Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliu vargu: vadovas iš vidaus

Žiūrėk, esu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir mačiau viską – nuo degančių vilkikų iki dėžių, nuskridusių į Baltiją. Klientai visada norėtų stebuklo, ypač kai reikia skubiai keltis. Dažnai klaustate, ar įmanomas operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliu vargu? Žinau, kad skamba kaip svajonė iš reklamos, bet iš tiesų tai tiesiog klausimas geros organizacijos ir realaus žinojimo, ką tikėtis. Štai paprastas, beveik šiukšlinis vadovas, kaip tai padaryti, neišprotėjant nuo tų visų vokiškų taisyklių.

Pradžia: dokumentai ir planavimas (ir kodėl visada trūksta laiko)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti visą šitą procesą?

Geriausia būtų mėnuo, bet kas čia turi mėnesį? Jei reikia operatyvaus biuro perkraustymo į Vokietiją su minimaliu vargu, tada skubame kaip gali. Paprastai užtenka savaitės, kad surinktume dokumentus ir surastume mašiną. Nežiūrėk į tą standartinį "dukart mėnesį" knygose. Realybėje viskas vyksta paskutinę minutą, tad svarbiausia – būti "on line" ir greitai reaguoti.

Ar būtina, kad įmonės atstovas važiuotų kartu su vairuotoju?

Nebūtina, bet labai rekomenduoju. Vieną kartą važiavome be kliento, o Vokietijoje pasirodė, kad raktai ne nuo to durų (arba buvo kodas). Vairuotojas stovėjo valandą, kol skambinome į Lietuvą. Jei norite išvengti tų nemalonių pauzių ir užkirsti kelią nesusipratimams, geriau, kas nors iš jūsų eina šalia arba prieina laiku.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika – ar jiems specialus režimas?

Čia yra rizikinga zona. Paprastai geriau juos vežti atskirai, ne su baldų šiukšlėmis. Ar reikia specialaus kėbulo... turbūt ne, jei dėžės uždarytos tvirtai. Bet žinau, kai kurie brokeriai sako, kad reikia temperatūros režimo. Aš asmeniškai nebūčiau toks drąsus, vežti juos paprastame furgone be amortizacijos, nebent tikrai labai uždėčiau.

Ar verta vežti senus biuro baldus ar geriau palikti čia?

Skaityk, vežti metalines spintas per visą Europą tai beprasmiškai brangu. Degalai, darbo laikas... Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliu vargu reiškia taip pat ir protą naudoti. Nupirkite naujus Vokietijoje, ten puslaukio kainos yra panašios. Senus daiktus geriau parduoti arba išmesti, nei mokėti už jų važiavimą tūkstančius kilometrų.

Kas su tais eksporto deklaracijomis – ar tai būtina?

Jeigu turite naujų daiktų, tai taip, be jokios diskusijos. Muitinė be to neišleis. Bet jei vežate naudotus kompiuterius, stalus iš savo naudojimo, tai paprastai užtenka paprasto inventoriaus sąrašo. Žinoma, jei kaina viršija 3000 eurų (ar ten jau 4500? nesimenu, tikrinau neseniai), tai reikės deklaruoti. Geriau klausk savo buhalterio.

Kelionė: vairuotojai, keliai ir realybė

Kokia mažiausia kaina, už kurią tai įmanoma padaryti?

Nedėkite sau to klausimo, nes kaina priklauso nuo visko. Ar tai 1 kubas ar 20? Ar važiuojame į Miuncheną ar į pasienio miestelį? Mažiausiai gali užtekti tūkstančio, bet dažniausiai išeita po 2-3 tūkstančius. Neklausykite "kiek", klausykite "ką". Pigiai dažnai išeina brangiau, kai kažkas sulūžta.

Kodėl vienos firmos kainuoja du kartus mažiau už kitas?

Turiu pasakyti tiesą. Daugelis tų pigių firmų tiesiog suka ratus. Jie ims jūsų užstatą, o paskui prasmes, kad mašina sugedo. Arba paims "baltą" vairuotoją, kuris nebus pajėgus nešti dėžes. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už patikimą logistiką, nei ieškoti pigiausio pasiūlymo ir verkti vėliau. Rinkitės tuos, kurie turi realų transportą, o ne tik svetainę.

Ar jūsų vairuotojai moka bent kokį kalbą, išskyrus lietuvių?

Dauguma šiek tiek kalba rusiškai, o jaunūs – angliškai. Su vokiečiais dažniausiai susiderėti rankomis ir žodžiais nėra sunku, jei reikalas paprastas. Bet jei įvykia avarija ar sudėtingas muitinės klausimas, gali prireikti vertėjo. Mūsų vairuotojai yra "vyrai", kurie moka savo darbą kelyje, o ne kalbų mokykloje.

