Paprasti žingsniai biuro perkraustymui iš Lietuvos į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir, tiesą sakant, kiekvienas kartas visas kitoks. Žmonės visada mano, kad biuro perkraustymas į Vokietiją yra kaip įprastas kelionės iš Vilniaus į Kauną, tik toliau, tačiau realybėje čia susiduria viskas: ir muitinė, ir pavargę vairuotojai, ir netikėti problemos su liftu. Esu matęs ir tobulų organizacijų, kurios viską įvykdo per vieną dieną, ir tokių, kurios pamiršta pasiimti serverius. Štai jums trumpas, bet tikras vadovas, kaip tai vyksta be nereikalingų pašalpų, tiesiog iš praktiko, kuris jau nuliūdino per tiek metų, lūžio.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko tai užtrunka

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Nebūkite naivūs ir manykite, kad pakvieskite pervežėją rytoj, ir jis atvažiuos. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o jei perkraustote didelį biurą, tai dar anksčiau. Reikia susitarti dėl datų, nes geros transporto kompanijos turi užimtus grafikus. Ypač jei planuojate važiuoti prieš pat savaitgalį ar šventes, tada vietos išeina kaip karštos bandelės. Skubėjimas čia nieko gero neduoda, tik brangiau kainuoja.

Ar galima nusipirkti bilietą iš karto be planavimo?

Galima, bet tada pasiruoškite mokėti dukart daugiau. Kai kas skambina ir sako: „važiuojam rytoj“, o aš turiu juos nukreipti į tuos, kurie veža ką nori be draudimo. Paprasti žingsniai biuro perkraustymui iš Lietuvos į Vokietiją reikalauja ramumo, todėl neskubėkite. Jei jums skubia, gali tekti imti bet kokį vairuotoją, o tai rizikuota.

Kiek realiai trunka kelionė į Berlyną ar Miuncheną?

Į Berlyną nuvažiuojame per dieną, jei nėra didelių spūstių ties Lenkijos siena, o ten jos būna beveik visada. į Miuncheną ar Hamburgą tai jau ilgesnė istorija, ten reikia bent dviejų dienų su nakvyne vairuotojui. Nežinau, kodėl visiems atrodo, kad vairuotojas yra robotas ir gali važiuoti dvidešimt valandų iš eilės, tačiau įstatymai draudžia. Todėl planuokite laiko atsargą.

Ar vežiate ir į mažus miestus, ne tik į didmiesčius?

Vežame visur, kur galiuvažiuoti sunkvežimis, bet yra niuansų. Vokiški kaimai turi tokias siauras gatves, kad ten net „Scania“ neprasisuks. Kartais reikia iškrauti į mažesnę mašiną, o tai papildomi pinigai. Jei jūsų naujasis biuras yra kažkur senoviniame name centre, apie tai praneškite iš karto, o ne tada, kai vairuotojas stovi prie uždarų vartų ir keikia gyvenimą.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs eisme?

Tada jūs tiesiog laukiate. Vokietijoje, ypač ties Remscheid ar ties keliais prie Ruhr srities, eismas stovi valandomis. Mes negalime nieko padaryti, tai ne mūsų kaltė. Kartais vairuotojai praneša, kad vėluos tris valandas, o klientai sušildo ausis. Tiesą sakant, geriau, kad jie vėluoja, nei skuba ir dar avarijas padaro.

Dokumentai, pinigai ir vokiškas biurokratas

Kokius dokumentų reikia paruošti?

Sąrašas trumpas: krovinio sąrašas (inventorius), CMR konosamentas (kuriame turi būti tikslūs duomenys, kitaip muitinėje užstrigsime) ir asmens dokumentai, jei reikės kažką pasirašyti. Jei vežate techniką, reikėtų serijinių numerių sąrašo, kitaip vokiečiai gali manyti, kad tai vogta prekė. Paprasti žingsniai biuro perkraustymui iš Lietuvos į Vokietiją visada prasideda ne nuo dėžių, o nuo popierių.

