Patikima biuro transportavimo paslauga į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – teorija visada atrodo graži, o praktika yra visai kitokia. Dažniausiai žmonės sako, „va, reikia perkelti biurą į Vokietiją“, ir mano, kad tai tik suvežiame dėžes ir išvežiame. Iš tiesų, patikima biuro transportavimo paslauga į Vokietiją yra tas dalykas, kuris pradeda knisoti tuomet, kai jau vairuotojas stovi prie durų ir klausia, kur dėti serverį, kuris neperėja pro liftį. Esu matęs viską – nuo puikių, šlifuotų procesų iki tokių katastrofų, kad norėjasi akis užverti. Čia ne tik apie kainą, čia apie nervus ir tą patikimumą, kurio visiems trūksta. Todėl nusprendžiau parašyti tai, kas paprastai lieka nebus pasakyta.

Dokumentai ir pasiruošimas biuro perkraustymui į Vokietiją

Kokie dokumentai reikalingi biuro inventoriaus vežimui?

Nereikia jokių kosminiškų dalykų, bet pagrindai būtini. Jums reikės krovinių manifestų sąrašo, kuris turi būti gana detalus, o ne tiesiog „biuro reikmenys“. Vokietijai dažnai paduoti konosamentas arba CMR važtaraštis, jei vežate didesnį kiekį. Jei tarp daiktų yra elektronikos ar brangių daiktų, būtina pateikti jų serijinius numerius ir vertę, kitaip muitinė gali sustabdyti visą procesą. Geriausia turėti visus dokumentus paruoštais iš anksto dviem kopijomis, nes viena visada pasimeta arba sugadina.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Techniškai taip, ypač jei tai brandžūs serveriai ar brangių įrangos dalių siuntos. Vokietijos muitinė labai mėgla tikslumą, jei mato deklaruojamą vertę, kuri neatitinka realios. Buvo atvejis, kai vienas klientas parašė „kompjuterių rinkinys 5000 eurų“ be detalių, ir mus sulaikė kelias valandas. Geriau praleisti valandą rašant detalią sąskaitą, nei stovėti pasienyje su pilnu sunkvežimiu ir aiškinti, kas čia per šiukšlės (tokia jų nuomona). Tai nėra taip sunku, kaip atrodo, tiesiog reikia kantrybės.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaidų?

Tada prasideda juodas humoras. Jei klaida maža, pvz., neteisingas svoris, gali tekti mokėti baudą arba papildomai pratesti krovinią. Jei klaida esminė, pvz., nurodytas ne tas gavėjas arba prekių kodai (HS kodai) visiškai netinka, krovinius gali iš viso neišleisti. Vokietijos pareigūnai nėra labai jautrūs, kai kas nors klysčia su dokumentais. Aš pats nebūčiau tikras, ar visada sugebu užtikrinti, kad klientai viską parašę teisingai, todėl visada darau dvigubą patikrą prieš išvykstant.

Ar reikalingas įgaliojimas, jei aš važiuoju su kroviniu?

Jeigu jūs esat juridinis asmu ir siuntą atiduodate pervežėjui, o pats važiuojate atskirai (arba nevažiuojate), įgaliojimas būtinas. Be jo vairuotojas negalės atiduoti krovinių arba padaryti formalumų vietose. Labai dažnai klientai šitą pamiršta ir tada skambina panikę, kai sunkvežimis jau stovi prie sandėlio Miunchene. Įgaliojimas turi būti aiškus, su parašais ir antspaudais, o ne kokia nors žinutė „leiskite vežti“.

Kodėl Lietuvoje viskas tvarkingai, o Vokietijoje problemai?

Sunku pasakyti, gal tiesiog mūsų pareigūnai linkę akys užverti, o vokiečiai viską tikrina po mikroskopu. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į tai, kas keliauja į šalį, ar tai nėra pavojinga, ar mokesčiai sumokėti. Be to, ten viskas labai automatizuota, jei sistema „užlūžta“ dėl blogo įvedimo, turi laukti žmogaus, o tai gali užtrukti. Mums atrodo, kad tai problema, jiems – tai standartinė procedūra. Paprasčiausai ten kita kultūra ir tvarkos supratimas.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro inventoriumi?

