Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą: kaip išvengti chaoso ir vėlavimų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą niekada nebus paprasta vaikų piešinys. Dažniausiai klientai skambina paskutinę minutę, kai jau dėžės stovi ant kiemo, o vadybininkai veltui spaudžia "send" el. pašte. Vokietija – tai rinka, kur laikas tikrai yra pinigai, o vėlavimas net vieną valandą gali sugadinti visus planus. Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti kompiuterius į sunkvežimį, bet ir kaip nenukristi nuo maršruto, kai vairuotojui reikia poilsio, o muitinė (nors ir ES viduje) kartais užklausa papildomų dokumentų. Turėkite omenyje, kad geras planas save apmoka, o šiandien kalbėsime būtent apie tai, kaip visa tai suorganizuoti taip, kad nereiktų išsiimti vaistų nuo galvos skausmo.

Kainos ir laiko planavimas

Kiek kainuoja operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos kinta kaip oras vėjaroje. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje reikia važiuoti. Jei tai tik kelios dėžės dokumentų į Miuncheną, gali tekti mokėti nuo 300 eurų, bet jei perkraustome visą skyrių su baldais į Berlyną, skaičiai svyruoja nuo 1500 iki 3000 eurų. Kuro kainos Vokietijoje ir Lietuvoje skiriasi, tai taip pat įeina į kainą. Be to, operatyvumas visada kainuoja brangiau nei įprastas pervežimas, nes tenka ištraukti vairuotojus iš poilsio ar keisti grafikus.

Ar galite atvykti šiandien ar rytoj?

Kartais galime, kartais ne. Jei turime laisvą mašyną Vilniuje ar Kaune, tai operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą įmanomas per 24 valandas. Bet realistiškai geriau užsakyti bent kelias dienas iš anksto. Vakar vienas klientas skambino 7 ryto ir norėjo būti Frankfurte 12 valandą – tai buvo beveik neįmanoma, tačiau mes įveikėme, bet vairuotojas beveik neužmigo. Taip pat reikia prisiminti apie vairuotojų poilsio laiką – jie negali vairuoti 24 valandas iš eilės, tai yra įstatymas.

Kiek laiko trunka kelionė?

Į Berlyną ar Hamburgą važiuojama apie 10–12 valandų, jei nėra didelių spūčių. Jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją, prie Miuncheno, tai skaičiuokitės 14–16 valandų viena kryptimi. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą reikalauja atsižvelgti į darbo laiką Vokietijoje – jei atvykstate 17 valandą, o sandėlys jau uždarytas, tai mes turėsime laukti iki ryto. Vokietai labai laikosi taisyklių, todėl jokių "prasukimų" per uždaras duris ten nesuveiks.

Ar kaina priklauso nuo savaitės dienos?

Taip, šeštadieniais ir sekmadieniais brangniau. Vairuotojai taip pat nori ilsėtis, o jei reikia dirbti savaitgalį, tai reikia mokėti priedus. Taip pat reikia žinoti, kad Vokietijoje kai kurie sandėliai nedirba sekmadieniais, tai net jei mes atvešime krovinių, mes jo neiškrausime. Geriausia planuoti perkraustymą į darbo dieną, tada užtikrinsite, kad viskas vyks sklandžiai.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Darbdavių mokesčiai, kuras, maitinimas, priežiūra... O, dar svarbu – ar reikia kelti daiktus aukščiau nei pirmu aukštu be lifto. Prieš metus turėjome atvejį, kur reikėjo kelti sunkus seifus į trečią aukštą tik laiptais, tai tai prie kainos pridėjome dar 200 eurų. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą tampa brangesnis, kai yra neįprastos sąlygos.

Dokumentai ir formalumai

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Būtinai reikia krovininio manifesto ir CMR draudimo. Nors tai yra ES viduje, Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti, ką vežate. Jei tai yra nauja įranga, reikėtų turėti PVM sąskaitas, kad neatsirastų klausimų apie prekybą. Pas mane vieną kartą užteko neteisingai užpildyto CMR, kad mes praradome tris valandas pasienio punkte (nors jis formaliai ir neegzistuoja, bet patikrinimai būna).

