Patikimas biuro perkėlimas iš Vokietijos pradedant nuo planavimo: vadovas pragmatiškiams

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir visada stebiuosi, kaip žmonės sužinoja apie biuro perkėlimą iš Vokietijos tik tada, kai dėžės jau stovi kieme ir reikia važiuoti. Sako, kad laikas – pinigai, bet tam tikrai atvejui laiko stoka kainuoja brangiau nei patys pervežimai. Vokietija – šalis disciplinuota, tačiau biurokratija ten tokia, kad gali sau pridaryti bėdų vos ne tiesiog įvažiavus į miesto centrą su sunkvežimiu. Jei planuojate perkelti savo verslą iš Berlyno, Miuncheno ar mažesnio miestelio tiesiai į Lietuvą, geriau pradėkite nuo popieriaus, o ne nuo pakavimo juostos. Apie tai ir kalbėsim. (Kažkur girdėjau, kad dabar tų leidimų mažiau, bet... ne, pasitikėkite manimi, jų nemažėjo).

Kaip viskas prasideda ir kur dažniausiai suklystame

Ar tikrai reikia pradėti planuoti mėnesį iš anksto?

Skaitykite, aš ne tada, kai kviečiate šeštadienio vakarą ir sakykite: „reikia kelti pirmadienį“. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra tas pats, kad nupirkti batų internetu. Čia sudėtingesnė istorija. Tiesa, kai kurie klientai suorganizuoja viskas per savaitę, bet tada jie moka už skubą. Idealų atveju – turite keturias savaites. Tada spėsite sutvarkyti visas leidimus, kurie Vokietijoje yra privalomi. O jei dar ir turite serverius, kurie reikalauja specialaus tvarkymo, tai laiką reikia dvigubai daugiau. Taip, žinau, kad skamba nuobodu, bet pasitikiu, geriau nuobodus planas nei rikošės prie greitkelio.

Ką daryti su inventoriumi? Ar reikia jį rašyti?

Absoliučiai taip. Be inventoriaus sąrašo jums bus baisu. Vieną kartą važiavome iš Hamburgo, klientas sakė, kad viskas yra „tos pačios“ dėžės. Atkėlėme į Vilnių, pradeda atidaryti – trūksta dviejų kompiuterių ir vieno brangaus projektorio. Kas atsitiko? Nieko neįvyko, tiesiog jis nežinojo, kad to nėra. Rašykite viską. Kiekvieną stalinį, kiekvieną kėdę. Nors jums tai atrodo perteklius, bet biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja precizizmo, kitaip vėliau draudimas nepadės, jei kas nors dingsta ar sulūžta kelyje.

Ar verta pakvieti profesionalų įvertinimui ar patys numesime akį?

Geriau kvieskite. Bent jau virtualiai. Aš esu matęs tūkstančius biurų, bet jūsų biuras man gali atrodyti mažas, o iš tikrųjų ten bus tiek daiktų, kad netilps į 40 tonų sunkvežimį. Viena kartą įvyko įdomi istorija – klientas siuntė nuotraukas, sakė, kad mažai daiktų. Atvažiavome, ten buvo pilnas sandėlys archyvinės dokumentacijos, apie kurią jis net nepriminė. Teko skubiai ieškoti papildomos mašinos. Tai kainavo jam papildomai tūkstantį eurų. Taigi, biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti įvertintas realiai, o ne pagal jūsų jausmus.

Kas dėl IT ir serverių? Ar jie patys „nešiesi“?

IT įranga yra pati jautriausia dalis. Jei turite didelį serverų štabą, geriau juos išjungti ir supakuoti prieš pat išvykimą. Mes esame logistika, ne IT inžinieriai, nors ir žinome, kaip laikyti „tą pusę“. Jei jums reikia išmontuoti kompleksines sistemas, kvieskite savo IT žmones. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai sustoja dėl to, kad kas nors pamiršo išimti kabelį ar užrakinti serverinę. Pasitikėkite, geriau palikti tuos dalykus specialistams, o mums duokite tik dešras nešti. (Nors ir mes sugebame padėti, jei būna bėda).

Kaip elgtis su dokumentais, jei jų tūkstančiai?

