Patarimai biuro persikraustymui iš Vokietijos be streso: praktikoji žinynas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo pačių paprastiausių dėžių pervežimų iki visiško biuro chaoso, kai vairuotojai tiesiog pasigeria. Vokietija – tai ypatingas atvejis, nes ten viskas turi būti tvarkingai, kitaip greitai susiduriate su baudomis ar neigiamomis emocijomis. Dažnai klientai klauso, kaip tai padaryti ramiau, todėl nusprendžiau pabendrauti ir suteikti keletą gerų patarimų biuro persikraustymui iš Vokietijos be streso. Tai nėra joks mokslas, bet reikia žinoti keletą niuansų, kad nereikėtų raudoti prieš pat atostogas ar naujus metus.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratinis purvas

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų, jei važiuojame į Lietuvą?

Žinoma, dažnai atrodo, kad viskas per daug sudėtinga, ypač kai kalbame apie Vokietiją. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, juda prekių vidaus rinka, tai formaliai muitinės neturėtų būti, bet reikia turėti tvarkingą PVM sąskaitą-faktūrą arba krovinio gabenimo lapą. Vokiečiai mėgsta, kai ką tik turi ant popieriaus, todėl nepabandykite važiuoti „ant žodžio“. Geriau padarykite išsamų inventorizacijos sąrašą su verte, o ne tik rašykite „biuro reikmenys“, nes tada gali kilti nereikalingų klausimų.

Ką daryti su PVM numeriais?

Tai labai svarbu, nes be to gali būti didelių nesklandumų. Tiek siuntėjas, tiek gavėjas turi turėti galiojantį PVM mokėtojo numerį, kuris yra aktyvus VIES sistemoje. Jei numeris neaktyvus, vokiečiai gali sumokėti PVM už jus, o tuomet teks jį grąžinti per Lietuvos valstybinę mokesčių inspekciją, o tai yra ilgai ir varginančiai. Tikrai patikrinkite šį dalyką prieš pradedant dirbti, kas nutiko vienam mano klientui Berlyne, ir jis mokėjosi mokesčius pusę metų.

Ar reikia eksporto deklaracijos?

Kadangi Vokietija ir Lietuva yra ES narės, paprastai eksporto deklaracijos nereikia, nebent judate kaip ne PVM mokėtojas. Tačiau, jei krovinys vertingas ar tai yra kažkas ypatingo, gali tekti deklaruoti, bet retai. Geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, aš asmeniškai visada pasakau – jei abejojate, rašykite viską kuo tiksliau. (Nebent jūsų buhalteris yra mano pažįstamas, tuomet tikrai reikės klausti).

Kas tas CMR ir kodėl visi jo bijo?

CMR – tai tarptautinis vežimo laiškas, kuris patvirtina, kad krovinys buvo priimtas. Jis yra kaip draudimas, kad prekės pasiekė tikslą, nors tikrai neapsaugo nuo visų blogybių. Vairuotojas turi užpildyti jį įrodžius, kad ką tik įkėlė, o tu turi pasirašyti, kad viskas tvarkoje. Jei pasirašai be patikrinimo, o vėliau pamatai sulaužytą monitorių, savo kaltės nebeišsiimsi. Tai yra pagrindinis dokumentas, dėl kurio dažniausiai bylinėjamės teismuose.

Ar inventorizacinis sąrašas turi būti vokiškai?

Nebūtinai, angliškai ar lietuviškai irgi praeis, jei vairuotojas supranta ką veža. Bet jei sustos vokiškai pareigūnai, tai gali būti problemos, todėl aš visada rekomenduoju turėti bent trumpą aprašymą vokiškai. Nereikia versti visko tiesiogiai „monitor“ – „Bildschirm“ užtektų. Tai užtikrina, kad nereikėtų laukti kelias valandas stotyje kol kas nors ieško vertėjo.

Kodėl Vokietijoje taip griežtai žiūri į popierius?

Vokiečiai tiesiog mėgsta tvarką (Ordnung), ir jiems tai šventas dalykas. Jei trūksta parašo arba datos, jie gali sustabdyti visą procesą kol tai nepataisysite. Aš mačiau situaciją, kai viena trūkstama deklaracija uždelė mašinai pamainą dviem dienoms. Nereikia jų erzinti, geriau turėkite visus failus sudėtus vienoje mapėje, užrašytus aiškiai. Tai vienas iš tų dalykų, kuris sumažina stresą, kai tu jau esate nuovargus.

Supakuojame biurą: kaip nepasidaryti blogiau

Kur gauti dėžių?

