Paslaugos biurų kraustymuisi į Vokietiją su viskuo įskaičiuota: tiesa be popieriaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir mačiau viską. Pradedant nuo tų, kurie bando savo jėgami pervežti serverius per sieną "už degalų", baigiant didžiulėmis korporacijomis, kurios perkrausto visą padalinį į Miuncheną per naktį. Vienas dalykas, kurį galiu pasakyti tikrai – jei ieškote paslaugos biurų kraustymuisi į Vokietiją su viskuo įskaičiuota, tuomet neskubėkite pasirinkti pigiausio varianto. Kainos ir kokybės santykis čia būna kaip loterijoje. Kartą turėjau klientą, kuris pasirinko "kaimyno berniuko" pasiūlymą, ir galiausiai mus teko gelbėti Autostradoje A9 netoli Berlyno, nes sunkvežimis tiesiog sustojo. Vokiškas tikslumas yra mitas, kai kalba eina apie įmonių relokaciją, ten taip pat genda technika, užstringa liftai, o vokiečai, deja, kalba angliškai ne visada taip gerai, kaip mums atrodo iš filmų. Tad tiesiog būkite atsargūs.

Apie kainas ir pasiruošimą, arba kodėl viskas kainuoja daugiau nei planavote

Ar brangios paslaugos biurų kraustymuisi į Vokietiją su viskuo įskaičiuota?

Žinoma, brangios, nes "viskas įskaičiuota" yra labai platus sąvokas. Vieniems tai reiškia, kad atvažiuoja sunkvežimis ir įdeda dėžes į vidų, o kitiems – tai supakuota kava vadovui ir padėjėjai. Dažniausiai kainą lemia ne tiek atstumas, kiek kiek reikia žmonių ir laiko. Jei turite 10 darbuotojų biurą Vilniuje ir keliate jį į Hamburgą, pasiruoškite, kad tai užtruks kelias dienas. Turėkite omenyje, kad Vokietijoje darbo jėga brangesnė, o mokesčiai už įvažiavimą į miesto centrą gali sukelti šoką.

Kas įeina į paslaugos biurų kraustymuisi į Vokietiją su viskuo įskaičiuota kainą?

Turiu prisipažinti, kad kartais ir pats susidedu sutartis ir galvojau – o kas čia dar trūksta? Į kainą įeina dažniausiai darbo rankos, transportas, pakavimo medžiagos (dežės, lipdukai, burbuliukai), bet ne visada įeina draudimas. Būtinai klauskite apie CMR draudimą, jis privalomas. Taip pat patikrinkite, ar įskaičiuota išpakavimo paslauga, nes kai kuriems vairuotojams pasirodo, kad darbas baigtas vos tik iškrautas krovinys prieš pastato duris.

Ar reikia mokėti už transporto priemonės stovėjimą Vokietijoje?

Oi, čia yra pavojingiausia vieta. Vokiški miestai yra užtvindyti apribojimais. Jei vairuotojas nelegaliai pastos sunkvežimį prie jūsų biuro, bauda gali siekti kelis šimtus eurų, o ją mokėsite jūs. Geriems brokerų paslaugos biurų kraustymuisi į Vokietiją su viskuo įskaičiuota tiekėjams šie dalykai aiškūs, jie iš anksto rezervuoja vietą arba specialius leidimus. Bet jei sutartyje tiesiog parašyta "pervežimas", tikėkitės nemalonių netikėtumų.

Kaip apskaičiuojama galutinė suma, jei aš nežinau tikslaus kiekio daiktų?

Tai dažna problema. Mes dažnai dirbame pagal apytikslį sąrašą, tačiau galutinę sumą žinome tik tada, kai viskas supakuota ir užkrauta. Vieną kartą klientas sakė "turime tris stalus", o realiai buvo trys didžiuliai konferencijų stalai, kurie svėrė po toną. Dėl to teko keisti techniką. Geriausia pasirašyti fiksuotą kainą su išlyga, kad jei tūris viršija 10 proc., kaina gali keistis. Tai saugo abi šalis.

Ar galima gauti nuolaidą, jei kraustomasi ne darbo dienomis?

Galima, bet tai nebūtinai pasiteisins. Vokietijoje savaitgaliais griežtai ribojamas sunkiasvorio transporto eismas, tad jei norite atvykti sekmadienį, teks stovėti iki pirmadienio ryto. Tas stovėjimas kainuoja. Taigi, nuolaida už savaitgalį gali būti suvalgyta papildomų dienų algomis vairuotojams. Geriau derintis su savaitės viduriu, kai eismas mažesnis (nors Vokietijoje eismas visada didelis).