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Paprastai ne, jei tai yra įmonės turto perkėlimas, o ne prekyba. Tačiau jei vežate daug daiktų, kur atrodo kaip prekės (pvz., 50 naujų kompiuterių), gali būti problemų. Aš visada patariu klientams pasidaryti išsamų inventorizacijos sąrašą. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą be dokumentų yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, bet jei sustos, bus blogai.

Kas yra CMR draudimas?

Tai būtinas dalykas. CMR draudimas apsaugo jūsų daiktus, jei juos sudaužome arba pavogiams. Daugelis klientų šito praleidžia, sakydami "ką gi gali nutikti". Gali nutikti viskas – nuo gaisro iki avarijos. Nenusipirkę draudimo, rizikuojate likti be visų duomenų. Geriau pasidaryti, ramiau miegosite.

Ar reikia deklaruoti elektroninę sistemą?

Naujaisiais metais atsirado naujų taisyklių apie žaliavinės kilmės deklaravimą, bet biuro baldams tai dažniausiai nėra taip svarbu. Aš asmeniškai 100% neįsivaizduoju, kodėl kai kurios firmas reikalauja tiek daug popierių vienam stalui, bet geriau turėti per daug, nei per mažai. Vokietiškas biurokratijas yra kaip miškas – įeisi lengvai, bet išeiti be žalos sunku.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Tai košmara. Jei dingsta originalai, reikia skambinti į policiją ir rašyti paaiškinimus. Viską kopijuokite ir siųskite el. paštu sau bei vairuotojui. Kartais vairuotojai praranda ne tik raktus, bet ir popierius. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą tampa tikru siaubu, kai reikia atkurti dokumentus Vokietijos pusėje.

Technika, įranga ir baldai

Kaip vežti kompiuterius ir serverius?

Jie turi būti supakuoti į putlas (pūslėtas plastikas) ir stipriai uždėti į dėžes. Serverius geriausia vežti originalioje pakuotėje. Jeigu jų nėra, reikia rėmų. Vibruojantis sunkvežimis gali sugadinti standžiuosius diskus. Vieną kartą gavome skundą, kad serveris nebejungiasi – pasirodo, jis tiesiog nukrito ant grindų, nes vairuotojas staigiai stabdėje.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet žiema tai problema. Sunkvežimiuose šalta, nebent jis yra šiltas. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą žiemą gali užbaigtis tuo, kad jūsų palmės taps ledais. Jei augalai brangūs, geriau juos vežti asmeniniu automobiliu arba paprašyti specialios dėžės su apšildymu.

Kaip pakrauti lengvus baldus?

Viskas turi būti suveržta juostomis. Negali būti taip, kad dėžės šokinėja. Vokietijos keliai gera, bet vietomis yra "sleeping policemen" (tai tokia kalneliai). Jei paliksite baldus neprisegtas, jie sugrius vienas ant kito. Aš visada stengiuosi padaryti nuotraukas prieš ir po pakrovimo, kad nebūtų ginčų.

Ar atsidėjote už pakavimą?

Papildomai taip. Jei neturite laiko viską surinkti į dėžes, mes siūlome vyrus, kurie tai padarys. Tai nėra brangu, palyginti su tuo, kiek kainuoja naujas monitorius, jei jį numesite. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą su mūsų pakavimo komanda trunka pusę dienos, o be jos – visą dieną ir daugiau nervų.

Kas daryti su seifais?

Jie sunkūs. Reikia žinoti svorį. Jei seifas sveria daugiau kaip 500 kg, reikės specialių priemonių (nešimo juostos arba kranas). Negali tiesiog "užkelti" seifo, jei jis įleistas į grindis. Vieną kartą teko išlaužti grindis, kad ištrauktume seifą – klientas nebuvo patenkintas, bet mes nėra magai.

