Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais: kaip išvengti bėdų

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis, perkaupau daugiau nei pilną pilkų plaukų, todėl galiu kalbėti atvirai. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra paprasta krovečių paieška, tai visiškai kitas lygmuo, susijęs su biurokratija, kur Veriai turi savo specifinius reikalavimus. Daugelis klientų mano, kad tiesiog užsako „krovinių vežimą“, tačiau patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais reikalauja ilgesnio sąrašo dokumentų, nei galėtumėt įsivaizduoti. Pamirškite idealus pasaulius, kai viskas vyksta lyg pagal muziką – čia dažnai nutinka „užstrigimai“ pasienio punktuose ar dėl blogai užpildytų sąskaitų. Rašau šį tekstą ne kaip reklamą, o kaip realų vadovą, kaip išlikti sveikam, perkeliant visą savo verslo gyvenimą į užsienį, nes klaidos čia kainuoja brangiai.

Dokumentai: biurokratinis siaubas, be kurio negalima

Kaip tikrai vyksta patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais dokumentu atžvilgiu?

Visas procesas prasideda ne nuo pakavimo, o nuo popierių, privalaujančių muitinės pareigūnams. Reikia turėti ne tik paprastą krovinių sąrašą (packing list), bet ir specifinius dokumentus, jei gabenate kompiuterinę įrangą ar serverius – tai dažnai reikalauja papildomų eksporto licencijų. Vokietijos pusė yra itin griežta dėl elektroninių atliekų, todėl senos technikos negalima tiesiog „užmesti“ į sunkvežimį ir sakyti, kad tai dovanos. Aš dažnai matau, kaip mažos įmonės bando taupyti ant muitinės brokerio, o galiausiai už tai sumoka dvigubai baudų už sulaikytą krovinį Hamburge.

Ar galima nuvežti biurą be tarpininkų ir brokerių?

Teoriškai – taip, praktiškai – nepatariu, nebent jūsų vadybininkas puikiai moka vokiškai ir supranta Tarifą (Taric). Kartą turėjau klientą iš Kauno, kuris manė, kad su „Google vertėju“ išsivers ties pasieniečiais – rezultatas buvo trys dienos stovėjimas Kaliningrado srityje (nors važiavome į Miuncheną) ir nervinis išsiirimas. Brokeris žino, kurioje vietoje reikia suklijuoti specifinę etiketę, o kurioje galima „praslysti“, todėl patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais be profesionalios pagalbos yra lošimas rulete.

Kas nutinka, jei dokumentuose įrašysiu neteisingą svorį?

Tai viena dažniausių klaidų, dėl kurių vairuotojai gauna baudas arba jiems neleidžiama važiuoti toliau. Vokiečiai tikrina ne tik deklaruotąją vertę, bet ir fizinį svorį – jei svarstyklėse rodo daugiau nei parašyta, gali kilti įtarimų dėl nelegalios prekybos. Vieną kartą mūsų vairuotojas užsisuko ant 500 kg, o muitininkas pasakė, kad reikalauja pakartotinės apkrovos arba mokės „už nervus“. Geriau nupirkti tikslias svarstykles ir duoti realius duomenis, nei vėliau aiškintis su teisėsauga.

Kiek laiko užtrunka visų leidimų sutvarkymas?

Įprastai tai trunka nuo savaitės iki trijų, priklausomai nuo to, ar krovinys yra standartinis, ar turi jautrios informacijos. Jei perkeliate medicininę įrangą ar duomenų serverius su konfidencialia informacija, kontrolė bus griežtesnė. (Tiesiog pridirbau su vienu daktaru, kuris norėjo nuvežti pacientų kortes be specialios transporto sąlygos). Negalima palikti šito dalyko paskutinei dienai, nes Vokietijoje muitinės sistemos kartai užstringa, ir tada tavs štampų tiesiog negauni.

Ar mums reikalingi specialūs draudimai?

Būtinai. Standartinis „kasko“ sunkvežimiui nedengia jūsų biuro turto, o ypač tada, kai jis persikrausto per sieną. Užsienyje galioja kitos rizikos – nuo vagystės stovėjimo aikštelėje iki griūčio važiuojant vingiuotu keliu Alpėse (jei ten nukryptum). Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais visada įtraukia krovinių draudimo polisą, kuris apima ir krovinio iškrovimą lauke.

Kas daryti, jei prarandame dėžę su svarbiais dokumentais?

