Organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją

Įvadas

Organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją ne kaip „nuvešim dėžių“, o kaip mažą projektą su datomis, žmonėmis, kompiuteriais, serveriais, baldais, leidimais, draudimu ir tuo nemaloniu dalyku – netikėtais mokesčiais. Per 20 metų mačiau, kad biuras kraustosi sunkiau negu butas, nes vienas pamirštas kabelis gali sustabdyti visą darbą. Čia rašau paprastai, be gražių žodžių, kaip paprastai ir vyksta tarptautiniai pervežimai.

Iš patirties

Vienas biuras iš Kauno kėlėsi į Frankfurto priemiestį. Viskas atrodė paprasta: stalai, kėdės, dėžės, du kompiuteriai. Tik realybėje paaiškėjo, kad „du kompiuteriai“ reiškia serverio spintą, du maršrutizatorius, tris NAS įrenginius, telefono centrinę ir dar krūvą kabelių be etikečių. Toks perkraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo kamiono, o nuo sąrašo.

Kitas atvejis: biuras Berlyne turėjo tik vieną krovimo doką, o mes atvažiavom 40 minučių anksčiau. Viskas gerai, tik dokas buvo užimtas iki pietų. Vokietijoje punktualumas yra, bet ne visada ten, kur tikiesi. Reikia palikti laiko, nes parkavimo leidimas, liftas, durininkas, apsauga – tai ne formalumai, o realūs trukdžiai.

Dar vienas nepatogus dalykas: kai kurios įmonės siūlo „viską įskaičiuota“, o po to skambina ir sako, kad pakėlimas į 4 aukštą be lifto kainuoja papildomai. Todėl rašykite užsakyme viską: aukštą, liftą, atstumą iki durų, darbo valandas, dėžių kiekį, IT įrangą.

DUK: planavimas, dokumentai ir biuro perkraustymas į Vokietiją

Planas, inventorius ir darbo sustabdymas

Ar tikrai verta organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją patiems?

Jei biuras mažas, tarkim, du stalai ir kelios dėžės, galima. Bet jei turite serverį, spausdintuvus, klientų duomenis, dokumentus, baldus ir dar darbuotojus, kurie rytoj turi dirbti, geriau samdyti žmones. Patiems dažniausiai sutaupote keliasdešimt eurų, o prarandate dieną ar dvi. Organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją su planu, ne su „kaip nors“.

Nuo ko pradėti, kai biure yra 15 darbo vietų?

Pradėkite nuo inventorinio sąrašo. Ne nuo kamiono užsakymo. Susirašykite: kiek stalų, kėdžių, dėžių, monitorių, spausdintuvų, archyvų, virtuvės daiktų. Po to pažymėkite, kas važiuoja pirmu reisu, kas antru, kas išmetama. Perkraustymas į Vokietiją tampa tvarkingesnis, kai kiekviena dėžė turi numerį ir vietą naujame biure.

Kiek laiko reikia realiam biuro perkraustymui į Vokietiją?

Mažam biurui – 2–3 savaites pasiruošimui. Vidutiniam biurui – mėnuo ar daugiau. Jei reikia išmontuoti baldus, tvarkyti IT, gauti leidimus Berlyne ar Miunchene, geriau turėti rezervą. Vokietijoje darbas dažnai baigiasi 16–17 val., o krovimas po to gali kainuoti brangiau. Todėl datos derinamos ne tik su jumis, bet ir su pastato administracija.

Ką daryti su serveriais ir IT įranga?

Serverių nekraustau kaip paprastų dėžių. Pirmiausia daromi duomenų atsarginiai kopijavimai, tada nuotraukos, kabelių žymėjimas, išjungimas, pakavimas į antistatines dėžes. Jei įranga sena, kartais verta ją išvežti atskirai, ne kartu su baldais. Biuro perkraustymas į Vokietiją be IT plano dažnai baigiasi tuo, kad viskas atvyko, bet niekas neveikia.

Ar galima kraustytis penktadienį, kad pirmadienį dirbtume?

Galima, bet rizikinga. Penktadienis yra populiari diena, todėl krovėjai, liftai, parkavimo leidimai ir dokai būna užimti. Jei kamionas vėluoja iš Lietuvos, o Vokietijoje dar reikia iškrauti 5 aukšte be lifto, pirmadienis jau nebeatrodo toks gražus. Geriau kraustytis ketvirtadienį–penktadienį, nes turim bent vieną dieną atsarginiam tvarkymui.

Kaip apsaugoti darbuotojų kompiuterius ir dokumentus?

Kompiuteriai turi būti išjungti, nuotraukos padarytos, kabeliai pažymėti, ekranai apsaugoti. Dokumentai – į užrakomas dėžes arba archyvo konteinerius. Nereikia visko dėti į vieną maišą „ofiso popieriai“. Buvo atvejis, kai sąskaitos, sutartys ir asmeniniai darbuotojų daiktai susimaišė. Po to visi šaukė, nors kaltas buvo tik netvarkingas pakavimas.

