Operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu jau virš dvidešimties metų šioje srityje, ir galiu pasakyti vieną – biuro persikraustymas nėra tiesiog baldų vežimas iš taško A į tašką B. Ypač kai kalba eina apie Vokietiją. Ten viskas turi būti taip: greitai, tiksliai ir be jokių staigmenų, nors jos visada įvyksta. Operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją reiškia sugebėjimą sureaguoti, kai vairuotojui sprogsta padanga arba kai naujieji namai dar nėra paruošti priimti krovinių. Čia ne teorija, o gryna praktika ir daug prarastų nervų, jei viską paduoti į atsitiktines rankas. Žemiau išdėstysiu tai, ką dažniausiai klausiate, ir tai, ką jums tikrai reikia žinoti, kad neprarastumite pinigų ir laiko.

Pradžia: Kaip viską tai suorganizuoti, kad nepirštu galva?

Kaip pradėti planuoti biuro persikraustymą į Vokietiją?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek laiko jums reikia, nes vieniems užtenka mėnesio, kitiems verčia suktis per savaitę. Bet rekomenduočiau pradėti nuo inventoriaus sąrašo. Be to, operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją prasideda nuo to, kad žinai, ką turi. Jei dėžių bus šimtas, o pasakysi – dvidešimt, vairuotojas tiesiog nepadegs. Tikrai reikia tikslumo, kitaip brangsta kaina.

Ar reikia vizito vietovėje prieš krovinius?

Būtų labai gerai, tačiau ne visada įmanoma. Jei galite, atvykite pažiūrėti, ar susitvarkys sunkvežimis prie pat įėjimo. Vokietijose miestai seni, gatvės siauros. Kartais atrodo, kad vieta yra, bet kai atvažiuoja 40 tonų sunkvežimis, paaiškėja, kad važiuoti negalima. Tada tenka krauti ant mažesnių sunkvežimėlų (taip vadinami "paskirstomieji"), o tai papildomi pinigai.

Kokias dėžes naudoti kompiuteriams ir technikai?

Nenaudokite senų, pūvučių dėžių iš parduotuvės. Imkite specialias dėžes su antklodėmis arba putomis. Kompiuteriai brangūs, o vokiečių keliai kartais būna... šiurkštūs. Vieną kartą matėme, kaip serveris nukrito dėl blogo fiksavimo, tai nebuvo gražu vaizdas. Geriau investuokite į pakavimą, nei vėliau galvoti apie duomenų atkūrimą.

Ką daryti su baldais, kurie nesinaudoja?

Geriau juos palikti čia arba parduoti. Vežti senus, sulūžusius suolus į Vokietiją tiesiog neapsimoka. Ten šiukšlių ivežimas kainuoja pinigus, didelius pinigus. Taip, operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją kartas nuo kada reiškia ir tai, kad drąsiai atsikratote nereikalingo balasto. Neneškite šiukšlių sau ant galvos.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Rašykite ant dėžės ne tik, kas joje yra, bet ir į kurį kambarį ji turi nukeliauti. Jei parašysi "Biuro reikmenys", vokiečių krovėjai ją neš į sandėlį, o ne į direktoriaus kabinetą. Sutaupysite valandas darbo, jei viskas bus aišku iš karto.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalų?

Tai dažna problema. Darbuotojai dažnai palieka vaikiškus piešinius, vaikių nuotraukas ar net maistą staluje. Reikia užtikrinti, kad visi susiruošia asmeninius daiktus namo prieš persikraustymo dieną. Mes ne esame atsakomi už jūsų darbuotojų nuotraukas, jei jos dingsta dėžės gelmėje.

Vokietijos specifika: Biurokratija ir taisyklės

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą?

Žinai, į Vokietiją važiuoti lengva, bet į miestus, ypač į žaliuosius zonas (Umweltzone), be žalios kortelės nepraeisi. Sunkvežimiai turi savo niuansų. Kartais reikia specialaus leidimo iš miesto savivaldybės, kad galėtum stovėti prie pat biuro. Reikia tai patikrinti iš anksto, kitaip gausi baudą, kuri bus didesnė už persikraustymo kainą.

Kaip yra su muitinės deklaravimu, jei tai ne prekės?

Jei tai įmonės turtas, kuris keliauja į filialą, tai nėra PVM mokėjimas (arba yra atidėtas, turiu patikslinti su buhalteriais). Bet reikia užpildyti INTRA deklaracijas arba Ex-1 dokumentus (tai yra toks, kuris leidžia vežti turtą be mokesčių tarp ES šalių). Be dokumentų sunkvežimį gali sučiupti sienoje. Ir tada operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją tampa labai brangiais sprendimais.

Ar reikia vertimo dokumentų?

Geriau turėti. Jei vairuotojas kalba tik lietuviškai ar rusiškai, o vokiečių muitininkas nežino, kas yra "kompiuterinė spausdintuvas", gali kilti nesusipratimų. Turėkite inventoriaus sąrašą vokiškai arba angliškai. Tai taupyti laiką.

