Patikimas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ir iš jos: praktinis vadovas verslui

Sveiki, padariau šitoje srityje jau virš dvidešimties metų, todėl galiu drąsiai sakyti – matyta viską. Nuo tada, kai biurai užpildyti tik stalais ir kėdėmis, iki šiandieninių erdvių pilnų serverių, kavos aparatų ir begalinio kiekio popieriaus. Jei domitės patikimu biuro daiktų pervežimu į Vokietiją ir iš jos, turbūt jaučiate tamštį galvoje. Ir ne veltui, nes logistika nėra tik vairavimas. Čia susiduria dokumentai, vokiškas griežtumas, kelių darbai ir paprasti žmoniški nesusipratimai. Rašysiu paprastai, be gražių frazių, tiesiai iš kariemos. Tikimės, kad po šio skaitymo bus aiškiau, ką tikėtis iš profesionalų ir kodėl pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi ašaromis prie sulaužyto seifo.

Kainos ir kaip išvengti nemalonumų su sąskaitomis

Kiek apytiksliai gali kainuoti biuro pervežimas?

Kainos kyla ir krenta kaip viltis biržoje, bet stengsiuos nurodyti realius skaičius. Paprastai, jei kalbame apie mažą biurą (pvz., 3–4 darbo vietos) iš Vilniaus į Berlyną, tai gali siekti 800–1200 eurų. Didelės įmonės pervežimas į Vokietiją kainuoja tūkstančius. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau yra ne tik baldų, bet ir technikos. Nežinau, ar žinojote, bet speciali technika reikalauja daugiau dėmesio. Viskas apskaičiuojama pagal valandas arba kubinius metrus. Geriau kreiptis dėl išsamios užklausos, o ne klausti „kiek kainuoja kilometras“.

Ar kaina keičiasi, jei reikia važiuoti giliau į Vokietiją?

Žinoma, keičiasi. Jei reikia nuvažiuoti ne į Berlyną, kur yra didelis hubas, o ožkelių keliu į Bavarijos kaimą, kainuos brangiau. Vairuotojo laikas – tai pinigai, taip pat ir grįžimas tuščia. Patikimas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ir iš jos visada įkaino atstumą. Dar pridėkite tai, kad Vokietijoje kai kur vietos sunkiai pasiekiamos dideliu sunkvežimiu. Gali tekti pervarkyti krovinį į mažesnę mašiną, o tai papildomai kainuoja. Taip pat, darbas naktimis ar savaitgaliais Vokietijoje brangiau.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja labai pigiai?

Tai klasika. Pigi kaina dažniausiai reiškia, kad neturi draudimo, arba vairuotojas bus pats savininkas, kuris „užsidirbs“ tik tada, kai padarys darbą. Yra buvę atvejų, kai tokių firmų vairuotojai tiesiog dingdavo su kroviniu. O jei ir atvyksta, gali reikalauoti papildomai pinigų už lifto naudojimą ar laiptus. Negeriau už tai yra tik tada, kai jie sužino, kad jūsų biure yra sunkus seifas, ir sako, kad „tai nebuvo sutarta“. Geriau papildomai sumokėti už garantiją.

Ar reikia mokėti už važiavimą tuščiais atgal?

Dažnai taip, ypač jei tai nėra reguliarūs maršrutai. Jei mes vežame biurą iš Kauno į Miuncheną, o ten neturime ką parsivežti atgal, tai tuščias važiavimas įkainojamas į galutinę sumą. Variesnuotojas negali važiuoti nemokamai. Tačiau jei pasiseka ir randamas atgalinis krovinys (pvz., į Lietuvą), klientas gali gauti nuolaidą. Tai visada klausimas apie logistikos įmonės pajėgumus surasti partnerius. Patikimas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ir iš jos paprastai turi tokią užklausą valdyti.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Standartiškai – ne. Mes ne bankas ir ne paskolų agentūra. Paprastai reikalaujame avanso arba mokėjimo grynaisiais/iš anksto prieš iškraunant, ypač jei klientas naujas. Yra buvę situacijų, kai iškrovus biurą, vadybininkas „dingdavo“ ir neatsiliepdavo į telefonus tris dienas. Todėl mums saugu kai pinigai sąskaitoje. Galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros apmokėjimo termino (pvz., 7 dienos), tik tada jei turime ilgalaikius ryšius su ta įmone.

Ar į kainą įeina pakuojuoti dėžės?

Paprastai ne, tai atskira paslauga. Daugelis klientų mano, kad pervežėjai ateina ir viską padaro su smilkalais. Realybėje, jei nenorite mokėti už „rinkimą“ (pakavimą), turite patys supakuoti dėžės. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas visus dokumentus metė į didelius maišus be etikečių. Vėliau jie patys kaltino mus, kad negali rasti sutarčių. Taigi, už pakavimą reikia mokėti atskirai, arba daryti patys, bet atsakingai.

