Pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais: kas tikrai svarbu

Perkraustyti biurą nėra tiesiog baldų įkėlimas į sunkvežimį, ypač jei kelias veda į Vokietiją. Esu šioje srityje beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – be gero planavimo jūsų verslui gresia nerealūs nuostoliai. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais iš anksto, nes vokiečiai mėgsta tvarką, o muitinės ar techniniai nesklandumai gali viską sustabdyti. Neleiskite, kad jūsų darbuotojai sėdėtų be kompiuterių savaitę, todėl verta pasikliauti tiems, kurie žino kiekvieną kilometrą iki Berlyno arba Miuncheno.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Ar tikrai reikia tiek daug popierių?

Vokietijoje be popieriaus tu esi niekas. Jei pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais, jie patys padarys inventoriaus sąrašą, bet jei bandysite tai daryti patys, praleisite pusę. CMR konosamentas yra šventasis gralis, jo beveik niekas neskaityto, bet jo nėra – nevažiuoji. Dar reikia galvoti apie draudimo polisus, kadangi jei kas nors dingsta kelyje, be dokumentų nieko negausite. Pasakyčiau, kad dokumentų reikia daugiau negu dėžių.

Kas su PVM, kai vežame į kitą ES šalį?

Tai yra geras klausimas. Paprastai, jei vežate savo turtą iš vienos įmonės į kitą (pavyzdžiui, perkėlėte padalinį), tai laikoma vidine operacija ir PVM neturi būti (arba yra 0 proc.), bet čia tikrai reikia pasitikrinti su buhalteriu. Aš neadvokatas, bet matyau, kad klijentai dažnai susiduria su problemomis, jei neinformuoja Valstybinės mokesčių inspekcijos apie turtų perkėlimą. Geriau pasitarti su žmonėmis, kurie žino šias subtilybes.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Ne visada, bet labai reikia. Jeigu turite techninės dokumentacijos ar brangių prietaisų sąrašą, vokiškai aprašyta dėžė sutaupys valandas pasienio punkte. Vokiečių muitininkai gali būti labai detalūs, jei mato neaiškų užrašą lietuviškai. Nereikia versti visko, pavadinimų pakanka. (Nors kartais ir angliškas variantas praeina, bet geriau žinoti tiksliai). Žinoma, patikimi ekspertai pasirūpins šiais dalykais.

O kas dėl to CMR konosamento?

Tai pagrindinis dokumentas, kurį pasirašo vairuotojas. Jis įrodo, kad prekes perėmė. Jei dėžės atvyks su įbrėžimais, be CMR užrašų jums nebus ko kaltinti vairuotojo. Būtinai patikrinkite, ar vairuotojas įvedė teisingą dėžių skaičių. Kartais jie būna pavargę ir užrašo "maždaug 50 dėžių", o jų yra 52. Tada prasideda ieškomieji. Būkite tikslūs.

Pakavimo ir įrangos niuansai

Ar galima supakuoti kompiuterius į paprastas dėžes?

Galima, tik ar verta? Matęs esu, kaip atvyksta į Miuncheną, o ten vietoje serverių stovi "kriauklės" iš plastiko. Turite naudoti specialias dėžes su putomis, ypač jei tai jautri technika. Monitoriai turi būti apvynioti burbuliukine plėvele kelis sluoksnius. Jei pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais, jie atveš reikiamą įrangą, kitaip rizikuojate prarasti duomenis arba pažeisti įrangą.

Kas dėl archyvų?

Archyvai tai yra košmaras. Jie sunkūs, dulkių pilni ir visada pasislepia koks nors svarbus dokumentas giliajame. Juos reikia dėti į standartines rašomųjų stalų dėžes, ne į didžiulius maišus, nes vėliau jų neįmanoma surikiuoti. Vokietijoje dažnai reikalauja, kad archyvai būtų pažymėti numeriais. Negalima tiesiog mesti visko į krūvą. Pasakykite apie archyvą iš anksto, kad numatytų papildomą laiką.

Ar verti išsirinkti baldus?

Žinoma, nebent jūsų biure yra kokių nors senovinių spintų, kurios neišsirenka. Didžioji dalis biuro baldų turi būti išardyta, kitaip jums nepavyks jų įvežti pro liftus ar duris Vokietijos biuruose, kurie dažnai būna seni pastatai. Tiesiog nukreipkite vadybininką į tą vietą, kad jis įvertins, kas turi būti atsukta. (Kartais netgi tenka išimti duris nojose, bet tai jau jų reikalas).

Kaip apsaugoti jautrią informaciją?