Nenaudokite senų prekybos centro dėžių, jos tiesiog sugrus po svorio. Geriau nuomokite specialias persikraustymo dėžes, jos tvirtos, turi dangčius ir telpa daugiau. Žinoma, tai kainuoja, bet kai tave serveris užkrenta ant grindų, tu suprasi, kad 10 eurų už dėžę buvo mažiausia problema. Esu matęs, kaip dėžės išsileidžia pakrovimo metu ir viskas išbyra į asfaltą Vokietijos automagistralėje, vaizdas labai liūdnas.

Ar galima užpildyti dėžes knygomis?

Galima, bet tik jei norite, kad vairuotojas nenukristų nuo kojų kelsdamas jas. Knygos yra sunkios, dėkite jas į mažesnes dėžutes arba į patvarias. Jei užpildysite didelę dėžę tik knygomis, dugnas iškirs, o tuomet gausi rinkinį "Poilsio ir pramogų" vietoje darbo dokumentų. Supakuokite protingai, svorio pasiskirstymas čia yra raktas, kitaip vėliau kelsime viską po vieną arba duosime įrašą į CMR apie sugadintą grindinį.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Labiausiai mane siaubina, kai žmonės meta monitorius į mašinas be jokios apsaugos. Originalios dėžės yra geriausiai, bet jei jų nebėra, naudokite putplasčio arba storų antklodžių (nors drabužių nebuvimas irgi problema). Monitorius turi būti apvyniotas, kad jis nešokteltų viduje. Praėjo metai, kai vienas klientas iš Miuncheno taip padarė, ir atvyko tik stiklo fragmentai, o kainos buvo ne mažos. Nenaudokite plono popieriaus, jis neapsaugos.

Ar verta pažymėti dėžes?

Tikrai verta, tik ne rašykite tik „Biuras“, rašykite „Pirmas aukštas, kairė“, „Vadyba“, „Buhalterija“. Taip sutaupsite valandas pasirenkant dėžes naujoje vietoje. Beje, jei turi dėžių su slaptais dokumentais, pažymėk jas kaip „Asmeninė“ arba „Confidential“ ir geriau jas vežk savo automobiliu, o neduok vairuotojui. Pasitikėjimas yra geras dalykas, bet saugumas – geriau, ypač su sutartimis.

Ką daryti su augalais?

Augalus į krautuvą neįleis, bent jau į didelę mašiną su liftu, jie tiesiog užšals arba sulūž per važiavimą. Galite juos vežti savo automobiliu arba paprašyti draugų. Žinoma, yra specialių firmų, kurios pervežia augalus, bet tai kainuoja kaip nulis. Geriau dovanokite kaimynams Vokietijoje, nei stresuokitės, kad jūsų mėgstamas fikusas atvyks kaip kopūstas. (Aš asmeniškai turiu vieną kaktusą, kuris išgyveno tris persikraustymus, bet tai išimtis).

Kodėl negalima supakuoti „gyvai“?

Supakuoti gyvai reiškia daryti tai paskutinę minutę. Vienas klientas Frankfurte krovėsi dėžes tuo pat metu, kai atvažiavo vairuotojas. Rezultatas – trys valandos pavėlavimo, pyktis ir prarasti pinigai. Vokietijoje laikas yra pinigai, ir vairuotojai nemoka laukti, kol tu surandi savo peleninę. Užbaik pakavimą bent vakare prieš dieną, tai sutaupys daug nervų.

Logistika: sunkvežimiai, vairuotojai ir keliai

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Įprastai, jei viskas suplanuota, tai trunka nuo 3 iki 5 dienų, priklausomai nuo to, kur Vokietijoje esate ir kiek krovinio. Jei esate giliau žemyje, pavyzdžiui, Bavarijoje, tai gali užtrukti ilgiau nei iš Hamburgo. Taip pat reikia laikyti galvoje, kad reikia užsakyti vietą iš anksto, nes sezono metu gali tekti laukti savaitę. Neskubėkite iki paskutinės akimirkos, tai tikrai sukelia stresą.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į miesto centrą?

Daugeliu atvejų – ne, ypač jei tai senas miestas arba Vokietijos centre, kur yra apribotas svoris. Reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės, o tai yra pinigai ir laikas. Kartais reikia perkrauti į mažesnę mašiną (vadinamą „puspriekabe“ arba 3,5 tonų sunkvežimį), kad nuvažiuotų prie pat durų. Svarbiausia tai išsiaiškinti iš karto, kadangi vairuotojas gali tiesiog atvažiuoti ir negalėti įvažiuoti.

Kas daryti, jei nėra pakeliamojo tilto?

Jei jūsų biure nėra rampos arba lifto, kuris talpina paletę, reikės užsisakyti vairuotoją su keltuvu (hydraulic lift). Be jo, vairuotojai nekelia rankomis, jų darbo aprašyme tai nėra įrašyta. Yra buvę atvejų, kai klientai galvojo, kad vokiečiai bus tokie drąsūs ir užkels sofa 4 aukštant be lifto, tačiau praktiškai tai neįmanoma be specialios įrangos. Užsakykite keltuvą iš karto, kitaip turėsite krauti rankomis su savo darbuotojais.

