Patarimai planuojant biuro persikraustymą į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir biuro persikraustymas į Vokietiją visada yra pavojinga istorija. Skiriasi nuo paprasto baldų vežiojimo, čia daugiau nervų, dokumentų ir biurokratijos. Vokietai yra disciplinuoti, jei kas nors ne taip su CMR ar sąskaitomis, gali laukti nemalonumų pasienio kontrolėje. Todėl patarimai planuojant biuro persikraustymą į Vokietiją nėra tik apie tai, kaip dėžės lipdyti, tai apie tai, kaip išvengti baudų ir vėlavimų. Buvo atvejų, kai klientai sumaineriuodavo savo patys ir tada važiuodavome išgelbėti, bet geriau viską padaryti teisingai iš karto. Čia reikia galvoti atsargiai.

Dokumentų chaosas ir muitinė

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia tur�ti tinkamą sąskaitą-faktūrą, kurioje nurodytas prekių pavadinimas ir vertė, be to, CMR konosamentą turi būti užpildytas be klaidų. Jei vežate naudotą techniką, gali prireikti eksperto vertinimo, kad muitinėje neigalėtų sumokėti naujos kainos PVM. Geriau visus dokumentus paruoškite dvikalbius (angliškai arba vokiškai), nes vokiškai kalbantys pareigūnai nenori vargti su vertimu. Be to, jei transportuoja ne įmonės, o pasamdytas vairuotojas, reikia įgaliojimo, kad jis galėtų atstovauti.

Ar reikia mokėti PVM ar muitą?

Jei esate registruota Lietuvoje ir turite PVM mokėtojo kodą, o gavęs Vokietijoje taip pat, tai paprastai tai yra vidinės ES prekybos operacija (VKS), PVM ne taikomas. Bet jei kažką privalysite deklaruoti kaip fizinę asmenų siuntą, gali būti nemalonumų. Muitas dažniausiai ne taikomas, jei tai yra turtas, kuris buvo naudojamas bent 6 mėnesius, bet tai reikia įrodyti. Vokietijos muitinė labai griežta tiria, ar tikrai verslo turtas persikelia, ar bandote įvežti prekes pardavimui be mokesčių.

Kas daryti, jei pasienyje sustoja?

Nieko nedarykite savavališkai, tiesiog laukite ir skambinkite brokeriui. Vieną kartą teko matyti situaciją, kai vairuotojas bandė "derėtis" su pareigūnu dėl greitos patikros, ir rezultate buvo padarytas pilnas automobilio apkrova su brangiu įranga. Muitinės kontrolėje geriau būti ramiam ir tur�ti visus popierius po ranka, o ne bandyti įtikinti, kad tai "tik asmeniniai daiktai", kai automobilyje guli dešimt serverių.

Ar turi būti inventoriaus sąrašas vokiškai?

Labai rekomenduoju, bent jau anglų kalba, bet vokiškai būtų geriau. Vokiškai muitininkai labai vertina, kai matai, kad pastangas įdėjai. Jei sąrašas bus lietuviškai, jie gali pradėti kurti problemas arba šiaip uždelsti procesą, ieškodamas vertėjo. Sąraše turi būti tiksliai nurodyta, kas kas yra, be "baldai" ar "kompiuteriai" reikia specifikos, pvz., "4 vnt. rašomųjų stalų".

Ar reikia draudimo poliso?

Be abejo, tai ne privaloma, bet labai kvaila važiuoti be jo. Tarptautiniame pervežime daiktai gali nukristi, sudraskti arba net gaišti ugnies atveju. Polisas turi dengti visą maršrutą, ne tik Lietuvos teritoriją. Vieną kartą važiavome per Hanoverą, kur mums užkliuvo sunkvežimis šonuose, ir jei ne būtų draudimo, klientas būtų prarastas. Už kiekvieną eurą vertės reikia mokėti nedidelį mokestį, tai verta.

Ką daryti su dulkėmis ir šiukšlėmis?

Nenukelkite šiukšlių į Vokietiją, tai yra labai nepriimtina. Vokietai turi griežtas taisykles dėl atliekų, o užsienio įmonėms tai gali baigtis didelėmis baudomis. Visas pakuotes, dėžes ir kitą šiukšlinę medžiagą geriau išmesti dar Lietuvoje arba pirmoje degalinėje, kurioje yra konteineriai. Negerbkite to, kad vokiški biurai turi savo šiukšliadėžes, jos mums ne skirtos.

Kelias ir logistikos rūpesčiai

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Viskas priklauso nuo to, kur būtent važiuojate. Jei į Berlyną, tai viena, o jei į Miuncheną – visai kita. Paprastai tokie maršrutai užtrunka vieną ar dvi dienas, bet yra ir tokių atvejų, kai staugiasi A9 autostradoje ir stoviukai valandas. Vėliau klientai kvailsta, kodėl vėluojame, o mes čia negalime nieko padaryti. Geriau planuokite su atsarga, o ne vėliau verčiate vairuotojus pažeisti poilsio režimą.

