Patikima biuro perkraustymo paslauga į ir iš Vokietijos: Kaip išgyventi be streso?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neįvyksta taip, kaip planuojame PowerPointe. Buvo laikai, kai vežėm viską ant senų „Scania“ sunkvežimių be jokios logistikos, o dabar viskas turi būti „skanu“, „tvarkinga“ ir „laiku“. Žinoma, teoriškai taip ir yra, bet praktikoje... Čia visada pasitaiko staigmenų. Jei ieškote patikimos perkraustymo paslaugos, turbūt jau susidūrėte su pasiūlymais, kurie atrodo per gera būti tiesa, arba su kainomis, už kurias galėtumėte nusipirkti naudotą automobilį. Štai čia ir prasideda tas nuotykių parkas. Tiesiog nustokite manyti, kad tai yra tik baldų numetimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau.

Kainos, terminai ir kodėl viskas brangsta?

Kiek tikrai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kiekvienas biuras yra skirtingas – vien turi vien stalų, kitas turi dešimt serverių ir penkis šimtus vazonų. Bet jei kalbame apie vidutinį Lietuvos verslą, kuris keliasi į Berlyną ar Miuncheną, tai tas biuro perkraustymas į Vokietiją kainuos nuo kelių tūkstančių eurų. Kaina priklauso nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar reikia specialių kėlimo įrangą (jei biure nėra lifto – o tai Vokietijoje dažna problema senosiuose pastatuose), ir nuo degalų kainos, kuri, kaip žinote, šokuoja kaip beprotnamis. Taip pat, į kainą įeina draudimas, kuris nėra pigus, bet be jų ten važiuoti yra tiesiog siaubinga rizika.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jeigu viskas vyktų pagal planą, tai patys pervežimai užtrunka 1-2 dienas viena kryptimi, bet su pakavimu ir išpakavimu – skaičiuokit savaitę ar dvi. Realiai, Vokietijoje darbo trukmė yra griežtai reglamentuota, o mūsų vairuotojai (nors ir dirbantys) turi poilsio laiką. Vieną kartą turėjome atvejį, kai vairuotojas pavėlavo, nes užstrigo ties Karaliaučiumi dėl oro sąlygų, o vadybininkas Vokietijoje buvo taip nervingas, kad norėjo iškviesti policiją. Taigi, geriau planuokite laiko atsargas, biuro perkraustymas į Vokietiją nemėgsta skubėjimo.

Ar galima gauti fixed price (fiksuotą kainą)?

Galima, bet dažniausiai ji bus tokia aukšta, kad jums sukris akys. Mes stengiamės duoti įvertinimus su galimybe keisti, jei klientas pats nebus pasiruošęs. Pavyzdžiui, atėjome ryte pakti, o klientas dar dirba prie kompiuterių ir sako, kad „dar 10 minučių“. Tas „dar 10 minučių“ užtrunka valandą, o tada vairuotojas praranda valandą poilsio, ir viskas juda kaip vėžlys. Fiksuota kaina veikia tik tada, kai viskas yra labai tiksliai suplanuota, o biuro perkraustymas į Vokietiją – tai dažniausiai chaosas.

Kodėl kainos skiriasi vos po savaitės?

Nes pasaulis keičiasi, o kartais ir mes suklydame (pripažinsiu). Degalai pabrango, euro kursas pasikeitė, arba staigai pasirodė užsakymas, kuris reikalauja skubos. Kartais kainos keičiasi dėl to, kad Vokietijoje reikia gauti leidimą transportavimui tam tikru laiku (pvz., naktį), o tai kainuoja pinigus. Nenusiminkite, jei pirmas pasiūlymas netinka – tai ne būtinai bandymas jūsų apgauti, tiesiog logistika yra gyvas organizmas.

Ar reikia mokėti už laukimą prieš išvykstant?

Taip, jei mūsų komanda atvyksta, o jūsų biuras dar pilnas žmonių arba raktų nėra. Mes ne turime laukti, kol jūs susitvarkote su savo darbuotojais. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, o laikas – pinigai. Vieną kartą laikėm tris valandas Vilniuje, nes klientas negalėjo rasti sandorio su nuomotoju dėl lifto naudojimo. Tai mums kainavo viršvalandžius vairuotojui, kurį teko mokėti.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokracija

Kokius dokumentų reikia tur�ti?