Kas nutinka, jei vairuotojui pasibaigia vairavimo laikas kelionės metu?

Tai įstatymas, jis privalo sustoti. Negalės jis važiuoti, jei jau vairavo 4,5 valandas. Jei skubate, tai gali būti problema. Vokietijoje daug vietų poilsio, bet kartais reikia važiuoti į specificus parkus. Jei reikia operatyvaus biuro perkraustymo į Vokietiją su minimaliu vargu, geriau planuoti, kad vairuotojas nepavargtų kelyje.

Ar saugu duoti raktus nuo naujo biuro vairuotojui?

Asmeniškai aš niekada nerodyčiau per daug abejonių, jei tai mūsų ilgalaikis darbuotojas. Bet jei tai samdomas iš išorės... žinote, visada yra rizika. Geriausia, jei kas nors iš jūsų komandos būna ten anksčiau. Nors, turėjau atvejų, kai klientai patys pasiduoda raktus ir paskuočia, o vairuotojas laukia valandą kieme. Pasidarykite kopiją, kad nebūtų šnibždėjimų.

Vokiška realybė: kas gali nuleisti galvą?

Kaip susitarti dėl vietos prie pat įėjimo Vokietijoje?

Tai didžiausia galva skausmas. Vokiečiai yra labai griežti dėl parkavimo. Reikia iš anksto gauti leidimą, o ne užvažiuoti tik taip. Jei užimsite vietą neįtai, greitai atvažiuos policija su vilkiku ir nuvež jūsų mašiną. Tokių istorijų girdėju daug. Parašykite žinutę savo brokeriui Vokietijoje, kad jis pasirūpina vietą.

Ar reikia užsakyti liftą iš anksto?

Būtinai. Buvo atvejis, važiavome į vieną "start-up" centrą Berlyne, o ten liftas buvo užsakytas mėnesiu iš anksto. Mums teko nešti kompiuterius 4 aukštus rankomis. Kas tokiu atveju yra tas "minimalus vargas"? Nieko panašaus, tai siaubas. Užsakykite liftą ir pakėlimo kėbulą bent porai valandų anksčiau.

Ką daryti su pakuočių atliekomis – ar vairuotojas jas išveža?

Paprastai ne. Vairuotojas nori kuo greičiau išvykti atgal tuščias. Jis neneš jums dėžių į šiukšliadėžę. Susitvarkykite su šiukšlėmis patys arba pasamdykite vietinę firmą, kuri tai atlieka. Vokietijoje atliekų tvarkymas yra griežtai reglamentuota, negalima tiesiog padėti prie konteinerio, jei neteisingas tipas. Nusipirkite maišus iš anksto.

Ar galima vežti maisto atsargas iš seno biuro priešinga kryptimi?

Techniškai taip, jei tai yra uždarytos pakuotės. Bet jei tai duonos riekelės ar kažkas panašaus, gali kilti klausimų. Muitinė dažnai domisi, ar nevežate kenksmingus organizmus. Geriau suvalgykite ten arba pasiduokite darbuotojams. Neverta rizikuoti dėl pusės sumuštinio, kad sustabdytų vilkiką.

Ar į kainą įeina draudimas, ar tai papildomas mokestis?

Draudimas dažniausiai yra, bet jis yra bazinis. T.y., jei mašina sudegs, gausite pinigus, bet jei sulūžta taurė, nebus. Jei norite pilno draudimo "nuo iki", tai reikia papildomai mokėti. Už operatyvų biuro perkraustymą į Vokietiją su minimaliu vargu reikia sumokėti ir už ramybę. Pasitarkite su draudikais, ką tiksliai jis dengia.

Ar imatės vežti tik vieną dėžę dokumentų?

Ne, mums reikia pilnos mašinos, kad užsidengtume degalus. Jei turite tik kelis dėžutes, geriau kreiptis į kurjerius. Mes esame "krovinių" linija, ne "pašto". Žinoma, jei sutarsite, kad mums tenką keli objektai viename maršrute, tai galima, bet tai retai atsitinka. Negalima važiuoti tuščia dėl vienos dėžės.

Pinigai, kainos ir paslėptos dienos

Kada geriausia važiuoti – naktį ar dieną?

Diena saugiau, bet lėčiau dėl spūsčių. Naktį važiuoji greičiau, bet vairuotojas gali būti pavargęs. Be to, Vokietijoje naktimis griežčiau tikrina mašinas. Jei norite operatyvaus biuro perkraustymo į Vokietiją, geriau rytą išvykti, kad būtum ten priešpiečiai. Taip išvengsite mieguistų vairuotojų ir naktinių muitininkų.

