Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją laiku ir pagal sutartį

Sveiki, štai ir aš vėl su jumis, galvoju apie tą šūksnį „laiku ir pagal sutartį“, kurį dažnai girdime iš klientų, bet retai įgyvendiname be jokių nukrypimų. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai suruoštų biurų iki tokių chaotiškų, kad net vairuotojai norėdavo pasitraukti iš darbo. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tiesiog baldų įkėlimas į sunkvežimį, tai complex procesas, kurį lemia ne tik kelių būklė, bet ir dokumentų tvarka bei vokiškas preciziškumas. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turi suprasti, kad geriausia kokybė kainuoja, o pigiausi pasiūlymai dažniausiai baigiasi vėluojančiais sunkvežimiais priešais Berlyno arba Miuncheno ofisą. Taigi, štai kaip tai atrodo iš mano pusės.

Pagrindiniai klausimai apie proceso organizavimą

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur konkrečiai Vokietijoje važiuojame. Paprastai, jei kalbame apie nedidelį kontorą Vilniuje ir pervežimą į Frankfurtą, tai patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti įgyvendintas per dvi ar tris dienas, įskaitant pakavimą ir išpakavimą. Tačiau jei tenka važiuoti giliau į Bavariją arba yra problemų su keliu, gali užtrukti ir ilgiau. Viskas apskaičiuojama individualiai, pagal tūrį ir atstumą.

Ar reikia daryti išankstinį apžiūrą ar pakanka nuotraukų?

Būtų geriausia, jei atvyktume apžiūrėti, tiesiog telefonu ar nuotraukomis sunku įvertinti sunkiųjų seifų ar serverių išmatavimus. Praeityje buvu atvejų, kai klientas sako „vos keletas dėžių“, o atvyksta – ten visa gamyba. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda nuo to, kad aš arba mano vadybininkas matome, ką reikia vežti, kitaip gali tekti keisti mašiną paskutinę minutę.

Kiek kainuoja toks perkraustymas ir nuo kuo priklauso kaina?

Kainos šiuo metu šokiruoja, tai nebe tie metai, kai važiavai už du obuolius. Priklauso nuo tūrio metrų, atstumo, ar reikia viretojų (krautojų), ir ar reikia specialios technikos. Taip pat įeina degalai ir kelių mokesčiai Vokietijoje, kurie ne maži. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo kelių šimtų eurow iki kelių tūkstančių, jei kalbame apie didelius korporacinius projektus, bet be konkretaus matavimo aš neduodu precizių skaičių.

Ar jūsų įmonė sutvarko visus dokumentus už mane?

Taip, tai mūsų darbas, nes be dokumentų niekur nepravažiuosite per sieną. Mes rengiamas prekių vekselius (CMR) ir, jei reikia, eksporto deklaracijas, nors dažniausiai biuro technika yra tik laikinas išvežimas. Nereikia jums sirgti su tuo, tiesiog turime pateikti sąrašą. Vokietijoje muitinė gali sustabdyti, jei dokumentai bus netvarkingi, tad čia reikia tikslumo.

Kas nutinka, jei vokiškame ofise nėra keltuvo ar lifto?

Tai problema, su kuria susiduriame dažnai, ypač senesniuose pastatuose. Jei nėra lifto, tenka kelti rankomis, o tai brangina ir lėtina darbą. Kartais teko statyti specialias lynines sistemas per langus, nebent klientas nori mokėti už viršvalandžius vairuotojams, kurie laukia, kol viskas įkeliama laiptais. Viskas įmanoma, bet reikia apie tai pranešti iš anksto.

Ar galima padaryti visą perkraustymą savaitgaliais?

Taip, galime, bet tada kaina aukštesnė, nes vairuotojai ir viretojai turi dirbti poilsio dienomis. Vokietijoje taip pat yra griežti taisyklės dėl triukšmo sekmadieniais, todėl galimybės ribotos. Geriausia planuoti penktadienį-ar pirmadienį, tačiau jei būtina, dirbame ir šeštadienį.

Ką daryti su labai brangia technika, pvz., serveriais?

Serveriai ir jautri IT technika turi būti pakavama į specialias dėžes su putomis, o ne tiesiog į kibirus. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją visada įtraukia IT inventoriaus inventorizaciją – kiekvienas kabelis ir monitorius turi būti pažymėtas, kad niekas nepadingtų. Aš visada sakau IT žmonėms, kad geriau jie patys išjungia ir užpakuoja, o mes tik atvežame saugiai.

Ar draudžiate vežamus daiktus?

Žinoma, be draudimo negalime išvažiuoti. CMR draudimas yra standartinis, jis dengia 8,33 SDR už kilogramą, bet tai dažnai neužtenka brangioms biuro lentoms ar serveriams. Galime padaryti papildomą draudimą (All Risk), tik turi teisingai nurodyti daiktų vertą, kitaip išmoka bus menka.

Kaip elgiamės su konfidencialiais dokumentais?