Tai košmaras, kuris, deja, nutinka. Visada patariu klientams nevežti originalų sutarčių ar buhalterinių dokumentų kartu su baldais – juos reikia vežti su savimi rankiniame bageže arba siųsti kurjeriu. Jei dėžė dingsta sunkvežimyje (o tai buvo atveju prieš Bryuselį), dokumentų atkūrimas užtrunka mėnesius. Draudimas padengia technikos vertę, bet ne juridinės informacijos praradimo pasekmes.

Pinigai: kur klysta biudžetai

Kiek vidutiniškai kainuoja perkraustyti nedidelį biurą (10-15 darbo vietų)?

Čia sunkiausia pasakyti vieną skaičių, nes kaina priklauso nuo to, ar randatės Vilniuje, ar užsukame iš Telšių. Tačiau dabar, kai degalai brangsta ir Vokietijoje dideli keliai mokesčiai, maždaug nuo 1500 iki 3000 eurų užsavertė reikia tikėtis. Tai ne darbas „kaimynui“, ten įeina vairuotojo atlyginimas, kelių mokesčiai ir muitinės išlaidos. Jei kas siūlo už 500 eurų – bėkite, tai arba suktybė, arba jūsų daiktai važiuos atvira platforma po lietumi.

Kas daryl, jei pasieniečiai reikalauja papildomo mokesčio?

Tai situacija, kuri sukelia daugiausia streso, bet ji aiški – jei deklaravote vertę mažesnę nei yra realiai, mokėsite PVM ir muito skirtumą. Pavyzdžiui, jei nusipirkote naujus ergonominius kėdžius už 500 eurų, bet sąraše parašėte „naudotos kėdės – 50 eurų“, o jų apžiūrės, bauda bus didelė. Negalime meluoti muitinėje, jos turi akis visur. Pinigai tenka mokėti vietoje, kitaip krovinis negrišta atgal.

Ar galima sumokėti tik atvykus į vietą?

Daugelis klauso, o mes atsakome – ne. Muitinės operacijos ir krovinių uždarymas vyksta iš anksto, todėl brokeris reikalauja avanso arba garantinio rašto. Negalima važiuoti į Vokietiją su tuščiomis kišenėmis, nes ten kas liežuvių nebraižo. Pirkite iš patikimų, nes pigiūs pervežėjai dažnai pasigauna pinigus iš klientų, neišvykę iš Lietuvos.

Kodėl kaina pabrango palyginus su praėjusiais metais?

Ne tik infliacija, bet ir Vokietijos įstatymai pakeitė – mažų sunkvežimių (iki 3.5 tonos) darbo laiko apribojimai tapo griežtesni. Reikia daugiau vairuotojų arba brangesnių leidimų. Be to, patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais dabar reikalauja daugiau elektroninių sistemų integracijos – tarkime, vokiečiai nori matyti GPS sekimą realiu laiku, o tai kainuoja firmoms pinigus, kurie atsiskaito su jumis.

Ar taupyti ant pakavimo medžiagos?

Nėra ką svarstyti – ne. Kartą gavau skambutį iš kliento, kuris sako: „Kodėl man reikia mokėti už dėžes? Aš tai vėlgiu juos iš parduotuvės“. Taip, galite, bet dėžės iš parduotuvės neturi reikiamo stiprumo, kai ant vienos krosnete 40 kg knygų. Pajudėjus sunkvežimiui, tokios dėžės sprogsta. Užtrūktumėte porą dienų surinkant išbyrėjusius popierius.

Ar grąžinama užstato suma, jei atšaukiame pervežimą?

Viskas priklauso nuo to, kada pranešate. Jei vairuotojas jau važiuoja pas jus ir jis yra 30 km iki jūsų, tai tikrai nebegalime nieko gražinti – jis jau pradirbo laiką ir degalus. Klysta tie, kas mano, kad tai „kelionė autobusu“ – čia logistika, kiekviena valanda yra pinigai. Sutartyje visada rasite punktą apie atšaukimo sąlygas, kurį reikia skaityti labai atidžiai.

Ar galima mainyti valiutą sąskaitoje?

Daugeliu atvejų, mums Lietuvoje reikia eurų, tad jei norite sumokėti svarais ar doleriais, kursas bus nepalankus, nes bankas ims dvigubą konversiją. Geriau susitarti dėl mokėjimo eurais, išvengsite nereikalingų priekaištų. Tas pats ir su apmokėjimu Vokietijos partneriams – jei ten reikia sumokėti už iškrovą vietiniam krovėjui, reikia turėti gryną ar kortelę, nes mūsų lietuviška „Paysera“ ten neveikia.