Galima, bet tai labai nepatariama. Biuro transportavimo paslauga į Vokietiją numudo tik verslo krovinius, o jei tarp jų bus asmeninės keptuvės ar drabužiai, tai gali būti įvertinta kaip bandymas apeiti muitinę. Jei ten reikia mokėti PVM ar importo mokesčius, gali tekti mokėti už visą krovinį kartu. Jei jau tikrai būtina, tuos dalykus reikia aiškiai atskirti ir deklaruoti atskirai, kitaip gali būti nemalonumų.

Kaip greitai reikia susitarti dėl transporto?

Kuo ankščiau, tuo geriau, ypač jei planuojate važiuoti rudenį ar pavasarį, kai yra Šv. Kalėdos ar kitos šventės. Geriausi pervežėjai užsakinjami savaitėmis iš anksto. Ne kartą girdėjau, kad žmonės skambina pirmadienį ir nori važiuoti trečiadienį su pilnu biurlu. Tai įmanoma tik jei turite šansą arba didelius pinigus. Normaliai planuoti reikia mažiausiai mėnesį iki išvykimo.

Pakavimas, krovimas ir techniniai niuansai

Ar reikia išardyti biuro baldus?

Be abejo, didžiąją dalį. Stalai, spintelės, didžiuliai seifai – visa tai turi eiti išardyta, kitaip tiesiog netilps į automobilį arba suges per važiavimą. Vairuotojai turi įrankius, bet jie ne meistrai, todėl jei spintelė yra sena ir sprogsta išvarčius, tai jūsų problema. Geriau pasirūpinti, kad savo žmonės tai padarytų dar prieš atvykstant keltuvams. (Aš asmeniškai visada primenu, kad reikia pasidėti varžtus į maišelius, nes po to jų niekas niekur neranda).

Kaip užtikrinti, kad kompiuteriai nesužalo?

Kompiuteriai, monitoriai, serveriai turi būti supakuoti į orginalią dėžę, o jei jos nėra, tai į stiprią kartoną su putomis. Negalima tiesiog mesti ant kėdės ir sakyti „vykite“. Vokietijos keliai, nors ir geros, vietomis būna girnose, o sunkvežimis šokinėja. Esu matęs, kaip nukritęs monitorius sužaloja visą kitą įrangą. Patikima biuro transportavimo paslauga į Vokietiją visada įtraukia į kainą ir kokybišką pakavimą, ne tik vežimą.

Kas daroma su smulkiomis detalėmis (popieriais, pieštukais)?

Viskas turi eiti į dėžes. Negali būti taip, kad vairuotojas renka po vieną spalvotą pieštuką iš grindų. Reikia susidėti į dėžes, uždaryti ir pažymėti, kas viduje. Jei dėžių daug, reikia numeruoti. Viena kartą teko vežti įmonę, kurijos vadovas viską išsibarstė ant grindų – tai buvo siaubas. Paprasta sistema: dėžė nr. 5, skyrius buhalterija. Taip greičiau surandate.

Ar reikia specialios įrangos krovimui?

Jei biure yra lygės, tai ne. Jei reikia kelti į antrą aukštą be lifto arba išnešti labai sunkų seifą, reikės keltuvų. Tam reikia pranešti iš anksto, nes ne kiekvienas sunkvežimis turi „hidraulinės rankos“ (keltuvas gale). Vokietijos miestuose dažnai yra siauri gatvės, ten sunku suvežti didelę techniką, todėl reikia galvoti apie galimybę pakrauti/iškrauti netoli.

Kas nutinka, jei dėžė paslysta ir susilaužo?

Tada priemonių priemonės – draudimas. Jei turite CR (cargo insurance) draudimą, galima kreiptis dėl kompensacijos. Bet tikrai reikia turėti nuotraukas arba pridėtą sąrašą, kad buvo tai ir tai. Vieną kartą klientas skundėsi, kad sugedo vaza, kurią nebuvo užrašęs sąraše. Kaip galiu jums padėti, jei aš nežinajau, kad ji buvo? Visada užrašykite viską, net tą seną kavos puoduką.

