Patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada neįvyksta taip, kaip planuojate PowerPoint’e. Dažniausiai klientams svarbiausia yra tai, kad serveriai, seifai ir paprastos kėdės būtų pristatytos nedaužytos, o darbuotojai galėtų dirbti jau pirmadienį ryte. Jums reikalingas patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai, kitaip verslas tiesiog sustos, o direktoriaus praradai padidės dvigubai. Čia ne tik apie tai, kaip vynioti stiklus į burbulus, tai apie logistiką, patikimumą ir tų vairuotojų, kurie nemiega prie volano, nuovoką. Pasakysiu tiesiogiai, be jokių vadybinių frazių, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus.

Kainos, terminai ir kepiniai

Kiek tai viskas kainuos? Turiu biure 5 stalus ir 10 kompiuterių.

Žiūrėkime, kainos labai svyruoja priklausomai nuo to, kur Vokietijoje tiksliai esate – Berlyne arba kažkur giliau Bavarijos kaime. Esant tokiam kiekiui, tai turėtų kainuoti nuo šimto eurų už kubą, bet vėl gi, reikia žiūrėti į elevatorių arba keliamąją platformą. Jei ten reikės nešti per 4 aukštus nugaromis, tai kaina augs, nes vairuotojai nemėgsta kankintis. Patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai negali būti per pigus, nes tuomet susirandomi kai kurie „auksinės rankos“ meistrai iš Rytų, kurie daužo viską kelyje.

Ar jums galima pasitikėti su terminais? Aš turiu sutartį su nuomininku.

Su terminais dažnai būna įdomiai, jei manyčiau, kad tai ne mano atsakomybė, aš sakyčiau – tai loterija. Seržiaus (vairuotojas) vėluoja dėl to, kad prieš tai pasiėmė per daug krovinių arba puse dienos gaišo prie Vokietijos sienos, ten eilės kartais būna siaubingos. Mes stengiamės vesti realų laiką, tarkime, 2-3 darbo dienos, bet niekada nesakyčiau 100 proc., kas gali nutikti kelyje. Jei jums labai skuba, geriau pasirinkti ekspresinį reisą, kai vairuotojas važiuoja tiesiai ir be sustojimų (arba beveik be).

Kokios mokėjimo sąlygos? Galima atsiskaityti gavus daiktus?

Daugumoje atvejų imame priekinį 30 proc. užsakymo pradžiai, kad užtikrintume, kad klientas iš tikrųjų laukia, o likką reikia padengti, kai krovinys yra pakrautas. Vokiški klientai dažnai stengiasi atsiskaityti per 14 dienų su invoice, o Lietuvoje vis dar daroma pavedimu iš karto. Jei jums patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai reikalingas tik po savaitės, galime susitarti dėl palūkanų, jei pavėluosite su mokėjimu, verslas tai ypač nemėgsta. Bet paprastai su įmonėmis viskas sutariama individualiai pagal jų apskaitos skyriaus galimybes.

Ką daryti, jei aš nežinau tikslio kvadratūros? Man tiesiog reikia išsivežti visa šiukšlinę.

Tai paprasčiausias dalykas – pasiimkite telefoną ir nufotografuokite, kiek turite dėžių arba baldų, o mes tai apibrėžsime akimi. Esu matęs nemažai situacijų, kai klientas sako, kad vos keletas dalykų, o prieamei – pilnas sandėlys, kurį reikia ištrešti per vieną dieną. Patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai prasideda ne nuo vairo, o nuo to, kad jūs sąžiningai parodote, ką turite. Jei apgausite, vairuotojas tiesiog nebetilps į mašiną, ir teks važiuoti antrą kartą, o tai jums kainuos dvigubai.

Ar galima užsisakyti dalinį krovinį (kelia su kitais)?

Na, tai čia jau kito plano reikalas, daliniai kroviniai (part loads) yra pigesni, bet ten laiko sąlygos labiau „plaukiojančios“. Mes teoriškai gabename ir taip, sutvarkome visus dokumentus, susklepiame viską į vieną sunkvežimį ir važiuojame. Bet tada turi laukt, kol mes surinksm kitus klientus tame pačiame direction. Jei jums labai skubėti, tai nerekomenduoju, o jei norite sutaupyti 20-30 proc., tai kodėl gi ne, laukti teks savaitę-dvi.