Ar galima važiuoti bet kuriuo keliu?

Techniškai galima, bet sunkvežimiams yra apribojimai, ypač miestuose. Prieš kelionę būtina patikrinti, ar nėra uždarytų tiltų arba sunkiaisiais sunkvežimiais draudžiamų zonų. Vokietijoje daug miestų turi "Umweltzone" – ekologines zonas, į kurias be specialios spalvos kortelės negalima važiuoti. Jei vairuotojas įvažiuos be kortelės, bauda bus ne maža, o ją mokės siuntėjas.

Ką daryti su parkavimu mieste?

Tai viena didžiausių galvos skausmų. Vokietijos miestuose vietų sunkvežimiams beveik nėra, o jei ir yra, jos labai brangios. Reikia iš anksto susitarti dėl vietos arba gauti specialų leidimą iš savivaldybės (Erlaubnis). Kartais teka stovėti už kelias valandas su įjungta "avarine" šviesa, kol kas nors pareiškia. Geriau tai padaryti iš anksto, nei vėliau gaudyti baudą už neteisėtą stovėjimą.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojui?

Standartinės vairuotojo pažymėjimo (95 kodas) užtenka, tačiau reikia sekti vairavimo poilsio laikus. Vokietijoje policija dažnai tikrina tachografus, ir jei bus rasta pažeidimų, gali būti sustabdytas visas reisas. Be to, jei vežate pavojingas krovinius (pvz., dažų ar chemijos), reikia ADR sertifikato. Negerbkite taisyklių, čia prie sienos patikra yra labai dažna.

Ką daryti, jei sunkvežimis neužsileidžia prie biuro?

Tai labai dažna problema, ypač senuosiuose miestuose. Tada tenka organizuoti "paskutinį mylią" – t. y. vežti krovinius mažesniu sunkvežimiuku arba su visais. Tai kainuoja papildomai ir užtrunka laiko. Prieš planuodami patarimai planuojant biuro persikraustymą į Vokietiją, patikrinkite, ar gali ten užvažiuoti 18 metrų ilgio sunkvežimis. Jei ne, iš karto planuokite mažesnę transporto priemonę.

Kaip saugiai vežti IT įrangą?

IT įranga yra pačia jautriausia dalis. Monitoriai ir serveriai turi būti uždėti ant specialių putų, o ne tiesiog įmesti į dėžę. Taip pat būtina išjungti visus įrenginius ir ištraukti kabelius, kad jie nepridarytų žalos. Vieną kartą matėme, kaip klientas įdėjo visus kompiuterius į vieną dėžę be apsaugos, ir važiuodamas per kalnelį viskas subyrėjo. Geriau pasamdyti profesionalų pakuotojus.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biure dažnai būna dažų, aerozolių ar valymo priemonių. Tai yra pavojingos krovinių kategorijos (ADR) ir joms reikia specialios dokumentacijos bei transporto. Negalima tiesiog užmesti į kabiną. Jei tokių daiktų nedaug, galima pabandyti rasti "išimtinių kiekio" taisykles, bet geriau pasitarti su logistiku. Neužtikrinkite, kad vairuotojas nebus nubaustas už tai, kad jo sandėlyje sprogsta aerozolis.

Pinigai ir biudžeto planavimas

Kiek kainuoja biuro persikraustymas į Vokietiją?

Kainos svyruoja labai plačiai, priklauso nuo krovinio tūrio ir atstumo. Mažam biurui gali tekėti nuo tūkstančio iki trijų tūkstančių eurų, o dideliam – ir dešimt kartų daugiau. Reikia prisiminti, kad kaina be PVM skiriasi nuo galutinės. Taip pat į kainą įeina tik nuoma ir darbas, o ne galimos išlaidos Vokietijoje, pavyzdžiui, už lifted arba keltuvus.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dauguma įmonių jas parduoda atskirai. Dėžės, buroklinė popierius, lipdukas, kabelių rėmeliai – viskas kainuoja. Kartais įmonės siūlo "viskas įskaičiuota", tada tikrinkite, kiek to medžiagos tenka. Kartais įkainoja per daug brangiai, todėl verta pasidomėti, ar nepamiršte nupirkti pačiems pigiau (tik nepamirškite paskui jų išmesti, kitaip grąžinant reikės mokėt).

Ar galima sutaupyti darbų daliai?

