Operatyvus biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją: patikimas pasirinkimas verslui

Dirbu su tarptautiniais pervežimais jau virš dvidešimties metų, tai mačiau viską – nuo puikių, lengvai įvykusių projektų iki tokių košmarų, kai viskas nueina veltui dėl paprasto neatsargumo. Kai kalbame apie operatyvų biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją patikimas procesas, čia nėra tik dėžių metimas į sunkvežimį, o o tai, kaip išlaikyti verslo procesus. Vokietija yra griežta šalis, ten laikas – pinigai, o bet koks vėlavimas gali sukelti didelių nuostolių. Žemiau išdėstysiu tai, kas iš tikrųjų svarbu, be reklaminių frazių, tiesiog kaip kalbėčiau su klientui prie kavos apie realias situacijas.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kiek laiko reikia skirta planavimui?

Visada sakau – kuo anksčiau, tuo geriau, bet žinau, kad versle sprendimai priimami paskutinę minutę. Idealūs 2-3 savaitės, kad susitvarkytume su dokumentais ir dėžėmis. Tačiau operatyvus biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją patikimas įmanomas ir per 3-4 dienas, jei viskas sutampa ir nėra didelių biurų. Tiesiog nenukrypkit nuo temos ir pasirūpinkite inventoriumi iš karto, kitaip teks mokėti už skubą, o tai kainuoja.

Ar jūs atvykstate įvertinti vietą?

Būna, kai užtenka nuotolinio vertinimo per vaizdo skambutį, jei daug nėra, bet jei ten didelis serveris ar keletas senų, sunkių seifų – geriau atvažiuoti. Vieną kartą klientas užmiršo paminėti, kad turi milžinišką metaliną archyvą rūsyje, kurį reikėjo nešti per laiptus rankomis. Tai pakeitė kainą ir laiką dvigubai. Taigi, geriau pamatyti akimis ir sužinoti, ar ten įsileis sunkvežimį.

Kas dėl inventoriaus sąrašo?

Jūs turite jį turėti, arba mes sukuriame kartu. Be sąrašo Vokietijoje gali būti problemų net ir su vidinės apskaitos migracija. Parašykite ant dėžės, kas viduje, nurodykite apytikslę vertę. Jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo įrodinėti bus baisu sunku, draudimas nebeatsiskaitys taip lengvai, ir pradės ginčus.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Didžiąją dalį taip, ypač didelius stalus ir spinteles. Stabdyti lovą su jumis viduje – ne praktiška, o baldai gali laužti posūkiuose. Mūsų komanda atsiima įrankius ir viską padaro greitai. Tiesa, jei turite kokią nors seną, jau suirusią spintelę, geriau ją palikti, nes kelionės metu ji gali visiškai subyrti ir užteršti viską kąžką (kaip ir nutiko praėjusį mėnesį).

Ką daryti su IT įranga?

Kompiuterius, monitorius, serverius reikia ypatingai. Galiu pakrauti, bet geriau, jei jūs patys supakuosite svarbiausius duomenis nešiojamuose diskuose ir pasiimkite su savimi į lėktuvą ar mašiną. Krovininio kabinoje gali būti stiprus drebėjimas, o technika kaprizinga. Stiprios dėžės ir burbuliukai – tai būtina, kitaip atvyks stiklo laužas, o aš nenoriu būti kaltas dėl jūsų duomenų praradimo.

Ar galite įvertinti rizikas iš anksto?

Mes stengiamės, bet kasdienybė kartai sukelia staigmenų. Jei biuras yra 5 aukšte be lifto – tai rizika. Jei priešais įėjimą statomas šaltkalvis – tai rizika. Sakau visada: pasirūpinkite vietos priėjimu. Vieną kartą teks nešti per kiemą sniego audroje, nes sunkvežimiui nebuvo kur pasukti.

Kelionės niuansai ir vairuotojai

Kiek trunka kelionė į Berlyną ar Miuncheną?

Paprastai tai 1-2 dienos į vieną pusę, priklausomai nuo to, kiek yra pakrovimo taškų. Jei važiuojame tiesiai be sustojimų, tai pavyksta greitai. Bet jei reikia užeiti ir į Kauną, ir į Vilnių, o paskui į Vokietiją – tai viskas užtrunka. Dar nepamenu, kai vairuotojas užstrigo ties Poznań dėl avarijos, tai teko laukti pusę dienos. Planuokite laiką su rezervu.

Ar reikia muitinės deklaracijų?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, formalios ribos nėra, bet yra fizinės patikros. Jei vežate naują techniką, reikia sąskaitų. Jei tai įmonės turto perkėlimas, turi būti perdavimo aktai, kad neįtartų, kad prekiaujate be PVM. Vokietai su tuo labai griežti, geriau turėti visus popierius pasiruošus, o ne ieškoti jų keliuose.

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa?