Logistika: kaip visa tai fiziškai vežama

Kaip vežti serverius, kad nesubyrėtų?

Tiesiogiai ant grindų dėti negalima. Reikia specialių antivratesnių stovų (shock mount racks) arba užtikrinti, kad jie yra originalioje dėžėje, o tą dėžę uždėti ant putų. Vokietijoje yra labai gera „trollėjų“ (trolley) kultūra – viskas su ratais, todėl patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais reikalauja, kad serverių spintos būtų paruoštos judėjimui. Esu matęs, kaip 10 tūkst. vertingas serveris nukrito nuo pakelės lenktynių metu rampoje – tai neatgaunamas nuostolis.

Ar jūsų žmonės išmontuoja baldus?

Taip, bet tai papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš anksto. Mes esame vairuotojai ir logistikai, o ne baldžiai. (Kartais pavargę pamirštam, kur kažkuris varžtas buvo, bet viską surenkame atgal). Jei turite sudėtingas „IKEA“ tipo spinteles su vitrinomis, geriau, jei jų neliesti, o jei tenka – tai daromas atsakomybės apribojimas.

Kas daryti su seifu ar „pinigų spinta“?

Tai viena sunkiausių dalių, nes tokia spinta sveria toną, ir dažnai negalima ją įnešti standartiniu liftu. Reikia turėti techniką su „uodega“ (lifto galas) arba stiprią kėdžių kėlimo platformą. Prieš važiuodami turiu siųsti nuotraukas seifo – kad jūsų vairuotojas nenuvažiuotų su mažu „Fiat Ducato“, kurio pakaba tiesiog nulūžtų prieš tokią svorį.

Ar būtina daryti naktinę pertrauką jei važiuojama ilgam?

Vairuotojų darbo laikas yra griežtai reglamentuotas – jis negali vairuoti 4,5 valandas be 45 min. pertraukos, o turi poilsėti 9 valandas per parą. Jei važiuojate į Berlyną, tai viena diena, jei į Miuncheną – reikės pernakvoti. Nesigauna tas „gūžtais į vairą“ kaip kaimynas vežia bulves. Mes gerbiame taisykles, kad neprastume vairuotojo pažymėjimo (tahografo).

Ar saugu patikėti IT įrangą?

Šiandien jau taip, ypač jei sutartyje nurodytas atsakomybės limitas. Prieš dešimtmetį buvo daugiau vagysčių, o dabar, naudojant GPS blokavimo sistemas, krovinys yra saugesnis nei jūsų automobilis prie namų. Bet vistiek nepalikite lengvai parduodamų „MacBook“ ant vairuotojo sėdynės – juos reikia uždaryti į užrakintą dėžę sunkvežimio gilumoje.

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijos miestuose?

Čia yra didžiausia bėda. „Umweltzone“ (ekologinė zona) – jei jūsų sunkvežimis neatsitinka taršos standartų (Euro 6), jis tiesiog negali važiuoti į miesto centrą. Reikia turėti specialų leidimą arba iškrauti pakrautį miesto ribose. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais reiškia, kad mes iš anksto patikriname, ar mūsų mašina gali važiuoti į Frankfurto centrą, ar mums reikės užsakyti mažesnį sunkvežimį su „permisu“.

Ar įmanoma sutvarkyti visą savaitgaliu, kad neprarasti darbo laiko?

Taip, mes dažnai dirbame savaitgaliais, tačiau Vokietijoje taisyklės dėl triukšmo yra griežtos – sekmadieniais negalima statyti griūtų arba raižyti grindų. Jei tik baldai – tai be problemų, o jei reikia montuoti partitions (pertvaras), tai gali būti draudžiama. Visada reikia pasitikrinti vietos statybos reguliavimus, o ne vadovautis lietuvišku „ką norim, tą darom“.

Problemos ir sprendimai: kai kažkas negerai

Kas daryti, jei vairuotojas nežino vokiškai ir jo nuėmė dokumentai?

Tai baisiausias scenarijus, todėl į savo komandą imu tik tuos, kurie bent moką pagrindinius žodžius arba turi „vertėją“ telefone. Kartais nutinka, kad pareigūnas nekalba angliškai (ypač senesni pareigūnai Rytų Vokietijoje), ir tada prasideda šokiai. Mes visada turime su savimi parašytąją instrukciją vokiškai, kurioje parašyta: „Mes čia tik dėl biuro baldų, kilsime po 2 valandas“.

