Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją: kas čia vyksta iš tikrųjų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, tikiuosi, galiu sakyti, kad mačiau viską. Pradedant nuo tų pačių vadybininkų, kurie mano, jog "biuro perkraustymas" yra tiesiog dėžiųmetimas į mikroautobusą, baigiant didžiuliais koncernais, kurie pervežia visus filialus. Žodis "patikimas" čia yra labai sąlyginis, nes manykime, kas yra patikimas? Tas, kuris neatveža įtrūkusio seifo, ar tas, kuris nepavogia duonų? Nemanau, kad rasit idealų variantą, bet galiu pasakyti vieną – patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją be gero plano yra tiesiog neįmanomas. Vokietija nėra kaip Latvija ar Lenkija, ten viskas labai tvarkinga, o jei nėra tvarkos, tai greit gauni baudas. Taigi, nuspręndžiau parašyti šią gaidą, kad suprastum, kas laukia.

Kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Ar tikrai reikia mokėti už brangias dėžes?

Dauguma klientų klausia, kodėl mūsų dėžės kainuoja tiek, kainuoja. Žinau, kad norit eiti į parduotuvę ir nupirkti pigių, bet tada tas pas mane vėliau šaukia, kad dėžės sugedo viduryje kelio. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda nuo pakavimo, o ne nuo vairuotojo. Geriausia naudoti standartines, sustiprintas dėžes, nes kelionė ilga. Jei pasidarysite iš senų prekių dėžių (o tai mums nutinka dažnai), tai jums tenka gailėtis, kai ant grindų išsislenkija dokumentai. Mums patogiau, kai viskas vienodo dydžio, tada į sunkvežimį telpa daugiau, o jums - pigiau. Tai ne verslas, o paprasčiausia logika.

Kiek laiko reikia skirti planavimui?

Būtų gražu pasakyti, kad savaitė, tačiau realiai? Mėnesį. Bent taip būtų geriausia. Jei skambinate man ir sakote, kad reikia keltis rytoj, aš jums sakysiu, kad ne. Tai ne todėl, kad nenoriu uždirbti, o todėl, kad tada kainą keliu tris kartus. Taip pat reikia užtikrinti, kad Vokietijoje naujose patalpose galima stovėti sunkvežimiui. Kartais vairuotojas atvažiuoja į Berlyną ar Miuncheną centre, o ten yra "Zone" (zona), kur sunkvežimiui važiuoti draudžiama be leidimo. Tada jis stovi už miesto ir verčia jums vežti daiktus rankomis per pusę miesto.

Ką daryti su tais pačiais vairuotojais?

Nerašau čia apie mūsų, nes mūsų vairuotojai "normalūs" (tikiuosi), bet bendrai rinkoje... Čia dažna problema. Jūs nusipirkote paslaugą, o atvažiuoja toks, kuris nekalba nei lietuviškai, nei angliškai, tik stumbo dėžes ir murmia. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją reiškia, kad vairuotojas turi būti ne tiesiog vairuotojas, bet ir darbuotojas. Jis turi suprasti, kas yra "serveriai" ir kas yra "papirosai". Buvo atvejis, kai vienas vėžėjas įmetė serverį į kuprinę, nes jam taip patogiau vežti į liftą. Va, tokių dalykų reikia vengti.

Pinigai, kainos ir paslėpti momentai

Kiek iš tikrųjų kainuoja toks reisas?

Klausimas, kurio aš niekad negaliu atsakyti tiesiogiai vienu sakiniu. Kas turi įtakai kainai? Kiek daiktų, kur tiksliai Vokietijoje (Ryčiai ar Vakarai labai skiriasi), ar reikia keltis į trečią aukštą be lifto. Degalai Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje, o mokesčiai už kelius (mauto) – tai visai kita istorija. Jei jums pasakys "kiekvienas kubinis metras po 50 eurų", tai labai įtariu. Gali būti, kad paskui prisideda mokesčiai už iškrovą, už "kilometrus" (nors tai keistas terminas), net už pakabinimą. Patarimas: užsirašykite sudėtinę kainą.

Ar verta taupyti ant vadybininko vietoveje?

Griežčiausias atsakymas – ne. Aš mačiau situaciją, kai viena firma nusiuntė tik vairuotoją, o klientas (biuro vadovas) turėjo pats lankyti parduotuvę, pirkti vandens, rodyti kur stovėti. Vairuotojas jaudinasi, jis nežino vietos, jis nori nueiti. Jei turit savo žmogų Vokietijoje (arba mokate samdyti mūsų "expeditor"), tai procesas trunka 2 kartus greičiau. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją be koordinatoriaus yra kaip važiuoti automobiliu be vairo. Gal ir sukasi ratukai, bet ką? Be to, vokiečiai mėgsta kramtyti riešutus dėl smulkmenų – kas atidarys duris, kur padės dėžę.

