Padėsime organizuoti biuro perkraustymą į Vokietiją greitai: kas iš tikrųjų laukia jūsų verslo?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip lengvai, kaip atrodo kataloge. Klientai dažnai sako: „padėkite mums organizuoti biuro perkraustymą į Vokietiją greitai“, manydami, kad tai tik keli dėžės ir sunkvežimis, tačiau realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį sudaro dokumentai, vairuotojų nuotaikos, vokiški kelių nuostatai ir daugelis kitų smulkmenų, apie kuriuos jūs net nenugalvojote. Esu matęs viską – nuo to, kai vienintelis dingęs dalytas buvo kavos aparato litas, iki situacijų, kai reikėjo išgelbėti serverius užšalusioje furgone gatvėje Berlyne. Nepaisant to, jei tikrai norite greito ir efektyvaus rezultato, reikia suprasti procesą ne iš „gražiųjų paveikslėlių“, o iš vidaus.

Pasiruošimas ir brangūnėliai klausimai

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate „greitai“. Jeigu tai tiesiog kelios dėžės su dokumentais iš Vilniaus į Miuncheną, tai mes galime suorganizuoti transportą per dvi dienas, įskaitant pakavimą. Tačiau jei kalbame apie visą įmonę, turiu pasakyti, kad standartinis biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja mažiausiai savaitės planavimo. Vieną kartą turėjau klientą, kuris skambino antradienį ir norėjo viską išvežti ketvirtadienį – mes tai padarėme, bet vairuotojai dirbo be išeiginių, o aš nebuvo miegojęs 36 valandas. Geriau laikykitės savaitės taisyklės, jei norite išvengti širdies smūgio.

Ar galite atvykti ir įvertinti vietą objektyviai be jokių įsipareigojimų?

Žinoma, mes darome tai beveik visada. Nerealiu suprasti, kiek reikės transporto, kol nepamačiu tų jūsų koridorių ar didžiulės konferencijų salės antrame aukšte be lifto. Prieš keletą metų vienas vadybininkas kitos firmos išsiuntė du savaitės darbuotojus su rankiniais kėdėmis nustoti laiptus, nes užmiršo pasakyti, kad liftas neveikia jau mėnesį. Aš atvažiuoju, išmatuoju, parašau sąmatą ir jums nieko nekainuoja tas vizitas – tik mano laikas ir benzinas, bet tai įeina į darbo etiką.

Kiek kaštuoja toks „greitas“ perkraustymas ir kas įeina į kainą?

Nedarykime to klaidos – kaina yra viskas. Paprastai pasakyti „kainuoja X“ neįmanoma be matmenų. Mūsų paslaugos kainą formuoja kelios dalys: darbo valandos Lietuvoje, kelionės išlaidos (kurios Vokietijoje dabar šokinėja, degalai brangsta), ir darbo valandos Vokietijoje. Taip pat į kainą įeina dėžės, juostelės, o jei reikia, ir minkšti baldai. Vieną kartą klientas stebėjosi, kodėl sąskaitoje parašyta „krovininių drabužių panaudojimas“ – gi vairuotojai negali nešti purvinų kompiuterių su savo švariais marškiniais. Viską apskaičiuojame atskirai, kad nebūtų jokių nustebimų pabaigoje.

Ar reikia mums rūpintis dėžėmis patys, ar tai jūsų problema?

Mums tai nėra problema, mes su savimi vežame viską reikalingą. Turime standartinių dėžių, specialių dėžių kompiuteriams, o taip pat „turtas“ dėžių (tai tokios didelės dėžės ant rataų, lengviau nešti). Bet jei jūs norite taupyti, galite ir susirasti pačios, tik tada gali būti bėda, jei dėžės bus sprogusios arba drėgnos. Nebijokit rūpintis tuo, mes turime daugiau dėžių nei jums prireiks net ir didžiausiam biurui, manau, tai mūsų pasididžiavimas. (Nors kartais tenka susidoroti su tais paciais, kurie susirenka dėžes iš parduotuvės su kiaušiniais – kvapas siaubingas).

Kas nutinka su mūsų slaptais dokumentais ir duomenimis?