Ar inventoriaus sąrašas turi būti būtinai vokiškai?

Geriau taip. Muitininkas gali ir su anglišku suprasti, bet jei jis liūdnas arba tingus, gali sustabdyti. Vokiškas vertimas taupo valandas. Tiesiog nusifotografuokite dėžes ir parašykite numerius, o sąrašą padaryk dvikalbį. Tai nedidelis pastangas, bet gelbėja nuo didelių nervų. (Nesu tikras, ar visada reikalauja, bet geriau saugu).

Kas daryti, jei mašina sugesta kelyje?

Tai vyksta. Mes turime pagalbines paslaugas, bet tai užtrunka. Vieną kartą mums sugedo vilkikas netoli Kauno, o krovinys buvo skubus. Teko perkrauti į kitą. Tai ne "minimalus vargas", tai katastrofa. Visada turkite planą B – arba bent jau tokią draudimo polisę, kuri padengia viešbučius ir laukimą.

Ar reikia mokėti avansą prieš kelionę?

Taip, beveik visada. Reikia uždegalų. Aš girdėjau istorijų apie firmas, kurios neįmoka avanso, o paskui dingsta. Mes paprastai imame 30-50 proc. Tai jūsų ir mūsų garantas. Jei kas nors atsitraukia paskutinę minutę, bent jau mums nebus nuostolio. Už operatyvų biuro perkraustymą į Vokietiją reikia pasirūpinti iš anksto.

Kas tas "Inkoterms" ir ar man tai aktualu?

Jei esate paprastas biuras, tai nėra taip svarbu. Tai taisyklės, kurioje vietoje pereina atsakomybė. Dažniausiai dirbame pagal DAP (pristatytas į vietą), t.y. mes atsakingi, kol atvežame. Jei jums įmonė pasiūl kažką kitokio, perskaitykite, kas atsitinka, jei mašina užsliks užsienyje. Gali tekti mokėti už laikiną saugojimą.

Pabaiga: kai dėžės jau ten

Ar maldininkai gali padėti dėžes tiesiog koridoriuje?

Gali, jei jūsų direktorius to neprieštarauja. Bet dažniausia reikalaujame, kad žmogus būtų greta, kur rodytų, kur dėti. Negalime tiesiog mesti krūvos prieš liftą, tai kelia pavojų. Susitarkite dėl vietos iš anksto, kad koridorius neužsikimštų, o kitaip nebus proėjimo nei mums, nei jums.

Ką daryti su vaizdo stebėjimo kameromis?

Geriau išmontuoti ir vežti atskirai. Jei jos sukabintos ant sienų, tai rizikuojate, kad jas nukrams. Be to, kai kurios sistemos turi slaptųjų duomenų, kuriuos negalima prarasti. Išjunkite, pažymėkite kabelius ir suvynkite. Neneškite "kaip yra", tikrai sulūš. Tai jautri technika, reikalaujanti rankų.

Ar mūsų komanda padės surinkti baldus Vokietijoje?

Įprastai ne. Mūsų vairuotojai yra vairuotojai, ne baldų meistrai. Jie gali padėti nuleisti dėžę arba pastatyti spintą, bet surinkti komplektinį stalą su 20 varžtų... ne. Jei reikia surinkimo, pasamdykite vietinius Vokietijoje. Jie žino savo standartus ir turi įrankius. Mums užtenka, kad atvežtume sveikus.

Ką daryti, jei policija neatleidžia stovėti prie biuro?

Nekilkite diskusijų su vokiečių policija. Geriau nuvažiuokite artimiausią parkavimo aikštelę ir neškite dalimis. Buvo atvejis, kai gavome baudą už 3 minutes viršyto laiko Vokietijoj. Pinigai dingsta, o nervai lieka. Jei matote "no stopping" ženklą, nebandykite. Jie stebi net toliau negu manote.

Ar tikrai įmanomas toks operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliu vargu?

Žiūrėk, niekas nesako, kad bus be streso. Visada bus kažkas, kas ne taip – dėžė trūksta, raktas dingsta. Bet su patirtimi ir gerais žmonėmis, tai įmanoma padaryti greitai ir be didelių nuostolių. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nebandyti visko padaryti patys. Tada tas vargas tikiškai taps minimalus.

Išvada

Na, tiek apie mūsų kasdienybę. Tikiuosi, šiek tiek atvėsina šią temą. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su minimaliu vargu neįvyks savaime, reikia dirbti, bet dabar jau žinote, kurie yra pagrindiniai spąstai. Jei kils klausimų ar reikės konsultacijos (be jokių įsipareigojimų), rašykite, geriau iš anksto pasiklausti, nei gailėtis paskui.