Kuo skiriasi biuro perkraustymas nuo buto?

Biure daugiau elektronikos ir dokumentų, o bute – baldų ir drabužių. Dokumentai yra svarbiausi, jų negalima prarasti, todėl jiems reikia ypatingo dėmesio. Be to, biuro perkraustymas dažnai turi būti daromas savaitgaliais arba naktį, kad neustabdytų darbo. Tai brangiau. Dar tas dalykas, kad biure dažnai būna brangių dalykų, kurie neįkainojami, jei dingsta.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai riskuota. Sausumoje augalai gali išdžiūti, o žiemą – užšalti, net jei sunkvežimis šiltas. Vokietija taip pat turi savo fitosanitarinių reikalavimų, nors augalai paprastai leidžiami, jei nėra žemės ant šaknų. Bet aš asmeniškai nepatartinau vežti didelį zefirą ar palmes, nebent tikrai labai reikia ir pasirūpinsite apdangalu.

Kelionės eiga, laikas ir vairuotojai

Kiek trunka kelionė į Vokietiją?

Priklausomai nuo to, kur keliaujate. į Berlyną ar Hamburgą galima nuvažiuoti per 10-12 valandų, jei nebus didelių kamščių. į Miuncheną arba pačią pietų Bavariją gali užtrukti ir iki 15-18 valandų. Visada reikia skirti laiko rezervui, nes ypač Vokietijoje ties „Baustellen“ (remonto darbais) susidaro didžiuliai spąstai. Nekalbų jau apie tai, jei nutinka kažkas su automobiliu.

Ar vairuotojas gali vykti be sustojimų?

Techniškai negali, yra tachografo reikalavimai. Jis turi sustoti po 4,5 valandos vairavimo. Taigi, jei skambinate jam klausdamas, kodėl dar neatvyko, o jis negali atsiliepti – tikriausiai miega arba turi poilsio. Su tais tachografais žaidžiauti neverta, baudos milžiniškos. Geriau leiskite jam atsigulti, nei jį gąsdinkite.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet įvyksta. Tada kviečiame techninę pagalbą. Jei sugenda lėtai važiuojantis sunkvežimis (priešpriešinis ratas arba variklis), gali užtrukti valandas ar net diena. Tokiu atveju mes pranešame klientui, kad bus vėlavimas. Buvo atvejis, kad sugedo tiesiai ant autostrados A9, ir teko perkrauti krovinius į kitą automobilį. Tai nervai, bet įmanoma išspręsti.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju kabinje?

Daugelis klauso, ar galima. Oficialiai dauguma kompanijų draudžia vežti keleivių dėl draudimo ir saugumo. Nors kai kurie vairuotojai sutinka „už papildomą“, tai yra nelegalu ir rizikuojate. Jei įvyksi avarija, draudimas nebus mokėtas. Patikima biuro transportavimo paslauga į Vokietiją niekada neleis jums įlipti į kabiną nebent tai yra specialiai sutarta ir apdrausta. Geriau nusipirkti bilietą lėktuvu arba traukiniu.

Kaip susisiekti su vairuotoju kelyje?

Jūs turite jo numerį. Bet neverkite jam kas valandą. Jis vairuoja, o Vokietijoje greičiai dideli, reikia susikoncentruoti. Geriausia susitarti, kad jums paskambins, kai bus arti arba kai iškils problema. Jei jis neatsiliepia po 15 minučių, nebereikia skambinti – tikriausiai tiesiog negali arba uždaras signalas.

Ar yra problemų su parkavimu Vokietijos miestuose?

Yra, didžiulės. Vokietijos miestuose griežtai stebimi automobilių aukščiai ir svoriai. Negalima tiesiog pastatyti sunkvežimio priešais parduotuvę centre. Reikia turėti leidimą (Sondererlaubnis) arba rasti vietą pramonės zonoje. Dažnai tenka krauti ant mažesnių sunkvežių (paskutinės mylės paslauga), kad pristatytume tiesiai į biurą. Tai kainuoja papildomai.