Kodėl kai kurios firmos siūlo "ką tik užsiprašius" ir pigiau?

Nes jos turi tuščias mašinas, kurios važiuoja atgal į Lietuvą ar Lenkiją. Tai vadinama "backload" arba tuščiojo reiso pildymas. Gali būti, kad jums pavyks, bet rizika didelė. Jūsų daiktai gali atvažiuoti ne rytoj, o po trijų dienų, kol jie surinks kitus klientus. Aš asmeniškai nebūčiau linkęs rizikuoti su biuro technika, jei yra griežti terminai. Juk negalima sustabdyti verslo laukiant, kol atsiras vairuotojas.

Kas nutinka su kainą, jei pasikeičia planai?

Tai įprasta dalykas. Buvo atvejis, kai klientas pasakė, kad reikia vežti 10 dėžių, o pasirodo jų buvo 50. Natūralu, kad aš negaliu tai įkrauti į tą pačią mašiną, jei ten nebėra vietos. Tada reikia skambinti ir ieškoti kito automobilio, o tai kainuoja. Ir dar mums patinka, kai klientai sako "o, šita dėžė maža, jos neįskaitykit". Negaliu tiek mažų dėžių matuoti akimis. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja sąžiningos apskaitos jau pradžioje.

Vokietijos niuansai ir muitinė

Ar reikia eiti į muitinę, jei tiesiog keičiate biuro adresą?

Jei tai yra juridinio asmens nuosavybė, kuri perkeliamą tarp įmonių (pavyzdžiui, iš Lietuvos į Vokietijos filialą), tai tai laikomas prekių judėjimu viduje ES. Paprastai muitinės kontrolės nėra, jeigu turite visus dokumentus. Bet! Jei nebus tinkamo "Inventarisaus" (inventoriaus sąrašo), jūs galite stovėti sienoje valandas. Turi būti nurodyta: kiek monitorių, kėdžių, jų serijiniai numeriai (brangiam daiktui). Tarkim, tarkim, kad dažniausiai nieko nebežiūri, bet jei užkliūna... tai būna smagu.

Kas dėl šiukšlių? Ar galima vežti viską su savimi?

Negalima. Vokietija yra labai griežta dėl šiukšlių. Negalite įkelti senų biuro stalų, kurie bus išmesti prie pat naujo biuro, nes ten nebus kur juos padėti. Vokietijoje už šiukšlių ivežimą reikia mokėti. Jei mūsų vairuotojas iškrauna baldus ir turi paimti savo (senus), tai reikia tai suderinti iš anksto. Aš kartą nusižiaugejau, kai vienas klientas padėjo viską į koridorių ir pasakė "nebeįdomu". Mums teko skambinti išvežtojams, ir tai kainavo.

Ar reikia Kalbos žinojimo?

Vairuotojui – ne visuomet, jei jų mašina yra registruota Lietuvoje ir turi visus leidimus (Euro 6, tachografai ir kita). Bet jei įvyks avarija ar sustabdys policija, mums reikia kalbėti su juos. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją (nors keistas čia šūkis pasirodo) taip pat reiškia, kad turite turėti kontaktinį asmenį, kuris gali susisiekti su vietiniais pareigūnais. O be vokiečių kalbos ten sunku, nors jaunimas dabar moka anglų.

O ką su darbuotojais? Ar galima vežti juos su savimi?

Neteisėta. Jei tai keleivinis pervežimas, tai reikia licencijos. Biuro perkraustymas yra krovinių pervežimas. Darbuotojai turi važiuoti savo automobiliais arba lėktuvais. Negali jų statyti į kėbulą ant dėžių (kaip buvo prieš 20 metų). Dabar už tai gausit tokias baudas, kad pigiau bus išsinuomoti lėktuvą visiems.

Technika, baldai ir specifiniai daiktai

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Čia esminis dalykas. Serverius negali tiesiog padėti ant grindų. Jie reikalauja specialios pakuotės (antistatic). Be to, jei įmonė dirba finansų srityje arba turi slaptus duomenis, reikia gera užtikrinti saugumą. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją šiuo atveju reiškia užrakintą mašiną arba sekciją. Aš visada sakau klientams – jei serveris kainuoja 10 tūkstančių, kodėl jūs jo neapdraustit? Draudimas čia būtinas. Ir dar vienas dalykas – duomenų kopijos (backup) turi būti padarytos prieš išvežimą. Suvokiait? Jei sulaužys, tai nebus mūsų kaltė (esant stipriam smūgiui bet kas gali nutikti), o duomenų neatkursit.