Čia yra svarbiausia dalis. Mes nežiūrime, kas yra dėžėje, mums svarbiau kad ji būtų uždaryta ir užklijuota taip, kad neiškristų. Jei kalbame apie serverius ar brangią įrangą, mes juos keliame specialiose transporteriuose su sustabdymais. Turiu omenyje, kad vairuotojai yra įgalioti vežti krovinius, bet jie neleidžia nieko įžiūrėti. Vienas klientas buvo tokios paranojos, kad uždėjo ant dėžių su dokumentais spalvotas lipdukus ir numerius – puikus idėja, taip mes tiksliau seklėme, kur kas nuvažiavo. Jūsų duomenys saugūs, jei jūs patys juos užšifruosite arba užrakinsite spintose prieš mūsų atvykimą.

Ar galite suorganizuoti biuro perkraustymą į Vokietiją savaitgalį?

Galime, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje savaitgaliai yra šventa, ir ne kiekvienas vairuotojas nori dirbti, ypač jei reikia iškrauti Miuncheno centre, kur rytą prasideda eismas. Taip pat reikia prisiminti apie Vokietijos taisykles – kai kurie miestai turi draudimą triukšmuoti sekmadieniais. Jei norite išvengti problemų, geriau planuokite išvykti penktadienį ir įsikurti kitą savaitės pradžią, bet jei statas, mes darome ir naktį.

Baldai, technika ir specifiniai daiktai

Kaip elgiatės su dideliais serveriais ar IT įranga?

IT įranga tai mūsų specializacija, bent jau taip sako mūsų vadybininkai. Iš tikrųjų, mes tiesiog labai atsargiai su jais elgiamės. Prieš pakavimą visada rekomenduoju sukurtą inventoriaus sąrašą – nufotografuoti serijinius numerius. Vieną kartą buvo situacija, kai vairuotojas netrikus nukrito ant vieno serverio dėžės (neiškritęs, tik užgulė ranką) ir viskas buvo gerai, bet šnervės pradėjo rieketi dėl dulkių. Viskas turi būti idealiai suvyniojota į burbuliukų plėvelę ir uždėta ant specialių dugnų. Mes ne technikai, todėl nepamontuojame jūsų kabelių, bet fiziškai perkelsime be jokios žalos.

Ar išmontuojate ir surenkote biuro baldus? Viską?

Taip, tai įeina į mūsų darbą. Mes turime savo įrankius – atsuktuvus, veržlaraktes, viską kas reikalinga. Bet čia yra vienas smulkmena: jei jūsų baldai yra tas „IKEA“ tipo, kurie buvo surinkti prieš 10 metų ir prie to laiko jau pablogoję, gali būti, kad jūsų nebesurenkame atgal. Paskutinis kartą vienos firmos direktoriaus stalas tiesiog suiro, kai bandėme jį atidaryti (aišku, jis buvo surinktas neteisingai anksčiau). Mes už tai neatsakome, jei mediena jau sena ir trapu. Bet įprastus stalus, spinteles, lentynas – išmontuojame ir surenkaime greitai.

Ką daryti su „safe“ arba seifais? Juk jie sunkūs.

Seifai tai yra mano siaubas. Jei seifas tuščias, jis vis dar sveria toną. Mes turime specialias technikas su keliamosiomis, jei seifas telpa į duris. Kartais būna, kad seifas per didelis ir turi būti išardytas arba išleistas pro langą (tai tikrai buvo vienoje aplinkybės Frankfurte). Jei jūsų seifas užrakintas ir jūs neturite rakto, mums reikės papildomo laiko, kad jį „atidarytume“ arba pervežtume kaip yra. Nepamirškite pasakyti iš anksto apie tokias detales, kitaip vairuotojai tiesiog nenuveš.

Ar įvežiate ir gamybos įrangą ar tik biuro baldus?