Ką daryti, jei pasiūlymas atrodo peržiūrėtas?

Bėkite toli. Jei kas nors siūlo pervežti visą biurą į Berlyną už pusę mažiau nei rinkos kaina, tai arba jie nepadengs draudimo, arba vairuotojai bus be kalbos, arba (dažniausiai) gali dingti su jūsų technika. Pasitaikė atvejų, kai tokios firmos tiesiog palikdavo krovinį poilsiautojų aikštelėje ir reikėdavo kreiptis į policiją.

Kokia yra preliminari užsakymo suma?

Paprastai reikia padengti apie 30–50 proc. vertės, kad mes galėtume užsakyti pakavimo medžiagas ir rezervuoti komandą. likusią dalį mokate atlikus darbą. Bet būkite atsargūs, jei reikalauja 100 proc. iš anksto – tai nėra standartinė praktika (nors, jei tai nereikalingas dalykas, gali būti ir išimtis). Aš asmeniškai niekada nebūčia davę visų pinigų iš anksto.

Ar į kainą įskaičiuota PVM?

Visada patikrinkite. Lietuvoje ir Vokietijoje PVM skiriasi, ir jei esate PVM mokėtojas, gali taikyti 0 proc. tarptautinio pervežimo tarifą (sąlyginai). Bet jei nesate, galvojate, kad kaina be PVM, o paskui gaunate sąskaitą su 21 proc. (Vokietijos tarifas) ar 19 proc. – tai šokas. Visada klauskite "ar tai su mokesčiais".

Kelionės niuansai ir Vokietijos specifika

Ar reikia manyti apie muitinę, jei važiuojame į Vokietiją?

Nuo 2024 m. sausio 1 d. (kažką panašaus aš girdėjau, nors gali būti ir klaida, tada keitėsi taisyklės) formaliai muitinės patikros tarp ES šalių nėra, bet... vis tiek gali sustabdyti jei keliaujate prekių, kurios gali būti pavojingos arba jei įtariama kontrabanda. Biuro technika paprastai eina be problemų, jei jos nenaudojota. Tačiau jei vežate dujų balionus, chemiją ar serverius su specialiomis licencijomis, reikia deklaracijos. Geriau turėti inventoriaus sąrašą lietuviškai ir vokiškai.

Kas daryti, jei įvyko avarija kelyje?

Tokia situacija buvo prieš penkerius metus ant A6 magistralės. Sunkvežimis sužalojo pakabą. Tada reikia skambinti pagalbai vokiškai. Mes turime draudimą, kuris padengia technikos remontą ir krovinio išgelbėjimą. Jūsų užduotis – nenukristi nuo kėdės. Profesionalios paslaugos biurų kraustymuisi į Vokietiją su viskuo įskaičiuota įmonės turi 24/7 pagalbos liniją. Jei jūsų pervežėjas sako "pabandykim patys suremontuoti", tai blogas ženklas.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys dabar?

Seniau tekdavo važiuoti "į priekį" ir tikėtis, o dabar turime GPS. Bet ne visada tai veikia tiksliai, kai važiuojame per miškus arba Vokietijos kalnuotas vietas (ten, kur yra tos pilis ir t.t.). Aš asmeniškai siunčiu nuotraukas klientui kiekvieną 3-4 valandas, kad jis nervingai neišsivystytų. Jei pervežėjas neatsiliepia į žinutes 4 valandas, pradėkite nerimauti.

Ar galima susitarti dėl konkretaus atvykimo laiko?

Galima bandyti, bet garantijų nėra. Vokietijoje eismo spūstys (Stau) yra kaip lietus Lietuvoje – būtinai bus. Esu matęs, kaip 20 minučių kelionė užtruko 4 valandas dėl avarijos. Todėl visada sakau klientams – laukite nuo ryto iki vėlumo. Jei jums reikalingas tikslus laikas, pvz., 14:00, geriau planuokite atvykti kitą dieną.

Ką daryti su vairuotojo poilsio laiku?