Ar saugu duoti daiktus vairuotojui be palydovos?

Paprastai taip, jei pasirašėte sutartį ir turite sąrašą. Vairuotojai dirba, jie nenori problemų. Bet yra ir atvejų, kai pasitaiko „blogių žmonių“. Todėl svarbu pasirinkti ne pigiausią variantą be sutarties, o normalią kompaniją. Užtikrintas biuro transportavimas į Vokietiją visada yra pagrįstas sutartimis ir sąskaitomis.

Kainos, mokesčiai ir paslėpti išlaidos

Iš ko susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo atstumo, svorio (tonos), kuro kainos ir darbo valandų krovimo/iškrovimo metu. Taip pat įeina mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje (Maut). Jei reikalingi keltuvai ar papildomi žmonės, taip pat mokama. Nekalbų apie tai, jei kelionė įvykta naktį ar šventę – tai koeficientas didesnis.

Kodėl vienu atveju brangiau, kitu pigiau?

Nes vienam reikia tik nuvežti dėžę A, o kitam reikia išardyti visą biurą, užpakuoti, pristatyti, surinkti ir padaryti tai per savaitgalį. Dar vienas dalykas – kuro kainos šokinėja kaip nori. Vasarą gali būti pigiau, žiemą brangiau. Be to, jei užsakote paskutinę minutį, kaina šokinėja aukštyn, nes reikia traukti vairuotoją iš poilsio.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums paslėptų nėra, mes sakome viską iš karto. Bet gali būti „netikėtų“, pavyzdžiui, jei Vokietijoje reikės sumokėti už vietos savivaldybės leidimą stovėti arba už specialų liftą, kurio nebuvo projekte. Taip pat, jei kelyje pasikeis situacija ir reikės laukti, gali būti apskaičiuotos laukimo valandos.

Ar galima sumokėti atvykus į vietą?

Nerekomenduoju. Profesionalios kompanijos visada reikalauja avanso arba pilnos apmokėjos prieš išvykstant. Jei jūs atvykstate į Vokietiją ir sakinėte „aš nemoku“, ką darys vairuotojas su kroviniu? Jis negali jo palikti gatvėje. Bus teks važiuoti atgal su viskuo, ir tada jums teks mokėti dvigubai.

Ar pigiau vežti patiems su nuomotu sunkvežimi?

Gali atrodyti pigiau, bet suskaičiuojant visas išlaidas (nuoma, kuras, maitinimas, nakvynės, rizika), dažnai išeidą brangiau. Be to, jei niekada nevažiavote tokiu automobiliu, tai pavojinga. Vokietijoje autostradose greitis didelis, o lengvas sunkvežis gali pradėti „lyginti“. Biuro transportavimo paslauga į Vokietiją turi būti patikima, o ne eksperimentas.

Ar grąžinama pinigų užstatas, jei atšaukiu?

Tai priklauso nuo to, kada atšaukiate. Jei atšaukiate prieš dvi savaites, grąžiname viską, išskyrus administracinius mokesčius. Jei atšaukiate vairuotojui jau važiuojant prie jūsų, turite sumokėti bent pusę kainos, nes jis jau prarado darbą ir kuro. Sąžiningumas dirba abiem kryptimis.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate įmonė ir turite PVM mokėtojo kodą, mes išrašome sąskaitą faktūrą su PVM 0 % (vidutinės transporto paslaugos ES). Jei esate fizinis asmuo arba vežate ne verslo daiktus (o tai įtariama), turi mokėti PVM. Vokietija čia labai griežta.

Problemos, nesklandumai ir patarimai iš vidaus

Kas daryti, jei pasiekęs vietą pastebi, kad trūksta dėžių?

Pirmiausia, nesijaudinkite, tikrinkite sąrašą. Kartais dėžės tiesiog nukrito už kitos arba buvo įkrautos kitaip. Jei tikrai dingo, skambinkite mums. Turime draudimą. Bet dažniausiai pasirodo, kad klientas pats numetė dėžę kur nors kelyne arba paliko senajame biure. Tikrinkite viską tris kartus prieš pasirašant perdavimo aktą.