Ar galima persikraustyti savaitgalį?

Vokiškoje tvarkoje viskas yra uždaryta, tad savaitgalis gali būti problemiškas. Oficialiai naktimis ir sekmadieniais gali būti draudžiama triukšmingi veiklai tam tikrose vietovėse. Geriau planuoti penktadienį arba pirmadienį, o savaitgalį pailsėti. Jei labai reikia, reikės gauti leidimą ir tikriausiai papildomai sumokėti vairuotojui. Nors aš esu matęs, kaip kai kurie darbo savaitgaliais viską įveikia tyliai, bet rizikuojate gauti skundą iš kaimynų.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma jaunesnių kalba, bet yra ir tokių, kurie supranta tik vokiškai arba rusiškai. Negalima tikėtis, kad vairuotojas mokės lietuviškai, nors kartais pasitaiko ir malonumų. Geriau susitarti dėl koordinates ir kontaktinio telefono, kurį gali skambinti, jei nepasivers. (Arba tiesiog naudokite vertėją telefone, dabar jie dirba beveik tobulai, net jei turi keletą klaidų).

Kaip elgtis su „Autobahn“ spūstimis?

Vokietijoje spūstys yra dienoraštis, ypač prie Hamburgo arba per sankryžas. Jei planuojate atvykti tam tikru laiku, pridėkite rezervą mažiausiai dviem valandoms. Aš esu matęs, kaip klientai verčia dirbti vairuotojus naktį, kad tik spėtų, o tai yra pavojinga ir nelegalu. Geriau leisti jiems miegoti, nei pulti į duobę nauju „Mercedesu“ su jūsų baldais.

Kainos, draudimas ir nemalonios staigmenos

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kubo metrų), atstumo, degalų kainos ir papildomų paslaugų. Jei reikia keltuvo arba perkrovimo, tai viskas eina į sąskaitą. Taip pat įtakos turi ir diena, jei norite važiuoti švenčių metu, brangiau. Negalima manyti, kad kaina bus tokia pat kaip prieš penkerius metus, pasaulis pasikeitė. Reikia gauti fiksuotą pasiūlymą, o ne orientacinį, kad būtų mažiau nuostabų pabaigoje. Dažnai kainoms taip pat įtakos turi ir to, nuo to priklauso kain.

Ar reikia draudimo?

Beveik visada rekomenduoju. Standartinis draudimas dažnai dengia tik labai mažą sumą, pavyzdžiui, 10 EUR už kilogramą. Jei vežate brangią serverinę įrangą, tai nieko neatkompensuos. Užsisakykite „Viso rizikos“ draudimą, nors ir jis kainuoja brangiau. Vienas mano klientas taip taupė, o po to gailėjosi, kai iškrito dėžė su brangiaisiais pieštukais (žinoma, juokauju, buvo serveriai).

Kas yra laukimo mokestis?

Tai viena dažniausių priežasčių, kodėl kaina didėja. Jei vairuotojas atvyksta, o jums dar nėra raktų arba darbuotojai neparuošė dėžių, laikas eina. Vokietijoje vairuotojų darbo laikas yra griežtai ribojamas tachografais, jie negali laukti valandas be poilsio. Už kiekvieną praleistą valandą gali tekti mokėti 50-100 eurų, tai tikrai neverta to laukti.

Kas daryti, jei kažką sulaužo?

Pirmiausia – nepamiršk pasirašyti pastabų į CMR dokumentą. Jei pastebi, kad dėžė draskosi, parašyk „Sulaužyta“. Jei neparašei, teismas pasakys, kad atvyko gera. Tada susisiek su savo draudiku. Naudinga turėti nuotraukas prieš ir po (aš visada prašau klientų jų daryti). Be įrodymų, net aš, su savo patirtimi, negaliu padėti gauti kompensacijos, nes įmonės visada sako, kad atvyko gerai.

Ar galima mokėti grynaisiais?

Galima, bet reikia tiksliai susitarti. Dauguma firmų dirba tik per sąskaitas pervedimui, kadangi vairuotojams griežtai draudžiama turėti didelių pinigų sumų sau. Jei mokate grynaisiais, reikia pasirašyti apie tai kvitą. Geriau visgi pervesti įmonės sąskaitą, turiu ataskaitą apie tai. Be kvito, vėliau gali būti problemų, kad pinigai „dingo“ ir kaltės mes neįrodysime.

Ar galiu padėti vairuotojui?

