Operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją procesas: kas laukia užkampiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – niekada neįvyksta taip, kaip planuojame ant popieriaus. Ypač kai kalbame apie operatyvų ir lankstų biuro persikraustymą į Vokietiją. Vokietija tai ne tik tvarka ir greitkeliai, tai ir griežti taisyklių laikymosi reikalavimai, kurie gali apnuodyti gyvenimą, jei apie juos nežinote. Dažnai klientai sako: „o, mes tik perkeliame kelis stalus ir kompiuterius“, tačiau realybje tai yra sudėtingas logistinis mazgas. Čia ne tiesiog įkeliame dėžes ir važiuojame, reikia derinti laikus, dokumentus, vairuotojų poilsį ir dar daugybę smulkių dalykų, kurie sukelia stresą. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsitraukiate, kol dar nepraradote nervų Berlyno ar Miuncheno guolyje.

Pradinis chaosas ir suplanavimas (ar jo stoka)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti viską?

Sakyčiau, kad minimalus laikas yra mėnuo, o idealus – trys. Žinoma, operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją procesas gali vykti ir per savaitę, jei pasisekia, bet tada kaina žymiai aukštesnė, o rizika – didesnė. Turime suderinti patalpų nuomos pabaigos vienoje šalyje ir pradžios kitoje datas. Kartais klientai atiduoda raktus penktadienį ir tikisi, kad pirmadienį viskas jau stovi Vokietijoje. Tai įmanoma, tačiau tada reikia dirbti naktimis arba siųsti dvis savaičių maršrutą, kuris kainuoja kaip nupirkta mašina. Geriau nedaryti spaudimo sau, nes vokiečiai nemėgsta kaitos.

Ar tikrai verta tartis su logistika prieš pasirašant nuomos sutartį?

Absoliučiai taip. Aš dažnai matau situacijų, kai įmonė pasirašo sutartį su patalpomis, kuriose nėra keltuvų arba įvažiavimas per siauras. Tada operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją tampa košmaru, nes tenka iškrauti ant gatvės ir pernešti rankomis (o tai brangu). Patikrinkite, ar yra „Abschluss“ galimybė, ar gali atvažiuoti sunkvežimis. Vokietijoje gatvės dažnai siauros, o miesto centre važiuoja tik „Öko“ keliais. Jei ankstesnė įmonė ten išsivežė visus liftus, o jūs nežinote tai – būsite nemaloniai nustebę.

Kas dėl tos dienos, kai reikia išvykti? Ar savaitgalis geriau?

Savaitgalis yra dviejų ašmenų kalvis. Vienur jis puikus, nes nėra eismo „staus“ taip vadinamose greitkelių ruožose, tačiau kitur – sunkvežimiai Vokietijoje švenčių metu gali būti ribojami arba degalinės uždarytos. Vokietijoje daugelis paslaugų dirba trumpiau. Jei planuojate atvykti sekmadienį ir iškrauti, o raktus gauti tik pirmadienį ryte – kur dėsite daiktus? Reikia žinoti šias niuansas. Be to, vairuotojai taip pat žmonės, nori ilsėtis, o ne laukti prie uždarų vartų.

Kiek dėžių man reikės aštuoniems darbuotojams?

Tai labai individualu, bet paprastai vienam darbuotojui tenka 3-5 didelės dėžės, jei neperkeliamame didelių spintų. Žinoma, jei tai advokatų biuras su tonomis popierių, skaičius išauga iki dešimties. Rekomenduoju nieko neskaityčiuoti, o tiesiog pasižiūrėti, kiek turite lentynų. Viena dėžė knygoms sveria daugiau nei trys dėžės su puslapiuotuvais. Svarbu yra tai, kad dėžės turi būti markiruotos, kitaip vokiečių krovėjai tiesiog padės viską vienoje krūvoje, o tuomet susirinksite galvą, kur kas dingo.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir technikai?

Be abejo. Niekada negaliu suprasti, kodėl žmonės meta monitorius į paprastas dėžes su putplasčiu, kurį nupirko rūsyje. Technika reikalauja tvirtos taros, ypač kai keliame per „bangelę“ ties Aachen arba kai vairuotojas staigiai stabdo. Yra specialios dėžės su antklodėmis viduje (taip, vadinamos antklodės). Kompiuterių „toweriai“ taip pat turi būti užfiksuoti, kad neišlįktų diskai. Gera technika – brangi, o jos trūkumas sustabdys darbą ilgam laikui.