Būtinai reikia turėti krovininį sąrašą (packing list) lietuviškai ir vokiškai (arba angliškai). Be to, CMR sąrašą ir, jei reikia, TIR knygą, nors dabar tai jau nebėra taip būtina vidinėms ES siuntoms. Bet jei vežate techniką, kuri yra įrašyta į ilgalaikio turto sąrašą, geriau turėti eksporto deklaraciją, kad vėliau Vokietijos muitinė nesuklustų. Biuro perkraustymas į Vokietiją be dokumentų yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, bet jei sustabdo, bus problemų.

Ar reikia deklaruoti visą seną techniką?

Jeigu technika nėra nauja (nupirkta prieš 6 mėnesius ar daugiau) ir ji buvo jūsų nuosavybė Lietuvoje, tai tai yra tik perkėlimas tarp ES šalių, mokesčių nėra. Bet jei vežate naujus kompiuterius, kurie dar nebuvo suaktyvinti, tai gali būti interpretuojama kaip prekyba. Vokietijos muitinės pareigūnai yra labai išsami, jie mėgsta pavogti dėmesį (t.y. tikrinti). Geriau viską užrašyti kaip „naudojama biuro technika“ ir nurodyti apytikslę vertę, o ne rinkos kainą.

Kas daryti, jei trūksta faktūros?

Tai problemą. Jei trūksta faktūros, gali tekti rašyti „pažymą“, kad daiktas priklauso jums. Bet Vokietijoje tai visada kelia įtarimų, ypač jei tai brangūs serveriai. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja tvarkos dokumentuose, kitaip gali tekti mokėti garantinį mokestį (muitą) iki kol pateiksite dokumentus. Geriau praleisti dieną ieškant senų sąskaitų archyve, nei stovėti pasienyje su pilnu sunkvežimiu.

Ar dažnai stabdo muitinė?

Ne dažnai, bet kai stabdo, tai stabdo rimtai. Paprastai tai nutinka tuo atveju, jei krovinys atrodo įtartai arba vairuotojas negali aiškiai paaiškinti, ką veža. Esu matęs, kaip sustabdė sunkvežimį su biuro baldais, nes buvo įtarta, kad tai gali būti prekybinis siuntimas (pirktas iš bankrutavusios įmonės). Patikima biuro perkraustymo paslauga į Vokietiją visada įvertina šią riziką ir pasirūpina, kad dokumentai būtų idealūs, nors ir tai ne visada užtikrina, kad niekas neapsustos.

Ar reikia TIR knygos?

Vidutiniam biuro perkraustymui į Vokietiją ne, nes tai yra vidaus ES rinka. TIR reikalingas tik tada, jei kelyje vykstate per trečiąsias šalis (pvz., per Švediją ar Norvegiją), kas Lietuvai-Vokietijai nėra aktuali. Tačiau kai kurie klientai vis klauso „ar turite TIR“, jie lyg gyvena praeityje. Dabar svarbiausia yra tinkamas draudimas ir vairuotojo kompetencija.

Pakavimas, technika ir baldai

Ar jūsų komanda pakuoja?

Taip, mes tai darome. Bet tai kainuoja. Galite paknuotioti patys, jei norite sutaupyti, bet tuomet atsakomybė už sulaužytus indus (ar čia buvo indai? ) arba kompiuterius tenka jums. Mūsų meistrai žino, kaip suvynioti stalus, kad jie nebraižytų vienas kito. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mūsų pakavimu yra ramesnis, bet brangesnis. Naudojame burbuliuką, storą kartoną, specialias dėžes.

Kaip pervežti serverius?

Serveriai – tai siaubas. Jie jautrūs, sunkūs ir brangūs. Juos reikia išjungti, jei įmanoma, (nors kartais klientai sako, kad negali, nes veikia svetainė) ir uždėti į specialias dėžes su šoku slopinimu. Negalima juos mesti kaip bulvių maišų. Vieną kartą buvo situacija, kai klientas nė neįjungė UPS (nepertraukiamo maitinimo), o vairuotojas sukėlė per didelį greitį. Na, serverius teko keisti. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ypatingo dėmesio IT infrastruktūrai.

Ką daryti su skirtingomis spausdintuvais?

Didelius „Xerox“ ar „Canon“ reikia išmontuoti, pašalinti tonerius (nes jei išsilieja – tai katastrofa) ir uždėti apsauginę foliją. Mažus spausdintuvus galima vežti kaip yra, jei nėra juodos kasetės viduje. Svarbu nepamiršti, kad vokiečiai yra labai ekologiški, todėl jei atvešite sugadintą techniką, jos išmetimas gali kainuoti daugiau nei pervežimas.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Ne visus. Stalus galima surinkti po porą, bet didelius sekcijus, vitrinas ir lentynas reikia išpakuoti. Jei paliksite surinktą, ji gali neišlaikyti svorio posūkiuose arba tiesiog užimti per daug vietos (t.y. negalėsime užkrauti visko). Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai apima ir montavimą galoje, todėl mūsų komanda turi turėti su savimi reikiamus įrankius – atsuktuvus, raktus, galbūt gręžtuvą.