Vairuotojai ir komunikacija

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dažniausiai moka angliškai arba rusiškai. Vokiškai moka tik tie, kurie dažnai važiuoja į Vokietiją. Jei jums svarbu, kad vairuotojas kalbėtų su vokišku sandėlininku, pasakykite iš anksto. Aš stengiuosi siųsti tuos, kurie bent supranta pagrindinius žodžius.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Įprastai ne, dėl draudimo. Bet jei sutarsite ir pasirašysite atleistuvę, kartais galima. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą su keleiviu gali būti patogiau, jei reikia rodyti kelią arba prižiūrėti krovinius. Tačiau atsiminkite – tai nėra limuzinas, ten sunku ir triukšminga.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa?

Skambinkite mums. Mes turime displačerius, kurie dirba 24/7. Vokietijoje daug kur draudžiama stovėti sunkvežimiams, todėl vairuotojai kartais praranda signalą arba nežino, kur važiuoti. Mes naudojame GPS sekimą, taigi pamatysime, kur jis yra. (Tikrai svarbu pasakyti mums iš karto, o ne laukti ryto).

Ar vairuotojai gali padėti iškrauti?

Taip, jei tai nėra sunkus krovimas. Jei reikia nešti dėžes į trečią aukštą be lifto, tai jie gali atsisakyti arba paprašyti pinigų. Vokietijos statybose dažnai nėra liftų senose pastatuose, tai būna problema. Geriau iš anksto pasakyti apie tokias sąlygas.

Ar jie yra patikimi?

Dauguma taip, dirba su mumis metus. Bet kaip visur, būna ir išimčių. Vienas vairuotojas prieš metus pamiršo uždaryti sunkvežimio gale bulių (tai toks užraktas ant ratų) ir važiavo toliau... Laimė, niekas nenukrito. Visada tikrinkite, ką jie daro.

Organizaciniai smulkmenos

Ar reikia rezervuoti vietą sandėlyje Vokietijoje?

Taip, būtinai. Negalite tiesiog atvykti ir tikėtis, kad jus priims. Vokietai viską planuoja. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą sėkmingas tik tada, kai gavėjas žino, kada atvyksime. Jei atvyksite be pranešimo, gali tekti laukti iki kito darbo dienos.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Šiukšles mes vežame atgal, nebent sutinkate mokėti už išvežimą Vokietijoje (ten brangu). Geriausia viską susirūšiuoti ir išmesti dar Lietuvoje. Pakuotės, putlos – viskas turi eiti į atliekas, o ne likti gatvėje prie naujo biuro.

Ar priimate mokėjimus kortele?

Taip, bet mums patinka pavedimai. Kortelės imami mokestis. Ir dar vienas dalykas – vairuotojams reikia grynųjų pinigų maistui ir kavai, taip pat keliuose mokesčiams (vignettes), nors dauguma mūsų mašinų turi jau sumokėtus. Gera nuomonė duoti keletą eurų arbatpinigių, jei vairuotojas dirbo gerai.

Kaip sekti krovinią?

Jums siunčiame nuorodą į GPS sistemą. Matysite, kur mašyna yra realiu laiku. Tai labai padeda, jei reikia susitarti su darbuotojais Vokietijoje. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą tampa skaidrus, kai žinai, kad vairuotojas jau Lenkijoje.

Ar yra užstatas?

Nėra, jei esate nuolatinis klientas. Jei užsakovas naujas, mes galim paprašyti 30% avanso. Tai įprasta praktika, kad mes nebūtume apgauti. Per 20 metų buvo keletas atvejų, kai žmonės tiesiog nebeatsiliepė.

Ar dirbate šventinėmis?

Vokietijoje yra daug švenčių, kurių mes neturime. Pavyzdžiui, Vokietijos Susivienijimo diena. Tada viskas uždaryta. Geriau patikrinti kalendorių prieš planuodami.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo?