Kainos, dokumentai ir draudimas

Kokios kainos, kai organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją?

Kainos labai skiriasi. Mažam biurui iš Vilniaus į Berlyną galima matyti 900–1 800 eurų, jei krovinys nedidelis. Vidutiniam biurui su krovėjais, pakavimu ir dviem reisais – 2 500–6 000 eurų. Jei reikia IT išmontavimo, laikino saugojimo, liftų rezervacijos ar papildomo draudimo, kaina auga. Todėl sąmata turi būti konkreti, ne „nuo“.

Kas turėtų įeiti į sąmatą biuro perkraustymui?

Į sąmatą turi įeiti krovininis transportas, krovėjai, pakavimo medžiagos, dėžės, apsauginės plėvelės, laikas pakrovimui, laikas iškrovimui, kelionė, draudimas, dokumentai. Jei ko nors nėra, vėliau ateina papildomas sąskaitos faktūros priedas. Organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją su raštu patvirtintu sąrašu, nes žodžiai „viskas aišku“ greitai išgaruoja.

Ar reikia CMR važtaraščio pervežant biurą į Vokietiją?

Taip, tarptautiniam krovinių vežimui dažniausiai rengiamas CMR važtaraštis. Pataisau: ne muitinė, o dokumentų patikra ir krovinio identifikavimas. Lietuvos ir Vokietijos yra ES, tad muitinės procedūrų kaip į trečiąsias šalis nėra, bet dokumentai vis tiek turi būti tvarkingi. CMR, inventorinis sąrašas, pristatymo adresas, kontaktai – be to prasideda painiava.

Ar verta pirkti papildomą draudimą?

Nežinau 100%, ar jums verta, nes priklauso nuo daiktų vertės. Jei vežate senas kėdes, gal ir ne. Jei vežate serverį, brangius monitorius, medicininius įrenginius ar archyvus, taip. Paprastas krovinio draudimas ne visada dengia viską, ypač jei daiktai blogai supakuoti. Draudimas nėra stebuklingas mygtukas, jis tik sumažina nuostolį.

Ar reikia leidimų krovimui Vokietijos miestuose?

Dažnai taip, ypač Berlyne, Miunchene, Frankfurte, Hamburge, Kelne. Reikia žinoti, ar galima sustoti prie pastato, ar reikia „Halteverbot“ zonos, ar pastatas turi krovimo doką. Kartais leidimas kainuoja mažai, bet be jo kamionas stovi toliau, o krovėjai neša baldus 150 metrų. Tai jau darbas ir laikas, už kurį kas nors turės mokėti.

Kaip tvarkyti baldus, kurie dar tinka, bet senoki?

Pirmiausia nuspręskite, ar jie tikrai keliauja. Senas, sunkus, pigus baldas kartais kainuoja daugiau pervežti negu nusipirkti naują Vokietijoje. Jei baldas brangus ar фирminis – išmontuoti, nuotraukos, varžtai į maišelius su etiketėmis. Jei pigus – gal geriau išvežti į atliekas ar parduoti. Kraustymasis į Vokietiją nėra proga vežti viską, kas „gal kada nors“.

Vokietijos pusė: lifiai, dokai ir adresas

Kaip elgtis su liftais Vokietijos biuruose?

Liftą reikia rezervuoti iš anksto. Ne „paskambinsim atvykę“. Daugelyje pastatų Vokietijoje krovimui reikia laiko lango, apsaugos leidimo, apsauginių dangų ant grindų. Jei lifto nėra arba jis mažas, kaina didėja. Buvo situacija Diuseldorfe: baldai tilpo, bet lifto durys buvo per siauros stalui. Teko išimti kojas vietoje.

Kas nutinka, jei Berlyne nėra vietos iškrovimui?

Tada pradedate derėtis su kaimynais, administracija, policija ar savivaldybe. Skamba keistai, bet taip būna. Jei neturite rezervuotos zonos, galite prarasti kelias valandas. Todėl prieš perkraustymą į Vokietiją reikia žemėlapio nuotraukos, tikslios vietos, kontakto žmogaus, kuris gali atidaryti vartus. Be to, viskas tampa loterija.

Ar reikia išmontuoti virtuvėlę biure?

Jei ji lieka jūsų nuosavybė ir keliauja – taip, reikia išmontuoti, apsaugoti stalviršius, dureles, kriauklę. Jei ji paliekama nuomininkui ar savininkui, reikia aiškaus susitarimo raštu. Vokietijoje nuomos santykiai griežtesni, todėl negalima manyti, kad „kaip nors paliksim“. Geriau turėti nuotraukas prieš ir po, kitaip ginčai dėl indėlio prasideda labai greitai.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesimaišytų?

