Optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją – kaip neprarado kantrybės ir pinigų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, biurai yra sudėtingiausi klientai. Kasdien matyti kažką naujo, bet žmonės vis dar daras tas pats – visiems atrodo, kad perkraustymas į Vokietiją yra tik dėžių metimas į sunkvežimį. Iš tiesų, optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją ir atgal tai sudėtingas mazgas, kuriam reikia ne tik raumenų, bet ir galvos. Dažnai klientai sako, kad „mes viską suplanavome“, bet realybę išvanda tik tada, kai vairuotojas stovi prie užsakuoto aikštelės Berlyne su didele fure, o kur įvažiuoti – niekas nežino. Tie patys „A4“ popieriaus lapai, kuriuos kasdien naudojate, ima svėrėti tonomis, kai juos reikia pakrauti į ketvirtą aukštą be lifto. Čia nėra jokiems stebuklams, tik geras suplanavimas ir reali žinojimas, ką tiksliai vežiate.

Pasiruošimas, režimai ir biuro chaosas (Viskas prasideda čia)

Ar tikrai reikia kreiptis į profesionalią firmą, ar galima susitvarkti paties?

Žinau, kiekvienas vadovas svajoja sutaupyti biudžeto. Tačiau bandymas nuvežti biuro įrangą savo jėgomis – tai tiesioginis kelias į nervų išsipjovimą ir priešlaikinį senatvę. Turime omenyje, kad optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją neapsieina be specialios įrangos, o neentai, kurie tiesiog keliauja ten atostogauoti, neturi tieškogrio automobilio. Vieną kartą matesiau, kaip vadybininkas bandė įsprausti servą į „Volkswagen Transporter“ su visa komanda viduje – rezultatas buvo perdegęs sankaba ir sugadinti kietieji diskai. Profesionalai turi ne tik furgonus, bet ir draudimą, kuris padengs sugadintus kompiuterius, jei staiga staigmenių neapsieis.

Kaip geriausiai suplanuoti laiką, kad darbas nestotų?

Tai vienas sunkiausių klausimų, nes visada kažkas įsiterpia. Jei galite, reikėtų planuoti perkraustymą švenčių arba savaitgalių metu, bet pripažinsiu, Vokietijoje vairuotojų darbo laikas yra griežtai reglamentuojamas. Negalima tiesiog liepti vairuotojui važiuoti 12 valandų iš eilės, nors klientai dažnai to ir pageidauja. Geriausia yra pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, tiksliai surašant, kas keliauja pirmiau, o kas gali laukt. Nustatykite „critical path“ – tai reiškia, kad pirmiausia reikia nutrypti tuos daiktus, be kurių negalite gyventi nė dienos, likusius pasilikite gale, kad neblokuotumėte vystymosi.

Kiek laiko užtrunka visas procesas iš Lietuvos į Vokietiją?

Paprastai tai yra klausimas apie tą, kada darbuotojai galės atsėsti prie savo stalų. Atstumas nieko nelemia, jei krovinys paruoštas blogai. Vasarą, kai eismo įvykiai dažni, kelionė iki Miuncheno gali užtrukti ilgiau nei planavote. Vidutiniškai, jei viskas vyksta sklandžiai, tai trunka vieną ar dvi darbo dienas (priklausomai nuo to, ar tai tik iškrovimas, ar ir iškrovimas, ir perkraustymas (pakrovimas) vienoje vietoje). Prisimenu vieną atveją, kai dėl techninės gedimo Vokietijos autobane mes vėlavome 12 valandų, o klientas jau buvo pasamdęs įrengėjus, kurie laukė ir skundėsi už pradingusius užmokesčius.

Ar verta rūpintis dėžėmis, ar jas turi duoti pervežėjas?