Dokumentai, Muitinė ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentai būtina paruošti?

Sąrašas nėra trumpas, bet pagrindas tai – inventorinio sąrašo (packing list) kopija ir CMR sąskaita. Jei vežate techniką, gali prireikti serijinių numerių. Be to, reikia įgaliojimo, jei pervežimą užsakė ne fizinis asmuo, o įmonės vadovas. Jeigu reikalingas patikimas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ir iš jos, be šių dokumentų niekur neišvažiuosite. Dar pridėkite tai, kad jei krovinys vertas daugiau nei 10 tūkstančių eurų, muitinė gali prašyti papildomų dokumentų.

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ne prekyba, o perkėlimas?

Tai gudrus klausimas. Jei įmonė perkelia savo turtą iš vieno filialo į kitą, tai yra vidaus perkėlimas (intra-Community supply), tačiau vis tiek turi būti pateikta eksporto ir importo deklaracija. Negalima tiesiog važiuoti pro sieną kaip su savo drabužiais. Vokietijos pareigūnai yra labai griežti. Jei sustabdys ir nebus dokumentų, gali būti didelė bauda arba krovinio konfiskavimas. Geriau užsisakyti logistiko, kuris su tuo susitvarko.

Kas daryti, jei dingsta CMR dokumentas?

O jei, tai didelė bėda. CMR – tai pagrindinis dokumentas, patvirtinantis, kad mes priėmėme kroviniį. Be jo sunku įrodyti kas nutiko kelionės metu. Jei jis dingsta (o tai kartais nutinka, vairuotojas gal padėjo kur degalinėje), reikia skubiai kreiptis į ekspeditoriaus biurą dėl duplicato. Be to, praras draudimo coveragę, jei tokia yra. Visada darykite nuotraukas dokumentų prieš išvykstant. Tai paprasta, bet gelbsti nervus.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Būtina. Negalima tikėtis, kad vokiškas muitininkas ar policija supras lietuvišką sąrašą, net jei jis parašytas angliškai. Gali praeiti, bet jei bus užklausimas dėl specifinių daiktų (pvz., cheminių medžiagų ar brangios technikos), be vertimo Jums nepaleis. Vieną kartą teko versti inventoriaus sąrašą turguje telefonu, nes vairuotojas nieko neįsivaizdavo. Neparuošę vertimo, prarasite valandas patarimų poste.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 reikalingas, jei prekės keliauja nešališkoje zonoje (pvz., jei įvežate iš trečiosios šalies per Vokietiją į Lietuvą). Tačiau jei tiesiog vežate biurą Vilnius-Berlynis, tai T1 jums nebereikalingas, tik paprasta eksporto/importo procedūra. Nemanau, kad kas nors iš jūsų su tuo susidurs, bet jei įmonė turi filialą Šveicarijoje, tai kita kalba. Geriau pasiklausti vadybininko, kad nėra klaidų.

Ar galima biuro daiktus priskirti asmeniniam kelionės bagažui?

Negalima. Tai yra vienas dažniausių nesąmonių, kuriuos girdžiu. „Tai čia mano asmeninis kompiuteris“ – sako klientas, kai įveža 20 vienodų nešiojamųjų. Vokietijai tai yra prekyba arba importas, jei ne deklaruojama kaip įmonės turtas. Jei bandysite apeiti muitinę, galiu garantuoti, kad rasiate labai daug problemų. Patikimas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ir iš jos visada vyksta pagal taisykles.

Techninė pusė: brėžiniai, liftai ir „nepatomuojami“ daiktai

Ar reikia brėžinių ar planų?

Labai rekomenduoju. Ypač jei vežate didelę kiekį baldų ar reikia statyti juos iš naujo. Žinoma, galite ir be jų, bet tada vairuotojas vietoje galvos sušoks. Vokietijoje dauguma biurų yra moderniose verslo centruose, kur reikia užsirezervuoti liftą (lifto užsakymas – Aufzugschaltung). Be brėžinių sunku suprasti, ar seifas įlįs į liftą. Geriau pasidaryk planą anksčiau.

Kas nutinka, jei lifte nebetilps stalas?

Tai tikrių tikriausia scenarijus. Tada tenka kelti rankomis laiptais. O jei aukštas, tai kainuoja kaip nupirkti naują stalą. Vieną kartą teko nešti 150 kilogramų aparatą penktu aukštu laiptais, nes liftas buvo per siauras. Klientas buvo nustebsęs, kad tai kainuoja tiek, ką mes iškart pasakėme. Todėl išmatavimai yra svarbiausi nei bet kokia kita procedūra.

Ar galite surinkti baldus vietoje?