Ar pasitaiko apgavysčių srityje?

Deja, taip. Yra firmų, kurios pasiūlo neįtikėtinai low prices, pasiima avansą ir dingsta. Arba atveža daiktus, bet reikalauja „papildomo mokestio“ prieš duris, kitaip nieko neduoda. Todėl tikrinkite įmonės reputaciją, reikalaukite sutarties. Nekančia tų, kad girdžiu istorijas apie tai, kaip žmonės prarado viską dėl noros sutaupyti 50 eurų.

Ką daryti, jei Vokietijos klientas atsisako priimti siuntą?

Tai sudėtinga. Jei tai jūsų klaida (pvz., neteisingas adresas), jums teks mokėti už grįžtamąjį kelionę. Jei jų klaida, mes stengiamės išspręsti, bet laukimas kainuoja. Kartais tenka laikinai sandėliuoti krovinius Vokietijoje, kas nėra pigu. Visada patikrinkite, ar jūsų Vokietijos partneris tikrai laukia siuntos laiku.

Ar verta drausti krovinius?

Absoliučiai taip. Net jei manote, daiktai nebražūs, nelaimės nenumatomos. Gali užplūsti potvynis (kaip buvo viename sandėlyje prieš kelis metus), gali užsidegti automobilis arba įvykti avarija. Draudimas kainuoja nedaug, bet užtikrina ramybę. Be to, kai kurių prekių, pvz., technikos, draudimas yra privalomas.

Kaip elgtis su pažeistais daiktais?

Jei pastebėjote pažeidimą iškrovimo metu, nerašykite aktą „viskas gerai“. Pažymėkite įtrūkimą, dėmę, įdrėskimą. Vėliau reikalauti bus neįmanoma. Fotografuokite. Vairuotojai dažnai būna pavargę ir nori greitai baigti, bet jūs turite būti atsargus. Biuro transportavimo paslauga į Vokietiją turi būti tiksliai užfiksuota popieriuose.

Ar reikia palikti arbatpinigių vairuotojui?

Tai nėra privaloma, bet jei vairuotojai padėjo ne tik įkrauti, bet ir išnešė viską į trečią aukštą be lifto, o dar ir viskas nenukrito, tai malonu padėkoti. Lietuvoje tai neįprasta labai, bet Vakaruose tai dalykas. Tai nepadarys jūsų paslaugos brangesnę, bet gali praversti kitą kartą.

Kodėl dažnai vėluojate?

Nes mes ne robotai. Užstrigome pasienyje, sugedo variklis, buvo dideli kamščiai prie Kauno, o po to dar ir Vokietijoje buvo eismo įvykis. Mes stengiamės būti laiku, bet realus gyvenimas sukelia nesklandumų. Jei jums reikia būti ten būtent 9:00 ryto, geriau planuokite atvykti dieną anksčiau.

Ką daryti, jei pavogta?

Skambinti policijai ir pranešti mums. Taip pat, jei buvo naudojamas sandėlis Vokietijoje, reikia ten pranešti. Draudimas padengs nuostolius, jei buvo įtraukta į sutartį „vagystės“ rizika. Bet, kaip sakau, geriau neleisti tai nutikti, nes dokumentų rinkimas su vokiečių policija – tai malonumas ne iš lengviausių.

Išvados

Galiausiai, tai, ko visi bijo – tai kažkur pradingęs arba sulaužytas kompiuteris. Tačiau jei pasiruošiate tinkamai ir renkatės ne pigiausią, o patikimą partnerį, viskas vyks gerai. Patikima biuro transportavimo paslauga į Vokietiją nėra stebuklas, tai tiesiog geras planavimas ir darbas be emocijų. Nereikia bijoti klausti baisiausių klausimų, nes geriau sužinoti atsakymus čia, nei stovėti su dėžėmis rankose priešais uždarytas duris Miunchene. Sekmės perkraustyme ir tikimės, kad jūsų kava Vokietijoje bus dar geriau nei čia.