Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos: kas paslėpta už maršrutų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, o dar prieš tai – vairavau sunkvežimius, tad mačiau viską. Pradedant nuo tų pačių vairuotojų, kurie praranda dokumentus pietų metu, baigiant klientais, kurie mano, kad „kelias stalas“ telpa į keleivinį mikroautobusą. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos yra tas procesas, kuris atrodo paprastas tik tuomet, kai žiūri į žemėlapį. Realybėje tai yra chaosas, kurį reikia suvaldyti prieš jis užplūsta. Vokietija yra arti, tačiau jų tvarka mums dažnai atrodo sveikata, o mūsų „išsitiesimas“ jiems – siaubas. Štai kodėl reikia ne tik gerų ratų, bet ir šaltos galvos.

Bendrai apie tai, kaip viskas prasideda

Kaip tiksliai apskaičiuoti laiką?

Čia nėra tiksliai formulių, nors dažnai sakau, kad reikia 1 dieną įkrovai ir 1 dienai iškrovai, bet viskas priklauso nuo to, kiek daugiau įsivaizduojate turint daiktų negu tikrai turite. Viena vertus, jei turite tik du stalus ir penkias kėdes, tai greita, bet jei ten yra ir serverinė, ir archyvas, kuris buvo užmirštas rūsyje penkerius metus – tai pavojinga. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos dažnai nukrenta dėl to, kad klientai nepasako apie tas „nereikalingas“ dėžes, kurios sėdi koridoriuje. Žodžiu, geriau pridėti valandą ar dvi rezerve, nei vėliau ieškoti kurį naktį vežti.

Kiek tai viskas kainuoja be jokių paslėptų mokesčių?

Durnas klausimas, bet klausiate visi. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų – nuo degalų kainos Vokietijoje (kurie, tiesa sakant, brangesni nei pas mus) iki to, ar reikia įrengti liftą. Jei kalbame apie standartinį 3,5 tonų sunkvežimį, tai paprasčiau, o jei reikia 20 tonų su „keliamu“ užpakaliu – tai skaičiuokit didesnę sumą. Nenuviliu, bet pigu būti negali, jei norite, kad kompiuteriai atvyktu sveiki. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos kainuoja, bet daug brangiau kainuoja tų kompiuterių duomenų praradimas.

Ar reikia įmonės atstovo vietose?

Būtina. Nėra nieko blogiau, kai atvažiuoja vairuotojas prie „Siemens“ pastato Berlyne, o jis nežino, į kurį angarą važiuoti, o telefonas neatsiliepia. Jūs arba jūsų vadovas turi būti ten, kur įkraunama, ir ten, kur iškraunama. Nuo patirties galiu pasakyti – vokiečiai yra disciplinuoti, jei jūs nedainuojate, jies lauks valandą ir tiesiog išves sąskaitą už laukimą. Taip pat reikia žinoti, kur statyti mašiną, kad neužkliūtumėte į jų griežtus eismo taisykles.

Ką daryti, jei biure dar dirbama žmonių?

Tai dažniausia problema. Žmonės sėdi, rašo, o jums tenka įvežti dideles dėžes pro jų galvas. Geriausia viską daryti po darbo arba savaitgalį, tačiau tada kyla klausimas dėl prieigos raktų ir apsaugos. Kartais reikia išjungti serverius, o apie tai niekas nepasakoja iš anksto, tad vairuotojas stovi ir žiūri į mirksintį šviesą. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos turi įtraukti ir darbuotojus, kad jie žinotų – kai ateina „tų vyrų“ komanda, reikia susidėti asmeninius daiktus.

Ar galima pervesti viską per vieną naktį?

Teoriškai – taip, jei mašina didelė, o atstumas nedidelis, pavyzdžiui, iš Kauno į Berlyną. Bet praktiškai? Prisimenu vieną atvejį, kai klientas tikėjosi, kad mes išsivešime visą filialą iš Miuncheno per 6 valinas, o paskui stebėjosi, kodėl vairuotojas privalo ilsėtis. Yra tokis dalykas kaip poilsio laikas. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir išjos (čia maža klaida, turi būti „iš jos“) nėra lenktynės su laiku, o atsakomybė. Jei vairuotojas užmiega nuo pavargimo – niekas nepervarys.