Galite, bet jei nukrenta ant kojos arba sulaužote nugarą, draudimas to nedengia. Vairuotojai yra profesionalai, jie žino, kaip kelti sunkius daiktus. Geriau nukreipkite juos, kur dėti, o ne bėkite su dėžėmis. Yra buvę atvejų, kai klientai norėjo padėti ir tiesiog trukdė, sukeldami tik chaosą. Geriau pasirūpinkite kava ir sumuštiniais, tai padės daugiau nei fizinė jėga.

Kaip pasirinkti gerą firmą?

Nesinaudokite pigiausiais skelbimais „ebay“ arba keistais forumuose. Ieškokite firmų, kurios turi realų adresą, transporto licenciją ir atsiliepimus. Užsukite į jų puslapį, ar jis atrodo profesionalus? Jei ten tik vienas nuotrauka ir telefono numeris, geriau ieškoti toliau. Patikrumas šioje srityje yra brangus, bet jis tauso nervus. (Aš asmeniškai nebesitikiu stebuklų iš firmų, kurios siūlo pervežti visą biurą už 200 eurų).

Ar reikia įsirašyti į eilę?

Taip, ypač jei planuojate persikraustyti vasarą arba prieš šventes. Geriausi pervežėjai turi užimtus grafikus savaitėms į priekį. Jei skambinate rytoj ir norite važiuoti poryt, tikriausiai gausite kažką abejotino arba labai brangaus. Planuokite bent mėnesį iš anksto, tai vienas iš geriausių patarimų biuro persikraustymui iš Vokietijos be streso, ką galiu duoti.

Kas daryti su atliekomis?

Nesivežkite šiukšlių į Lietuvą, tai nėra verta. Vokietijoje yra geros sistemos atliekų surinkimui, tiesiog išmeskite nereikalingus daiktus į „Wertstoffhof“. Taip sutaupysite vietos mašinoje ir nebusite apkrauti brangiausiomis atliekomis Lietuvoje. Nulis šiukšlių lyggu daugiau vietos naujam pradėjimai. Nėra prasmės mokėti už orą, kurį užima senos sulūžusios kėdės.

Ar reikia nuplauti baldus?

Būtų malonu, jei taip padarytumėte, ypač jei tai buvo naudojama maisto gamyboje arba sandėlyje. Dulmės nekenkia, bet purvas gali užteršti kitus daiktus. Vairuotojai nebus laimingi, jei teks krauti riebius stalus. Nereikia jų blizginti, bet paprastas valymas padarys visą procesą malonų. (Kartais aš net nuplaunu rankas po to, kai liečiu kai kuriuos klientų baldus, tai ne kalbas).

Kas daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Pirmiausia neskubėkite panikuoti, keliuose Vokietijoje dažnai įvyksta spūstys (Stau). Susisiekite su vairuotoju arba dispeteriumi ir sužinokite tikrąją padėtį. Jei pavėluoja daugiau nei porą valandų, galite prašyti nuolaidos, bet ne tikėkitės didelių sumų. Geriau turėti atsarginį planą, pvz., darbuotojus, kurie gali laukti arba dirbti namuose.

Ar galiu sekti savo krovinių?

Daugelis modernių firmų siūlo GPS sekimą, bet nereikėtų tikėtis, kad kiekvienas vairuotojas turės programėlę įjungtą. Kartais tiesiog reikia pasiklaustyti, kur jis yra. Nemanoma sekti kiekvieno judesio 100% tiksliai, tačiau geras dispeteris visada sužinos, kur jo mašina. Nenaudokite šios funkcijos kaip priemonės terorizuoti vairuotoją kas 10 minučių, tai juos erzina.

Kodėl svarbu turėti geras nuotraukas?

Nuotraukos yra vienintelis įrodymas, jei įvyk incidentas. Aš visada liepiu klientams nu fotografuoti vertingiausius daiktus prieš pakavimą. Jei serveris atvyks su įdubimu, o turi nuotrauką, kad buvo lygus, draudikis mokės. Be nuotraukų, bus žodis prieš žodį, ir ten dažniau laimi įmonės, ne klientai. Tai paprasta dalykėlė, kuri užtrunka penkias minutes, bet sutaupo tūkstančius.

Išvados

Viskas, ką reikia žinoti, čia. Persikraustymas iš Vokietijos nėra toks baisus, kaip atrodo, jeigu tikruosi pasiruošti. Nenaudokite šių patarimų biuro persikraustymui iš Vokietijos be streso tik kaip skaitomo teksto, o imkitės veiksmų. Pasidarykite planą, susitarkite su dokumentais ir raskite patikimą vairuotoją, kuris nemėgsta gerti kavos su pienu (juokauju). Sėkmės naujoje vietoje ir tikiuosi, kad jūsų serveriai liks sveiki, o darbuotojai neprarads savo stalų.