Kas yra CMR ir kodėl visi jo bijo?

Tai tarptautinis vežimo dokumentas, be kurio negali važiuoti nei vienas sunkvežimis. Jis patvirtina, kad pervežėjas priėmė krovį ir yra atsakingas už jį. Jei dėžės atkeliauja sužalotos, be šio dokumento jūs nepaginsite savo teisių. Vienas klientas buvo parašęs jį be išsamaus aprašymo, o tada stebėjosi, kad negavo pinigų už sudužusį kompiuterį.

Ar reikia mokėti PVM pervežimui?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje ir Vokietijoje. Jei taip, tai galime taikyti 0 proc. PVM tarifą (vidutinės rinkos sąnaudos), bet reikia įforminti visus dokumentus teisingai. Jei nežinote, geriau klauskite savo buhalterio, aš esu vairuotojų brokeris, ne teisininkas. Klaidos čia kainuoja brangiai.

Kas su mokesčiais už kelius Vokietijoje?

Vokietijoje nėra mokesčio už sunkvežimius mokančių vairuotojų (kaip Lietuvoje vinjetės), ten yra kelių mokesčių sistema, kurią automatiškai moka pervežėjas. Jums to reikėti ne, šie pinigai jau įskaičiuoti į sąskaitą. Bet jei vairuotojas nuklyps į miesto centrą, kur draudžiama, gali gauti baudą, kurią teks mokėti jums arba mums, priklausomai nuo sutarties.

Ar galima apmokėti grynaisiais pinigais?

Senuosiuose laikuose buvo galima, bet dabar viskas eina per sąskaitas. Pinigų plovimo kontrolė per griežta, nė viena geria kompanija neims iš jūsų kupiūros maišelio. Vokietijoje tai yra tabu. Taip pat, jei mokate pavedimu, visada palikite nuorodą, kad tai mokėjimas už pervežimą, kad mūsų buhalteris nešoktų nuo stalo.

Pakavimas, dėžės ir sugadintas monitorius

Ar jums pakuojate ar aš pats?

Galime duoti žmones su dėžėmis, bet tai papildoma paslauga. Dažniausiai klientai patys užlipdo ant stalų ir viską supako. Tiesa, vienas kartą matęs, kaip klientas supako indus į dėžę be putų, tai buvo siaubas. Jei nesate tikri, kad mokate pakruoti, geriau mokėkite už mūsų logistiką. Nėra nieko blogiau nei atidaryti dėžę Vokietijoje ir rasti ten stiklo šukių vietoj taurės.

Ką daryti su tais pačiais serveriais?

Tai pačios jautriausia dalis. Jie turi būti išjungti (būtinai!), užfiksuoti ir supakuoti į specialias dėžes. Negalima jų mesti ant grindų sunkvežimyje kaip bulvių maišų. Vokietijos klientai labai greitai suskaičiuos, jei serveris neįsijungs. Atsakomybė čia milžiniška, todėl pasirūpinkite, kad technika būtų apsaugota nuo smūgių.

Ar saugu perduoti jums raktus?

Aš asmeniškai niekada nepaimčiau raktų, nebent tai būtų užrakinta dėžė su sąrašu viduje. Vairuotojai dažnai praranda raktus arba juos paliko sunkvežimyje, o šis nuvažiavo į kitą užduotį. Geriau pasirūpinkite savo atsarginiais raktais arba kodais. Nemanau, kad norite ryte stovėti prie naujo biuro durų ir negalėti įeiti.

Kas nutinka, jei suduža kompiuteris?

Jei tai mūsų kaltė, mes atlyginame pagal CMR draudimą. Bet ten yra apribojimai (dažniausiai pagal SDR konvenciją). Jei jūs patys supakoote monitorių į dėžę be putų, tai jūsų kaltė. Vokietijoje labai griežtai vertinami pakavimo standartai. Nerekomenduoju vežti jautrių daiktų be specialios įrangos, nes tai tiesiog laiko klausimas, kada tai suges.