Ką daryti su pavojingais kroviniais?

Ofisuose dažnai būna daugiau nei tik popieriaus. Tuščiukų, plovimo priemonių, kartais senų cheminių reagentų laboratorijose. Tai yra pavojingi kroviniai ir jie turi būti pažymėti. Negalima tiesiog įmesti į dėžę ir sakyti „vykite“. Vokietijos pareigūnai mėgsta tikrinti, ką vežate, ir jei randa be etikečių – baudos didelės.

Ar reikia specialių dėžių?

Žinoma, ne tų, kurias gaunate iš parduotuvės su kiaušiniais. Turi būti tvirtos, judančios dėžės su dangteliais, ypač dokumentams. Buve atveju, kai viena dėžė suvarė ant kelio, ir visi svarbiausi sutartys išsibarstė po asfalu. Nenorėčiau, kad tai nutiktų jums.

Vokietijos specifika – ką reikia žinoti važiuojant ten

Ar sunkvežimiams ten reikia mokėti už kelią?

Taip, tai yra „Toll“ mokestis. Jei mašina viršija 7,5 tonas, ji privalo turėti „Toll Collect“ įrangą. Dažnai clientai pagalvoja, kad tai mūsų reikalas, bet sąskaitą vis tiek išsiunčiame jiems, nes tai papildomi kaštai. Be to, Vokietijoje daug greitkelių, kuriuose ribojamas greitis sunkvežimiams, o neužtikrintas operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos gali baigtis tuo, kad mašina užkliūna į kontrolę.

Kaip su parkavimu miestuose?

Tai košmaras. Vokietijoje vieta yra auksas. Jei jūsų naujas biuras yra Hamburko centre, negalima tiesiog sustoti ant šaligatvio. Reikia iš anksto gauti leidimą, užblokuoti vietą, o jei ne – tai vairuotojas praleis pusę dienos ieškodamas vietos, kur nebus nutemptas. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos turi apimti ir vietų rezervavimą, kitaip tiesiog neįvažiuosite.

Ar vokiečiai yra tiek griežti?

Taip, ir dar kaip. Jie turi taisykles viskam – nuo to, kaip uždaryti dėžę, iki to, kada galima skambinti vairuotojui. Vieną kartą mus baigė tiesiog už tai, kad vairuotojas nusileido ant žolės pailsėti. Jie nemėgsta, kai jų taisyklės laikomos „rekomendacijomis“.

Kas daryti su šiukšlėmis?

Negalima tiesiog palikti dėžių prie jų konteinerių. Jei perkraustote biurą ir ten daug pakuočių, turite susitarti dėl šiukšlių išvežimo. Kartais klientai mano, kad „mes atvežėme, mes ir išmetėm“, bet ne taip veikia tarptautiniai pervežimai. Vokietijai labai svarbi aplinka.

Ar reikia vertimo dokumentų?

Geriau turėti. Jei vairuotojas turi CMR sąvartą, kuri parašyta lietuviškai, o vokiškai niekas nesupranta, gali kilti nesusipratimų pačiame pasienio punkte arba kontrolėje. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos reikalauja, kad svarbiausi dokumentai būtų suprantami abiem šalims.

Kaip elgtis su klientu Vokietijoje?

Jie tikslūs. Jei sutarėtė 8:00 val., tai jie laukia 7:55. Jei pavėluote 10 minučių – jie jau skambina skųstis. Mums, lietuviams, tai atrodo permaininga, bet jiems tai – pagarba laikui.

Ar yra kokių nors draudimų važiuoti?

Nėra draudžiama, bet yra apribojimų dėl svorio ir matmenų tam tikrose gatvėse, ypač senamiestyje. Reikia tikslaus adreso iš anksto patikrinti navigacijoje sunkvežimiams, o ne telefonu, kuris nuves pro žemo tilto tunelį.