Kas nutinka su mašina, jei ji sugenda Vokietijoje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta, kaip sakoma, ne kartą. Mes turime draudimą ir techninę pagalbą visoje Europoje, tačiau realybėje, jei sugenda tepimai prie Hanoverio, vairuotojui gali tekti palaukti mechaniką 4-5 valandas. Tada jūsų biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku pavėluos, su tuo nieko nedarysi. Mes skambinsime ir pranešime, bet tarkime tiesiog – seni „Scania‘ai‘ arba „Volvo‘ai‘ dažnai daužo suspensijas, o ten remontas kainuoja kaip nupirkti naudą „Audi‘ą‘. (Bent jau taip buvo prieš metus, kai viena mūsų mašina liko be rato).

Pakavimas, paruošimas ir „susitraukimai“

Ar jums reikia viską supakuoti, ar aš galiu padaryti pats?

Gerbame kiekvieną pinigą, todėl jei norite supakuoti patys, prašom, bet tik atsargiai. Esu matęs, kaip klientai į dėžės sudėjo monitorius vieną ant kito be jokios tarpinės, o vėliau stebisi, kodėl ekranas sutrūkinėjo. Mes galime atvykti su dėžėmis, plėvelle, įrankiais ir viską padaryti per dieną, tai kainuoja, tačiau užtikrina, kad patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai nebus sugadintas dėl Jūsų dėžių. Jei supakuosite patys – mes neatsakome už tą, kas viduje, jei tik mato nepažeidimai išorėje.

Kaip elgtis su IT įranga? Aš turiu brangų serverį.

Serveriai ir jautri technika yra mūsų košmaras, bet ir pagarbos objektas. Juos reikia ne tik įdėti į dėžę, juos reikia užfiksuoti, padaryti „antishock“ pagalves. Ilgai veikiant pervežant biuro techniką, sužinojau, kad geriausia tai paduoti tuomet, kai mašina jau stovi prie pat durų. Nereikia jų leisti į sandėlį laikinai, ten dulkės ir drėgmė. Gabenant į Vokietiją, ypatingai Berlyną ar Miuncheną, kur daug važinėjimų ant grindų (cobblestone), vibracija yra didelė, tad reikia kokybiško pakavimo.

Ar turite savo kėdžių dėžes? Ar tai papildomas mokestis?

Turime visų rūšių – nuo mažų knygų dėžių iki didelių „wardrobe“ dėžių su metaliniu rėmu. Kėdėms dažniausiai naudojame specialius maišus arba tiesiog apvyniojame į storą plėvelę, kad nesutryptų. Kaina (geriau sakyčiau depozitas) už dėžę yra nedidelis, apie 2-3 eurus, bet jei mums jas gražinate išpakavus, pinigus grąžiname. Kartais klientai nusiperka ją pas saves, jiems pigiau nei vežti atgal tuščias dėžes.

Kas daryti su seifu? Jis sveria toną.

Seifai – tai atskira istorija, jei jis yra prifikuotas prie sienos, mes jo nenukelsime, tai ne mūsų kompetencija, reikia statybininkų. Jei jis stovi laisvai, užtenka keltuvo arba keturių vyriškų rankų. Vokiški namai dažnai turi siaurus koridorius, todėl prieš važiuodami privalome žinoti seifo matmenis. Buvo atvejis vienoje gamykloje Frankfurte, kur teko seifą išmontuoti per langą, nes durų plotis netiko... tai buvo beveik katastrofa.

Ar reikia išmontuoti baldus ar galima vežti surinktus?

Didžiąją dalį baldų, tokių kaip spintos ar dideli stalai, reikia išmontuoti, kad jie tilptų į liftą arba į sunkvežimį ir nesužlūžtų. Mūsų komanda turi savo įrankius, tai darome greitai. Pasakykime taip – jei ne išmontuosite, didžiausia tikimybė, kad pasitraukus vienam varžtui, stalas susirs. Sumontuoti atgal susiruošiama naujame biure, todėl nebekvieskite savo vadybininko sraigėt su atsuktuvu, mes turime savus meistrus.

Ar už tai imamas atskiras mokestis ar įeina į kainą?