Dokumentų archyvavimas yra košmaras. Vokietijoje labai griežtai žiūri į duomenų apsaugą, tad negalite tiesiog mesti popierių į maišus. Jei perkėlate archyvą, reikia juos surašyti arba žymėti dėžėse. Esu matęs, kai viena įmonė prarado sutartis dėl to, kad dėžės drasko vanduo pervežimo metu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra ne tik baldai, tai ir atsakomybė už informaciją. Geriau pasirūpinkite sandariomis dėžėmis, o ne paprastomis kelioninėmis.

Pinigai ir kita, kas skauda

Kiek tai viskas kainuos apytiksliai?

Klausiate, kaip ilgas yra šaknys. Negaliu pasakyti tiksliai be matavimų. Mažas biuras gali kainuoti ir tūkstantį eurų, o didelis sandėlis – ir dešimt tūkstančių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos priklauso nuo to, kiek „kubų“ turite, ir kur konkrečiai Vokietijoje esate. Miuncheno centre užkelti daug brangiau nei kaimo vietovėje netoli Lietuvos sienos. Taip pat įeina kuras, mokesčiai už kelius (Vignette ir kita) ir, žinoma, darbo užmokestis. Neitikite tiems, kas sako, kad gali tai padaryti už pusę kainos – jūsų daiktai vėliau važiuos be stabdžių sena „Volvo“.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

O, kiek juos esu mačiaes. Viskas prasideda nuo to, jei vairuotojas turi laukti. Jei jūsūs pavėluosite su raktais arba su išsikraustymu, laukimo valanda kainuoja. Taip pat, jei reikia naudotis liftu, o liftas netilps, reikės kelti rankomis – tai papildomas mokestis už „darbo sudėtingumą“. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali tapti brangus, jei nenurodysite, kad jums reikia išnešti daiktus iš 4 aukšto be lifto. Pasakykite iš karto. Mums geriau žinoti ir paruošti daugiau žmonių, nei vėliau ginčytis dėl sąskaitos.

Ar galima sumokėti tik atvykus?

Retas atvejis. Dažniausiai reikalaujame avanso, kadangi mes turime užsakyti kuro, išankstinio apdraudimo ir, žinoma, užtikrinti, kad vairuotojai atvažiuos. Biuro perkėlimas iš Vokietijos – tai ne taksi, kurį sustabdate gatvėje. Čia reikia resursų. Paprastai imame maždaug 30 procentų, o likusią dalį – kai daiktai jau pas jūsų naujuose biuruose arba tada, kai krauname į mašiną. Tokia praktika saugo ir mus, ir jus.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada turbūt teks patiems kelti mažus daiktus, o didelius irklus mums. Pabandykite sutvarkyti viskas pats, supakuoti į dėžes. Taip sutaupysite už darbo valandas. Tačiau nepamirškite, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos kainuoja ne tik dėl žmogiškųjų išteklių, bet ir dėl techninės pusės. Jei sutaupysite ant pakavimo, gali prarasti ant brangaus biuro stalo, kurį laužiate nešdami laiptais.Vertai? Sprendimas jūsų, bet aš dažnai sakau – geriau daugiau sumokėti už profesionalią ranką, nei vėliau pirkti naujus baldus.

Kiek laiko užtruks perkėlimas?

Įprastai, jei kalbame apie vieną sunkvežimį, tai viena diena pakrauti, kita – iškrauti. Jei kelionė ilga, pavyzdžiui, iš Miuncheno, tai vairuotojams gali prireikti poilsio. Biuro perkėlimas iš Vokietijos neįvyks per 3 valandas. Taip, yra „ekspresai“, bet jie kainuoja tris kartus brangiau. Geriau planuokite savaitgalį, kad ne sustabdytumėte darbo savaitės. Vieną kartą matėme, įmonė bandė kelti darbo metu – baisus chaosas, darbuotojai vaikščiojo su dėžėmis ir telefonu. Nerekomenduoju.

Vokietijos specifika – kur gali susirūpinti

Ar reikalingi specialūs leidimai stovėjimui mieste?

Be abejo. Vokietijoje viskas tvarkoma pagal taisykles. Jei bandysite sustabdyti 7,5 tonų mašiną prie „U-Bahn“ stoties be leidimo, gausite baudą ir mašina bus tempta. Biuro perkėlimas iš Vokietijos privalo įtraukti vietos savivaldybės leidimus (Verkehrsbehördliche Genehmigung). Juos reikia užsisakyti savaitėmis iš anksto. Mes paprastai padedame tai suorganizuoti, bet klientas turi pateikti duomenis. Negerai, kai vairuotojas atvažiuoja ir negali užlipti prie tako, nes nėra leidimo – laikas dingsta, o pinigiai dega.