Tai labai svarbu. Jei turite konfidencialių dokumentų, juos turite pakrauti paskutiniaisiais arba uždaryti į užrakintą dėžę, kurios atsakymą žino tik vadovas. Vairuotojams tai nerūpi, jie tiesiog veža, bet jūs turite būti ramus. Pasirašykite sutartyje konfidencialumo punktą. Patikimi ekspertai paprastai turi standartines procedūras tokiam atvejui, tačiau visada geriau pasidomėti.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Rašykite ne tik "Biuro reikmenys", bet ir "Pavardė, skyrius". Niekas nenori vėliau po 50 dėžių ieškoti savo pele. Vokietijoje darbininkai, kurie iškrauna, kalba tik vokiškai, tad jei bus aiškus užrašas "IT skyrius - serveriai", jie nenuveš to į virtuvę. Tai sutaupo laiko ir nervų. Pasitikėkite manimi, aš mačiau, kaip viena dėžė nukeliavo į sandėlį vietoje direktoriaus kabineto.

Transportas ir vairuotojai

Kokia mašina reikalinga?

Čia priklauso nuo tūrio. Jei mažas biuras, užtenka 3,5 tonos sunkvežimio su keliomis dėžėmis, bet jei judinate visą įmonę, reikės 20 ar net 40 pėdų priekabos. svarbu, kad mašina būtų su "liftu" (hidrauline keltuva), nes ne visur Vokietijoje yra kranai ar pakrovimo rampai. Jei pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais, jie patys išsirinks tinkamą techniką pagal jūsų inventoriaus sąrašą.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai ne. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba lietuviškai, rusiškai, šiek tiek angliškai, su vokiečiais susitinka rankomis. Tai dažnai nesudaro problemų, nes logistika yra tarptautinė kalba, bet jei atsiras nesklandumų su adresu ar iškrovos vietą, gali prireikti vertėjo telefonu. (Buvo atvejis, kai vairuotojas neįsileido į "Umweltzone", tai teko mums skambinti ir aiškinti situaciją).

Kiek laiko trunka kelionė?

Iš Vilniaus iki Berlyno tai maždaug 12-14 valandų važiavimo be sustojimų, bet vairuotojai turi poilsio režimus. Taigi, planuokite, kad prekės keliaus 1-2 dienas. Jei pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais, jums pasakys tikslią grafiką, bet nepamirškite, kad stovėjimai pasienyje arba avarijos greitkelyje gali viską pavėlinti. Geriau turėti atsarginę dieną.

Kas dėl vairuotojo poilsio laiko?

Tai griežtas dalykas. Jie negali vairuoti 4,5 valandas be 45 minučių pertraukos. Jei jūs norite, kad jie pradėtų iškrovą penktadienį vakare, o jie atvyksta prieš pat poilsio laiką, jie turi teisę pasakyti "ne". Taisyklės yra taisyklės, baudos didelės. Nenukreipkite pykčio į vairuotoją, jis tiesiog nori išlaikyti vairuotojo pažymėjimą. Geriau suderinkite laiką su logistika iš anksto.

Kainos ir nemalonus mokesčiai

Kodėl kaina tokia didelė?

Degalai nebe tokie pigūs kaip anksčiau, o Vokietijoje dar ir mokesčiai už kelių naudojimą (Maut) yra dideli. Be to, čia ne tik vairuotojo atlyginimas, bet ir draudimas, amortizacija, mokesčiai. Jei kas siūlo per pigiai, tikrinkite, ar jis tikrai veža arba ar jis turi draudimą. Jei pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais, kaina gali atrodyti aukšta, bet ji apima visą atsakomybę.

Ar yra papildomi mokesčiai už laiptus?

Žinoma. Jei Vokietijoje nėra lifto arba liftas per mažas, ir reikia nešti rankomis penčiais aukštais, tai kainuojja. Tai sunkus darbas. Dažnai klientai pamiršta pasakyti apie tai, o paskui stebisi, kad prie sąskaitos pridėta 200 eurų už "nešimą". Pasakykite apie tai iš anksto. (Kartais netgi reikia mokėti už vietą parkavimui prie pat įėjimo, jei tai miesto centras).

Ar mokėti už laukimą?

Taip, jei jūs pavėluojate su raktais arba darbuotojai nepasiruošę iškraičiai, laikas eina. Vairuotojai negali laukti nemokamai valandas, jie turi grafikus. Paprastai pirmoji valanda yra nemokama, bet toliau - pinigai. Planuokite savo darbuotojų laiką taip, kad kai sunkvežimis atvažiuoja, viskas būtų paruošta. Tai jūsų, ne mūsų klaida.

Kaip apskaičiuoti tūrį?

Gerai, jei ateina specialistas ir apžiūri. Jie gali padaryti tai nuotoliniu būdu pagal nuotraukas, bet yra rizika pamanyti. Nurodykite metrus kubinius (m3), jei žinote. Vienas biuro stalas su kėde tai apie 1-1.5 m3. Nežiūrėkite į tai, kiek dėžių turite, žiūrėkite į bendrą tūrį. Mašinos talpa yra ribota, o klaidos čia brangios.

Ar galima atsiskaityti grynaisiais?

Sunku rasti vairuotoją, kuris norėtų vežti tūkstančius eurų grynaisiais per sieną. Viskas daroma per sąskaitas, pavedimus. Tai saugiau ir jums, ir mums. Be to, jei reikės grąžinti pinigus (pavyzdžiui, per daug mokėjote už laukimą), su grynaisiais bus daugiau galvos skausmo. Bankinis pavedimas yra standartas.