Mes esame logistika, ne gamybininkai, bet įvežame viską, kas telpa į sunkvežimį. Gamybos įrenginiai, staklės, linijos – viskas turi būti fiksuota. Buvo atvejis, kai vienas klientas norėjo pervežti didžiulę presą į fabriką netoli Hamburgo, tačiau pamiršo pasakyti, kad preso dalis yra skysčio (aušinimo). Muitinėje buvo nedidelis chaosas, nes dokumentuose buvo parašyta „staklės“. Su gamybiniu šiukšliumu – jokių problemų, jei tai ne ypač pavojingos medžiagos.

Ar turite ką daryti su atliekomis – senais baldais, kurie nereikalingi Vokietijoje?

Vokietijoje su šiukšliais yra griežta. Negalima tiesiog užmesti į mišką kaip darome čia kartais (ne, kad aš taip darau, bet žinau). Jei norite atsikratyti senių stalų, mes galime juos nuvežti į perdirbimo centrą arba „Sperrmüll“ punktą, bet tai papildomai kainuos, nes tenka mokėti už priėmimą. Geriau pasidomėkite iš anksto, ar toks punktas yra netoli naujojo biuro, kitaip mums reikės važiuoti į kitą miestą.

Vokietijos specifika ir vairuotojai

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent jau pagrindinius žodžius – „guten tag“, „wo ist“, „achtung“. Tačiau nereikėtų tikėtis, kad jie sugebės aptarti filosofiją su sargu arba namų savininku. Vienas vairuotojas, Sigitas, kalba puikiai, jis mūsų asas Vokietijos maršrutuose, bet kai jo nėra, mes išsilaikome su rankomis ir kojomis. Jei reikalas svarbus, geriau būti, kad Jūs arba jūsų atstovas būtų vietoje, arba mes galim susitarti dėl vertėjo (tai kainua, bet verta). (Na, bent jau taip buvo prieš keletą metų, dabar jaunesniems vairuotojams tik Anglų kalba padeda).

Kas dėl Vokietijos kelių mokesčių – ar tai įskaičiuota į kainą?

Taip, tai visada įskaičiuota. Mūsų sunkvežimiai turi „Maut“ įrangą, viskas užregistruota. Jums nereikia rūpintis jokiais vinjetėmis ar mokėjimais keliais, mes tai apmokame pasiskaičiavę. Vienintelis dalykas, dėl ko gali kilti bėdų, tai jei mūsų vairuotojas netyčia nuvažiuoja uždraustu keliu (tokie yra daugelyje miestų centrų, „Umweltzone“). Mes stengiamės sekti maršrutus, bet jei Jūsų biuras yra labai senamiestyje, gali tekti gauti specialų leidimą arba pasikrauti mažesnį sunkvežimį.

Ar vairuotojai gali padėti su iškrautymu, jei ten nėra lifto?

Jie gali padėti, jie stiprūs vyrai. Tačiau jei jūsų biuras yra ketvirtame aukšte be lifto, o reikia nešti 40 kilogramų spintas, tai ims labai ilgai. Vokietijoje yra griežtos taisyklės apie darbą su svoriais – vienas žmogus negali nešti per daug. Mes turime dirbti saugiai. Jeigu situacija tokia, mes turim suorganizuoti papildomą žmogų vietose arba naudoti kėlimo platformas. Neklauskite mane, kodėl Vokietijoje toks augimas vieną kartą teko laukti valandą, kol gynėjas leidžia privažiuoti prie pastato su kranine mašina – biurokratija.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sulūžta kelio viduryje?

Tai baisiausia kojų, bet mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą. Esu dirbęs (gal būt 20 metų, gal daugiau, nebesimenu) ir matęs viską. Jei sunkvežimiai sustoja, mes išsiunčiame kitą transportą, jei įmanoma, arba perkrauname krovinį į kitą. Svarbiausia yra ne panikuoti. Vieną kartą sugedo važiuoklė netoli Berlyno, bet mes spėjome viską išsiųsi taksi su svarbiausia technika, kad klientas rytoj galėtų dirbti. Tiesiog skambinkite mums, jei nematote kur jūsų krovinys programoje.

Ar galite pristatyti tiesiai į sandėlį Vokietijoje, jei dar neturime biuro patalpų?