Tai gana bjaurokas dalykas. Vairuotojai turi griežtą grafiką – tachografas viską fiksuoja. Jei jems reikia miego, jie pristabdė sunkvežimį ir miega. Jūs negalite jų versti važiuoti toliau, net jei biuras jau paruoštas. Jei norite, kad viską nuvežtų per parą be sustojimų, reikia dviejų vairuotojų komandos, o tai brangiau. Atsimink tai.

Ar reikia mokėti už vokiečišką "muitinės" patikrinimą?

Jei sustabdys ir tikrins, tai paprastai be mokesčio, jei viskas tvarkinga. Bet jei trūksta dokumentų arba dėžės nepažymėtos, gali būti bauda. Vokietijos pareigūnai labai mėgsta tvarką. Turiu omenyje, kad jei dėžėje rašo "kompiuteriai", o viduje yra rąstai, tai bus didelė bėda. Etiketės turi atitikti turinį.

Kokius maršrutus dažniausiai naudojate?

Daugiausia važiuojame per Lenkiją (Švecėjos), nes taip yra trumpiau į Berlyną, kadangi Lenkija turi gerų kelių (nors darbų ten daug). Bet keliaujant pro Varšuvą gali būti spūsčių. Alternatyva – pro Kėdainius? Ne, pro Kauną ir Tauragę į Kaliningradą... klaida, pro Kaliningradą negalima, tik pro Lenkiją arba Latviją/Estiją (ilgesnis kelias). Pasirinkimas priklauso nuo to, kur tiksliai Vokietijoje esate.

Ar saugu keliauti pro Kaliningradą?

Ne! Į Vokietiją važiuoti pro Kaliningradą negalima be vizų ir kompleksinių leidimų, tai šiaip užduotis. Visada važiuojame pro Lenkiją arba, jei reikia į pietus, pro Čekiją. Čekija turi mokesčius už kelią (vinjetės), tai taip pat įeina į sąnaudas.

Technika, baldai ir įranga: kaip nieko nesulaužyti

Ar galiu patys supakuoti kompiuterius?

Galite, bet tada už draudimą neatsakingi mes. Jei pats įdėsiš monitorių į dėžę be burbuliukų, o jis sulūžus, draudimo kompanija pasakys, kad kaltas esate tu. Rekomenduoju, kad bent jau jautrią techniką supakuotų mūsų komanda. Tai brangiau, bet taip užtikrinama paslaugos biurų kraustymuisi į Vokietiją su viskuo įskaičiuota kokybė.

Kaip pervežti serverius?

Serveriai – tai atskira istorija. Jie turi būti išjungti (ne tik uždaryti), o geriausia – išmontuoti iš spintos. Jei spinta didelė, galime ją vežti kaip yra, bet tada reikia specialių fiksatorių. Vieną kartą vežėme pilną serverinę į Frankfurtą, ir vienas varžtas atsiribo – viskas viduje nukrito. Dabar nebesitikiu, kad klientas viską tvarkingai užrakinęs. Patikriname patys.

Ar braižomi baldai?

Įmonių relokacijos metu baldus braižome labai retai (tik jei labai dideli ir neįeina pro duris), dažniau išmontuojame. Stalą atsukame, spintelę išardome. Vokiškose biuruose durys dažnai standartizuotos, tad didelės Lietuvoje pagamintos spintelės gali neužlipti pro duris. Labai svarbu išmatuoti ne tik biurą Lietuvoje, bet ir galutinį vietą Vokietijoje. Anksčiau nebuvo patikrinęs, ir teko gręžti angas sienoje (tai papildomi darbai ir pinigai).

Kas daryti su vitrinomis?

Vitrinas reikia išardyti beveik visada. Stiklas yra per daug jautrus vibracijai. Neįsivaizduoju, kaip būtų galima vežti surinktą vitriną 1000 km be pažeidimų. Mes supakuojame stiklus į specialias dėžes su mediniais rėmais. Tai užtrunka laiko, bet taip išvengsite to, kad atvyksite į naują biurą su dulkių krūva vietoje vitrinos.

Ar įmanoma atvežti dalį daiktų dabar, dalį vėliau?

Taip, tai vadinama daliniu pervežimu. Bet tai bus brangiau, nes teks važiuoti du kartus arba derinti su kitais kroviniais. Jei norite tik pabandyti, galima vežti dalį rankiniame bage (jei įtelpa į lėktuvą), bet sunkius daiktai teks laukti sunkvežimio.

Ką daryti su biuro augalais?