Taip, tai mūsų darbas. Bet tik tada, jei turime komandą, o ne vieną vairuotoją. Vokietijoje darbo jėga brangi, todėl dažnai atvežame, o surinkimą atlieka vietiniai montuotojai. Jei reikia, kad mūsų vaikinai viską surinktų, tai apmokama pagal valandas. Būkite tikri, kad visi varžtai ir poveržlės yra dėžėse, nes be jų surinkimas tampa neįmanomas užduotis (ir labai nervuojančia).

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Tai atsakomybė milžiniška. Serverius negalima barstyti kaip bulvių maišus. Reikia specialių dėžių, o dar geriau – originalios pakuotės. Jei serveris sukrenta arba sužaloja, tai ne vien stalo gedimas. Patikimas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ir iš jos visada įtraukia technikos išjungimą ir pakavimą į antistatines dėžes. Būtinai prieš išvykstant padarykite backup’ą (atsarginę kopiją), nes niekas neduoda 100% garantijos, kad kelionės metu nebus smūgio.

Ar galima pervežti seifą?

Galima, bet tai tikrai ne paprasta užduotis. Seifai yra sunkūs, dažnai pritvirtinti prie grindų. Reikia specialios technikos (kraninės arba hidraulinės rankenos). Jei nesakote iš anksto, kad turite seifą, vairuotojas tiesiog atvyks ir negalės nieko daryti. Ir taip, tai kainuos papildomai. Seifo pervežimas Miunchene ar Hamburge gali kainuoti tiek, kiek keli biurai kartu paėmus.

Ar reikia išvalyti biurą prieš atvykstant?

Taip, bent jau iš tuščių dėžių ir šiukšlių. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į atliekųutilizavimą. Negalima tiesiog palikti senų spaudų pakrautuve. Mums reikia vietos naujiems daiktams. Jei ten stovi seni suirę baldai, reikia aptarti dėl jų išvežimo (papildoma paslauga). Niekas nenori dirbti tarp šiukšlių.

Rizikos, draudimas ir reali situacija kelyje

Kas nutinka, jei susidūrėme su avarija?

Pirmiausia – žmonių saugumas. Antroji – krovinio. Mes turime draudimą, bet jis neapima visko. Yra draudžiami daiktai (grynaisiais pinigai, brangmenys be vertinimo). Jei avarija įvyksta Vokietijoje, turi kreiptis į vietinę policiją. Būna situacijų, kai sunkvežimis užsidega (kaip buvo prieš keletą metų A9 autostradoje). Tuomet viskas baigiasi. Todėl vertinkite riziką ir tikrinkite draudimo polisą.

Ar jūsų draudimas padengia brangųmenų pažeidimus?

Tik jei jos buvo deklaruotos. Jei dėžėje rašo „drabužiai“, o viduje yra „Rolex“ laikrodžiai, draudimas nemokės. Taip pat, jei supakuodate blogai – pvz., stiklo lentą be putų, o ji sužaloja – draudimas atmoks. Draudimo kompanijos mėgsta rasti priežastis nemokėti. Todėl visada klauskitės apie draudimo sąlygas (terms and conditions).

Ką daryti, jei vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Tai baisi situacija, bet kartais nutinka. Gali būti, kad vairuotojas miega (poilsio režimas) arba neturi ryšio (Vokietijoje vietomis tikrai nėra). Pirmiausia skambinkite mūsų dispacheriui. Jis gali sekti GPS. Kartais vairuotojai tiesiog išjungia telefoną, kai vairuoja, kad nebūtų nubausti. Nedarykite panikos, duokite jam valandą ar dvi. Jei niekas nebeatsiliepia po 4 valandų – tuomet skambinkite į policiją.

Ar dažnai vykstate vagystės?

Sėkmės, nėra taip dažnai kaip anksčiau, bet Vokietijoje, ypač Šiaurės Reino-Vestfalijos srityje, vis dar vyksta. Dažniausiai pavagiami kroviniai stovintys neapsaugotuose parkavimuose prie viešbučių. Mes stengiamės važiuoti tik į saugus parkingus. Galima užsidėti GPS sekimo įrenginius į brangesnes dėžes. Tai papildoma apsauga. Patikimas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ir iš jos turi numatyti tokius dalykus.

Kas jei atvykame vėlai į iškrovą?

Vokietijoje laikas – pinigai. Jei užsirezavavote liftą nuo 8:00 iki 10:00, o mes atvykstame 10:15, gali tekti mokėti baudą už vėlavimą pastatų administracijai. Dar blogiau, jei tą dieną turi kitą klientą. Vėlavimas gali sukelti grandininę reakciją. Todėl visada planuokite rezervą. Ypatingai tinka sakyti, kad „geraai skrydis (kelionė) užtrunka ilgiau nei planuota“.

Ar atsiskaitote už sugadintas dėžes?

