti mokesčius Lietuvoje.

Kas su kavos aparatais – jie labai sunkūs?

Kavos aparatai yra siaubas. Jie sveria tūkstančius kilogramų, turi vandenį ir viduje daumą stiklo dalių. Juos reikia išpilti, išjungti, o dažnai ir išmontuoti dalį. Vieną kartą vairuotojas bandė užkelti pilną aparatą su liftu, ir nuo svorio virvė tiesiog plyšo. Gera tai, kad niekas nenukrito ant galvos.

Ar pervežiate ir seifus?

Seifai yra sunkesni už kavos aparatus. Juos reikia pervežti specialiu technika su "uodega" (keliamomis galomis). Jei seifas pritvirtintas prie sienos, reikės ir kalvio, kad jį atitvirtintų. Tokiu atveju "maža kaina" dingsta iškart, nes čia jau ne paprastas krovinys, o sunkiasvoris pervežimas.

Dokumentai, muitinė ir vokiškas tvarkingumas

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykstant iš Vokietijos?

Būtinai reikia inventoriaus sąrašo (packing list). Be jo neišvažiuosite iš Vokietijos, jei sustatysite kelionėje arba jei pirkote naują įrangą. Taip pat reikalingas CMR draudimas, kuris yra pagrindinis dokumentas. Jei daiktai priklauso ne jums, o kompanijai, reikia įgaliojimo, kad kas nors galėtų juos priimti.

Ar mums reikia eiti į muitinę Lietuvoje?

Jei esate ES viduje ir daiktai nėra nauji (parduodami prekės), tada paprastai muitinės procedūros nereikalingos. Tiesiog važiuojate per žaliąją juostą. Bet jei daiktų yra labai daug ir tai atrodo kaip prekybinis krovinys, gali sustabdyti ir paklausti. Tada reikės parodyti PVM mokėjimo dokumentus (jei verslo reikmėms) ar deklaraciją.

Kas nutinka, jei neturiu PVM kodą?

Jei tu fizinis asmuo ir perkeli savo asmeninius daiktus, tai problema nėra didelė. Bet jei tai biuro perkraustymas ir tu nori išsiskaityti be PVM, turi būti registruota veikla. Užsienio firmos dažnai neleidžia išduoti sąskaitos be PVM, nes jos taip pat neturi galimybės to padaryti tiesiogiai.

Ar turite draudimą, jei kas nors sulūžtų?

Taip, mes turime standartinį krovinio draudimą (CMR draudimas), bet jis dažniausia apdraudžia tik iki tam tikros sumos, pavyzdžiui, 10 EUR už kg. Jei turite brangų serverį, kuris sveria 5 kg, bet kainuoja 5000 eurų, standartinis draudimas neatlygins visos sumos. Tokiu atveju reikia specialios "All risk" apsaugos.

Ką daryti, jei vokiečių pareigūnai sustabdys mašiną?

Nieko nedaryk, tik laukkite ir pateikite dokumentus. Vokietijoje "Bundesamt für Güterverkehr" yra labai griežti, tikrina vairuotojų poilsio laikus ir svorius. Jei mašina perpildyta, gausite didelę baudą. Patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis negali būti vykdomas pažeidžiant taisykles, nes bauda viršys visą jūsų taupymą.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR tai tarptautinis krovinio vežimo sutarties dokumentas. Jis įrodo, kad perdavėte daiktus vežėjui. Be šio lapo, jei kas dingsta, teisme nieko neįrodysite. Būtinai patikrinkite, ar vairuotojas parašė jį išvykstant, o ne tik atvykus. Kartais jie užmiršta (arba "užmiršta") užpildyti pažymas apie būklę.

Kas vyksta kelyje ir ar saugu pasitikėti

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa Vokietijoje?

Tai nutinka dažniau nei manote. Užstrigimas eismo spūstyje prie Hanoverio (ne, Hanoverio, tiesiog prie Bundesautobahn 2) arba techninė gedulas. Tada atsiranda delsa. Negališ padaryti nieko, tik laukti. Geriausia, jei vairuotojas turi telefoną su GPS arba galimybę pakeisti ratą pats, nebegaudžiant techninės pagalbos.

Ar galima sekti kur yra mašina realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS sekimą, aš asmeniškai nusiunčiu nuorodą klientams, kai mašina pajuda. Bet yra ir tokių senų "volgų", kur vairuotojas tiesiog pasiimk telefoną ir sako "esu prie kažkurio viešbučio". Jei jums svarbi tikra kontrolė, prašykite GPS sistemos.

O jeigu aš pats vairauju tentą ir reikia pagalbos?

Galime tiesiog išnuomoti tentą (jei turime), bet dažniausiai vairuotojai yra mūsų. Jei jūs vairuojate pats, tai jūsų atsakomybė. Bet galiame padėti su dokumentais arba paskolinti vairuotoją tik vienai kelionei, jei jūsų vairuotojas susirgo. (Kaip tai buvo su viena Lenkijos firma, kur vairuotojas tiesiog dingo vienoje degalinėje).

Ar verta rinktis "ekspres" siuntą?

Ekspresas yra brangus. Jis reiškia, kad mašina važiuoja tiesiai į tavo adresą be sustojimų. Jei turi kritinius terminus, pvz., serverius turi įjungti rytoj, tai nenusimykite. Jei ne, palaukite savaitę-dvi. Pinigai, kuriuos sutaupysite, gali būti panaudoti geriau įrengiant naują biurą.

Kaip elgtis su blogais įmonėmis?

Yra daug firmų, kurios pažada auksą kalnus, o paskui atsiranda su nulūžusia priekaba ir reikalauja papildomų pinigų. Patikrinkite reitingus, bet ne tik tų, kurie įkelti ant jų pačių puslapių. Klausykite draugų. Aš girdžau istorijas, kai dalykai dingdavo kelias dienas ir atsirasdavo "pavogti" kitoje šalyje.

Kas daryti, jei atvykta ir trūksta dėžių?

Pirmiausia patikrinkite CMR. Jei dėžės nenuodytos sąraše, bus sunku įrodyti, kad jos buvo. Jei nusirašėte – skambink policijai ir draudimo kompanijai. Viskas turi būti fiksuojama iš karto, kol vairuotojas dar nenuvažiavo. Niekada nepasirašykite, kad viskas gera, jei nėra.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Daugumoje atvejų taip, jei tai Lietuvos bendrovės. Bet jei tai tarptautinė kompanija, gali atvažiuoti vokietis ar lenkas. Tokiu atveju reikia susitarti dėl komunikacijos iš anksto – ar kalbate angliškai, ar reikės vertėjo. Niekada nežinai, kas gali atsitikti kelyje, kaip sako, kalba yra kliauda.

Galutinis žodis apie tai visą.

Visas šitas procesas atrodo sudėtingas, bet iš tiesų tai tiesiog organizacijos klausimas. Patikimas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažomis kainomis įmanomas tada, kai neskubate ir pasitikitę profesionalais. Nedarykite sprendimų panikoje, paskambinkite, paklauskite, ir viskas gerai sueis.