Naudokite numerius ir zonas: B1–12 – buhalterija, IT–01–08 – kompiuteriai, ARCH–01 – archyvas. Ant kiekvienos dėžės rašykite ne tik turinį, bet ir kambarį naujame biure. Perkraustymas į Vokietiją tampa lengvesnis, kai iškrovimo vietoje žmogus žino, kur dėžę statyti. Jei rašote tik „ofisas“, po valandos visi ieškos tos pačios dėžės.

Ką daryti su spausdintuvais, skeneriais ir telefonais?

Spausdintuvus reikia išjungti, nuimti kasetes, užfiksuoti laidus, atskirai supakuoti. Skenerio stiklas gali įtrūkti, jei jis važiuoja be apsaugos. Telefonų centrinei reikia žmogaus, kuris žino, ką daro. Neleiskite jaunam padėjėjui „pažiūrėti“, jei jis nėra matęs tokios įrangos. Tai ne stalas, čia klaida gali kainuoti ryšio sustojimą.

Ar galima vežti kavos aparatus, šaldytuvus ir mikrobanges?

Galima, bet jie turi būti išvalyti, išdžiovinti, atjungti ir saugiai supakuoti. Šaldytuvą reikia transportuoti pagal gamintojo reikalavimus, dažniausiai stačią arba su pakankamu nusistovėjimo laiku. Kavos aparate negali likti vandens. Skamba smulkmena, bet vanduo kamione ir elektronika – prastas derinys. Biuro perkraustymas į Vokietiją mėgsta tokius mažus „niekus“.

Blogi scenarijai ir praktiniai patarimai

Kokie blogi scenarijai dažniausiai nutinka?

Vėluoja keltas arba transportas iš Lietuvos. Vokietijoje uždarytas kiemas. Liftas neveikia. Darbuotojas pamiršta raktus. Spausdintuvas neatvyksta ten, kur reikia. Dokumentuose klaida adrese. Tai nėra filmo siužetas, tai paprastas penktadienis. Todėl reikia rezervos laiko, atsarginio kontakto ir žmogaus Vokietijoje, kuris gali fiziškai būti vietoje.

Kaip rinktis įmonę biuro perkraustymui į Vokietiją?

Klauskite ne tik kainos. Klauskite, ar jie veža IT įrangą, ar turi dėžių, ar dirba su CMR, ar gali atsiųsti krovėjus, ar draudimas tikras. Peržiūrėkite atsiliepimus, bet ne tik penkias žvaigždes. Žiūrėkite, kaip įmonė atsako į nemalonius klausimus. Jei viskas „labai lengva, nieko nereikia“, aš jau įtariu.

Kaip rašyti užsakymą, kai organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją?

Rašykite kaip buhalterei, ne kaip draugui. Adresas, kontaktas, aukštas, liftas, krovimo dokas, darbo laikas, daiktų sąrašas, vertė, pakavimo poreikis, IT įranga, pageidaujama data. Jei ko nors nežinote, rašykite „nežinoma, patikslinsiu iki datos“. Taip mažiau ginčų. Užsakymas turi būti toks, kad jį suprastų vairuotojas, krovėjas ir klientas.

Ar verta pirkti papildomą draudimą nuo vėlavimo?

Paprastai ne, nebent vėlavimas jums kainuoja tūkstančius per dieną. Dauguma draudimų dengia krovinio sugadinimą ar praradimą, ne tai, kad darbuotojai sėdi be monitorių. Todėl geriau turėti atsarginį planą: kelis nešiojamus kompiuterius, laikiną internetą, kontaktus IT specialisto. Perkraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad verslas galėtų dirbti net su trikdžiais.

Ką daryti, jei iškrovimas vėluoja dėl pastato apsaugos?

Pirmiausia nesipykite. Apsauga dažnai tik vykdo taisykles, kurios parašytos popieriuje. Reikia kontakto iš nuomininko, leidimo, laiko lango, kartais paso arba dokumento. Jei niekas Vokietijoje neatsako, krovėjai stovi, o laikas eina. Todėl prieš kelionę patikrinkite kontaktus dar kartą. Geriau 10 kartų pasiklausti negu po to aiškintis, kas kaltas.

Koks paprasčiausias planas sėkmingam biuro perkraustymui?

Sąrašas, datos, atsakingi žmonės, pakavimas, IT planas, dokumentai, draudimas, Vokietijos pusės leidimai, iškrovimo schema. Ir rezerva. Visada rezerva. Organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją taip, kad pirmadienį neieškotumėte kavos aparato, serverio ir sutarčių trijose skirtingose dėžėse. Tvarka atrodo nuobodi, kol ji sutaupo nervų.

Išvada

Organizuokite savo biuro perkraustymą į Vokietijos teritoriją ramiai, kai kiekvienas daiktas turi vietą, kiekvienas etapas turi atsakingą žmogų, o kaina yra aiški raštu. Vokietija mėgsta dokumentus, laiką ir tikslumą, todėl improvizacija čia kainuoja. Jei viską suplanuojate iš anksto, perkraustymas į Vokietiją nėra košmaras – tik ilgas, prakaituotas, bet valdomas darbas.