Dokumentus užrakiname į saugomas dėžes arba spintas, kurios vėliau neabejotinai bus paduotos į rankas vadovui Vokietijoje. Niekada neleidžiame vairuotojams ieškoti kažko tarp popierių, tai ne mūsų reikalas. Jei reikia, galime pasirašyti slaptumo sutartis, bet dažniausiai klientai patys pasiduoda svarbiausius dokumentus su savimi.

Ar padėsite išpakuoti daiktus naujame biure?

Taip, tai mūsų paslaugos dalis. Neįsivaizduoju situacijos, kai mes numetame dėžes kieme ir važiuojame. Viretojai išneša dėžes į kabinetas, išpakuoda baldus (jei to reikia), o atliekamąją (pakavimo medžiagas) susirenka ir vežame atgal arba išmesime laikant vietos taisykles.

Biuro perkraustymo į Vokietiją kainų ir sutarčių niuansai

Kodėl kaina gali pasikeisti pervežimo metu?

Naujausiems klientams tai atrodo keista, bet kartais atsitiko nenumatyta. Pavyzdžiui, atvykstate į vietą, o kelias į ofisą užblokuotas statybų ir reikia samdyti mažesnę mašyną („keliamąją“), kad perkrauti. Arba klientas pats pridėjo dar dešimt dėžių, kurių nebuvo sąraše. Todėl sutartyje rašome, kad galimi pakeitimai, bet visada stengiamės derėtis.

Ar imate mokestį už užsakymo atšaukimą?

Jei atšaukiate dieną prieš važiavimą, teks imti baudą, nes mes jau esame pasiruošę, rezervavome mašiną ir vyrus. Logistikoje tuščias važiavimas – tai pinigų netekimas. Jei pranešate savaitę iš anksto, paprastai viskas tvarkingai ir be baudų.

Ką reiškia „fix kaina“ ir kodėl ji gali būti aukštesnė?

„Fix“ reiškia, kad kaina nebesikeis, net jei aš suklysiu su tūriu ar degalai padidės. Tai saugo jus nuo staigmenų. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją su fiksuota kaina yra ramiausias variantas, nors aš pridėdamas šiek tiek maržos už savo riziką. Nenuostu, aš ne labdarytojas.

Ar priimate mokėjimą grynaisiais ar tik pavedimu?

Geriau pavedimu, kad būtų likusio pėdsako. Vokiškose firmose dažniausiai viskas vyksta be grynųjų. Galiu priimt ir grynus, bet tada turiu pasirašyti kvitą ir tai sukuria nereikalingo streso. Pavedimas – tai civilizuotas. (Čia nusiprašau, aš turiu omenyje grynus, bet kartais vokiškuose ofisuose jie tiesiog neturi pinigų kasoje, tai neproblema).

Ar galima apmokėti tik atvykus į vietą?

Ne, mes nedirbam „paskui“. Paprastai imame 30-50 proc. avansą, kad užtikrintume, kad projektas vyks. Likusią dalį sumokate, kai daiktai yra įvežti ir padėti vietose. Atvežti viską ir tada girdėti, kad „pinigų dabar nėra“ – tai mano pasienis.

Kas įeina į valandinį įkėlimo užmokestį?

Įskaitomos viretojų darbo valandos, kelias iš bazių iki vietos (jei tame mieste) ir atgal. Bet neįeina kelių mokesčiai ir degalai, jei važiuojame į kitą miestą. Valandinis dažnai būna naudingas, kai reikia tik išnešti keletą dalykų, o ne pilną biurą.

Ar taikomos mokesčių lengvatos (PVM)?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje (t.y. turite VAT kodą), galime taikyti PVM 0% tarifą tarp ES šalių. Tai jums sutaupyti nereikalingų 21 proc. Jei neturite kodo, turiu mokėti Lietuvos PVM. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją visada yra paprastesnis su patikimais dokumentais.

Ką daryti, jei sutartyje nurodyta kaina atrodo per maža?

Bėkite. Vokietijoje kainos yra aukštos, o degalai brangūs. Jei kas pasiūlo pervežti biurą į Miunchoną už simtą eurų, tai arba jis nusivažiuos nieko neįvežęs, arba tai bus vagys. Profesionalios paslaugos turi savo kainą.

Ar galima sudaryti sutartį lietuviškai ar vokiškai?

Galiu abiejomis kalbomis, bet teisiškai pagrindinė yra lietuviška (kadangi įmonė lietuviška), o vokišką galiu padaryti kaip techninį priedą, kad jūsų vokiški vadovai suprastų kas rašoma. Be problemų.

Techniniai ir organizaciniai iššūkiai kelyje

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Baziniai žodžius taip, bet sudėtingų dalykų aptarinėti negali. Todėl visus kontaktus su ofisu Vokietijoje deriau tvarkyti per mane arba per jūsų vokišką kalbą kalbančį darbuotoją. Nes jei vairuotojas prireiks kalbėti su policija ar statybininkais priešais namus, gali kilti nesusipratimų.

Kaip elgiamės su statybų atliekomis (pakuotes, lipdukus)?

Susirenkame visą šiukšlių maišus (kibus, foliją) ir vežame su savimi, išmesime Lietuvoje arba Vokietijoje tiesioginėse savivaldybės aikštelėse. Nepaliekame jokių dėžių priešais jūsų naująjį biurą, tai būtų neprofesionalu. Kartais už tai imama nedidelė papildoma rūpinimosi mokestis, bet tai verta.