Vokiečių biurokratija ir dokumentai

Ar reikia kokios nors ypatingos formos ar deklaracijų?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, tai vis tiek tarptautinis vežimas. Jei daiktai yra nauji (nepanaudoti), gali kilti PVM klausimas, tačiau jei tai įmonės turtas, kuris buvo naudojamas, tai dažniausiai tiesiog reikalingas inventoriaus sąrašas (Packing List). Jis turi būti tikslus. Kartais klientai rašo „baldai“ ir „kompiuteriai“, o muitininkas (jei sustabdys) klausia: „kiek stalų? kokios spalvos?“. Geriau būti peržiūrėjus. Yra vokiškas terminas „Verbringungsschein“, bet dažniau jis reikalingas tik tada, jei grąžinate daiktus atgal (laikinas įvežimas).

Kaip su tuo „Intrastat“ reikalavimu?

Jei įmonės apyvarta viršija tam tikrą slenkstį, Intrastat deklaravimas yra privalomas. Aš asmeniškai nesu mokesčių konsultantas, todėl visada liepiu klientui pasikalbėti su savo buhalteriu dėl šių numerių. Žinau, kad klausimų kyla daug, ypač kai vežama didelė partija. Vieną kartą vairuotojui trūko vieno skaičiaus dokumente, ir jis privalėjo laukti parą sienoje, kol klientas atsiuntė teisingą versiją. Tai ne mūsų (pervežėjų) kaltė, tai biurokratinis triukšmas, bet jis kainuoja laiką.

Ką daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Nepanikuokite, bet pasiruoškite papildomai laukti. Vokiečai yra disciplinuoti, o Lenkijos ar Vokietijos sienos pareigūnai gali būti labai išsamūs. Jei trūksta inventoriaus sąrašo, jie gali pareikalauti atidaryti sunkvežimį ir patikrinti kiekvieną dėžę. Tai užtrunka valandas. Tuo metu operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją procesas tampa visai ne operatyvus. Geriausia turėti visus dokumentus pas vairuotoją – spausdintus ir ne vienoje kopijoje. Elektroninės versios kartais neveikia ten, kur nėra interneto.

Ar draudimas apima dokumentų praradimą?

Čia yra rizikinga vieta. Dauguma standartinių draudimų neapima „duomenų“ ar „dokumentų“, jie apima tik fizinę turto vertę. Jei pradingsta serveris su visais duomenimis, draudimo kompanija sumokės už geležį, bet ne už informaciją. Todėl visada, bet visada darykite atsarginęs kopijas (backup) prieš kelionę. Aš matau daug nelaimių, kai įmonės praranda duomenis dėl to, kad serveris nukrito įlindžiant į duobę. Tai nėra mūsų kaltė, bet skauda.

Ar yra kokių nors apribojimų dėl pavojingų medžiagų?

Taip, aišku. Biure gali būti spausdintuvo kasetės (toneriai), valymo priemonės ar net degiosios dujos virtuvėlėje. Tai viskas turi būti deklaruota. Negalima tiesiog užmesti į sunkvežimį be žinios. Vokietijos pareigūnai mėgsta tikrinti, ar nėra kokių nelegalių dalykų. Toneriai laikomi pavojingais, jei juos yra daug, todėl juos reikia krauti atskirai ir užfiksuoti. Negali būti taip, kad vairuotojas sužino apie dešimt aštuonių kilogramų kasečių tik pasienio punkte.

Fizinis pervežimas ir vairuotojai

Kokias mašinas geriau naudoti – 3,5 t ar 7,5 t ir sunkesnes?

Čia labai svarbu įvertinę patalpas. 3,5 tonų mašina gali važiuoti be mikroschemų (tacho) apribojimų (kai kur), tačiau joje telpa mažiau. 7,5 t arba 12 t sunkvežimiai tinka dideliems biurams, tačiau reikalauja didesnių įvažiavimų. Vokietijoje daug kur yra ženklų „3,5 t frei“, kurie reiškia, kad sunkesnė mašina ten negali važiuoti. Jei pasirinksite per didelę mašiną, gali tekti statyti ją už trijų kvartalų ir nešti daiktus rankomis. Tai nebus operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją variantas, o tikrosios kankinys.