Dažnai įmonės bando susidėti viską į senas, kreivias dėžes iš parduotuvių, o po to keikiasi, kai tas dėžės išsipurto. Profesionalios perkraustymo dėžės yra tvirtesnės, turi dangčius ir gali būti sukrautos viena ant kitos be jokio baiminimosi. Tiesa, kai kurios firmos jas už tam tikrą kainą paskolina, o kitos įtraukia į kainą. Sutikite, brangu yra nupirkti naujus monitorius, o ne dėžes. (Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasiimti dėžių bent savaičiai anksčiau, nes niekas nespėja susikrauti per paskutines dienas, visada lieka „nepripažįstamų“ kampus su popieriumis).

Ką daryti su jautria įranga, pvz., serveriais?

Negalima tiesiog mesti jų į furgoną tarp stalų ir kėdžių. Serveriai yra jautrūs ir vibracijai, ir drėgmei. Optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją numato specialias dėžes su putomis arba antdrėgmines pakuotes. Be to, jei turite didelį serverinį skyrių, gali prireikti specialios technikos su liftu ne tik įrenginiams, bet ir transportavimui. Kartais netgi reikia įgaliojimo, kad juos priimtų, jei ten yra sensitivi duomenys, bet to dažniausiai nebe mūsų reikalas, o IT skyriaus galva.

Ar reikia inventorius, kas jis toks ir kodėl svarbus?

Inventorius tai ne tada, kai jūs susirašote kiek dėžių turite. Tai tikslius sąrašas, kur nurodytas kiekvieno daikto buvimo vieta, būklė ir, svarbiausia, numeravimas. Be to, jei dings kažkas brangaus (o tai nutinka), draudimo kompanija neismokus ni cento be šio dokumento. Vokietijos klientai yra itin disciplinuoti šiuo atžvilgiu, tad jei vežate daiktus jiems, gali tikėkitis išsamios patikros prieš iškraunant. Geriau pasidarykite nuotraukas prieš pakrovimą, tai dabar nebe jokia problema.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai – galite, bet legaliai tai yra pilnas chaosas, ypač jei tarp to yra alkoholis ar maisto produktai. Muitinė (net jei ir ES viduje) gali labai įniršti, jei rąsis dešrelių dėžę tarp dokumentų. Taip pat, jei atsitinka incidentas, asmeninių daiktų draudimas dažnai neįeina į standartinę sutartį. Nerašykite ant dėžės „žaislai vaikams“, kai viduje yra „PowerPoint“ pristatymai ant DVD (jei kas juos dar naudoja) ar vyno butelis vadovui. Geriau atskirti – viena krovinių dalis yra įmonės, kita – fizinio asmens, nors tai ir kainuoja brangiau.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (valikliai, toneriai)?

Tai dalykas, apie kurį visada pamirštama. Toneriai gali išsilieti, o jei dėl to sunaikinsite brangų biuro kilimą, atsiprašymai nepadės. Juos reikia uždaryti į hermetiškus skysčiams maišus ar dėžes. Vokietijoje yra griežtos taisyklės cheminių atliekų transportavimui, tad neprofesionalus požiūris gali baigtisir baudom. Priklausomai nuo kiekio, tai net gali būti klasifikuojamas kaip pavojingas krovinius (ADR), o tada reikės specialių dokumentų ir vairuotojo pažymėjimų, kas žymiai brangina visą reikalą.

Ar tikrai taip svarbu pažymėti dėžes kryptimis (viršus/pagalai)?

Atrodo banalu, bet kai vairuotojas pavargęs ir dirba naktį, jis nemata kas yra viduje. Jei dėžė su monitoriais atsidurs apačioje po dviem tonomis knygų, tikėkitis problemų. Tai tas paprastas dalykas, kuris taupo tūkstančius. Geriau uždekite lipduką „ŠVIESIĖM AUKŠTYN“ nei bandykite vėliau aiškinti apie draudimo išmoką. Kartais net ir patys surinkėjai kliumpa ties tuo, kai dėžės yra vienodos, o viduje – visiškai skirtingas turinys.

