Patikimas biuro perkraustymas į Vokietiją: kainų skaidrumas, paslaptys ir patirtis

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, tikiuosi, galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešiama PowerPoint prezentacijose. Viskas prasideda nuo to, kad klientas visada sako, „turime tik penkias dėžes“, o pabaigoje pasirodo, kad tas penkios dėžės yra apie 3 kubinius metrus sunkios technikos ir dokumentų. Vokietija yra specifiska šalis su savo taisyklėmis, o kainų skaidrumas – tai dalykas, dėl kurio dažniausiai ir kyla konfliktai. Čia ne tik apie tai, kiek kainuoja vienas kilometras, bet ir apie tai, kas nutinka, kai vairuotojas prisiregistruoja į sandėlį Miunchene ir supranta, žeigu ten neįvažiuos 16 tonų sunkvežimis.

Būtent todėl nusprendžiau parašyti šį straipsnį. Nenoriu jums nieko parduoti, tiesiog noriu paaiškinti, kaip tai tikrai vyksta. Be „marketingo“ žodžių, be idealios nuotraukos šone. Jums reikia žinoti, už ką mokate ir kodėl viena diena kaina gali šokti į viršų. Biuro perkraustymas į Vokietiją sudėtingas, bet jei žinai niuansus, gali nemažai sutaupyti nervų ir pinigų.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Tai priklauso nuo to, kiek gerai žinote, ką turite perkelti. Jei tai tik keletas stalų, užtenka savaitės, bet jei judina visą įmonę su serveriu, reikia pradėti galvoti mažiau mėnesiu iš anksto. Vokietijoje vietos sandėliuose turi būti rezervuojamos labai anksti, kitaip gali likti be įvažiavimo langėlės. (Nors paskutiniu metu viskas tampa labiau skaitmeninis, bet fizinis darbas vis tiek trunka).

Ar reikia vizito į objektą ar pakanka nuotraukų?

Geriau, jei atvažiuoju, bet aš turiu akis, matęs ir daugiau. Nuotraukos dažnai meluoja – žmogus nufotografuoja vieną kambarį be spintelės už durų. Jei norite tikslios kainos, vizitas būtinas. Jei norite orientacinės – guglinti nuotraukas užtenka, bet rizikuojate, kad vėliau kaina padidės 30 proc.

Kokius duomenis reikia pateikti dėl išsiskirstymo vietos?

Reikia ne tik adreso, bet ir įvažiavimo aukščio, ar yra liftedžių, ir ar gali sustoti sunkvežimis. Vokietijoje miestuose dažnai yra zonos, kuriose negalima stovėti ilgiau kaip valandą arba visai negalima sunkvežimių. Be šių duomenų biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti tikru košmaru, kai reikės perkrauti viską į mažesnę mašiną gatvės gale.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Vokietijoje galima, bet brangiau. Vairuotojai turi poilsio laiko reikalavimus, o jei jie važiuoja savaitgalį, tai laikoma papildomu darbu. Be to, dauguma sandėlių Vokietijoje dirba tik iki 14:00 šeštadieniais. Taigi, jei planuojate atvykti sekmadienį, pasiruoškite, kad reikės mokėti už vairuotojo laukimą. (Bet kartais verta, kad niekas neblaškytų darbuotojų).

Kas dėl liftų ir rezervavimo?

Tai jūsų, o ne mūsų darbas. Mes galime priminti, bet jei namuose nebus užrezervuuto lifto, mūsų darbuotojai stovės ir lauks. Jų laikas – tai jūsų pinigai. Buvo atvejų, kai liftas sugedą, ir teko nešti 20 aukštų laiptais... nemanau, kad norite sumokėti už tą pramogą.

Pinigai ir kainų skaidrumas (tas, kur visi bijo)

Kodėl kainos skiriasi dviejus kartus?