Kokia situacija su „Umweltplakette“?

Taip, žalia kortelė. Be jos negalivažiuoti į daugumą miestų centrų. Mūsų mašinos jos turi, tačiau reikia tikrinti, kurios zonos jūsų biuras yra. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja, kad technika būtų ne tik prižiūrėta, bet ir atitiktų ekologinius standartus. Seni „lėktuvai“ tiesiog neįleis į miestą. Kartais klientai nuomoja pigius mikroautobusius ir gauna baudas. Geriau pasitikėti patikimu transportu.

Ar reikia rūpintis muitine?

Jei keliate į Lietuvą, tai tai jau ES vidinės prekybos veikla, tačiau vizualinės patikros gali būti. Jei keliate naujus daiktus, kur dar nebuvo apmokestinti PVM, tai gali kilti klausimų. Esu matęs, kad muitinės pareigūnai sustabdo biuro perkėlimą iš Vokietijos, nes vienas vairuotojas nešė asmeninį motociklą gale sunkvežimio. Neklauskite, kodėl jis ten padėjo. Bet tas dalykas užkliuvo. Viską deklaruokite kaip biuro turtą, jei tai taip yra, išvengsite problemų.

Kaip elgtis su kaimynais Vokietijoje?

Jei turite bendrą įėjimą arba biurą namuose, praneškite kaimynams. Vokiečiai mėgsta tvarką, ir jei blokuosite laiptus su dėžėmis, skambins policiją arba housemaster. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti „sozial“. Vieną kartą Tevas kvietė mus į namus, o kaimynas išleidė savą šunį, kuris įsidrąsino ir graužė mūsų vairuotojo kelnes. Gerai, kad ne dėžes. Kompromisas čia svarbus.

Ar savaitgalis Vokietijoje turi kažkokio ypatingo reikšmės?

Taip, poilsio dienos. Vokiečiai negali dirbti naktį arba sekmadienį be specialaus leidimo (Ausnahmegenehmigung). Jei norite kelti sekmadienį, reikia tai ankščiau sutarti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos sekmadieniais dažniausiai brangniau, nes reikia mokėti vairuotojams už viršvalandžius. Be to, jei jūsų biure yra duobė arba triukšmas – niekas nedirbs. Planuokite darbo dienas, taip bus paprasčiau ir pigiau.

Kelionės ir vairuotojai

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime techninę pagalbą, bet jei lūžta ašis kur kas toliau nuo Vilniaus, gali pavėluoti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra rizikingas tokiu atveju. Vieną kartą mums teko keisti variklių tarpinę Lenkijoje. Klientas buvo piktas, bet kas mes galėjome padaryti? Mes padengeme nuostolius, laikas nebegrįžta. Visada turkite planą B – galbūt svarbiausius dokumentus vežkite su savimi mašina.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojai yra lietuviai, tačiau kartais dirbame ir su vietininkais. Jei jums svarbu, kad vairuotojas suprastų specifinius terminus, praneškite iš anksto. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali būti sudėtingas, jei reikia kalbėti apie techninius dalykus vokiškai ar angliškai. Mums nesvarbu, svarbu, kad krovinys pasiektų tikslą. Bet nuotaikos pagerinimui, kai vairuotojas supranta šiek tiek lietuviškai, visada padeda.

Ar galiu jų paprašyti padėti su montavimu?

Taip, tai darome. Bet turėkite omenyje, kad mes ne baldų meistrai. Mes surinksime stalą ir padėsime lentynas, bet jei jūsų baldai yra iš IKEA ir reikia surinkti 50 dalių, tai tai užtruks. Biuro perkėlimas iš Vokietijos įtraukia ir „montavimo“ paslaugas, bet jas reikia įvertinti atskirai. Nesakykite „suraskite viską greitai“ – geriau nurodykite, kas svarbiausia. Direktoriaus stalas viršija viską.

Kaip apsaugomi daiktai kelyje?