Jeigu tai mūsų kaltė – taip. Pripažįstame, jei dėžė sutrenkta arba drėgna. Bet jei dėžė tiesiog sprogsta dėl per didelio svorio (o tai dažnai būna su knygomis), tai ne mūsų kaltė. Klientai dažnai užpildo dėžes viršų ir tikisi, kad mes nešemsime milžiniškus svorius. Tiesiog nurodykite svorį ant dėžės, tai padės išvengti nesusipratimų.

Vokietijos specifika ir kultūriniai niuansai

Ar sunku važiuoti Vokietijos keliais?

Ne tiek sunku, kiek griežta. Vokai myli taisykles. Jei vairuotojas užsives 1 km/h greičiau arba nebus įsijungęs žibintai, gali baudą gauti. Dar blogiau, jei pervežimo metu nėra tinkamų ženklų ant sunkvežimio (geltoni švyturėliai). Todėl reikia labai disciplinuotų vairuotojų. Patikimas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją ir iš jos reikalauja, kad vairuotojas žinotų šias taisykles.

Ar dažnai sustoja policija?

Sustoja dažniau negu Lietuvoje. Ypač kontrolės punktuose (toliau nuo sienos). Tikrina dokumentus, darbo laiką, svorį. Jei kas nors negerai – gali būti sustabdytas tol, kol nebus išspręsta problema. Vieną kartą mūsų vairuotojui teko praleisti naktį mašinoje, nes pareigūnai rado mažą techninę klaidą (stabdžių neonas švietė per silpnai). Būkite pasiruošę tokiems dalykams.

Ar galima rūkyti ar gerti per pervežimą?

Kategoriškai ne. Vokiškose mašinose yra davikliai dūmams. Jei vairuotojas užsidega, mašina gali sustoti. Alkoholis – tai tabu. Vokietijoje tolerancija nulinė. Mums neleidžiama vairuoti net po alaus vakare prieš išvykimą. Tai labai griežta. Taigi, jei matote, kad jūsų daiktus veža „geriantis“ vairuotojas – bėkite tolyn, tai ne mūsų įmonės principas.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Padeda labai daug, ypač susisiekiant su vietiniais administratoriais arba muitininkais. Angliškai kalba jaunesni, bet vyresni pareigūnai gali ir nesuprasti. Mūsų dispacherių komandoje yra žmonių, kurie kalba vokiškai, todėl galime išspręsti problemas. Jei turite biurą Vokietijoje, patartina turėti kontaktą, kuris moka kalbėti vietine kalba.

Kaip elgtis su parkingų paieška?

Tai košmaras. Vokietijoje sunkvežimiams vietos mažai. Reikia iš anksto užsirezvuoti vietą (parking app). Jei ne, gali tekti važiuoti valandas ratu ir ieškoti, kur pastatyti. Ypač prie Miuncheno arba Frankfurto. Už rezervaciją reikia mokėti, bet tai pigiau nei bauda už neteisingą stovėjimą. Kartą teko statyti mašiną 20 km nuo miesto ir važiuoti taksi.

Ar yra kokių nors neįprastų taisyklių?

O, ką tik prisiminiau. Vokietijoje yra taisyklė dėl melo (Maut). Mokami keliai. Jei praleisi mokamą punką be bilieto, bauda didelė. Dar yra griežti apribojimai važiavimui miestuose (Environmental zones – Umweltzone). Jei mašina neturi tinkamos žalios kortelės, negali važiuoti į miesto centrą. Tai labai svarbu, jei pervežate biurą į centrą. Būtinai patikrinkite ar mašina tinkama.

Kas daryti, jei klientas Vokietijoje nepasirodo iškrovimui?

Tai keista, bet nutinka. Tada mes turime problemą su vietos sandėliavimu. Reikia rasti vietą, kur palikti krovinius, ir tai kainuoja. Mes laukiame iki galo, skambiname, rašome. Jei niekas neatsako, turime teisę (po tam laiko) perkelti krovinius į mūsų sandėlį (arba saugojimo vietą) ir sąskaitą pateikti klientui už šias paslaugas bei prastovas. Nenorėtum būti toje situacijoje.

Išvada

Tiesiog pasakykime – biuro pervežimas nėra linksma pramoga. Tai complex process (sudėtingas procesas), reikalaujantis planavimo, pinigų ir nervų. Jei ieškote patikimo biuro daiktų pervežimo į Vokietiją ir iš jos, neskubėkite pasirinkti pigiausio varianto. Geriau investuoti į firmą, kuri žino, ką daro, turi draudimą ir kalba vokiškai. Išvengsite nereikalingų rūpesčių, sugadintų baldų ir baudų. Sėkmės jūsų verslui ir tikiuosi, kad jūsų keliai bus lygūs (o bent jau – be didelių avarijų).