Nes vienos firmos rašo tik kuro ir darbo užmokestį, o kitos įtraukia viską: kelionės mokesčius Vokietijoje, užsienio dienraktines, rūbų skalbimą ir t.t. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kainų skaidrumu reiškia, kad turiu pamatyti, iš ko susidaro suma. Jei tame sąraše nėra „kitų išlaidų“, tai tikriausiai jos paslėptos kažkur „prieduose“.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, ir aš visada rekomenduoju. Jei sutartis fiksuota, tai aš prarandu pinigus, jei kuras padidėja, ar kai susidūriau su eismo spūstimis Lenkijoje, bet jūs gaunate ramybę. Kintamoji kaina gali atrodyti patraukliau pradžioje, bet pabaigoje visada daugiau.

Kas yra „walk“ (ėjimo) mokestis?

Tai dalykas, kurį dažniausiai užmiršta. Jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat patalpų ir reikia nešti daiktus 200 metrų, tai už visus tą metrų mokama. Vokietijos sandėliuose atstumai gali būti milžiniški. Užtikrinkite, kad važiuotumėte arti, arba pasiruoškite sumokėti už sporto saloną mūsų darbuotojams.

Ar mokėti už dėžių surinkimą ir išpackavimą?

Taip, jei nenorite, kad jūsų darbuotojai tai darytų. Profesionalus surinkimas greitesnis. Bet čia taip pat svarbu kainų skaidrumas – klauskite, ar dėžės kainuoja atskirai, ar įskaičiuotos į darbo valandą. Aš matau, kaip firmos užkrauna dėžių kainą kaip „auksinius“.

Kas vyksta, jei pakeičiau kiekį paskutinę minutę?

Jei daugiau, turime derėtis. Jei mažiau, pinigų negrąžinu, nes mašina jau rezervuota. Vienas klientas paskutinę dieną pranešė, kad nebetenka pusės baldų, bet mašina jau važiavo... tai buvo nepatogu. Turite susitarti dėl „minimumo“ tūgio iš anksto.

Ar draudimas įskaičiuotas?

Draudimas būtinai, bet jis niekada neapima visko. Yra draudimas nuo viso, bet jis brangus. Paprastai draudimas apima tik 10 EUR už kg. Jei transportuojate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, bet kainuoja 10 tūkst. EUR, numokėsite tik 100 EUR. Būkite tikri, ką pasirašote.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turėti?

Pirmiausia tai CMR važiaraštis. Jis yra svarbiausias. Be jo, jūsų daiktai Vokietijoje gali būti laikomi kontrabanda (išskyrus atvejus, kai tiesiog pamiršote). Taip pat reikia pakavimo sąrašo su verte, muitinės deklaracijos (nors ir ES viduje, bet yra kvitų).

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, tai galite taikyti 0% PVM tarifą (PVM atskaitymas). Bet abi šalys turi turėti tinkamus PVM kodus. Jei ne – reikės mokėti Vokietijos PVM, kuris yra 19%. Tai gana nemalus staigmena, jei apie tai nežinote.

Kas dėl „Umweltplakette“ (ekologinės ženkletas)?

Be šio ženkletės negalivažiuoti į daugumą Vokietijos miestų centruų. Jei mūsų vairuotojas nebus jo turėjęs, gausite baudą, o mes negalėsime atvežti daiktų. Užtikrinkite, kad pervežėjas turi šiuos ženkletus ant visų mašinų, tai nebrangu, bet baudos didelės.

Kaip su el. pasais ir vairuotojais?

Vairuotojai turi turėti leidimus dirbti ES. Nors Lietuva ES, bet kontrolės yra griežtos. Jei vairuotojas be tinkamų dokumentų, jį gali sulaikyti, o jūsų krovinys stovės. Patikrinkite, ar pervežėjas dirba legaliai.

Ar reikia specialių leidimų IT įrangai?

IT įranga yra jautri. Nėra specialaus „leidimo“, bet reikia deklaruoti, kad tai ne naudojama technika (jei parduodate). Jei tai tik biuro perkraustymas, tai tarkime, kad tai vidinis perkėlimas, bet reikai turėti serijinius numerius apsaugai.

Pakavimas ir techninė įranga

Kaip turi būti supakuoti serveriai?

Serveriai turi būti išjungti (pats svarbiausias dalykas!), užfiksuoti viduje ir padėti į specialias dėžes. Jei jūsų IT žmogus pasakys „palikite, jis stovi ant stalo“, aš atsisakysiu atsakingumo už tai. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti atsakingas.

Ar paimate ir augalus?