Žinoma, galite viską supakuoti patys. Tik tikrinkite, ar dėžės atlaikys svorį. Jei pasidarys taip, kad dėžė sugriūs perkelimo metu, mums nebus kaltės, o draudimas tai padengti gali nevisiškai. Sutaupyti galite taip pat, jei patys išsikrausite (nors Vokietijoje tai nėra patogi). Dirbant patys sutaupote, bet prarandate laiką ir rizikuojate nugarą.

Kas yra "ilgalaikės saugojimo" mokesčiai?

Jei atvykstate į Vokietiją, o biuras dar neparengtas, reikia kur dėti daiktus. Sandėliai tenka brangūs. Mūsų praktikoje kartais reikia palikti sunkvežimį su kroviniu stovėti aikštelėje, tačiau tai taip pat kainuoja. Už kiekvieną dieną reikia mokėti, o jei vairuotojas laukia, tai jis irgi dirba. Geriau sutikite iš anksto, kur iškrausite.

Kodėl kaina padidėjo paskutinę minutę?

Tai dažnai nutinka dėl to, kad klientai nenurodo visos informacijos. Pavyzdžiui, nepaminėjote, kad nėra lifts, o biuras yra 4 aukšte. Arba kad reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti didelius stalus. Tokios papildomos paslaugos kainuoja. Taip pat gali pakilti kuro kaina, jei tarp pasirašymo ir važiavimo praeina ilgas laikas. Nustatykite kainą fiksą.

Ar galima atsisakyti paslaugos?

Galima, bet tikrai ne už nemokamai. Jei atšaukiate kelionę paskutinę minutę, mums prarandame užsakymą ir laiką, todėl reikalaujame baudos (dažnai 50% arba 100% vertės). Žinoma, jei mes patys nesugebame atvykti dėl techninių priežasčių, tai gražiname pinigus, bet tokių atvejų beveik nebūna. Viskas priklauso nuo sutarties.

Ar reikia mokėti užskaitą (depozitą)?

Dauguma patikimų pervežėjų prašo užskaitos, kad užtikrintų, kad klientas neatsitrauks. Tai yra įprasta praktika, ypač kai reikia nuomoti papildomą techniką arba keliauti į tolimas vietas. Užskaita paprastai grąžinama po paslaugos atlikimo, išskyrus atvejus, kai padaryta žala arba pridėta papildomų paslaugų.

Vokietijos realijos ir vietiniai įstatymai

Ar reikia pranešti kaimynams?

Vokiečai labai mėgsta tvarką ir ramybą. Jei blokuojate gatvę su sunkvežimiu arba triukšminga iškraudote, kaimynai gali paskambinti policijai. Geriau iškabinti pranešimą (Einweiser) su data ir laiku ant namo sienos. Tai sutaupys jums nervų. Vieną kartą mus iškvietė policija dėl to, kad per ilgai stovėjome vienoje vietoje.

Ar galima dirbti sekmadienį?

Vokietijoje sekmadienis yra poilsio diena (Ruhetag). Negalima triukšmingai dirbti, iškelti baldus arba naudoti įrankių. Jei bandysite, gausite didelę baudą ir kaimynai bus nepatenkinti. Išimtis gali būti tik tais atvejais, kai gavote specialų leidimą, bet tai gana retai ir brangu. Planuokite persikraustymą darbo dienomis.

Ką daryti su atliekomis (pakavimo dėžės)?

Nemėgkite jų palikti gatvėje. Vokietijoje yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Dėžes reikia suskaldyti ir nuvežti į specialią aikštelę (Recyclinghof). Jei paliksite šiukšles prie konteinerių, gali būti nufilmuota ir bauda nusiųsta adreso savininkui. Paprastai vairuotojas gali pasiūlyti nuvežti atgal į Lietuvą, jei jam nebus trukdoma.

Ar sunku sujungti telefonus/internetą?

Tai ne mūsų darbas, bet galiu pasakyti, kad tai Vokietijoje trunka ilgai. Vokietijos ryšių tiekėjai, pvz., Deutsche Telekom, gali užtrukti savaites ar net mėnesius, kol pajungs liniją. Todėl pradėkite tvarkyti šitus klausimus dar prieš persikeliant, kitaip biuras liks be ryšio. Mobilusis internetas gali padėti laikinai.

Ar reikia vertimo dokumentų?

Kai kurios institucijos gali pareikalauti vertimo, ypač jei tenka tvarkyti leidimus arba registro dokumentus. Geriau turėti visus svarbius dokumentus (įstatų, registracijos) išverstus į vokiečių kalbą. Tai sutaupo laiko paaiškinimams. Nenuvertinkite to, kad vokiečiai mėgsta viską tur�ti popieriuose.

Kodėl vokiečiai taip griežti?

Tai jų kultūra – jie mėgsta taisykles ir tvarką. Jei viskas daroma pagal instrukciją, viskas gerai. Jei bandote ką nors praleisti pro šalį, jie tai pastebi. Manau, kad čia nėra blogai, tik reikia įprasti. Tiesa, kartais tai būna per daug, kai reikia spausdinti atskirą popierių kiekvienam dėžei. Bet tokios jų taisyklės.