Augalus reikia specialiai paruošti. Žiemą negalima įšaldoti, o vasarą – išdžiūti. Be to, jei augalai dideli, jie užima daug vietos. Vokietijoje taip pat gali būti apribojimų dėl kenksmingų vabzdžių dirvožemyje. Paprastai patariu augalus palikti arba duoti darbuotojams, o galutinę vietą papuošti naujais. Augalų pervežimas visada yra rizika.

Ar galite padėti sujungti IT sistemą vietoje?

Mes įrengiame baldus ir statome kompiuterius ant stalų. Bet sujungti kabelius, nustatyti tinklus, prisijungti prie serverio – tai IT specialisto darbas. Mes negeekai, mes esame fiziniai darbai. Kartais padedame pajungti monitorių, jei žinome, kuris lizdas, bet už serverių tinklo konfigūraciją neatsakome.

Ką daryti su pavojingais atliekomis (spalva, toneriai)?

Šios atliekos turi būti išvežtos atskirai pagal tvarką. Negalima tiesiog mesti į sunkvežimį su paprastomis šiukšlėmis. Vokietijoje labai griežta aplinkosauga. Reikia turėti atitinkamus kodus ir deklaracijas. Už šiukšlių išvežimą tenka papildomai mokėti, tai neįeina į standartinę kainą.

Ar reikia išvalyti biurą po kraustymosi?

Jei įeina į "viskas įskaičiuota", tai taip, bet paprastai tai reiškia, kad surenkame savo šiukšles (pakavimo medžiagas). Jei reikia profesionalaus valymo (siurbimas, grindų valymas), tai papildoma paslauga. Vieną kartą klientas tikėjosi, kad mes išsiurblys kilimus, nors sutartyje to nebuvo. Geriau aptarti iš anksto.

Keisti ir labai realūs klausimai (kurių niekas neklausia, bet turėtų)

Ar vairuotojai gali šiek tiek padėti sukeliant daiktus į aukštą be lifto?

Jei be lifto... tai labai nepageidaujama. Mes esame pervežėjai, ne kūrėjai. Jei reikia nešti 5 aukštus, tai darbas už papildomą mokestį, ir tai ne viena valanda. Vokietijoje senose pastatuose dažnai būna siauri laiptai, kur net neįmanoma nešti sofos. Ten reikia keltis pro langą kranu. Ar turite kraną?

Ar leidžiama vairuotojams gerti kavą ar valgyti kliento biure?

Dažniausiai klientai patys siūlo. Vokiškose firmose yra mašinos su kava, ir vairuotojai dažnai pasinaudoja. Bet jei jie pradeda šventėti ir gerti alų, tai ne. Aš draudžiu savo komandai gerti alkoholį darbo metu (nors kartais po baigtos darbo dienos... šiaip kalbant). Bet dėl kavos – nebijokite, paprašykite, jie tikrai atsisakys.

Kas nutinka, jei dingsta kokia smulki dėžė?

Tai vyksta. Netyčia pasigenda stalo koja, arba dėžė su spalvomis nukrenta giliau į sunkvežimį. Jeigu turime inventorizacinį sąrašą, bandome ieškoti. Jei nerandame, kompensuojame. Bet smulkių dalykų (plunksnuko, lipduko) sunku užtikrinti. Būtinai palikite svarbiausius dalykus (raktus, pinigus, dokumentus) sau ir vežkite su savimi.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų biuro krove?

Ne, tai draudžiama draudimo sąlygomis. Sunkvežimis yra komercinis transportas, jis negali vežti asmeninių daiktų be muitinės deklaravimo (net jei tai būtų tos pačios šalies). Jei darbuotojas nori vežti savo puoduką, tai darbas jo rizika, mes to neįtraukiame į atsakomybę.

Ką daryti, jei Vokietijoje biuras dar nebaigtas remontuoti?

O tai dažnas dalykas! Atvykstame, o ten dar dažoma grindys. Tada teka laukti arba krauti į koridorių (kas trukdo kitiems). Tokiu atvejų mokamas laukimo mokestis vairuotojui. Jis negali dirbti nemokamai, kol jūsų statybininkai baigs. Patarčiau derinti laiką su remonto brigada.

Ar atvežiate ir įrašą į liftą arba išėjimo kortelę?