Ar galiu pasikrauti pats, kad sutaupyčiau?

Galite, bet tik atsakykite sau sąžiningai – ar jūsų komanda tikrai sugebes tai padaryti saugiai? Dažniausiai, kai įmonės bando tai daryti, baigiasi tuo, kad vairuotojas laukia ir skundžiasi, kad dėžės „šoka“. O jei dėžė nukrenta vairuotojui ant kojos (buvo toks atvejis Vilniuje), jums tai kainuos brangiau nei pasamdymas. Mūsų pratybose optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją suvokia, kad krovimo darbai turi būti atliekami specialistų, kurie žino, kaip užsegti juostas.

Kodėl biuro kėdės yra vienas didžiausių priešų?

Jūs galite man patikėti ar ne, bet biuro kėdės yra sukurtos taip, kad kuo labiau trikdyti pervežėjus. Jos rieda, jas negalima uždaryti (išskyrus kai kurias), jos užima daug vietos ir užsikabina viena už kitos. Jei jas nesukrausite viena ant kitos su specialiu胶胶胶胶胶胶 (juosta) arba nenuimsite ratukus, jūs prarasite pusę furgono vietos. Rekomenduoju visada nupirkti papildomas kėdžių pakavimo dėžes arba apvynioti jas plėvele, kad jos neirstų kaip domino.

Vokietijos realijos, keliai ir vietiniai ypatumai

Ar sunku įvažiuoti į Vokietijos miestus su dideliu sunkvežimiu?

Žinoma, kad sunku, jei nieko neplanavote. Vokietijos senamiestiai, pvz., Frankfurte ar Hamburge, yra sukurti taip, kad ten važiuotų tik arklių vežimai, ne 18 metrų ilgio vilkikai. Reikia iš anksto gauti leidimus (Einmalgenehmigung) užvažiavimui į „Environmental zones“ (Umweltzone), o jei sunkvežimis neturi atitinkamos „Green“ kortelės, baudos yra milžiniškos. Nesėkmės istorija: vienas mūsų vairuotojas važiavo į Miuncheno centrą be leidimo, nes GPS „nutarė“, kad ten yra trumpiausias kelias. Rezultatas – 350 eurų bauda ir reversas atgal iš miesto.

Ką daryti su automobilių stovėjimu vietoje?

Lietuvoje esame pripratę, kad galima sustoti šalia pėsčiųjų perėjos „penkiomis minutėm“. Vokietijoje už tai duoda baudas ir priverčia iškrauti krovinį vietoje (jei tai įmanoma). Reikia išsinuomoti legalią vietą arba susitarti dėl laikino uždaromo kelio. Kartais vietos savivaldybė reikalauja kad kelių tarnybų darbuotojas prižiūrėtų procesą, ir tai kainuoja. Geriau pasidomėkite iš anksto, ar yra „Ladezonen“ (krovimo zonos) netoli jūsų naujojo biuro.

Ar vairuotojas gali atlikti iškrovą vienas, kai laukia vokiškas klientas?

Taip, jei jis yra robotas. realybėje vokiški klientai dažnai laukia, kad atvyks jų vietiniai perkraustymo komandos, o mūsų vairuotojas tik pristato. Jei sutartyje rašoma, kad atliekame „iškrovą iki pat durų“, reikia aiškiai sužinoti, ar reikia nešti per 50 metrų koridorių arba aukštais liftais. Kartais vairuotojai atsisako nešti daiktų, nes jų draudimas to nedengia (jie atsakingi tik už transportą, ne kėlimą į aukštus be įrangos).

Kaip elgtis su CMR sąskaitomis ir vokiškuose (German bureaucracy)?