Mes naudojame apsauginius užsklandas, diržus, o taip pat užpildome tusčias vietas. Bet vėlgi, jei jūs pats supakote smulkius daiktus į didelę dėžę be užpildo, jie susidaužo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra ilgas kelias, vibruoja mašina. Gerk arba duokit vairuotojui kavos, bet jis stengsis važiuoti taip, kaip turi. Tačiau keliuose Vokietijoje, ypač netoli Bauhaus arba didelių prekybos centrų, būna daug duobių. Nuo jų niekas neapsaugos.

Kas jei atvyksta vėlai?

Atsiprašome ir duodame nuolaidą? Nebūtinai. Jei pavėlavimas dėl blogo oro arba eismo spūsčių, mes negalime už tai atsakyti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos priklauso nuo Daun autobano (A9 ar kt.). Jei ten eismo nelaimė, stovėsime valandas. Mes visada pranešame, kur esame. Gerbkite vairuotojus, jie dirba pavargę. Jei jie atvyksta vėlai naktį, nereikėtų verčiant juos iškrauti iš karto, jei nebuvo susitarta.

Rizikos ir nepatogios tiesos

Ar patikėtumėt mažomis įmonėmis, kurios siūlo „šitaip pigiai“?

Nesu piktas, bet... Sargybinis. Yra daug „voverių“, kurios turi vieną seną mikroautobusą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos – tai rimtas verslas. Jei įmonė neturi tinkamos draudimo polisos (CMR draudimas), o dings jūsų serveris vertas 10 tūkstančių, gausite nulį. Patikrinkite įmonę. Užsienio reikalų ministerijoje, registruose. Nežiūrėkite tik į kainą. Pigu dažnai būna labai brangu.

Kas jei pažeidžiamas kaimyno turtas?

Tai gana dažna problema. Vokietijos kiemuose yra gėlių, žolių, vamzdynų. Vieną kartą mūsų vairuotojas užvažiavo ant žolių ir paliko ratus. Kaimynas pareikalavo 500 eurų už sodinimą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali baigtis teismu, jei esate neatsargus. Geriau padėkite apsauginias faneras ant grindų ir laiptų. Tai keli šimtai eurų, bet tai sutaupo nervų.

Ar daiktai gali būti pavogti?

Statistiškai retai, bet įvyksta. Jei paliksite mašina naktį atvira arba prastai užrakinta – rizikuojate. Mes stengiamės nebrauti per naktį, o sustoti apsaugotose aikštelėse. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti saugus. Jei turite labai vertingų daiktų, juos geriau vežti su savimi arbe užtikrinti, kad jie būtų paskutiniai, kuriems uždaroma mašina. Niekas neduoda 100 % garantijos, jei gatvėje vaikšto vagys.

Kaip elgtis su alkoholiu? (Aišku, ne vairuotojams)

Kai klientai pamato, kad viskas baigta, jie nori paskusti. Vokietijoje tai normalu, bet ne darbo vietoje. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti atliekas blaiviomis galvomis. Jei pasiūlysite vairuotojui alų, jis turėtų atsisakyti. Tai ne vienas dalykas – tai saugumo klausimas. Nekurkite situacijų, kur vairuotojas gali būti kaltinamas girtumo vairavimu, nors jis tik gėrė jūsų „atsisveikinimo“ alų. Geriau pasiūlykite geros kavos.

Ar visada įmanoma viską numesti į vieną mašiną?

Kartais ne. Jei turite daug stambių baldų, pavyzdžiui, didelių konferencijos stalų, kurie nėra išardomi, tūris didėja greičiau nei manote. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali reikalauti dviejų mašinų. Geriau, kad aš jums pasakysiu „reikia dviejų“, nei mes vėliau bandysime spaustinėti viską į vieną ir sulaužysime jūsų lentyną. Optimalus užpildymas yra 90 proc., ne 120.

Požiūrio į išvadas

Taigi, biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra fizinis darbas vien. Tai nuolatinis sprendimų priėmimas, dokumentų tvarkymas ir, tiesiog, kantrybės testas. Jei pasiruošę gerai, planuojate iš anksto ir bendraujate su logistika atvirai, viskas įvyks sklandžiai. Nerašiau šito straipsnio, kad išgąsdintu, o kad atidarytum akis. Žinau, kiek nervų kainuoja verslo sustabdymas vienai dienai. Tikėkimės, šie patarimai padės išvengti didžiausių bėdų, o jūsų įmonė greitai pradės darbą naujoje vietoje be nereikalingų nuostolių.