Jeigu pateiksite kortelę iš anksto (nufotografuotą arba pavedžiotą), galime padaryti. Bet jei reikia eiti į administraciją ir prašyti leidimo vokiškai, tai gali būti problema, jei mūsų vairuotojas nekalba. Geriau paruoškite visus leidimus iš anksto, kad mums nebereikėtų gestikuliuoti prie priėjimo.

Ar galite išnešti baldus pro langą, jei neįeina pro duris?

Taip, mes tai darome. Tai vadinamas "krovimas pro langą". Bet tai reikalauja spec technikos (kraninės platformos) arba labai daug žmonių ir virvių. Tai nėra pigu. Vokietijoje griežtai reglamentuojama darbas aukštyje, tad reikia sukti galvą apie saugumo priemones.

Kaip elgtis su neleidžiamais daiktais (pvz., ginklais)?

Ginklai? Ką jūs darote su ginklais biure? Jei tai medžioklinis trofėjus, tai reikia leidimų. Jei tai asmeninis ginklas saugumo viršininko – jis turi būti išmontuotas, amunicija atskirai, ir viską deklaruojama. Mes tokio krovinio neimsime be dokumentų, tai per didelė rizika mums.

Ar verta rinktis didžiausias firmas?

Ne visada. Didelės firmos dažnai turi standartinius protokolus ir nėra lankstūs. Mažos, bet patirtos įmonės (kaip mūsų) gali priderinti prie individualių poreikių. Bet mažos firmos gali turėti technikos problemų. Reikia ieškoti aukso vidurkio – patirties ir lankstumo.

Ką daryti, jei aš pats nespėju išvykti su jumis?

Tai jūsų reikalas. Mes vežame daiktus į adresą. Jūs galite važiuoti savo automobiliu vėliau. Tiktinai atiduokite raktus nuo biuro (Lietuvoje) ir paimkite raktus (Vokietijoje). Kartais reikia palikti atstovą, kuris priims krovinį. Jei nieko nėra, krovinys gali būti paliktas sandėlyne (už papildomą mokestį).

Ar galite padėti suformuoti naują biurą (patalpų planavimas)?

Mes galime patarti, kur geriau pastatyti spinteles, kad būtų lengviau nešti (pvz., prie sienos, ne per vidų). Bet mes ne architektai. Dirbome su viena architekte, kai suprato, kad spintelė neįeina pro duris tik tada, kai mes atvežėme ją. Tai buvo keista. Geriau patikrinti brėžinius iš anksto.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Vokiškoje kultūroje arbatpinigiai nėra būtini, bet jei darbas atliktas gerai ir greitai, vairuotojai to tikrai nematys blogai. Lietuviškai – tai neprivaloma, bet malonu. Jei jie padėjo su papildomais dalykais (pavyzdžiui, sustatė spintelę, kuri nebuvo sutartyje), tai būtų gražu.

Kokios yra dažniausios jūsų gedimų priežastys?

Sulūžęs liftas, užstrigęs sunkvežimis sniege (žiemą pietinėje Vokietijoje taip pat būna sniegas!), arba blogai uždarytos durys, vanduo patekę į sunkvežimį. Transporto priemonės sena. Pas mus daugiausia problemų su "žmoniškuoju faktoriumi" – pamiršti raktai, neatsiliepimas telefonu.

Ar pervežiate biurus tik į didmiesčius?

Ne, važiuojame į visur. Esime važiavę į kažkokį kaimą netoli Miuncheno, kur vienintelis pastatas buvo ferma su moderniu biuru viduje. Ten sunkvežimiui buvo sunku apsisukti. Bet įveikėme. Svarbu, kad keliai būtų praeinami (ne gruntiniai).

Paskutinis klausimas: kodėl verta rinktis jus?

Kadangi aš čia dirbu jau 20 metų (ir galiu būti šiek tien iškępęs), aš žinau, kur yra kiekvienas urvas šiame kelyje. Mums ne tikrai svarbu "nusipirkti klientą", mums svarbu, kad jums niekas neišsiritų. Paslaugos biurų kraustymuisi į Vokietiją su viskuo įskaičiuota turi būti ramios, o ne stresinės.

Na, štai ir viskas. Daugiau rašyti neturiu jėgų. Svarbiausia – nebijokite klausti banalių klausimų, tai geriau nei vėliau gailėtis. Kraustymasis į Vokietiją nėra pabaiga pasauly, nors kartai taip atrodo, kai dėžės nėra ten, kur turi būti. Bet mes sutvarkome.