Grįžtant atgal – iš Vokietijos į Lietuvą

Ar sunkiau vežti iš Vokietijos?

Kartais taip, nes ten reikia labai tiksliai užpildyti išvežimo dokumentus. Vokiečiai nenori, kad jų šalyje dingtų turtas, tad viską užfiksuoja. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos yra dvipusis procesas – įvežti lengviau, išvežti reikia daugiau popierių.

Kas daryti, jei klientas vėluoja pasirašyti dokumentus?

Tai įprasta. Vokiečai mėgsta viską patikrinti tris kartus. Reikia kantrybės. Negalima spaudžioti, nes tada jai užsisklęs ir viską patikrins dar labiau. Geriau pasidaryti kavą ir laukti.

Ar galima veži dalinį krovinį?

Taip, tai dažnai būna. Jei tarkime perkraustote mažą ofisą, tai gali eiti dalinis krovinys kartu su kitomis siuntomis. Bet tada gali šiek tiek užtrukti, nes reikia užkelti ir iškelti kitus krovinius tarpiniuose taškuose.

Kaip su muitinės grėsme?

Nors ES, bet visada gali būti papildoma kontrolė, ypač jei krovinys atrodo įtartai (pavyzdžiui, per daug technikos vienam biurui). Geriausia turėti inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais, kad niekas neįtartų, kad tai prekyba.

Ar reikia valiutos keitimo?

Dažnai vairuotojai turi turėti grynųjų eurų (o ne tik kortę) mažiems mokesčiams, pavyzdžiui, už tunelius ar uostamus. Nors daug kur moka kortele, bet seni vairuotojai pasakoja – grynaisiais saugiau.

Dokumentai ir pinigai – sausas dalykas

Ką reiškia CMR sąvarta?

Tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina sandorį. Be jo negali važiuoti joks sunkvežimis. Jame turi būti tiksliai parašyta, ką vežame. Jei parašysite „baldai“, o ten bus „biuro technika“, tai draudimas nemokės, jei kas nors nutiks.

Kaip apskaičiuoti draudimą?

Draudimas paprastai yra fiksuota suma, bet galima ją padidinti. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos įtraukia ir rizikos vertinimą. Jei vežate brangų serverį, reikia tai pasakyti iš anksto, o ne po to, kai jis nukrito.

Ar priimami korteliais mokėjimai?

Taip, bet mums visada patogiau, kai įmonės pervesta į saskaita. Vairuotojams gali būti problemų gauti didelę sumą kortele vietoje, ypač jei kortelios limitas ribotas.

Kas daryti, jei sąskaita neatitinka realybės?

Skambinkite iš karto. Kartai įvyksta klaidų – pridėta papildoma valanda arba pridėtas „priedas“, kurio nebuvo. Geriau išspręsti iš karto, nei vėliau bylinėtis su teismu.

Ar reikia sutarties?

Žinoma, net jei tai geras draugas. Žodinis susitarimas nieko nevertas, kai lūžta stalas arba dingsta dėžė. Rašytinė sutartis užtikrina, kad abiejų puselių interesai yra apsaugoti.

Kas daryti su PVM?

Tarptautiniuose pervežimuose tarp ES šalių PVM taikomas specifiškai, dažniausiai taikoma 0 proc. tarifui, jei abiem pusėms yra PVM mokėtojo kodai. Bet tai jau jūsų buhalterijos reikalas, aš tik galiu pateikti sąskaitą.

Baldai, technika ir smulkmenos

Kaip supakuoti kompiuterius?

Jie turi eiti į originalias dėžes, jei dar liko. Jei ne – reikia stipraus burbuluko. Monitoriai yra labai trapūs, ir jų negalima dėti ant vieno kito be tarpinio sluoksnio. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos beveik visada susiduria su IT įranga, ir tai yra pačia brangiausia dalis.

Ar galima pervežti seifą?

Taip, bet jis sveria toną. Reikia specialių priemonių, o ne tik „užkelti ir nuleisti“. Kartais reikia išmontuoti grindys, jei seifas per didelis durims.