Tai priklauso nuo to, kiek kompleksinis darbas. Jei tik kelios spintelės – įeina į valandinį tarifą arba bendrą sutarties sumą. Jei reikia išmontuoti visą 50 darbuotojų open space biurą, tada tai skaičiuojama kaip add-on paslauga. Patarčiau visada iš anksto paprašyti, kad tai būtų įtraukta į sąmatą, kad išvengtumėte nesamoniškų prierašų paskutinę dieną.

Vokietijos realijos ir dokumetacija

Kokius dokumentus reikia turėti kelyje?

Būtinas yra CMR sąrąšas – tai jūsų draudimas ir įrodymas, kad perduodate daiktus. Jei vežate įrangą, kurios vertė viršija 3000 eurų, reikės Ex-M priemonių deklaracijos muitinės. Nereikia jaudintis, mes padarome visus šiuos popierius, jums tik reikia du sąrašus – kas yra prekė, kiek jos ir ką tiksliai vežate. Be CMR vokietis pareigūnas gali tiesiog neleisti judėti toliau arba nubausti pinigu.

Ar dažnai sustojote pasitikrinimui prie sienos?

Per 20 metų situacija pasikeitė, anksčiau buvo daug dažniau, dabar dažniausiai tiesiog pravažiuojame elektroninius vartus. Tačiau jei mašina atrodo įtartai arba vairuotojas yra pavargęs (ir tai matosi), gali sustabdyti. Patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai reiškia, kad mes turime tvarkingas mašinas ir vairuotojus, kurie turi visus leidimus. Jei trūksta kurio nors nors, pvz., tarptautinio krovininio transporto liudijimo, tada prasidės pyktis.

Kas nutinka, jei naujasis biuras dar neužrakintas?

Tai dažna problema, ypač kai viena kompanija išsiveda, o kita įsiveda tą pačią dieną. Vairuotojas užkliudo ant durų ir kas jam daryti? Jis laukia. Ir jis laukia mokamas (darbo laikas). Todėl labai svarbu susiderėti dėl raktų prieš savaitę. Mes galime pastatyti mašina ir važiuoti pietų, bet jei nieko nėra – tai stresas visiems. Vokiškas punktualumas čia veikia abiem kryptimis – jie neleis laukti be priežasties.

Ar galima pristatyti į namus arba tik į sandėlį?

Pristatome visur, kur krovinys gali patekti. Vokietijoje daug miestų centre yra zona „Umwelt“, kur gali važiuoti tik „green zone“ ženklu pažymėtos mašinos. Mūsų sunkvežimiai dažniausiai turi Euro 6, tai ten važinėti galima, bet patys siauri gatvės gali būti problema. Jei reikia važiuoti į pilką miesto centrą, gali tekti užsisakyti mažesnę mašiną su liftu (7.5t), taip yra pigiau ir greičiau.

Kaip su el. sąskaitų apmokėjimais Vokietijoje?

Didžioji dalis mūsų klientų ten yra įmonės, tad viskas vyksta B2B pagal EU PVM taisykles. Mes išrašome sąskaitą su jūsų PVM kodu, jūs mokate į mūsų LT banką. Nėra jokių sudėtingingų atsiuntimų į „Sparkasse“ su milžiniškomis komisijomis, mes viską sutvarkome sistemingai. Vokiški partneriai taip pat mums dažnai moka tiesiai, jei mes atliekame jų užsakymus čia, čia sistema pasidariusi labai skani.

Ar reikia kažką ypatingo žinoti apie vokiškus keltuvus?

Jie yra brangūs. Jei turite 10 aukštų ir nėra lifto, o reikia kelti stalus, tą keltuvą reikia užsakyti iš vietinio (local) tiekėjo. Tai ne mus nešime su specialia technika per pusę Europos. Todėl kaina už tokią operaciją gali šoktelėti iki kelių šimtų eurų vienam valandai. Geriausia tikrinti iš anksto, ar patys norite už tai mokėti, ar galite kažkaip padėti savo jėgomis.

Bėdos, incidentai ir gyvenimas

Kas nutinka, jei padarau žalą? (Sakykim, užlaužiu duris)

Tuomet kviečiam draudimo įmonę. Mes turime atsakomybės draudimą, kuris dengia žalą trečiesiems asmenims. Jei statome spintelę ir užlaužiame vokiško biuro sieną – mokame. Jei laužome kliją grindis – taip pat. Bet, čia yra tos sąlygos, kurios būna contract – pvz., jei klientas pats sako, kad keliauja su mumis (kelyje), tada draudimas veikia kitaip. Svarbu perskaityti smulkmenas.