Žinoma. Dažnai firmos pradeda veiklą anksčiau, nei suranda ofisą. Mes galime pristatyti į bet kurį sandėlį, kur jūs užsisakysite vietą. Reikia tik gero adreso ir kontakto asmuo, kuris atidarys duris. Kai kurie sandėliai Vokietijoje yra labai griežti dėl pakuočių – jei atvešite ant paletės, o jie reikalauja „Einweg“ (vienkartinio) tipo, gali būti bėdų, todėl pasidomėkite iš anksto arba mes pasirūpinsime tinkamais paletėmis.

Ką daryti su mokesčiais – ar mums reikia kažką mokėti Vokietijos valstybei?

Jei abi įmonės (jūsų ir mūsų) yra pilnateisės PVM mokėtojos ES, tai prekyba tarp ES šalių yra PVM užtikrinta. Jums nereikia mokėti Vokietijos PVM, jei pateikiate savo PVM kodą. Be to, reikia pateikti išankstinę apmokestinimo (Intrastat) deklaraciją. Aš nebuvo accoutantas, tačiau mūsų buhalterė sako, kad tai būtina. Jei jūs nėra PVM mokėtojas (kas retai atsitinka su biuru), tada gali tekti mokėti PVM importą, bet mes su jumis visus šiuos dalykus aptariame prieš važiuojant.

Ar galime sekti, kur yra mūsų krovinys realiu laiku?

Techniškai taip, mes turim GPS sistemą. Bet ne visada tai veikia taip, kaip Google Maps. Kartais signalas dingsta turgavietėse arba vairuotojas pamiršta įjungti terminalą. Geriau tiesiog suvokti, kad jeigu mes sakome „atvyks rytoj“, tai jis atvyks rytoj. Nuolatinis skambinimas vairuotojui „kur jūs esate“ tik erzina jį ir sulėtina važiavimą. Pasitikėkite mūsų patirtimi – kai kurie vairuotojai važiuoja greičiau negalėdami, kai žino, kad juos stebi.

Dokumentai, draudimas ir kitos bėdos

Kokie dokumentai yra reikalingi tokiam pervežimui?

Pagrindinis dalykas yra krovinio sąrašas (Packing List) ir CMR kvitas. Be CMR negalima važiuoti per sieną (nors sienos jau nėra, dokumentas liko). Sąraše turi būti parašyta, ką pervežame – ne „biuro daiktai“, o „2 stalai, 5 kėdžių, 1 spinta“. Jei įvardinote per daug bendrai, muitinė gali sustabdyti. Kartais reikia vertimo į Vokiečių kalbą, nors dažnai anglų kalba užtenka. Mes parengiame visus šiuos popierius, jums tik reikia pasirašyti užsakymą.

Kaip veikia draudimas? Ar jis padengia viską?

Mes turime atsakomybės draudimą, kuris paprastai padengia 10 EUR/kg svorio. Tai standartas. Jei turiu nešti 1000 kg vertės serverį, kuris sveria tik 20 kg, o man atsitinka nenuovoka ir jūs užduodu... (t.y. aš užgulu ant jo), jums išmokėsime tik 200 EUR. Nuo tokio dalyko bus geriau apsisaugoti papildomu draudimu – „All Risks“. Jis kainuoja šiek tiek daugiau, bet užtikrina, kad jei kas nors dingsta ar sudužžia, gausite pilną vertę. Nerekomenduoju taupyti ant to, ypač kai kalbama apie brangią įrangą.

Ar buvo atvejų, kai daiktai dingo?

Nepasakyčiau, kad dažnai, bet taip nutinka. Prieš penkerius metus vienas klientas skundėsi dėl dingusio premium kavinės viryklės. Mes ieškojome visur, vairuotojas teigė, kad nepamatė. Pasirodo, vienas darbuotojas Lietuvoje įdėjo ją į savo mašiną pamiršęs. Tai yra žmogiškas factoras. Todėl svarbu turėti inventorių ir patikrinti dėžes prieš išvykstant iš sandėlio. Mes ne vagys, bet klaidos įvyksta.

Kas dėl specialių daiktų, kaip kad meno kūrinių ar vyno rūsio?