Ar galiu įdėti asmeninių daiktų į dėžę?

Dėl to nesu tikras, bet dauguma pervežėjų to nedraudžia, jei tai nedideli daiktai. Tačiau, jei ten bus brangūs papuošalai ar pinigai, mes neprisiimsime atsakomybės. Muitinė taip pat gali klausti, kas yra toje dėžėje, jei ji atrod įtartai. Geriau tokias dėžes pažymėti kaip „asmeninės“ ir nepainioti su biuro inventoriumi.

Kiek kainuoja dėžės?

Tai priklauso nuo dydžio. Už didelę knygų dėžę gali tekti sumokėti 2–3 eurus, o mažesnės gali būti pigesnės. Vieni klientai sako, kad brangu, bet kai tą dėžę pradeda nešti laiptais trečią aukštą be lifto, jie supranta, kad kaina teisinga. Geriau nusipirkti kokybiškas dėžes nei rinktis tas pigiausias iš parduotuvės X, kurios suskleidžia po 5 kilogramų.

Realios problemos ir nepatogios situacijos

Kas jei neužtenka vietos sunkvežimyje?

Tai įvyksta dažniau nei manote. Klientas sako: „aš turiu penkias dėžes“, o paskui atsiranda dar dešimt biurų ir seifas. Tada tenka ieškoti papildomo transporto, o tai brangina visą procesą dvigubai. Matęs esu situacijų, kai vairuotojas atsisako vežti, nes viskas netilpta. Būkite sąžiningi dėl krovinio tūrio.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dažniausiai taip, bent jau pamėgdžiojai, bet ne visada laisvai. Jei reikia sudėtingų derybų su vokišku uosto darbuotoju, geriau, kad būtų jūsų atstovas arba mūsų dispečeris su telefonu. Vienas kartą vairuotojas sumaišė „Ausfahrt“ (išvažiavimas) su „Einfahrt“ (įvažiavimas) ir važiavo ratu apie Berlyną valandą.

Kas jei liftas naujame biure neveikia?

Tada prasideda tiesioginis siaubas. Vokietijoje daugelis firmų turi griežtus taisykles dėl krovos darbų, ir jei lifto nėra, jie gali atsisakyti nešti rankomis. Reikia iš anksto sužinoti, ar yra krovininis liftas, ar reikia užsakyti keltuvus. Aš asmeniškai būčiau labai nustebęs, jei vairuotojas sutiktų nešti 50 kilogramų spintą penktu aukštu laiptais be papildomo mokesčio.

Ar pas jus dirba tik lietuviai?

Dauguma taip, bet turiem ir partnerių iš Vokietijos, Lenkijos. Kartais geriau pasiimti vokišką sunkvežimį, nes jis geriau žino vietinius įstatymus. Lietuviai dažnai važiuoja „savu“, kaip sako, bet kartais tai sukelia problemų, pavyzdžiui, su rūšiavimu. Vokiečai labai mėgsta rūšiuoti atliekas, o mūsiškiai kartais viską meta į vieną krūvą.

Girdėjau istorijų apie vagystes...

Tai, deja, tikra ypač ties sienomis arba poilsio vietose. Jei paliksite sunkvežimį neapsaugotą prie užeigos, gali pradingti viskas. Geri pervežėjai turi GPS stebėjimą ir aptvertas aikšteles. Nenaudokite firmų, kurios siūlo kainą pusantro euro už kilometrą – jūsų daiktai gali paversti į „nereikalingus krovinius“ kažkur Lenkijos miške.

Kas su atliekomis, pakuotėmis?

Vokietijoje negalima tiesiog išmesti dėžių gatvėje. Reikia jas susidėti į specialius konteinerius. Mums dažnai teka vežti tuščias dėžes atgal į Lietuvą, nes klientams nepasiseka susitvarkyti su šiukšlėmis vietos. Užsirašykite iš karto, kur dėti įpakavavimo medžiagas, kad nebūtų nemalonių pokalbių su namų ūkiu.