Ar vairuotojai gerai elgiasi su klientais?

Dauguma mūsų vairuotojai – vyrai su charakteriu, kurie dirba po 12 valandų per dieną. Jie yra profesionalai, bet gali būti ir padugnių. Jei klientas pradeda „gaišinti“ jiems laiką, piktžodžiauja arba bando nurodyinėti kaip važiuoti („šitaip greičiau!“), tai atmosfera įkaista. Aš visada sakau – elkitės su jais kaip su žmonėmis, duokite kavos arba vandens, ir viskas vyks labai sklandžiai. Patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai taip pat priklauso ir nuo to, kaip jūs pasielgsite su vairuotoju prie įėjimo.

Buvo atvejų, kai dings daiktai?

Per 23 metus taip nutiko tik vieną kartą, ir tai ne mūsų kaltė – o tai buvo vagystė degalinėje Lenkijoje. Dabar taisemes laikome visur, ir GPS stebime kas 5 minutes. Jei mašina sustoja ne ten kur reikia, mes gauname pranešimą. Taigi, tikimybė maža, bet ji egzistuoja, todėl niekada neveržkite į dėžes pinigų ar brangių asmeninių daiktų, kuriuos neįmanoma įvertinti.

O jei aš pats nusprendžiu važiuoti su mašina?

Galite, jei yra vietos (tiek vietų, kiek yra sėdynių, įstatymai griežti). Bet tada atsakomybė už save imate patys. Vokietijoje jei sustosite priešais parduotuvę be priežasties, gausite baudą. Nežinau ar sužinojote, bet ten baudos už neteisingą stovėjimą yra siaubingos, gali būti net 35 eurų už 5 minutes. Ir vairuotojas nesumokės už jus. Be to, ilgai sėdėti be oro kondicionieriaus ir su judančia krove nebus labai patogu.

Ar atliekate ir išvežimo (iš Vokietijos) darbus?

Žinoma, būna ir taip, kad verslas vystosi atvirkščiai – uždaroma filialė Vokietijoje ir viskas vežama atgal į Lietuvą. Tada tas pats procesas tik atvirkščiai. Dokumentai (Export declaration) taip pat reikalingi, kad neiškiltų įtarimų, kad vagiate savo paties įrangą. Tai dažnai būna liūdnės akimirkos, matyti, kaip uždaromas biuras, bet mūsų darbas tiesiog įvežti visą tą įrangą saugiai atgal.

Ką daryti, jei vairuotojas kalba tik lietuviškai arba rusiškai?

Dauguma mūsų kalba angliškai bent jau pagrindais, tačiau su brandos amžiumi vairuotojais (60+) gali būti, kad jie kalba tik savo kalba. Jei jūsų vokiškų partnerių vadybininkai nekalba lietuviškai, tai gali kilti barjeras. Tokiu atveju mes visada duodame vairuotojui popierius su adresu ir kontaktiniu telefonu, kur gali skambinti mums, jei negali susitarti (arba susirasti vietą). (Reikia tiksliau pasakyti – mes skambinsime mes, jei jie kviečia).

Kokia pagrindinė klaida, kurią daro klientai?

Pagrindinė klaida – tai laukti paskutinę minutę. Per ketvirtadienį vakare paskambinti ir sakyti, kad reikia viską išvežti į Štutgartą pirmadienį ryte. Tada mes privalom ieškoti mašinos, kurią reikia pastatyti šeštadienį ir dirbti per dienas (weekend). Tai kainuoja du kart brangiau. Prieš 20 metų buvo lengviau, dabara mašinų trūksta, todėl planuokite bent savaitę iš anksto, nors ir mes padarysime viską, kas įmanoma, jei ir pavėluosite.

Galiausiai, norėčiau pasakyti, kad patikimas biuro daiktų gabenimas į Vokietiją laiku ir saugiai – tai ne tik apie techninius dalykus, bet ir apie pasitikėjimą. Pasirinkę patikimą partnerį, kuris nepradings su jūsų duona, o bus priein telefonu, jūs išvengsite nemažai streso. Neapsisprendimą kainuoja brangiau nei kiek aukštesnė kaina. Būkite atsargūs, planuokite ryšiai ir viskas sueis taip, kaip turi būti – saugiai ir laiku.