Vokietai mėgsta popierius. CMR konosamentas turi būti užpildytas be klaidų, o jei ten parašysite „stalai“ vietoj „biuro stalai, 5 vnt.“, gali kilti nesklandumų muitinėje arba su priėmimu. Turiu omenyje, kad optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją reikalauja tikslumo dokumentuose. Nenaudokite trumpinių, kurie gali būti įvardijami dviprasmiškai. Ir nepamirškite, jog CMR kopiją turi turėti ne tik siuntėjas, bet ir gavėjas - be jos jums tiesiog iš kraus į kiemą ir pasakys „ačiū, dabar laukite, kol patikrinsime“.

Ar yra kokia nors specifika susijusi su „Autobahn“ mokesčiais?

Sunkvežimiai Vokietijoje turi mokėti priekabos mokestį (Lkw-Maut). Tai įskaičiuota į mūsų kainas, tačiau reikia žinoti, kad kelyje nebus jokių staigmenų. Vairuotojas turi būti užregistruotas sistemoje „Tol Collect“. Jei kas nors nutinka su boka (imtuvas), kelyje sustojęs sunkvežimis gali sukelti eismo užkardą. Todėl techninė būklė yra svarbesnė nei greitis.

Ar gali nutikti, kad krovinys bus sulaikytas?

Taip, ir dažniausiai dėl banalių priežasčių – blogų dokumentų arba dviprasmiško turinio. nors Lietuva ir Vokietija yra EU, vis tiek egzistuoja kontroliuojančios institucijos. Ypatingai dažnai taip nutinka, jei vežate brangią elektroniką, bet deklaravote kaip „antrarūšius daiktus“. Vokietijos policija yra labai apkaupta autobiliuose, todėl jei kas atrodo įtartai, jie sustabdys ir tikrins viską iki pat dugno.

Ką daryti, jei naujas biuras yra pamestas kažkur kaime (Landstraße)?

Tuomet reikia tiksliai patikrinti, ar keliai atlaiko 18 tonų ar 40 tonų svorį. Vokiški kaimo keliai dažnai yra siauri, su aukštais medžiais, kur kliūsta kablys (kranas). Buvo atvejis, kai teko perkrauti krovinį į mažesnę mašiną 5 kilometrus nuo paskirties vietos, tiesiog nesugebėjome privažiuoti. Tiek laiko, tieškogrio praradimas. Patikrinkite „Google Street View“ arba užsakykite vietos apžiūrą.

Ar vairuotojai Vokietijoje kalba lietuviškai?

Retai kada. Dažniausiai tai arba vokiečiai, arba lenkai, arba rytų europiečiai, kurie kalba rusiškai. Jei jūsų vadybininkas Vokietijoje nemoka angliškai ar vokiškai, komunikacija gali tapti problematika. Mums visada patarinėjame vienam asmeniui būti „anchor“ – tas, kuris gali susisiekti su mūsų dispečeriu ir išversti vairuotojui, kur reikia važiuoti.

Kaip yra su mokėjimais – ar priimami „Euro“ kortelės?

Daugelis mūsų partnerių Vokietijoje priima mokėjimus prieš išvykstant (prieškraštą), tačiau viskas priklauso nuo sutarties. Vokiški klientai dažnai mėgsta mokėti paskutinę dieną mėnesio su 30 dienų atidėjimo terminu. Tačiau tarptautiniame pervežime reikalas kitas – dažniausiai reikia avanso, kadangi net vairuotojui reikia degalų pinigų kelionės metu. Nesiderėjimas dėl mokėjimo gali sustabdyti krovinį pasienyje.

Ar reikėtų baimintis dėl vagysčių?

Vokietija yra saugi, tačiau logistikos centrai prie automagistralių yra vagių lobynas. Jei paliekate furgoną neapsaugotą per naktį prie viešbučio, rizikuojate prarasti visą krovinį. Optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją apima ir stovėjimo vietų pasirinkimą – tik saugos aikštelėse su sargu. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra paaiškinti savo darbuotojams, kodėl jų nešiojami kompiuteriai dabar pasidarę „dingę“.