Kaip su vairuotojų poilsio laiku? Tai įtakoja terminus?

Labai stipriai. Jei kelionė trunka ilgiau nei 4,5 valandas, reikia 45 minučių pertraukos. Ir vairuotojai turi savo tachografus, kurių apgauti neįmanoma (legaliai). Kartais klientai klausia: „negi jis negali važiuoti šiek tiek ilgiau?“. Negali. Vokietijoje baudos už tai milžiniškos, o mašina gali būti sustabdyta iki patils. Todėl planuokite atstumus realiai. Iš Vilniaus iki Berlyno be sustojjimų neįmanoma važiuoti, jei laikomasi taisyklių.

Ar jūsų vairuotojai gali padėti iškrauti?

Taip, bet tam yra ribos. Jie yra vairuotojai, ne profesionalūs krovėjai. Jie gali padėti nuleisti dėžę ant grindų, padėti su smulkiomis dalimis, tačiau jei reikia nešti 50 kilogramų spintas trečiu aukštu be lifto – jie gali atsisakyti dėl sveikatos. Ir jie teisūs. Dažniausiai operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją reikalauja vietinių krovėjų pasamdymo galo stotyje. Tai papildoma išlaida, bet ji sutaupo nugarą ir nervus.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda kelyje?

Tai reali grėsmė. Mes turime techninę pagalbą, bet jei lūžta pavarų dėžė, gali praeiti diena ar dvi, kol pakeisime mašiną. Tokiu atveju viskas stovi. Vieną kartą mums teko siųsti kitą sunkvežimį tuščią iš Liuksemburgo, kad paimtume krovinią, nes senasis nebevyko. Klientas bura nekantrus, bet mes padarėme viską, ką galėjome. Būkite pasiruošę prie tokios situacijos, net jei tai pasitaiko retai.

Ar galima sekti mašiną realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą. Galiu nusiųsti nuorodą ir pamatysite, kur jis stovi. Tačiau nesusitikdžiau su vairuotoju pusiaukelės pietums, jei jis skuba. Geriausia tiesiog laukti skambučio, kad jis atvyko. Dažnai klientai seka ir nerimauja, kodėl jis stovi 2 valandas vienoje vietoje – gal jis degalinėje, gal guli poilsyje (o tai jis turi daryti). Nereikėtų panikuoti iš karto.

Pinigai, kainos ir paslėpti mokesčiai

Kuo pasižymi kainų formavimas? Kas įeina į kainą?

Kaina paprastai susideda iš km, kuro (arba kuro priedėlio), vairuotojo darbo ir mokesčių už kelių naudojimą (Vignette), o Vokietijoje tai „Maut“. Maut – tai brangus dalykas, ten yra daugiau nei 300 km mokamų kelių. Taip pat į kainą gali būti įskaičiuota „Ferry“, jei važiuojame per Skandinaviją (nors į Vokietiją nereikia). Ką dėl lifto naudojimo gale – tai dažnai papildoma mokestis, kurį moka klientas tiesiog vietiniams krovėjams.

Ar yra kažkokių užstatų ar depozitų?

Standartiškai ne, jei sutartis pasirašyta ir mokėjimas atliekamas sąskaitos faktūros pagrindu. Tačiau jei tai greitas, vienos dienos užsakymas ir reikia iš karto išsiųsti mašiną, gali paprašyti avanso. Tai ne todėl, kad nepasitikiu, bet todėl, kad reikia užtikrinti, kad mašina nevažiuos tuščia atgal. Įmonės kartais užmiršta apmokėti po paslaugos suteikimo, o tada prasideda laiškų mainai.

Kodėl vienos firmos kainuoja pigiau nei kitos?

Kodėl „BMW“ brangiau už „Volkswagen“? Galima rasti pigių variantų, bet ten gali būti senos mašinos, be draudimo, arba vairuotojai, kalbantys tik rusiškai ar lenkiškai ir nesuprantantys instrukcijų vokiškai. Geras operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją paslaugas teikiantis brokeris užtikrina, kad jei kas nutiks – jis atsako. Pigiausiai dažnai išeiga brangiausiai (prarasti laikai, sulaužyti baldai).

Ar galima sutaupyti darydamas pats pakavimą?