Tai gyvenimas. Gedimai, eismo įvykiai, blogas oras. Mes stebime GPS, jei mašina stovi ilgiau nei valandą, skambinu jam. Jums nereikia nerimauti – mes sprendžiame problemą. Kartais teks iškviesti pagalbą iš artimiausios serviso stoties. Tai užtrunka, bet operatyvus biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją patikimas paslaugas numato ir tokius neprognozuojamus variantus.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet profesionalų vertėjų su savimi nevezame. Jei reikia kalbėtis su Vokietijos sandėlio vadovu apie specifinius dalykus, geriau, kad būtų jūsų atstovas vietoje arba mokėtume angliškai. Be to, vokiškai kalbėti su policija – tai atskira menų sritis, geriau to nedaryti (jie labai nepalanki ir nusiteikę įtariamai).

Ar saugu leisti vairuotojams vieniems iškrauti?

Jei tai paprastos dėžės – taip, jie savo darbą žino. Bet jei ten brangūs serveriai ar menkai supakuota įranga, geriau, kad kambario viduje būtų jūsų žmogus. Vieną kartą vairuotojas numetė dėžę su spausdintuvu, nes buvo skubėjęs... gaila, bet tai įvyko. Vadovėjimas vietose niekada nekenkia, net jei tai atrodo keista.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Taip, duodame nuorodą į GPS sistemą. Žinau, kad klientai mėgsta stebėti taškelį žemėlapyje. Bet neberūpinkitės, jei jie nustoja judėti valandą – gali būti pietūs ar degalinė. Svarbiau, kad juda į teisingą kryptį, o ne kad nuvažiuoot 200 km per valandą.

Kainos ir mokėjimai

Kaip susiformuoja kaina?

Paprastai: kiek km, kiek tonų, kiek darbuotojų reikia. Benzinas brangsta, tad ir kainos šoka. Jei reikia įrenginio (keltuvo) užkelti aukštyn – tai papildomai. Neklauskite "kiek kainuoja vienas kvadratas", nes tai butu neteisinga. Kaina susiformuoja pagal darbo valandas, atstumą ir kuro kainą rinkoje šiuo metu.

Ar galima mokėti atvykus?

Mums patinka, kai sutarta dalis sumos (kaip užstatas) prieš kelionę, o likusią – atlikus darbą. Taip saugesni abiem pusėms. Buvo atvejų, kai atvežame daiktus į Vokietiją, o klientas "dingsta" arba pradeda ginčytis dėl spalvos dėžės. Užstatas užtikrina, kad jūs laukiate mūsų ir atsiskaitysite.

Kiek kainuoja papildoma dėžė?

Parduodame arba duodame kartu, priklauso nuo paketo. Geriau pasakykite iš kiek dėžių reikia, nupirkite pigiau pats statybose. Mūsų dėžės stiprios, bet jos kainuoja. (Nesiskaitykite ant manęs, bet kartais klientai ima dėžes iš parduotuvių po bananų ir stūmė į juos kompiuterius – tai baisu, tokios dėžės sugriauna vos paėmus).

Ar yra paslėptų mokesčių?

Pas mus – nėra. Gali būti tik papildomi mokesčiai už laukimą (jei jūs vėluosite prieš duoti raktus) arba už sunkų nešimą (jei nėra lifto 5 aukšte). Viskas aptariama iš anksto. Kitose firmose gali būti "mokestis už degalus" ar "mokestis už vairuotojo nuovargį", bet mes stengiamės būti sąžiningi.

Kokia įmoka už skubą?

Jei skambinate sekmadienį ir norite važiuoti pirmadienį ryte – tai kainuos brangiau. Reikia atitraukti vairuotojus iš kitų darbų. Operatyvus biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją patikimas rezervavimas reikalauja lankstumo, o lankstumas kainuoja. Taip yra visur.

Ar priimate mokėjimus kortele?

Taip, turime terminalą, bet didelės sumos geriau pervesti sąskaita, kad būtų aiškus apmokestinimas. Vokietijoje mokėjimai griežtai reguliuojami, sąskaitos-faktūros būtinos jūsų buhalterijai. Grynaisiais pinigais vengiame didelių sumų dėl saugumo.

Rizikos ir problemos (realus pasaulis)

Kas nutinka, jei sužalojame daiktą?

Mes turime draudimą. Bet procedūros ilgos. Reikia nuotraukų, aktų, paaiškinimų. Geriau, kad nesužalotume. Naudojame geras priemones, užklotus. Jei dėžė ant jos parašyta "Kruša", ją mes nešime atsargiau. Jei parašyta "Knygos", nešime kaip knygas. Žymekite dėžes! (nors ir taip turime akis ant galvos).

Ar dažnai dingsta smulkmenos?