Skambinkite ir darykite nuotraukas. Mes turime civilinę atsakomybę. Jei mes kalti, mes atsiprašome ir atlyginame žalą. Jei jūs blogai supakavote, tai ne mūsų kaltė. Vieną kartą klientas patalpino monitorių ant viršaus dėžių be fiksavimo – žinote, kas buvo toliau.

Ar galima sustoti pietų metu?

Vairuotojai turi poilsio laiką, bet jie gali sustoti prie maisto prekybos centro. Jie negali laukti valandą restorane, jeigu skubate. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresas reikalauja, kad vairuotojai valgytų greitai, vairuodami arba trumpose pertraukose.

Ar padedate su išpakavimu?

Taip, tai papildoma paslauga. Mums nėra svarbu, ką vežiate – svarbu, kad klientas būtų laimingas. Galime padėti sudėti stalus ir kėdes. Vokiškose firmose dažnai tik laukia, kad ką nors padėsime, nors tai ne mūsų pareiga.

Kaip elgtis su dideliais projektais?

Jei perkraustote visą įmonę, reikia brėžinio. Mes susiskaičiuojame kelias mašinas. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą dideliu mastu reikalauja koordinatoriaus, kuris būtų vienoje vietoje. Rekomenduoju pasamdyti atsakingą asmenį iš jūsų pusės.

Ar yra ribojimas dėl svorio?

Taip, 3,5 tonos mašyna gali vežti mažiau nei 2 tonas, jei yra daug daiktų. Didelės mašynos (pvz., 7.5 t ar 20 t) gali važiuoti tik tam tikrais keliais. Vokietijoje kai kur miestuose draudžiama važiuoti sunkvežimiais virš 7.5 tonų. Reikia tikslaus adreso.

Ką daryti, jei adresas neteisingas?

Vairuotojas skambins jums. Jei neatsiliepsite, jis važiuos į bazę. Vokietijoje gatvės panašios, todėl būkite tikslūs. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą su blogu adresu taps brangus pramogas.

Ar galite vežti pavojingas medžiagas?

Chemija, dažai – tai specialus režimas. Reikia deklaruoti. Negalima tiesiog mesti dažų į sunkvežimį su biuro stalais. Tai yra saugumo pažeidimas.

Kas daryti su asmeniniais daiktais?

Geriausia juos vežti atskirai. Jei vairuotojas pamatys piniginę ar brangų laikrodį, jis gali nusiskusti nuo atsakomybės. Mes neįtraukiame jų į sąrašą.

Kaip apskaičiuoti tūrį?

Matuokite aukštį, plotį ir ilgį. Padauginkite. Gausite kubinius metrus. Mums lengviau taip suprasti, nei jei pasakysite "daug dėžių".

Ar yra nuolaidos dideliems užsakovams?

Visada galima pasitarti. Jei perkraustote 5 biurus per metus, mes pasiūlysime geresnę kainą. Lojalumas mums svarbu.

Kokie yra mokesčiai už kelius Vokietijoje?

Nėra mokesčio už sunkvežimius autostradose (kaip mūsų vignette), bet yra mokesčiai už aplinkkelius ir tunelius. Įskaičiuojame į kainą.

Ar galite vežti automobilius?

Taip, jei tai biuro automobiliai. Galime juos įvežti su autovežiu arba įkelti į sunkvežimį (jei telpa). Vokietijoje automobilių registracija savo patirtimis yra gana ilgas procesas, tai pasirūpinkite dokumentais.

Išvada

Galiausiai, operatyvus biuro perkraustymas į Vokietijos adresą nėra būtina tapti košmaru, jei viską pasitarkite su profesionalais iš anksto. Svarbiausia yra ne tik kaina, bet ir tikrumas bei laikas. Neklauskite vairuotojų apie politika, jie dažnai būna labai užsiskręrę ir pradeda barštėti (geriau tiesiog leiskite jiems dirbti). Pasirūpinkite dokumentais ir pakavimu, o mes pasirūpinsime, kad viskas pasiektų paskirties vietą saugiai. Gerai susiderkite, ir biuras Vokietijoje veiks nuo pirmos dienos.