Ar saugu su kompiuteriais?

Tiek saugu, kiek kiek gali būti saugu vežant juos sunkvežimiu. Geriausia yra patys vairuoti juos savo automobiliu, jei jų nedaug. Jei daug – tai pakuojuome į dėžes, užrašome numerius. Esu matęs, kaip viena firma vežė visus kompiuterius be dėžių, vienas ant kito, kaip knygų lentynoje. Niekas nelūžo, mano, tik stebuklas. Bet tokių eksperimentų su patikima biuro perkraustymo paslauga į Vokietiją geriau nevykdyti.

Turiu daug dokumentų, kaip juos vežti?

Dokumentus reikia supakuoti į dėžes, pažymėti „Konfidencialu“. Jei tai svarbūs sutartys, geriau juos vežti su savimi (asmeniniu automobiliu ar lagaminu). Sunkvežimiu yra rizika, nors maža, kad dėžė gali dingti arba sušlapti, jeigu lietus pateks į kėbulą (nors mūsų transportas yra hermetiškas... bent jau turi būti). Biuro perkraustymas į Vokietiją neapsieina be popierizaus, todėl planuokite dėžių kiekį iš anksto.

Vokietijos specifika: ką laukti ten?

Ar sunku vairuoti Vokietijoje?

Jei esi vairuotojas su 20 metų patirtimi – ne, bet jei esi pirmas kartas – tai gali būti stresu. Autobanai greiti, o vokiečių vairuotojai agresyvūs. Be to, ten yra daug greičio ribojimų miestuose ir statybų zonų, už kurias baudos didžiulės. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja vairuotojų, kurie žino vietinius įstatymus, pvz., apie „Umweltplakette“ (ekologinę etiketę) įvažiavimui į miesto zonas (žaliai, geltonai, raudonai).

Kas su apmokestinimu (VAT)?

Jūsų lietuviška įmonė pirkė paslaugas, išrašėme sąskaitą su PVM, viskas tvarkoje. Nėra jokių papildomų mokesčių. Bet jei jūs atvežate prekes Vokietijoje esančiam klientui (jei esate pervežėjas), tai gali tekti registruotis Vokietijos PVM mokėtoju. Tačiau kalbant apie biuro perkraustymą, tai dažniausiai yra paslauga, teikiama Lietuvos įmonei, tad PVM lieka Lietuvoje.

Ar galima atvežti buitinę techniką?

Jei tai yra jūsų asmeniniai daiktai, kuriuos vežate į savo naują butą Vokietijoje kartu su biuru, tai taip, galima. Bet jei tai įmonės turtas, o atvežate į biurą, tai nebuvo įtraukta į sutartį, gali būti problema. Vokietijai rūpi kilmė. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra tik verslo turto pervežimas, o ne šou „Ką mes parsivežėm iš namų“.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra ritualas. Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Yra atskirai: popierius, plastikas, bio, bendrosios šiukšlės, elektriniai atliekos. Jei biuro perkraustymo metu susidaro daug šiukšlių (seni baldai), reikia susitarti dėl jų išvežimo iš anksto. Nes mes negalime jų tiesiog palikti gatvėje priešais biurą Miunchene – mus suimtų.

Ar reikia vokiškai kalbančio vadybininko?

Labai padėtų. Nors dauguma vokiečių kalba angliškai, bet kai kyla nesklandumų su vietine policija arba namų valdyba (Hausverwaltung), vokiška kalba būna neabejotinas privalumas. Mūsų komandoje yra žmonių, kurie kalba, tad tai padaro mūsų biuro perkraustymas į Vokietiją paslaugą daug glotnesnę.

Ar galima vežti seifą?

Galima, bet tai kainuoja. Seifai yra sunkūs. Reikia specialių kėlimo juostų (o kartais ir kranų), o jei jis įmūrytas – tai išmontavimo kaina. Vieną kartą teko vežti seifą, kur klientas pamiršo pasakti kodą. Na, teko laukti, kol atvyks specialistas, arba... (žinote, kas toliau). Tikrai ne tokia paprasta istorija.