Vyną į Vokietiją vežti rimtai, jei jo daug – reikia akcizo dokumentų, kad nebūtumęte apkaltinti kontrabanda. Meno kūriniai reikalauja specialios pakuotės ir galbūt kuratoriaus palydovas. Aš asmeniškai nemėgstu vežti tokius dalykus, nes nuo jų oda ima šalti – per daug atsakomybės. Jei turite brangų paveikslą, geriau kreiptis į meno pervežimo specialistus, o ne į mus su mūsų „krumpliaratiais“.

Ar galite padėti su vizais ar leidimais, jei mūsų darbuotojai važiuoja su kroviniu?

Mes ne konsultacinė biuras, tačiau galiu pasakyti, kad jei jūsų darbuotojas yra trečiosios šalies pilietas (ne ES), jam gali prireikti vizos. Mūsų vairuotojai turi visus leidimus, bet jei jūs norite, kad jūsų vadybininkas važiuotų sujuos, užtikrink, kad jo dokumentai tvarkingi. Vokietijos policija pasienyje kartais labai smulkiai tikrina, ypač jei transportas yra registruotas Lietuvoje. Nerekomenduoju rizikuoti be galiojančio paso.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau nei jūs?

Klausimas „kodėl pigiau“ turi paprastą atsakymą – jūsų daiktai bus nešimi be draudimo, arba vairuotojas važiuos be poilsio, arba transporto priemonė bus sena „Liaza“ be klimato kontrolės. Mažai kas dirba nuostolingai. Žiūrėkite, jei kainos per žemos, tai dažniausiai baigiasi tuo, kad jūsų baldai atkeliauja sulaužyti arba su vėlu. Mūsų kainos atspindi mūsų patirtį ir garantijas. Pasakyčiau taip – pigu bus tik tada, kai nieko nebus.

Ar priimate mokėjimus kortele ar tik pervedimą?

Mes verslininkai, mums geriau kai pervedimas į sąskaitą, nes taip aiškiai matomi mokesčiai. Kortelėmis galima apmokėti išankstinį įnašą, bet ne visą sumą, dėl bankų limitų bei komisinių. Gero kliento pusėje – sutarti dėl 30% avanso ir likusios dalies po pristatymo. Taip abiem pusėms ramiau.

Kaip elgtis, jei įvyko avarija ar žala pasilikime?

Pirmiausia, nedarykite panikos. Reikia užfiksuoti žalą – padaryti nuotraukas, parašyti pastabas į CMR dokumentą (tai labai svarbu!). Jei vairuotojas pasirašo CMR be pastabų, vėliau bus labai įrodyti, kad spinta buvo įtrūkusi ne perkraustant. Skambinkite mums iš karto. Mes turime draudimo brokerį, kuris padės užpildyti pranešimus. Nereikia bandyti taisyti patys, tai tik sugadins įrodymus.

Kas nutinka su dėžėmis, kai viskas iškraunama? Ar juos paimate atgal?

Galite palikti, galime pasiimti. Jei dėžės geros, mes jas pasiimiam nemokamai (arba už simbolinį kainą), nes vėl jas panaudosime. Jei jos pajuodusios arba su jūsų logotipais ant, galbūt jums patogiau jas išmesti arba pasiduoti darbuotojams. Vienas klientas pasidarė iš mūsų dėžių lentyną garaže – kūrybiška, tiesa?

Ar galite susitarti dėl naktinio iškrautymo?

Galima, bet tai yra apie 50-100 proc. brangiau. Vairuotojai turi poilsio režimus, o naktinį darbas sunkesnis. Be to, Vokietijoje miestuose naktimis gana triukšminga ir gali būti skundų iš kaimynų. Jei labai skubate, mes darysime, bet turite būti pasirengęs už tai mokėti. Paprastai stengiamės to išvengti, nebent tai būtų didelis sandėlis, kur triukšmas nėra toks svarbus.

Kodėl reikia griežtai laikytis svorio ribų dėžių viduje?