Pinigai, dokumentai ir nusivylimai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks biuro perkraustymas?

Klausimas „kiek kainuoja“ yra toks pat nelabas kaip „kiek laiko užtrunka“. Viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo, kėlimo aukščio ir prieigos prie objekto. Galima sakyti, kad kaina svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Skirkite dėmesį ne tik pagrindinei sumai, bet ir išlaidoms, kurios gali atsirasti iš karto – pvz.,.liftas Vokietijoje gali kainuoti 100-150 eurų per valandą, o to dažnai n�ra numatyta pradiniame įkainyje.

Ar draudimas įeina į kainą, ar jį reikia įsigyti atskirai?

Standartinė tarptautinio pervežimo draudimo suma (CMR draudimas) paprastai yra maždaug 8-10 eurų už 1000 kilogramų (arba apribota fiksuota suma, pvz., 20 000 EUR). Jei jūsų įranga verta 100 000 eurų, o draudimas dengia tik 10 000, jūs esate dideliame varge. Būtinai pasitikrinkite šią sąlyją ir, jei reikia, papildomai įsigykite „All risk“ draudimą. Nerašytinė taisyklė: geriau sumokėti 50 eurų daugiau už draudimą, nei verkti dėl sugadintų serverių vėliau.

Kas nutinka, jei pabaigę darbą pastebime trūkstamą daiktą?

Pirmiausia, nepamirškite pasirašyti CMR konosamento su pastaba „su išlygomis“ (resevation) prieš išvykstant iš vietos. Jei pasirašote, kad viskas tvarkoje, o vėliau randate, kad dingso „iMac“ kompiuteris, įrodymų nebebus. Gali tekti kreiptis į draudiką, tačiau be dokumentų, kalbos su jais nebus. Turime būti atidi tais akimirkomis, nors visi jau būna pavargę ir nori grįžti namo.

Ar galiu padaryti išankstinį apmokėjimu, kad išvengčiau problemų?

Tikrai, tai netgi rekomenduojama. Kai mokėjimas atliktas iš anksto (arba pateiktas banko garantas), vairuotojas yra daug ramiausias ir pasiruošęs dirbti ilgiau, jei reikia. Vokiški pervežėjai dažnai neduoda išleisti krovinio be „mokėjimo patvirtinimo“. (Kartais netgi būna, kad klientas užmiega su sumokėjimu, ir tada prasideda „skambutis maratonas“ iš Vokietijos).

Kodėl kainos skirtingos priklausomai nuo savaitės dienos?

PENKTAADIENIS. Tas žodis verčia logistikas ašaroti. Jeigu galite, perkraustykite nuo pirmadienio iki ketvirtadienio. Penktadieniais visi nori išvežti ką nors, kad savaitgalis būtų laisvas, todėl kainos šoka. Taip pat patariu vengti pirmadienio ryto, nes po savaitgalio daugkur užsparniai užsikrauna, o vairuotojai turi laukti. Optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją yra apie lankstumą, ne tik grafikus.

Ar verta rinktis pigų pervežėją iš skelbimų lentoje?

Žinoma, jei norite sužinoti, kaip atrodo jūsų biuro baldai nuotraukose „Olx“ parduodami kaip detalių. Pigūs pervežėjai dažnai neturi nei licencijos, nei normalios technikos, nei tiesiog sąžinės. Viena mūsų klientų pasirinko pigų variantą ir jų krovinys važiavo be stogo per lietų. Rezultate buvo sugadinta beveik visa medžiaga. Pasidomėkite įmonės reputacija, ne tik kaina.

Kaip elgtis su PVM mokesčiais? (Galiai su juo baigti)

Kadangi tai pervežimas tarp ES šalių (Lietuva – Vokietija), taikoma PVM 0 % tarifas, jei pateikiate teisingą mokesčių mokėtojo kodą (VAT ID). Jei kodas neteisingas, vokiečiams gali tekti paimti 19 % PVM iš jūsų, ir tą pinigą bus labai sunku sugrąžinti. Būtinai patikrinkite VAT ID validumą VMI sistemoje prieš pradedant darbus.