Rizikos, problemos ir nepavykę atvejai (realus gyvenimas)

Kas nutinka, jei kažką sulaužo?

Turime draudimą „Casco“ (krovinio draudimas). Rašome pranešimą, siunčiame nuotraukas, draudimo kompanija moka. Bet yra vienas „bet“ – jei daiktas nebuvo tinkamai supakuotas ir dėl to sulūžo, draudimas gali nemokėti. Taip pat, jei klientas pasirašo, kad viskas OK, o po savaitės skambina ir sako, kad monitorius nebeveikia – čia jau sunku įrodyti, kad mes kalti. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja inventoriaus patikrinimo abiejose pusėse.

Ar užtikrinate terminus?

Stengiamės, bet ne duodame 100% garantijos, nes mes ne valdome orus ar eismo įvykius. Užtikriname, kad stengsimės atvykti laiku. Jei pavėluojame dėl mūsų kaltės (pvz., sugedo sunkvežimis), kompensuojame dalį sumos (jei tai sutartyje numatyta). Bet dažniausiai pavėlavimai yra dėl klientų, kurie nepasiruošę.

Ką daryti, jei vairuotojas negali privažiuoti?

Tai dažna problema Vokietijos miestuose, kur gatvės siauros. Reikia gauti leidimą sustoti ant šaligatvio (ar net kelio) arba nuominti specialų vietą. Jei sunkvežimis negali privažiuoti, ten reikia naudoti mažesnį sunkvežimį „shuttle“ principu, o tai brangina biuro perkraustymas į Vokietiją. Planuokite iš anksto patikrinti gatvę Google Maps.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet už papildomą mokestį. Vairuotojai taip pat žmonės. Jei jums būtina išvykti šeštadienį, kad pirmadienį Vokietijoje jau būtumėte dirbę, tai įmanoma. Tik nepamirškite, kad Vokietijoje naktinių darbų ir poilsio taisyklės yra labai griežtos, tad tai reikalauja geresnio planavimo.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje neatsiranda?

Laukiame. Skambinome. Jei jis neatsako, turime problemą, nes vairuotojas negali laukti amžinai. Kartais teka siųsti krovinį į sandėlį laikinai, o tai kainuoja pinigus klientui. Biuro perkraustymas į Vokietiją be komunikacijos yra kaip važinėjimas uždarais akimis – nieko gero.

Ar tikrai verta rinktis brangesnes paslaugas?

Kartais taip. Pigios firmos dažnai neturi draudimo, arba jų vairuotojai yra... na, pasakysiu taip – ne patys patikimi. Jei jums svarbu, kad serveriai atvyktų gyvi, o baldai nesulūžtų, geriau pasirinkti patikimą partnerį, o ne pigiausią skelbimą portale. Nusipelnytai atsipirksite ramybe.

Kas daryti, jei pasikeičia adresas?

Praneškite kuo greičiau. Jei mes jau važiuojame, tai gali reikšti papildomus kilometrus. Vokietija didelė, vienas miestas nuo kito gali būti po 500 km. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra važiavimas iš Vilniaus į Kauną, čia atstumai didesni, o laikas – svarbiausias.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet jie turi būti sveiki (kenkėjų nėra). Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali patikrinti, jei atvežate daug augalų iš Lietuvos. Po keleto valandų važiavimo sunkvežimyje augalai gali nukentėti nuo šalčio ar karščio. Geriau juos vežti atskirai.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Susitarkite su namų valdyba (Hausmeister). Jis gali padėti rezervuoti vietą. Jei tiesiog užstatysite kaimyno vietą, gausite baudą, o mums gali tekti ją mokėti (tada iš jūsų). Vokiečiai mėgsta tvarką, tad biuro perkraustymas į Vokietiją turi vykti pagal taisykles.

Išvada

Na, kaip ir viskas, ką reikėjo žinoti apie šį procesą. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra paprasta kelionė, tai sudėtingas žaidimas, kur reikia žinoti taisykles, turėti gerą techniką ir, svarbiausia, kantrybę. Jei pasiruošę tinkamai, viskas nueis sklandžiai, jei ne – gausite istoriją, ką pasakoti anūkams. Svarbiausia yra rasti žmones, kurie nebijo atsakomybės ir žino, ką daro, o ne tuos, kurie tik pažada auksines kalnes už pusę duonos kainos. Gerai suplanuokite, dokumentus sutvarkykite, o techniką įsitikrinkite, kad yra draudžiama – tai bus pusė sėkmės.