Dažniausios klaidos ir problemos

Kas nutinka, jei pasidaužia kompiuteris?

Jei buvo uždraudžiama, tai turi būti kompensuojama. Bet problema ta, kad dažniausiai žmonės nenurodoma tikrosios vertės. Užrašo "kompiuteris" ir 100 eurų, o jis kainuoja 2000. Tada draudimo išmoka bus nedidelė. Visada reikia padaryti inventoriaus sąrašą su realiomis kainomis. Be to, duomenų praradimas nėra draudžiamas, tad padarykite atsarginęs kopijas.

Ar saugu veži brangų turtą?

Niekada nėra 100% saugu. Yra rizika, kad gali būti vagystės, ypač stovint parkavimo aikštelėse naktį. Jei vežate labai brangų turtą, reikia užtikrinti apsaugą arba palydovą. Vieną kartą mums bandė išvogti krovinį poilsio vietoje, bet vairuotojas pakilo girdėjęs triukšmą. Geriau būti per daug atsargiam.

Ką daryti, jei vairuotojas uždelia?

Jei dėl stūmų, tai nieko. Jei dėl to, kad jis tiesiog užmiršo, reikia skambinti mums. Mes galime organizuoti kitą automobilį, bet tai kainuos. Vokietijoje stūmai yra kasdienybė, ypač prieš miestus. Nereikėtų kaltinti vairuotojo už tai, kad automagistralėje užstrigo du šimtai sunkvežimių.

Ar yra pavojus, kad gali dingti daiktai?

Su patikimomis įmonėmis – ne. Bet rinkoje yra ir "juodųjų pervežėjų", kurie pasiima užstatą ir dingsta. Pasitikrinkite įmonės reitingus, ar ji turi realų adresą ir transporto priemones. Jei kaina per maža, tai pirmasis signalas, kad kažkas negerai. Negerbkite pinigų, jei nenorite prarasti daiktų.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo įmonėmis?

Geriausia jų vengti. Perskaitykite atsiliepimus internetu. Jei jau įvyko incidentas, rašykite pareiškimus policijai ir civilinį ieškinį. Žinau, kad tai ilgas procesas, bet kartais vienintelis būdas atgauti pinigus. Patarimai planuojant biuro persikraustymą į Vokietiją visada prasideda nuo tinkamo pervežėjo pasirinkimo.

Ar reikia apdrausti patį biurą?

Ne pervežimo metu, bet gal verta pagalvoti apie turto draudimą naujoje vietoje. Vokietijoje draudimas gali būti brangesnis nei Lietuvoje. Užtikrinkite, kad nuo pirmosios dienos turi apsaugą nuo vagysčių ar gaisrų. Mes neatsakome už tai, kas nutinka po to, kai iškrovame daiktus.

Kaip susitarti dėl laiko?

Nustatykite tikslų laiką, bet būkite pasiruošę, kad gali pasikeisti. Vokietijoje nėra įprasta vėluoti be pagrindo, tačiau ir užsitikrinti, kad viskas vyks minutę į minutę, neįmanoma. Palikite laiko rezervą tarp išsikraustymo ir naujo biuro įsirengimo. Negerbkite to, kad tai truputį brangiau kainuoja, bet nusiraminsite.

Ar reikia specialių leidimų biuro rekonstrukcijai?

Tai jau ne mūsų sritis, tačiau galiu pasakyti, kad Vokietijoje leidimai gauti yra sudėtingi. Jei planuojate griauti sienas arba keisti elektros instaliaciją, reikia architekto ir leidimų. Nepradėkite darbų be jų, nes baudos didelės, o darbai gali būti sustabdyti. Geriau susitarti su vietiniais rangovais iš anksto.

Kodėl svarbu turėt vietinį kontaktą?

Jeigu kas nors negerai, turint žmogų vietiniame kalbe, labai padeda. Jis gali susitarti su policija, savivaldybe arba tiesiog padėti nukreipti kelią. Vairuotojai dažnai nemoka vokiškai (tik angliškai arba rusiškai), o tai gali trukdyti. Pasamdykite vietinį "facilitator'ą" dideliems projektams.

Išvados

Toliau pateikiami patarimai planuojant biuro persikraustymą į Vokietiją gali atrodyti sudėtingi, bet tik planavimas ir kantrumas išgelbės nuo problemų. Nereikia skubėti, viską reikia padaryti ramiai, tvarkingai ir su geromis sutartimis. Vokietija nėra vieta, kurioje galima "kažkaip" susitvarkyti be dokumentų. Pasitikėkite patikimais partneriais ir viskas bus gerai. Sėkmės naujoje vietoje.