Žinoma, galite. Dėžės pigesnės nei darbas. Tačiau būkite sąžiningi: jei supakuosite blogai, o dėžė atsidurs ant grindų su sugriautu turiniu – mes nebusime atsakingi. Yra toks dalykas kaip „pakavimo kontrolė“. Jei matome, kad dėžės griūva, mes pasakysime. Bet jei viduje yra trūkinėjantis stiklas, o išorėje atrodo gerai – mes nežinome. Geriau investuoti į gerą lipduką (juostelę).

Kas dėl PVM grąžinimo? Ar tai įmanoma?

Jei esate PVM mokėtojas ir vežate savo įmonės turtą tarp savo padalinių (arba įregistruojate filialą Vokietijoje), procesas gali būti be PVM (vidinė operacija), tačiau čia vėl reikia konsultacijos su buhalteriu. Aš tiesiog vežu daiktus. Mums išrašome sąskaitą su PVM, o jūs jį grąžinat per deklaracijas (jei taip leidžia įstatymai). Nesu ekspertas čia, tai geriau neklauskit manęs apie mokesčių kodekso niuansus.

Technika, baldai ir specifiniai dalykai

Kaip vežti didelius serverius ar duomenų centrus?

Tai ypatingas reikalas. Serveriai ne tik sunkūs, jie jautrūs vibracijai. Reikia specialių rėmų (server racks). Jei juos išmontuojate, tai viena, jei ne – reikia labai atsargiai užfiksuoti. Kartais reikia atskiro mašinos tipo su oro pakabinimu (pneumatinė važiuoklė), kad nė kiek nešoktų. Tai kainuoja, bet duomenų praradimas kainuoja dar daugiau. Vokietijoje IT srityje žmonės labai reikalaujatingi dėl šitų dalykų.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Galima, bet yra rizika. Sienoje gali būti patikrinimas dėl kenkėjų ar ligų, nors tarp ES šalių tai reta. Didžiausia problema – žiema. Jei vežate augalus vasarą, viskas gerai. Žiemą, kai -10 laipsnių, ir jie stovi užšaldyti sunkvežimyje 20 valandų, atvykus į šiltą biurą jie gali nukristi. Aš niekada negarantuoju augalų išgyvenimo, nebent tai yra specialus mikroklimato sunkvežimis (o toks biuro persikraustymui retas).

Kaip elgtis su seifais? Jie labai sunkūs.

Seifai tai košmaras. Jei jis sveria 500 kg, neįmanoma jį nešti rankomis. Reikia specialių keltuvų su „uodegomis“ (tail lift). O jei seifas turi būti pastatytas antrame aukšte be lifto? Tuomet reikia statybinio keltuvo. Tai visiškai pakeisti savo planus reikalauja. Būtinai pasakykite apie seifą iš karto. Niekada neslėpkite sunkių daiktų, nes kai vairuotojas pamato seifą be įrangos, jis tiesiog nenuvažiuos.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso. Stalus dažniausiai galima nešti surinktus (jei telpa durų angose), tačiau didelės prieškambario spintos, lentynos, viršutiniai šviestuvai – viskas turi būti išmontuota. Jei paliksite surinktą didelę spintą, ji gali neišlipti arba sugriūti nešant. Mūsų komanda gali padėti su paprastu atsuktuvu, bet sudėtingus baldus geriau palikti meistrams, kadangi pervežimo eigoje gali pritrūkti detalių.

Kodėl vokiečiai taip griežtai žiūri į švarą po iškrovimo?

Vokietija yra švari šalis. Kai iškraunate, nepamirškite pasiimti visų plastikinių apvadu, juostelių, popieriaus. Vieną kartą klientas paliko visišką šiukšlių kalną prie pat įvažiavimo, ir namų savininkas pareikalavo išvalymo mokestio. Geriau turėti kelias didelias maišus šiukšlėms ir susirūpinti tai pačiam. Niekas nenori mokėti už valymą po to, kai jau sumokėjo už pervežimą.

Nesklandumai ir pabaiga

Kas daro, jei naujos patalpos dar nebaigtos remontuoti?

Tai klasika. Kalbame: „mes atvyksime pirmadienį“, o ten tebebarstomas grindų tirpalas. Tokiu atveju reikia sandėlio Vokietijoje (Lagerhaus). Tai papildomai kainuoja, bet mašina negali stovėti gatvėje ir laukti, kol nusausins grindis. Operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją čia reiškia gebėjimą greitai rasti laikiną vietą kroviniui. Būkite pasiruošę, kad statybos visada vėluoja.