Rizikos ir realus gyvenimas

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes išsiunčiame kitą mašiną arba samdome vietinį pervežėją Vokietijoje, kad perduotų prekes. Tai gali šiek tiek pavėlinti, bet dažniausiai sprendžiame per 24 valandas. Jei pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais, tokios rizikos yra aprašytos sutartyje, tad žinote, kas bus tokiu atveju. Nebijokite, mes ne paliksim jūsų daiktų prie kelio.

Kas jei paduoda ne tai dėžę?

Tai įvyksta, kai klientas pažymi dėžes blogai arba nenumato spalvų kodų. Vairuotojas tiesiog krauna viską, ką jis mato. Vėliau, kai atvykstate į naują biurą, ieškote svarbių dokumentų, o jie dingę. Būkite tikslūs su žymėjimu. (Aš pats karta nusinešiau namo dėžę su savo daiktais, manydamas, kad tai kliento dėžė su popieriais, gėda buvo grąžinti rytoj).

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai sakant, su patikimomis kompanijomis – labai retai. Ypač jei turite sandėliavimo vietą užrakintą. Pavogti iš užrakinto sunkvežimio, kuris stovi prie biuro, yra labai sunku. Problemos kyla, kai paliekate dėžes koridoriuje be priežiūros. Vokietijoje saugumas geras, bet vagys yra visur. Nenaudokite pigių firmų be reputacijos.

O jeigu orai blogi?

Lietus, sniegas – mus tai nebaugina. Visi dėžės yra padengtos stogu arba įkelti į tentuotą priekabą. Viskas supakuota su plėvele. Vienintelė problema gali būti, jei būsite įsikūrę kalnuose (Bavarijoje) ir sniegas neleis prieiti. Bet tokiu atveju tiesiog laukiam, kol valdytojai išvalo kelią. Negalima vežti ant slidžių, gyvybė brangesnė už biuro stalus.

Ar draudimas apima viską?

Apima brangiąsias prekes, jei jos inventorizuotos. Bet jei jūs padėjote savo asmeninį nešiojamąjį kompiuterį į dėžę be užrašo, o jis dingsta, draudikas gali atmesti pretenziją. Svarbu suprasti, kad draudimas neapima "gudųjų" prietaisų, jei jie nenurodyti. Taip pat, jei pačiai supakuosite blogai, ir dalykai sudūžo, draudimas negalioja. Paklauskite apie "All risk" draudimą.

Atvykimas ir išsikraustymas

Kas vyksta atvykus į vietą?

Vairuotojas išsiregistruoja apsaugoje (jei yra), privažiuoja prie įėjimo. Tada prasideda iškrovimas. Jūs ar jūsų atstovas turi būti ten, kad nukreiptų, į kur kelti ką. Negalima tiesiog palikti vairuotojo vieno ir nueiti pietų. Jis nežino, kur yra direktoriaus kambarys, o kur - virtuvė. Būkite vietoje. Kalbant apie Vokietiją, ten darbuotojai labai tikslūs dėl vietų.

Ar jie surinko baldus atgal?

Taip, jei tai buvo numatyta sutartyje. Mes ne tik išrenkame, bet ir surenkame. Bet tai užtrunka laiko. Ne tikėkite, kad vairuotojas per valandą surinks 10 biuro stalų. Reikia meistro arba bent patyrusių darbuotojų. (Kartais varžtos dingsta, tai reikia turėti atsarginių, bet mes dažniausiai turime savos "žaliosios" dėžės su varžtomis).

Ką daryti su pakuojimo medžiaga?

Dažniausiai mes ją išvežiame atgal arba panaudojame kitiems klientams. Jei norite ją palikti sau, pasakykite. Bet tuomet turite susitvarkyti su šiukšlėmis. Vokietijoje šiukšlių ivežimas kainuoja, tad galvojate, ar verta. Geriau, kad logistikos kompanija pasirūpina šia medžiaga. Taip jums nebereiks užpildyti konteinerio dėžėmis.

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko?

Kiekvieną dėžę reikia pažymėti sąraše, kai ji iškelima iš mašinos. Pasirašykite CMR konosamente, kad viskas gera. Jei randama dėžė su pažeidimais, tai užrašykite iš karto. Neleiskite vairuotojui važiuoti, kol nepatikrinote. Vėliau bus per vėlu skųstis. Jei pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais, jie padės jums su šiuo procesu, kad nenukentėtų jūsų interesai.

Išvada

Viskas apie tai, kaip pasiruoškite biuro perkraustymui į Vokietiją su ekspertais, atrodo sudėtinga tik tol, kol pradedi veikti chaotiškai. Geras planas, patikimi partneriai ir aiškus susitarimas išvengia 90 proc. problemų. Naudokitės patirtimi, kurią suteikia profesionalai, ir nebandykite taupyti ant dokumentų ar pakavimo, nes vėliau tai kainuos dvigubai.