Ar saugu vežti biuro augalus?

Taip, bet žiema tai rizika. Jei šalta, reikia vežti šiltame krove, o ne atvirame furgone. Esu matęs, kai požymiai peršalo per maršrutą, tai nemaža vaizdo. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja pasakyti mums iš anksto apie augalus, kad paimtume tinkamą mašiną.

Kas nutinka jei pažeidžiate grindis ar sienas?

Gyvas žmogus darbo metu gali suklysti, taip yra. Mes turime civilinę atsakomybės draudimą, kuris padengia žalą turtui. Jei viretojas nusmegina grindis, tai vėliau draudimo bendrovė išmoka kompensaciją jums. Būtinai užfiksuokite žalą nuotraukomis vietoje.

Ar galima sekti krovininio mašinos vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų mašynų turi GPS sekimą, galiu atsiųsti nuorodą, kur galite matyti, kur yra mašina. Tai ramina klientus, ypač kai važiuojama ilgas kelias. Bet žinokite, vairuotojai kartais pamiršta įjungti arba signalas dingsta tuneliuose.

Ką daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Prieš metus turėjome gedimą netoli Hanoverio – užsidegė sankaba. Tada išsiunčiame pagalbinę mašyną arba perkrauname į kitą, kol šitą remontuojame. Tai užtrunka, bet mes visada pranešame ir išsprendžiame problemą, nors vėluojame.

Ar reikia viretojų (krovėjų) abi pusėse?

Jei Lietuvoje turite žmonių, kurie gali padėti įkelti, tai puiku, tačiau Vokietijoje rekomenduoju naudoti mūsų vyrus. Jie moka savo darbą ir jie ne „užkliūna“ prie vokiškų durų (kas kartais nutinka su savo darbuotojais). Be to, jei kas nors nusileidžia nuo laiptų, nebereikia ginčytis kas kaltas.

Kaip transportuojate seifus ir labai sunkius daiktus?

Turime nešėjų juostas („ratus“) ir specialias priemonę, kurią vadiname „žirafu“ (keltuvas laiptais). Seifus dažnai reikia išmontuoti (pasiteisinusį meistrą), jei jis per sunkus, nes grindys gali neišlaikyti. Apie tai visada kalbame iš anksto.

Vokietijos specifika ir biuro perkėlimo ypatumai

Ar sunku įvažiuoti į Vokietijos miestus su dideliu sunkvežimiu?

Labai sunku. Miuncheno, Hamburgo ar Berlyno centruose yra zonos, kur negalima važiuoti sunkvesnėms nei 3,5 tonos mašinoms. Todėl reikia leidimų arba reikia krauti į mažesnę mašiną prie miesto ribų (tai vadinama „cross-trade“ arba perkrautimu). Planuoti tai reikia labai tiksliai.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams darbo laikui?

Vokietijoje labai griežtai stebi vairuotojų poilsio laikus. Negalima tiesiog važiuoti 10 valandų be stabdymo. Jei maršutas ilgas, gali tekti laukti, kol vairuotojas ilsėsis. Tai ne mūsų kaltė, tai įstatymas. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją turi atsižvelgti į tachografus.

Ar dažnai sustabdo Vokietijos policija ar muitinė?

Daugiau mažiau taip, ypač prie sienos arba lenktynių trasų netoli. Jei viskas tvarkinga – svarstyklės OK, dokumentai OK, tai nieko blogo. Jei mašina per daug pasvirusi arba dokumentuose klaidos, gali būti bauda. Todėl aš taip griežtai reikalauju sąrašų.

O jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tada mes tiesiog iškrauname dėžes į kambarį, kur bus saugiausia, ir paliekame. Negalime laukti valandas, kol darbininkai užbaigs dažyti sienas. Mūsų laikas – tai pinigai. Susitarkime dėl „saugios zonos“ iš anksto.

Ar atvežate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, dažnai darbuotojai nori nuvežti savo stalines kėdes ar asmeninius kompiuterius. Mes tai įtraukiame į sąrašą, kad nebuvo klausimų dėl vagystės. Bet nerekomenduoju vežti didelių buitinių technikų (šaldytuvų) pavardžiaus firmos mašina, gali būti muitinės klausimų.

Kaip elgiamės su senais biuro baldais, kuriuos nereikia?

Galime juos išvežti į šiukšliadėžę arba atiduoti labdarai, jei toks susitarimas yra. Bet tą reikia numatyti, mes ne spėjame lankyti utilizavimo centrų be pasiruošimo. Dažniausiai klientai palieka senus baldus vietos, o mes vežame tik tai, kas reikalinga.

Trumpai tariant, patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją nėra magija, tai geras planavimas ir realūs lūkesčiai. Aš jau mačiau viską, todėl žinau, kur gali kilti problemos, ir stengiuosi jų išvengti dar prieš kelias. Svarbiausia – nebijokite klausti ir viską užfiksuokite raštu. Tada ir vairuotojai, ir jūs galite būti ramūs.