Pabaigos smulkmenos ir ką daryti paskui

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Tai nėra privaloma, bet vairuotojai to labai vertina, ypač jei padėjo nešti daiktus arba dirbo ilgiau negu planavote. 10–20 eurų vienam vairuotojui padarys stebuklą jų nuotaikai. Paprasti žingsniai biuro perkraustymui iš Lietuvos į Vokietiją taip pat apima ir paprastą žmogiškumą, ne tik pinigus.

Ką daryti su likusiomis dėžėmis?

Jei sutartume, mes galime jas išvežti atgal, bet tai papildomai kainuoja. Galite jas parduoti arba pačiems išvežti į perdirbimo centrą. Neklauskite manęs, kur tokius centrus rasti Miunchene, aš ten važinėju tik keliais. Geriausia pasiklaustykite vietinių.

Ar galite padėti su baldų surinkimu?

Taip, turime meistrus, kurie gali tai padaryti Vokietijoje. Jie atvažiuoja su įrankiais ir surinko viskas per valandą. Brangu? Žinoma, bet bandyti surinkti „Ikea“ spintą be instrukcijos, kai turi darbą kitą dieną – tai dar didesnė bėda.

Ar paimate senus biuro baldus atgal?

Galime, bet tai kainuoja beveik tiek pat, kiek vežti naujus. Neapsimokės vežti supuvusios lentynos į Lietuvą, nebent jums labai brangūs prisiminimai. Dažniau rekomenduoju juos parduoti arba atiduoti vietinei labdarai, ypač kad Vokietijoje tai labai paprasta.

Kas jei randu trūkstamą daiktą po iškrovimo?

Skambite mums iš karto. Mes tikrinsime vairuotojo kabiną ir sandėlį. Jei jis paliko jį Vilniuje, pristatysime kitu reisu. Bet jei jūs tiesiog pamiršote įdėti į dėžę, tuomet mums padėti neįmanoma. Vieną kartą klientas kaltino mus dėl pradingusio projektoriaus, o jis stovėjo po stalu senajame biure.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Su nuolatiniais klientais – taip, be problemų. Su naujais – reikia avizo (pranešimo) ir užstato. Mes negalime rizikuoti vežti jūsų turtą be garantijos, kad gausime pinigus. Pavargo nuo tų, kurie pažada „pirmadienį“, o t dingsta iš radarų.

Ką daryti, jei vairuotojas elgiasi šiurkščiai?

Skambinkite man arba dispečeriui nedelsiant. Mes nedraugiškai elgiančių žmonių nelaikome. Kartais jie pavargę, bet tai nėra priežastis šaukti ant kliento. Galiu pasakyti, kad 99 proc. mūsų vairuotojų – normalūs vyrai, bet vienas kitas „auksinės žuvys“ visada pasitaiko.

Ar turiu būti vietoje iškrovimo metu?

Būtina bent pirmą valandą, kad patikrintum, ar viskas atvyko sveika. Po to galite išvykti, jei pasitikite savo darbuotojais. Bet palikti vairuotoją vieną su užrakstomis durimis neverta, jis gali tiesiog išvažiuoti ir parašyti, kad niekas neatvyko priimti krovinio.

Kokias garantijas galite duoti?

Rašome sutartį, kurioje viskas yra užfiksuota. Turime atsakomybės draudimą 100 000 EUR (arba daugiau). Tai ne ta „žodis ir garbė“, kurią naudoja kai kurios firmelės iš skelbimų. Čia viskas oficialu, su parašais ant popieriaus.

Išvados

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei pasirūpinsite dokumentais ir gerai supakuosite, viskas praės sklandžiai, nors ir gali kilti nedidelių nesklandumų. Svarbiausia – nebandykite sutaupyti ant visko, nes pigiausias pasiūlymas dažniausiai tampa brangiausiu klaida. Pasidomėkite savo dėžėmis, pasikalbėkite su vairuotoju ir viskas bus gerai.