Ar keičiate sugadintus daiktus?

Jei tai mūsų kaltė – taip, be jokių diskusijų. Jei klientas pats blogai supakavo ir lūžo stiklas – tuomet jokios atsakomybės nėra. (Man atrodo, tai logiška, bet kai kurie nori, kad mes atsakytume už jų pačių nelaidumą). Sutartyje visada yra skyrelis apie kliento pakavimo atsakomybę, todėl skaitykite prieš pasirašant.

Ką daryti, jei sunkvežimis užstringa per tiltu?

Nenuleiskite akis į „Max height“ ženklus. Vokietijoje daug senų tiltų ir mažų gatvelių senamiestyje, kur aukštis apribotas 3,5 ar 2,8 metrais. Mes naudojame specialius žemėlapius sunkvežimiams, bet jei gps „suvalgo“, gali būti nemalonu. Vieną kartą teko išardyti stogą prileistiems keliais centimetrais per daug užaugusiam automobiliui – tai truko valandą ir sulaikė visą eismą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su biuro įranga?

Didesnėje dalyje – ne, tai yra painiava dėl muito. Asmeniniai daiktai gali būti apmokestinti kaip importas, o ne perkraustymas, jei jie sumaišyti su komerciniais daiktais. Geriau viską išskirti: viena dėžė „Vadybininko knygos“, kita „Kompanijos spausdintuvas“. Jei muitininkas pamatys maišą su drabužiais greta serverių, jis gali imti visą krovinį į kontrolę.

Kaip elgtis su šiukšlėmis? Ar išvešite?

Pakavimo medžiagą (dėžės, plėvelė) išvežame kartu su savimi, kadangi Vokietijoje už šiukšlių išvežimą reikia mokėti didelius mokesčius (nors jų nebeleidžia tiesiog mesti). O jei turite biuro atliekas, senus monitorius – tai jūsų rūpestis, mums tai uždrausta vežti dėl WEEE direktyvos. Nenusimęskite, mes jums nesiūlysime nusipirkti seno faxo.

Ar vežiate augalus?

Galiu, bet tik tuos, kurie neturi žemės. Augalai su žeme yra karantino objektai, ir juos gali nuspręsti sudeginti per sieną. Jei turite kaktusą ar zolę vazone be dirvožemio (arba su dirvožemio substitutu), tada gali būti gerai, bet be fitosanitarinio pažymėjimo šitaip daryti rizikuojate. Pats nesiūlau to daryti, paprasčiau nupirkti naują augalą Berlyne.

Kas daryti, jei praleistas iškrovos laikas?

Daugeliu atvejų vokiečiai yra labai punktualūs, bet jei jūsų darbuotojai neatranda raktų, vairuotojas laukia. Už kiekvieną pradėtą valandą laukimo, kitaip nei Lietuvoje, Vokietijoje gali būti skaičiuojama bauda, nors toks dalykas priklauso nuo konkretaus sutarimo. Pasidomėkite iš anksto, ar reikia mokėti už laukimą (waiting time), nes 50 eurų už valandą yra normali kaina ten.

O dėl IT sistemų išjungimo? Ar jums pasitiki?

Mes tik perkeliame fizinę įrangą, ne duomenis. Prieš išjungiant serverius, reikia susitarti su jūsų IT specialistu, kad jis viską „shutdown“ tinkamai. Jei tiesiog ištrauksite kabelį iš sienos, kol serveris darboje, gali nulūžti mazgas, o tai ne mūsų problemos sprendimas. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais apima tik technikos perkėlimą, ne jos programinės įrangos atsarginių kopijų (backup) patikrinimą.

Ar galima užsakyti tik dalinį perkraustymą?

Taip, tai vadinama daliniu krovininiu (part load). Užpildome tuščias vietas kitų klientų siuntomis. Tai yra pigiau, bet lėčiau, nes reikia suderinti maršrutą. Jei jums skubia, reikės užsisakyti pilną mašiną (FTL), kuri važiuos tiesiai į adresą be sustojimų pas „Gintarą“ kitoje miesto dalyje.

Ar tikrai reikalingas draudimas, jei važiuojame tik 150 km?

Žinote, 80 proc. įvykių įvyksta arba paskutinėje kilometruose, arba iškrovos metu. Nors kelias atrodo trumpas, man buvo atvejis, kai tiesiog išvažiavus iš sandėlio Vilniuje, atsirado „degtinės vairuotojas“ ir mušėsi į mūsų sunkvežimį. Gyvenimas neprognozuojamas, todėl draudimas yra būtinas visada.