Kas dėl draudimo?

Draudimas turi būti. Bet ne tas paprastas. Reikia "Cargo" draudimo, kuris dengtų kelią į Vokietiją. Kasdien matau situacijų, kai įmonės siekia sutaupyti ant draudimo, o paskui verkti, kai sunkvežimis užsidegia (nors tai retai) arba dingsta krovinių dalis. Geriau būti sausiam.

Ar gali būti problemų su parkavimu?

O, taip. Vokietijos policija nelaukia. Jei užsižiebsi variklį prie "uždraustos stovėti" ženkllo, net jei tik iškrauni dėžes, gausi lapą. Ir svarbiausia – ten neįmanoma "užmaskuoti" situacijos. Reikia iš anksto susitarti dėl laikinojo stovėjimo vietos.

Ar reikia vokiško vairuotojo?

Ne būtinai. Mūsų vairuotojai važinėja ten keliasdešimt metų, jie žino kelių nuorodas. Bet jei turi labai sudėtingą techniką arba serverius, kuriuos reikia montuoti, gali prireikti vietinio meistro, kuris suprotų tą jūsų sistemą. Paprastam vežimui mūsiškių užtenka.

Laikas, kaina ir kitos nemalonios detalės

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Iš Vilniaus į Berlyną arba Miuncheną tai maždaug dvi dienos jei važiuoji be sustojimų. Bet operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją reiškia, kad kartais reikia važiuoti per naktį, kad būtum ten ryte. Tada vairuotojui reikia poilsio, tai reglamentuotu. Taigi, skaičiuokite nuo 2 iki 4 dienų priklausomai nuo to, kur tiksliai esate.

Kodėl kaina svyruoja?

Degus, kuras, tiltų mokesčiai. Vokietijoje daug mokamų kelių. Vasarą brangiau nei žiemą? Ne, ten daugiau priklauso nuo to, kiek degus kainuoja šiandien. Be to, jei reikia krauti su liftu, tai papildomai mokama už kėlimą aukštyn. Kiekvienas aukštas – tai pinigai.

Ar galima sutaupyti pasirenkant "dalinę" krovinių mašiną?

Galima, bet pavojinga biurui. Jei turi tik kelias dėžes ir du stalus, tai pirk. Bet jei turi serverius ir konfidencialius dokumentus, nežinok, kas dar keliauja toje pačioje mašinoje. Gali būti chemikalės, kurios sugadina tavyje techniką arba pakenkia dokumentams. Biuro persikraustymas – tai privatumas.

Ką daryti, jei vėluojame su išsirengimu?

Tai klasika. Pasakysi, kad viskas bus paruošta 12:00, o darbuotojai vis dar sėdi prie kompiuterių 14:00. Tada vairuotojas pradeda nervuotis, jis turi būti Vokietijoje tam tikru laiku, nes jam tenka poilsio laikas. Operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją čia reiškia tai, kad mes turime galimybę paskambinti kitam vairuotojui arba pakeisti grafiką, bet tai kainuoja.

Ar imate mokestį už laukimą?

Imame. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei jis turi laukti 4 valandas, kol jums surandate raktus nuo naujo biuro, mums reikia tai apmokėti. Negalima tikėtis, kad jis dirbs nemokamai tik todėl, kad jūs nepasiruošėte.

Kas nutinka, jei sulūžo liftas Vokietijoje?

Buvo tokių atvejų. Atvažiavome į penktą aukštą, o liftas neveikia. Tenka vežti per laiptus. Tas darbas brangus. Kartais reikia išsinuomoti autokraną, jei daiktai per dideli. Visa tai eina į sąskaitą. Geriau iš anksto sužinoti, ar liftas veikia.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Su nuolatiniais klientais galima kalbėtis. Bet su naujais – įmokas reikia padaryti iš anksto arba gavę krovinį. Mes ne bankas, mums reikia mokėti degalams. Tai paprasta kaip du du: pinigai – kelias.

Gyvenimas ir realios situacijos

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet tik tuo atveju, jei tai nėra saugomos rūšys. Vokietija griežta dėl fitosanitarinių taisyklių. Jei turi paprastus fikusus, nieko blogo. Bet jei turi ką nors egzotiško, gali būti problema sienoje. Be to, augalams reikia vandens, o žiemą mašinoje gali būti šalta.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Neneškite. Vokietijoje šiukšlių išvežimas labai brangus ir jie tikrina ką išmeta. Jei bandysi išmesti savo senus biuro stalus į vokiečių konteinerius, gali užtrukti su policija. Geriausia susitvarkyti čia, Lietuvoje. Tai ir pigiau, ir paprasčiau.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje naktį?

Sunkvežimiai turi apsaugas, bet 100% garantijos nėra. Ypač stovint neapsaugotose aikštelėse prieš autobanus (dažna problema Vokietijoje). Geriau, jei vairuotojas gali uždaryti mašiną saugumo aikštelėje. Tas, kas yra labai vertinga (pinigai, dokumentai), geriau pasilikti pas save.

Kas dėl kalbos barjero?