Nes jei įdėsite į standartinę dėžę knygų per daug, ji sprogs kelyje. Ir tada viskas, kas buvo viršuje, nukrenta ir susimuša. Aš mačiau, kaip viena tokia „super sunki“ dėžė sužalojo vairuotojo nugarą. Mums reikia, kad kiekviena dėžė svėrė ne daugiau kaip 15-20 kg. Tai saugumo klausimas, ne mūsų kaprizas.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas ar data paskutinę minutę?

Skambinkite mums. Jei turime laiko, pakeisime maršrutą. Jei sunkvežimis jau važiuoja Vokietijos automagistrale, tai gali būti problema – reikės papildomo kuro ir vairuotojo darbo laiko mokesčio. Mes ne esame širdžias, bet turime sumokėti vairuotojui už jo laiką. Prieš porą mėnesių vienas klientas pakeitė adresą iš Berlyno į Štutgartą... važiuojant. Tai buvo brangu pamoka jiems.

Ar atvežiate mažas siuntas, ne visą biurą?

Žinoma, mes darome ir dalių pervežimus (LTL). Jei jums reikia nuvežti vieną stalą ir dvi kėdes į filialą, mes sujungsime su kitu kroviniu. Tai bus pigiau, bet gali šiek tiek ilgiau trukti, nes laukiam, kol užsipildo mašina. Tačiau jei skubate, visada galima išsinuomoti atskirą mašiną.

Kaip tiksliai apskaičiuojate tūrį?

Mes apskaičiuojame pagal „kubinius metrus“ (m3). Vienas standartinis stalas užima apie 1-1.5 m3, dėžės – po 0.1 m3. Jei jūs nežinote, mes padėsime apskaičiuoti vaizdo skambučio metu. Svarbiausia nepasakyti „turiu nemažai daiktų“, nes vienam „nemažai“ yra 10 dėžių, kitam – 50.

Galite atlikti galutinį valymą po perkraustomo biuro Lietuvoje?

Mes ne valymo komanda, tačiau galime pasiūlyti partnerius, tai nėra problema. Žinoma, galime susitvarkyti likusius šiukšles ir juos išvežti, tai įeina į mūsų galimybes, jei tai nėra cheminis valymas. Vieną kartą teko išvalyti biurą, kur buvę pilna senų kavos puodų – tai nebuvo malonu, bet padarėme. (Niekada daugiau nesusitarsiu dėl tokių dalykų be papildomo mokesčio).

Ką reiškia „pristatymas į duris“ tiksliai?

Tai reiškia, kad mes atvežame daiktus iki pat jūsų biuro durų (arba įėjimo į pastatą), jei ten gali privažiuoti sunkvežimis. Jei sunkvežimis negali privažiuoti, ir reikia perkrauti į mažesnę transporto priemonę („shuttle“), tai papildoma paslauga. Vokietijos miestuose dažnai būna, kad tenka važiuoti 300 metrų pėsčiomis, nes sunkvežimis negali įvažiuoti į „Umweltzone“ be tinkamo žaliosios kortelės. Nurodykite adreso specifiką iš anksto.

Kodėl verta rinktis jus, o ne nekilnojamojo turto agentus?

Agentai tiesiog organizuoja, bet jie neišneša jūsų sunkių spintų. Mes darbą atliekame savo rankomis. Mes žinome, koks pavojingas yra būti kliudžiamam laiptuose ir kaip sukrauti krovinį, kad jis nesivaikščiotų. Dirbame jau 20+ metų ir mums svarbiau, kad po visko to darbo galėtumę gerti ramų kavą, o ne spręsti problemas teisme.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją tai nėra tik fizinis darbas, tai ir psichologinis išbandymas. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, rinkitės patyrusius partnerius, kurie žino ne tik trumpiausią kelią iki Berlyno, bet ir kaip elgtis su vokiška biurokratija. Naudodamiesi mūsų paslaugomis, jūs ne tik sutaupysite nervus, bet ir užtikrinsite, kad jūsų verslas nedings naktį. Organizuoti biuro perkraustymą į Vokietiją greitai sudėtinga, bet su mumis tai įmanoma padaryti be jokios neapykantos. Skambinkite, aptarsime, o tada tiesiog susiraskite kavos, kai mes dirbsime.