Ką daryti su augalais?

Negalima juos palikti mašinoje žiema, užšals. Vasarą reikia vėdinti. Be to, augalai yra „gyva“ prekė, todėl jie negali būti po kitu krovininiu, kas juos spaudžia.

Ar pervežiate ir asmeninius daiktus?

Mes pervežame įmonės turtą. Ką darbuotojas laiko stalo stalčiuje – tai jo problema, nebent susitarta, kad tai taip pat įeina į bendrą krovinių skaičių. Bet atsakomybės imtis už dūdelę ar nuotraukas aš nebegaliu.

Kaip išvengti braižymų?

Viskas turi būti apvyniota. Ne tik į dėžę, bet ir į plėvelę. Stalai turi būti atskirti vienas nuo kito, kad jų kraštai nesitrintų kelio metu.

Nerealūs dalykai ir patarimai iš kelių

Ar galima pervesti biurą per šventes?

Teoriškai galima, bet praktiškai – ne. Pasienio punktai dirba kitaip, o vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos šventiniu laikotarpiu kainuja dvigubai brangiau, jei visai įmanoma rasti norinčio važiuoti.

Kodėl vienos firmos pigesnės?

Nes jos taupo ant vairuotojų, draudimo ar degalų. O kartais jos tiesiog „paleidžia“ krovinius ir vėliau reikalauja papildomai mokėti už „nenumatytus aplinkybes“. Neklauskite, kodėl taip, tiesiog žinokite – pigus sūris yra tik pelėse.

Ką daryti, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes siunčiame kitą mašiną, bet tai užtrunka. Turite turėti planą B – pavyzdžiui, dirbti iš namų dieną-dvi, kol problema išsprendžiama.

Ar verta patiems vairuti mašiną?

Jei neturite kategorijos C ir tarptautinės patirties – nera. Vokietijos greitkeliai neleidžia klaidų. O ir įmonių draudimas neapsimoka, jei darbuotojas nulaužia sunkvežimį.

Kokias klaidas darote dažniausiai?

Pamirštame paprašyti apie liftus arba apie tai, kad adresas yra senamiestyje. Taip pat kartais nežinome, koks yra tikslus krovinio svoris, kas sukelia problemą, kai reikia užsiregistruoti svorį.

Kaip pasiruošti geriausiai?

Susirinkite viską į vieną vietą. Neleidžiukite, kad dėžės būtų išbarstytos po visus aukštus. Kuo labiau paruošsite, tuo greičiau ir pigiau bus.

Ar tikrai reikia 20 metų patirties, kad pervesti biurą?

Galbūt ne, bet tai padeda išvengti tų klaidų, kurias padarydami pradedantieji. Operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos yra apie tai, ką žinai tik tuo momentu, kai kažkas nueina ne taip.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Skambinti iš kaidu. Negalima laukti, kol vairuotojas grįš po savaitės. Dažniausiai ji tiesiog nukrito už gero arba buvo palikta kitoje vietoje.

Ar galima pasitiki vairuotojais?

Dauguma geri vaikinai, bet yra ir tokių, kurie tiesiog nori greičiau baigti darbą. Todėl reikia, kad jūsų atstovas būtų akis ir galva vietoje.

Galutiniai pastabai ir kaip išgyventi

Taigi, operatyvus biurų perkraustymo planavimas į Vokietiją ir iš jos nėra būtent mokslo, bet ir ne paprasta kelionė. Reikia kantrybės, detalių sąrašų ir supratimo, kad visada kažkas nueina ne taip, kaip planavote. Svarbiausia – neberūkyti galvų, kai mašina užstringa ties „Švarco vartais“ arba kai pasirodo, kad serverio spinta netilina į liftą. Visada išeina išsisukti, jeigu susitariate su žmonėmis, kurie žino, ką daro. Geriau pradėti planuoti per anksti nei vėluoti skubėdami, nes tokiu atveju kaina būna per brangi. Sėkmės kelyje (ir už jo ribų).