Atgal į Lietuvą – ar taip lengva?

Ar procesas atgal yra toks pat kaip į Vokietiją?

Techniškai taip, tačiau psichologiškai sunkiau. Žmonės jau pavargę, o sugrąžinti tuščias dėžes arba netinkamus daiktus yra paskutinis dalykas, kurį norite daryti. Be to, Lietuvoje dokumentų tikrinimas keliuose gali būti smarkesnis (žinau iš patirties). Kartais netgi turiu įtarimų, kad mūsų pareigūnai yra griežtesni savo, nei svečiams.

Ar galiu palikti nereikalingus daiktus Vokietijoje?

Taip, tai vadinamas „išvežimas į atliekas“ arba „utilization“. Tačiau Vokietijoje tai kainuoja pinigų. Negalima tiesiog palikti stalo prie šiukšliadėžės. Reikia rasti specializuotą įmonę arba derėtis su pervežėju, kad jis tai nupirktų „scrap“ kaina. Kartais pigiau nupirkti bilietą darbuotojui, kad nuneštų tą dalyką į utilizing centrą.

Ką daryti, jei dingo originalūs dokumentai Vokietijoje?

Tai košmaras. Be originalų, ne visada įmanoma užregistruoti grįžtančią mašiną. Būtina nedelsiant skambinti į policija ir gauti protokolą, o tą jau siųsti draudiko. Tačiau geriausia viską skenuoti ir siųsti sau į el. paštą dar prieš išvykstant iš biuro. Paprasta taisyklė, kuri užtikrina ramybę.

Ar galima užsakyti dalinį grįžimą (part load)?

Taip, jei grįžtate tik su dalimi krovinių. Tai gali sumažinti jūsų išlaidas, nes mes surasime kitą krovinią ant kurio užsidėsime į tą pačią mašiną (kol kas čia retas atvejis biuro perkraustymu, bet įmanomas). Tačiau lauktis reikės ilgiau, kol mes surinksime „partnerį“ jūsų kroviniui.

Kokie ypač dažni nesklandumai grįžtant?

Vyrauja dėl apvyniojimo medžiagos likučių. Jei Vokietijoje išpakuojate daiktus, lieka daug plastiko, kartono ir putų. Tą reikia kažkur dėti. Geriau susitarti dėl „pakavimo medžiagos išvežimo“ iš anksto, kitaip vairuotojas gali paprašyti papildomo mokesčio už šiukšlių išvežimą Lietuvoje.

Galutinė patikra – ką nuveikti paskutine minutę?

Paskambinkite vairuotojui, patikrinkite, ar jis tikrai žino kelia grįžti (nors jie turi GPS, bet kartais nukrenta į Rusiją... šiaip sau juokauju, tačiau kylančios įtampos dėl to nėra verta). užtikrinkite, kad visi raktai nuo sandėlių Vokietijoje yra palikti ten, kur reikia. Paprastas „checklist“ išgelbėja nervingą savaitgalį.

Išvados

Taigi, optimali logistika perkraustant biurą į Vokietiją ir atgal nėra fizinis darbas, o geras valdymas ir planavimas. Geriausia patirtis gera – niekada nenaudokite pigių pasiūlymų be draudimo ir visada tikrinkite VAT kodus. Nors šiandieninės technologijos leidžia sekti krovinius realiu laiku, žmogiškasis faktorius visada lieka svarbiausias. Pasirinkite partnerį, kuriam galite padėti rinktą ir su kuriuo galite susikalbėti be terminų, o ne tas firmas, kurios tiesiog pažada rožinės putas. Sėkmės perkraustyme, ir tikimės, kad jūsų kava naujame biure bus gerai atšaldyta.