Ar galima nuleisti stalus iš skyles, kad tilptų daugiau?

Galima, bet ar verta? Turiu omenyje, kad tada tenka juos vėl surinkti Vokietijoje. Kur kas? Vairuotojas nebus meistras baldų surinkėjas. Jis gali tik sugadinti riešus (varžtus). Geriau vežti surinktus, jei telpa. O jei netelpa, geriau pasamdyti čia surinkėją, kuris išardys, o po to rasti vietinį vokietį, kuris surinks. Nėra nieko blogiau, nei ieškoti "allen raktų" tarp šimto dėžių svetimoje šalyje.

Kas su seifais? Jie dabar tokie populiarūs biuruose.

Seifai yra košmara. Jie sunkūs (sunkesni nei atrodo), turi būti atidaryti (jei ne tai trūksta rankenų, nes vargsta), o be specialios technikos (keliamas) jų nepajudinsi. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją (taip, vėl ši frazė) be keliamo arba pakrovimo su rampomis neįvyks, jei jūs turit 500 kilogramų seifą antrame aukšte be lifto. Tai kainuoja. Ir nereikia meluoti apie svorį, kai užsakote. "Aš manau, kad jis lengvas" – tai ne argumentas.

Ar reikia demontuoti lubų ventiliaciją ar šviestuvus?

Tai nebūtinai mūsų darbas, tačiau dažnai klientai prašo. Jei tai standartiniai kabineto šviestuvai, tai paprasta. Jei tai kokios bios uždangos, tai ne. Siūlau tai padaryti vietiniam elektrikui prieš išvažiavimą arba jau atvykus. Tačiau apie tai reikia kalbėti ne tada, kai vairuotojas jau stovi su laikrodžiu rankoje.

Problemos, nesklandumai ir kaip jų išvengti

Kas daryti, jei vairuotojas sulūžo ar sužeidžiasi?

Tai retkas atvejis, bet įvyksta. Tada mums reikia siųsti kitą vairuotoją, reikia laukti. Jūsų verslas sustoja? Galbūt. Todėl rekomenduoju rinktis didesnes, patikimas firmas, kurios turi atsarginius resursus. Jei samdote "kaimyno sūnų su "Volvo FH"", tai jei jam sukąs šlaunį, jūsų krovinius gali tik nupirkti muitinėje.

Ar dažnai įvyksta avarijos?

Nepadaryčiau iš to tragedijos, bet keliuose yra pavojinga. Ypač vokiškose autobanuose, kur visi važiuoja 160 km/h, o sunkvežimis 80. Kažkas užuodžia stabdžius – ir viskas. Dėl tokio "bremsen" (stabdymo) dėžės gali nukristi net jei buvo užkabinotos. Todėl mūsų vairuotojai turi dirbti su "gurtomis" (juostomis), o ne tik "užspausti" dėžes prie sienos.

Kaip elgtis, jei Vokietijoje sutinka "Hausmeister" ir neleidžia įvežti?

Tai klasika. "Hausmeister" arba namų ūkvedys turi galią. Jei jis pasakys "ne", tai net leidimas iš savininko nieko neduos. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją (jau suabejoju, kiek kartų tai parašiau) reikalauja, kad Vokietijos pusė būtų paruošta. Jūsų vadybininkas ten turi turėti raktus, susitikimą, patvirtinimus raštu. Negalima tikėtis, kad lietuviškas šūksnis "taisyklės čia ne mūsų" veiks Vokietijoje.

Ką daryti su dėžėmis, kurios pasirodė būti per sunkios?

Nėra nieko blogiau nei kai vairuotojas bandy pakelti dėžę, pažiūri į tave kaip į piktadarys ir sako "kas čia per sunku?". Viduje gali būti knygos (o knygos sunkios). Jei nenupirkote tinkamų dėžių (knygoms skirtų), jos tiesiog trūksta. Reikia labai aiškiai žymėti dėžes: "Knygos", "Popierius", "Lengvi daiktai". Jei parašysite "Biuro reikmenys", o viduje bus staklės, tai bus problema.

Ar turi teisę ieškoti dėžių viduje?

Nieko tokio kad (neturėtų), bet jei yra įtarimų dėl kontrabandos ar nelegalių daiktų (pvz. cigaretės be akcizų, vaistai), tad taip, muitinė gali atidaryti ir patikrinti. Aš nėra muitininkas, bet girdėjau, kad patikrinimas gali trukti ilgai. Todėl neneškite šunų maisto (dažna problema - jis laikomas gyvūnų produktais) ar pinigų grynaisiais dideliais kiekiais.