Labai dažnai dingsta raktai, telefono kraiktuvių, popieriaus klijai. Žmonės tai užmeta į kišenę arba paliko ant stalo. Patariu viską brangiau užsidėti į nedidelę rankinę bagažą ir vežti su savimi. Sunkvežimis – ne seifas smulkiems asmeniniams daiktams, ypač kai vairuotojai keičiasi arba užsuka degalinei.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai blogiausia situacija. Vairuotojas atvyksta, o ten dar dažoma grindys ar nėra elektros. Tuomet prasideda "laukimo mokestis", kuris gali būti didesnis nei nuoma. Patikrinkite vietą prieš savaitę! Buvo atvejis, kad teko laikyti daiktus sunkvežimyje naktį už didelius pinigus, nes klientas negavo raktų iš savininko.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Asmeninius dokumentus, sutartis, sutuoktinius aktus – vežkite patys. Krovininėse mašinose kartą dirba keisti žmonės perkraustimo punktus, arba gali būti patikros. Nors mūsų komanda patikima, bet rizikuoti nėra verta. Pasilikite tai sau rankinėje bagaže.

Kodėl pas kainuos brangiau nei pas "giminaičius"?

Kadangi mums mokame mokesčius, turime draudimą, profesionalią įrangą ir atsakomybę. "Giminaičiai" su sena "GAZelle" veš visą kelią, gali sudužti viduryje autostrados, o jūsų biuras stovi. Patikimumas kainuoja, tačiau operatyvus biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją patikimas paslaugos siūlo tik tie, kas tikrai sugeba įvykdyti užduotį be nervų.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis?

Spalvų, tirpiklių negalima vežti be specialių leidimų. Mes to nedarysime. Pasirūpinkite tai išvežti atskirai pagal galiojančius reglamentus. Vokietija šiuo atžvilgiu yra be gailesčio – baudos milžiniškos, o mes nenoriame mokėti už jūsų klaidas.

Ar galite padėti su iškrovimu konkrečiu laiku?

Galime, jei nenurodysite "tarp 8 ir 18". Turime nurodyti valandą, pvz., 10:00 ryto. Jei vėluojame, pranešame. Vokietijos sandėlininkai yra labai griežti dėl laiko – jei neateinate, jūsų rezervacija dingsta, o reikės laukti dieną ar dvi. Gerai, kad mes turime patirties su jais.

Kaip elgtis su IT sistemos išjungimu?

Tai jūsų IT specialisto darbas. Mes tik fiziškai išjungiame ir užpakuojame. Jei reikia išjungti serverius tinkamai, kvieskite žmogų, kuris tai supranta. Negi aš turiu žinoti, kaip išjungti jūsų "Cloud" sistemą? (nors dažnai ten tiesiog mygtukas, bet geriau nezaisti, jei nežinai).

O jei kelias užsidaro?

Neretai atsitinka remontai Vokietijoje, ypač vasarą. Tada GPS rodo kitą kelią. Kartais tai ilgesnias maršrutą. Kiekvieną kartą stebiu situaciją ir informuoju. Negaliu pranašauti remonto, bet galiu sugebėti greitai reaguoti ir rasti apvažiavimą, kad neatvyktume su dienos vėlavimu.

Ar reikia vokiškų adresų etikečių?

Labai padeda. Vairuotojui lengviau parodyti vietinei žmogui, jei ant dėžės parašyta "Herr Schmidt" ir gatvės pavadinimas. Taip išvengsite painiavos dideliuose miestuose kaip Frankfurte ar Hamburge, kur vienos gatvės pavadinimai kartojasi.

Kas nutinka su išpakavimo atliekomis?

Susirenkame visą šiukšles (dėžes, plėvelę) ir išvežame arba suskaldome. Nedarykite chaoso naujame biure, kadangi paskui darbuotojai nėrės tose kalnėse. Tvarka – tai pusė sėkmės, o Vokietijoje tvarka yra šventovė.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Kartai darbuotojai nori nuvežti savo dviračius ar paveikslus. Galima, jei tai sutarta ir yra vietos. Bet tai turi būti inventorizuota atskirai, kad nesumaišytų su įmonės turtu. Negaliu vežti "kažkieno lagamino" be sąrašo, tai per daug rizikinga.

Kaip elgiamės su brangia technika?

Jeigu turite projektorių ar brangų serverį, juos dedame ne į bendrą dėžę, o į atskirą, tvirtą. Viskas užfiksuojame. Vokietijai nėra svarbu, kas ką vežė, svarbu, kad viskas atvyktų vienu metu. Deja, aš negaliu garantuoti, kad kelias bus lygus kaip stalas, todėl kokybiškas pakavimas čia yra 90% sėkmės.

Išvada

Trumpai tariant, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra bėda, jei viską suplanuojate protingai ir nebijote klausti nedraugiškų klausimų. Nereikia bijoti reikalauti aiškumo, nes tai jūsų verslas ir jūsų pinigai. Pasirinkite tiekėją, kuris nekalba tik apie kainą, bet ir apie saugumą bei laiką. Operatyvus biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją patikimas įgyvendinimas priklauso ne tik nuo vairuotojų, bet ir nuo jūsų paruošimo. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, nematysime jūsų vėl greitu laiku – prasmingiau dirbti ramiai.