Kokios būna dažniausios klaidos, kurias daro klientai?

Pagrindinė – nepasakyti apie slepiamas pertvaras ar „užakalus“, kurios negali būti išmontuotos. Tada atėjus vairuotojui pasirodo, kad biuras yra 30 kv.m. didesnis nei planavote. Taip pat, dažnai nurūpinamų daiktų, kurie jums nereikalingi – perkeliate senus archyvus į Vokietiją, o ten juos parduodate kaip šiukšles brangiau. Surašykite sąrašą iš anksto ir išmeskite nereikalingus daiktus čia, Lietuvoje.

Vokietijos specifika: kaip suprasti juos

Ar Vokietijoje reikia ypatingų leidimų dideliems sunkvežimams?

Taip, ypač jei važiuojate per naktį ar poilsio dienomis. Yra specialūs leidimai „Sonntagsfahrverbot“ (važiavimo draudimas sekmadieniais). Jeigu jūsų biuras turi būti paruoštas pirmadienį ryte, reikia planuoti atvykti šeštadienį arba gauti specialų leidimą, kuris yra gana brangus ir sudėtingas. Geriau neišbandyti likimo ir nežinoti, kodėl vairuotojas sėdi prie kauburiškės, negali pajudėti iki ryto.

Ar tiesa, kad vokiečiai yra blogi dėl vietų užsakymo?

Jie tikslūs. Jeigu sakoma „pristatymas tarp 14:00 ir 15:00“, tikimasi, kad bus tarp 14:00 ir 15:00. Jeigu vairuotojas pavėluoja 5 minutes, gali būti pranešta policijai (ypač didelėse firmose). Todėl visada susitariame su klientu iš anksto dėl tikslaus laiko, kad nebūtų nusiskundimų. Jų sistema dirba kaip laikrodis, mūsų – kaip... kad ir kaip.

Ar sunku rasti adresą Vokietijoje?

Daugelis miestų turi keletą gatvių tokiu pačiu pavadinimu, tik skirtingi rajonai (pvz., „Hauptstraße“ yra beveik kiekviename mieste). Jei įvedate GPS tik gatvės pavadinimą be miesto rajono, galite patekti į kitą miesto dalį. Reikia būti tiksliai nurodytas kodą (Postleitzahl) – pvz., 10117 Berlynas, o ne tiesiog „Berlynas“. Be šito kodų niekas ten neveikia.

Kas daryti su parkavimo liudijimu (Ausnahmegenehmigung)?

Be šio dokumento net nežiūrėkite į miesto centrą. Jis leidžia stovėti nelegalioje vietai (pvz., ant pėsčiųjų tako arba dviračių tako) krovinio iškrovos metu. Užsakykite jį iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt) bent 3 dienas iki atvykimo, kitaip gausite 35 eurų baudą, o vairuotojas gaus įrašą į pažymėjimą. Mes tai padarome už savo klientus, jei su jais sutarta.

Ar galiu su savimi važiuoti keleiviu?

Nėra draudžiama, tačiau sunkvežimyje nėra patogu – ten sėdi aukštai, vibruoja, nėra WC. Jei norite lydėti krovinį, ilgiau nei 3 valandų kelionė bus kančia. Be to, jei įvykia avarija ar sustojimas, keleiviams tenka išlipti prie kelio. Patariu nesiųsti šeimos atidaryti biuro, susitikti tiesiog vietoje, tai saugiau ir geriau jūsų nervams.

Išvados

Baigiant šį ilgą monologą, noriu pasakyti vieną dalyką – nerasite tokios paslaugos, kuri būtų pigi, greita ir kokybiška vienu metu. Reikia pasirinkti bent du iš trijų. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su visais leidimais yra rimtas užmojis, reikalaujantis ne tik pinigų, bet ir patikimos komandos, kuri nebijo vokiškų sąskaitų ir griežtų pareigūnų žvilgsnių. Daugelis kliųčų galima išvengti tiesiog gerai pasiruošiant ir nepasitikint „giminaičio draugo patarimu“, kuris niekada nebuvo girdėjęs apie T1 dokumentą. Sėkmės susirandant tinkamus žmones jūsų verslui, tikėkimės, šis straipsnis padės išvengti tų bėdų, su kuriomis susidūrė pirmieji keliautojai. Gerai susitarkite, pasirašykite sutartį ir važiuokite ramiai.