Kodėl taip ilgai trunka iškrovimas?

Kadangi vokiečiai dirba tiksliai pagal grafiką. Darbo laikas baigėsi 16:00? Visi išeina. Negalit paprašyti "velniai, dar dvi dėžės, palikite dar puses valandos". Jie eina. Todėl visada reikia planuoti atvykimą ryte, o ne vakare prieš pat uždarą.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Dauguma firmų, įskaitant mus, reikalauja avanso arba mokėjimo grynaisiais prieš iškraunant (jei nėra sutarties tarp įmonių). Negalima tiesiog pasakyti "išsiųsiu sąskaitą po savaitės". Vairuotojas negali važiuoti atgal be pinigų. Tai komercinės logikos dalykas. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ir piniginis užtikrinimas. Jei klientas nemoka, krovinys gali likti "įkainuotas" (kliūtis) sandėlyje.

Kaip išvengti to, kad dingo maži daiktai?

Marškinų sagės, USB laikikliai, raktai. Viskas dingsta. Jei dėžė nėra uždaryta lipnia juosta arba neturi dangtelio, tai važiuojant posūkyje viskas išbėga. Patarimas: pirkite dėžes su dangčiais. Ir dar vienas dalykas - neneškite pavienių daiktų rankinėse bagaže be dėžės. Vairuotojas gali tiesiog pamiršti palikti tą rankinę gale mašinos, o paskuj ji dingsta.

Ar verta rūpintis draudimu?

Žinau, kad kiekvienas nori sutaupyti, bet draudimas (cargo insurance) yra būtinas. Ypatingai kai vežate brangų biuro techniką. Standartinis draudimas dažnai nedengia visko, pavyzdžiui, jei dėžė buvo blogai uždaryta (jūsų kaltė), draudikas nemokės. Bet jei mašina užsidega ar užkliūna į duobę – tai taip. Skaitykite draudimo sąlytas (aš pats retai kai skaitau, bet vadybininkai turi).

Kas daro šį procesą "patikimu"?

Galiausiai, viskas priklauso nuo komunikacijos. Jei tu nesakyti mums, kad vokiečių pusėj liftas nepaveikė du dienas, mes atvažiuojame ir stovime. Tuomet kaina auga. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją – tai kai abiejų šalių (siuntėjo ir gavimo) vadybininkai kalbėjasi tarpusavyje. Deja, dažnai Lietuvos vadybininkas nieko nežino apie tą, kas Vokietijoje, ir tada prasideda "karaliaus" (neprognozuojami) įvykiai. Būkite protingi, praneškite visus niuansus iš anksto.

Gal galit pasakyti, kiek dėžių reikės biurui su 15 darbuotojų?

Maždaug 50-60 didelių dėžių? Nežinau (tikrai nežinau), kas ten turi jūsų darbuotojai. Vienas turi tik kompiuterį, kitas - visą namų ūkį stalinių lentų pavidalu. Geriausia atlikti vizualų matavimą. Aš galiu tik spėlioti. Jei pasakysiu 30, o jums reikės 50, aš kelsiu rankas aukštyn.

Ką daryti su liekančiomis dėžėmis ir plėve?

Mes jas pasiimame atgal. Tai įtraukta į kainą (turėtų būti). Negalite užpildyti vokiško biuro konteinerių mūsų dėžėmis, tai nesąžininga. Vokietai labai skiria atliekas - popierius, plastikas, šiukšlės. Jei sumaišysit, galite gauti baudą iš savininko.

Baigiant, ar viskas taip sudėtinga?

Ne viskas taip blogai. Kai viskas suplanuota, tai tiesiog darbo diena. Bet kai žmogus bando taupyti ant visko - ir dėžių, ir vairuotojo, ir laiko - tada gaunamas chaosas. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją yra tada, kai ryte įveži daiktus, o vakare jau dirbi naujoje vietoje be streso. O jei streso bijot, geriau mokėkite už kokybę.

Išvados

Taigi, trumpai tariant, nėra jokių stebuklų, tik geras planavimas ir sąžiningumas. Jei esat pasiruošę padirbti su dėžėmis ir turit gerą kontaktą Vokietijoje, viskas turėtų nueiti sklandžiai. Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją nėra pigus, bet jis sutaupo jūsų nervus, o tai verta daugiau nei kelios dešimtys eurų. Sėkmės naujoje vietoje ir (tikiuosi) niekas nesulūžtinės kelyje.