Mūsų vairuotojai kalba pagrindinius žodžius, bet jei reikia sudėtingo derybų su namų savininku, gali kilti bėdų. Vieną kartą Vokietijoje vairuotojas negalėjo suprasti, kur leidžiama stovėti, ir teko skambinti mums čia, kad mes paaiškintume. Geriau turėti kontaktą vietiniam atstovui, jei toks yra.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Jis maitinasi pats. Tai yra jo darbas, jis turi pinigų išlaikymui. Bet jei jis priverstas laukti 10 valandų, o prieš tai nėra valgės, tai jis gali būti... šiek tien neryžtingas. Kartai klientai duoda kavos arbatos, tai labai pagerina nuotaiką ir greitį.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimą. Mes galime nusiųsti nuorodą. Tai ramina klientus. Ypač kai reikia operatyvių sprendimų biuro persikraustymams į Vokietiją ir žinoti, kur tavo verslo turtas yra dabarčiau.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Reikia pranešti iš karto. Tikriname vaizdo įrašus iš mašinos (jei jie yra) arba kalbame su vairuotoju. Kartais dėžė tiesiog nuvažiavo į kitą kampą arba buvo panaudota kaip pagalvė po kitu daiktu. Retai kada dingsta be pėdsakų, bet įvyksta.

Ar turite patirties su IT įrangos pervežimu?

Labai daug. Žinome, kaip pakrauti serverius, kad jie neišsirinktų. Žinome, kad klijų lazdelės nekeliajamos (išsilieja). Tai paprasta, kai žinai. Kai nežinai, sugadini viską.

Ar rekomenduotumėte persikraustyti savaitgalį?

Taip, jei norite, kad verslas nepristotų. Vokietijoje sekmadieniais viskas uždaryta, bet galima susitarti dėl priėjimo. Sekmadienio darbas brangesnis, bet jums neprarasite pardavimų. Operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją dažnai įvyksta būtent tada, kai visi kiti ilsisi.

Kas jei naujasis biuras dar nebaigtas?

Katastrofa. Buvo atvejų, kai atvažiavome, o ten dar būdavo statybininkai su dulkių siurbliais. Negaliu įdėti švarios technikos į dulkių kambarą. Reikia laukti arba rasti sandėlį laikinai. Tai brangu. Tikrinkite savo rangovus Vokietijoje.

Ar pasitvirtinate dokumentą apie pristatymą?

Visada. Vairuotojas pasirašo CMR važiaraštį (tai yra pagrindinis dokumentas). Jis rodo, kiek daiktų buvo ir kokia būklė. Jei vokiečių pusė atsisako pasirašyti, reikia daryti nuotraukas ir skambinti mums. Be parašo sunku įrodyti, kad ką nors pristate.

Ar dirbate su didelėmis įmonėmis?

Ir su didelėmis, ir su mažomis. Nors didelės įmonės dažniau turi logistikos vadovus, kurie viską žino. Mažos įmonės dažniau reikalauja pagalbos ir patarimų. Mums viskas vienodai svarbu.

Ką daryti jei pas mane yra pavojingų medžiagų (tuo pačiu buvo balionas su dujomis)?

Negalima vežti be specialių leidimų (ADR). Biure tai nėra dažna, bet kartais būna dažų ar aerozolių. Geriau juos išmesti arba vežti atskirai. Negrybaukite su tuo, sunkvežimį gali sustabdyti ir iškrauti viską kelyje.

Kaip elgtis su parkavimo kortelėmis?

Vokietijose daug kur reikia statyti parkavimo kortelę už langą, net jei tik iškrauni. Vairuotojai turi tokias korteles, bet kartais jos pasibaigia. Klientas gali padėti, jei yra vietinis, užpildyduotą programėlę telefonu. Tai smulkmena, bet taupo laiką.

Ar operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją įmanomi žiemą?

Įmanoma, bet sunkiau. Dienos trumpos, gali būti sniego. Vokietijoje sniegas – tai chaosas, jie moka su juo kovoti tik po dviejų dienų. Reikia planuoti rezervą laike.

Galiausiai, kodėl rinktis jus o ne "gaidžius"?

Nes mes atsiskaitome. Turiu licencijas, draudimą ir 20 metų reputaciją. Jei kažką sugadinu, aš padėsiu (arba draudimas). "Gaidys" sugadins ir išvažiuos. O jūsų verslas Vokietijoje per tą laiką gali sustoti. Tai verta to kainos skirtumo.

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymas į Vokietiją nėra mokslo sritis, bet tai reikalauja kantrybės ir tikro profesinio požiūrio. Nerašiau čia jokių gražių tekstų, tik tai, kaip yra iš tikrųjų – kartas nuo kada chaotiška, kartas sunku, bet visada įveikiama. Operatyvūs sprendimai biuro persikraustymams į Vokietiją turi būti paremti ne tik pigia kaina, bet ir saugumu bei patikimumu. Pasiruoškite dokumentus, pasiruoškite darbuotojus, o techninę pusę palikite mums.