Ar jums teko dirbti su labai nenaudingais klientais?

Aišku. Buvo atvejis, kai klientas nesugebėjo pasakyti, ar adresas yra „Strasse“ ar „Weg“. Vairuotojas važiavo ratu 2 valandas. Arba kai telefonas neatsiliepia. Viskas prasideda nuo bendravimo. Jei jūs nesate pasiekiamas, mes negalime padėti. Geriausia būti ant ryšio kelionės dieną.

Kaip elgtis, jei kažkas sugenda kelyne arba dingsta?

Dingsta retai, bet tai įvyksta. Turi draudimą CMR (tarptautinis vežimo draudimas). Reikia nedelsiant pranešti, parašyti „protokolą“ (Reshipment protokolas). Be šio dokumento draudimo kompanija nieko nesumokės. Taip pat nufotografuokite padėtį. Nežiūrėkite į vairuotojų akis, jei jis padarė klaidą – jis taip pat nervinasi. Svarbiausia – dokumentai.

Ar verta rūpintis tuo, kad vairuotojas kalbėtų vokiškai?

Labai padeda, tačiau ne visada įmanoma rasti lietuvių vairuotojų, kurie puikiai kalba vokiškai. Angliškai dažniausiai pakanka. Jei reikia kalbėtis su apsauga arba namų savininku, kuris nemoka angliškai – gali kilti bėdų. Tokiu atveju rekomenduoju, kad jūsų atstovas Vokietijoje būtų pasiekiamas telefonu ir galėtų perverstų. Nesigilinkite į taisykles, tiesiog pasirūpinkite komunikacija.

Ką daryti, jei pasibaigia darbo laikas, o dar nebaigėme?

Vokietijoje galima dirbti iki tam tikros valandos (naktinis ribojimas). Jei jums būtina iškrauti vėlai vakare, reikia gauti leidimą arba susitarti iš anksto. Jei kaimynai skundžia dėl triukšmo, policija gali atvykti ir sustabdyti procesą. Planuokite taip, kad baigtumėte iki 18:00, arba susitarkite dėl tylaus režimo.

Ar yra skirtumas tarp persikraustymo į Rytų Vokietiją ir Vakarų?

Infrastruktūroje – jau nebe tiek, bet seniems vairuotojams vis dar įstriga mintys. Rytuose keliai gali būti prastesni, o vietos (pvz., Saksonijoje) gali būti labiau konservatyvios. Bet logiškai skirtumas nėra toks didelis, svarbiau yra miesto dydis. Miunchene arba Frankfurte visur brangu ir užstrigta, o kažkur mažame miestelyje – viskas vyksta greičiau ir pigiau.

Galite parduoti ir mums tą įrangą, kuri mums jau nebereikalinga?

Ne, mes nekomisiniai prekeiviai. Mes esame logistika. Jei turite senų stalų, kuriuos norite išmesti, reikia rasti „Sperrmüll“ (didelių atliekų) ivežimo paslaugą Vokietijoje. Mūsų mašina nėra šiukšliavežis. Kartais galime padėti nuvežti į labdaros organizaciją, jei jie to priima, bet tai nėra mūsų pagrindinė funkcija. Geriau atsikratyti nereikalingų daiktų prieš išvykdami.

Kokia galutinė patirtis? Ar verta viso to šurmulio?

Žinoma, verta. Persikraustyti – tai naujas pradžios. Nors procesas sudėtingas, kai viskas baigiasi ir stovi savo vietoje naujame biure Berlyne, jaučiate paliovą. Tiesiog nedarykite viską paskutinę minutę, pasitikėkite profesionalais (o ne pačiais pigiausiais) ir viskas bus gerai. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje!

Išvada

Galiausiai, viskas suvokia, kad operatyvus ir lankstus biuro persikraustymo į Vokietiją procesas nėra tiesiog važiavimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas žaidimas, kur reikia žinoti taisykles, numatyti rizikas ir turėti patikimą komandą gale. Neklauskite kaimyno, kuris niekada nebuvo Vokietijoje, klausėkite tų, kurie ten važinėja kasdien.