Galima, bet ne visada. Sunkvežimiuose su šalta zona – taip, su atvira – ne. Be to, augalai gali būti tikrinami fitosanitariškai, nors ES viduje tai lengviau. Nerekomenduoju vežti senus, didelius žiedus, jie paprasčiausiai nebeišgyvena kelionės.

Kas dėl seifų?

Jeigu seifas tuščias ir neprifikuotas, nešame. Jeigu pilnas ir sunkus – reikia keltuvo. Ir tai kainuoja. Niekada nesakykite tik „seifas“, pasakykite „tonos seifas“. Skirtumas didelis.

Ar turite savo dėžių?

Turime, bet jos atpiginamos arba nuomojamos. Naudotos dėžės pigesnės. Jei norite idealiai naujų, prašome pasakyti iš anksto, mes susirgsime, bet kainą atitinkamai pakeisime. (Kartais klientai laukia, kad duosime nemokamai, bet mes ne labdaros fondas).

Kaip elgtis su smulkiomis detalėmis?

Viskas turi būti dėžėse. Negali būti nieko laisvai. Kai vairuotojas staigiai stabdo, dėžės nukrenta, o smulkios detalės (žymekliai, knygelės) susilenkia. Sutvarkykite tai prieš mūsų atvykimą.

Problemos, kurių nepasakys jokie „gražūs“ tekstai

Kas nutinka, jei vairuotojas užleidžia kelią?

Vokietijoje tai dažnas reiškinys. Jei vairuotojui reikia ilgiau nei 45 min. pailsėti, jis turi pradėti poilsio laiką skaičiuoti. Jei jis priverstas laukti 4 valandas prie kliento, kol jis surengia posėdį, mokėsite už šias 4 valandas. Taip yra, net jei jis nieko nedaro.

Kas vyksta, jei sugenda mašina?

Turime techninę pagalbą, bet tai užtrunka. Jūsų daiktai gali likti pusrangelyje, o reikės laukti atsarginės mašinos. Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Patikrinkite, ar pervežėjas tara kitą mašiną arba draudžia šią riziką.

Ar gali būti, kad dingo daiktas?

Gali. Nors ir retai, bet žmonės yra žmonės. Yra vairuotojų, kurie pasiima „kažką sau“, o yra ir tie, kurie paprasčiausiai pamiršta dėžę gale. Kruopštus inventorius išsprendžia pusę problemų. Pasirašykite, kad viskas yra, kai įkraunate.

Kas dėl blogų kelių Lenkijoje?

Ten daug remontų. Kasmet prastovėjame po 3-4 valandas eismo spūstims. Biuro perkraustymas į Vokietiją keliauja per Lenkiją, o ten realybė tokia, kad keliai gali būti uždaryti be perspėjimo. Planuokite laiko rezervą.

Ar vykstate muitinės patikrai?

Kartais atsitinka, kad muitininkai sustabdo mašiną ir tikrina viską. Nors legaliai judame ES, bet jei dokumentai netvarkingi arba kilo įtarimų, gali tekti laukti. Ir šis laikas taip pat mokamas.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje nepasirodo?

Tai buvo vienas keisčiausių atvejų. Atvažiavome, o raktų nėra. Telefonas neatsiliepia. Teko laukti gatvėje 6 valandas. Žinoma, sąskaita buvo padidinta. Būtinai turėkite kontaktą, kuris tikrai atsilieps.

Ar galite įvežti daiktus į antrą aukštą be lifto?

Galime, bet ne patys. Jei nėra lifto, reikia įsikišti keltuvui su „gervėmis“ pro langą. Tai brangu ir reikalauja leidimo iš pastato valdytojo. Pažiūrėkite į savo logistiką iš anksto.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir detalaus planavimo. Nereikia tikėtis, kad viskas vyks taip, kaip filme. Bus nesklandumų, bus vėlavimų, bet svarbiausia – kainų skaidrumas ir gerai sudaryta sutartis. Pasirinkite pervežėją, kuris nebijo pasakyti tiesą apie galimas problemas, o ne tik pažada „auksinius kalnus“. Tada jūsų perkraustymas bus sėkmingas, nors ir su nedideliais nukrypimais. Sėkmės!