Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu: neidealus vadovas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu niekada nevyksta taip kaip piešiniuose. Visada kažkas trūksta, kažkas užstringa arba vairuotojas užmiega prieš Miuncheną. Čia ne tik apie tai, kad padėti stalus į sunkvežimį, tai visas chaosas, kurį reikia suvaldyti, kad verslas nestotų. Dažnai klientai mane klausia, ar įmanoma viską padaryti per savaitę, ir aš turiu juos išgąsdinti tikrove, bet kartu ir parodyti, kad su patirtimi viskas įmanoma. Svarbiausia yra ne pats veiksmas, o galva, kuria tai valgote.

Popieriaus ūkas: kodėl operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu prasideda nuo rašalo?

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų?

Gal atrodys keista, bet be dokumentų jūsų kroviniui niekur nevažiuos. Mums reikalingas ne tik paprastas sąrašas, bet ir specifinės deklaracijos, ypač jei vežate brangų IT ar archyvus. Vokietija griežta šiuo klausimu, ir jei kas nors trūksta, sienoje pristabdys valandas. Būna, kad klientai sako, "va, viskas čia", o paskui pasirodo, trūksta serijinių numerių sąrašo. Geriau padaryti daugiau iš karto, nei vėliau gaišti laiką muitinėje su telefonu rankose.

Kas su tais EX-1 dokumentais?

EX-1, tai toks dalykas, su kuriuo dažnai būna painiava. Tai reiškia, kad išvežate prekes iš Lietuvos su Lietuvos PVM, o paskui užregistruojate Vokietijoje. Jei operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu vyksta greitai, šitie popieriai turi būti tvarkingi, kitaip mokesčių inspekcija gali turėti klausimų. Aš pats neesu buhalteris, todėl visada liepiu pasitarti su savo, bet pagrindas aiškus – be šito neįmanoma teisiškai vežti įrenginių.

Kiek laiko užtrunka muitinė?

Kart tai klausimas iš kategorijos "kiek ilgos strėlės". Jei viskas tvarkinga, tai gali praeiti ir per valandą, tik fiziškai patikrinti. Bet jei pasitaiko klaidų arba įtariama, kad kaina neatitinka realios, gali užstringti. Esu matęs atvejus, kai viena didelė mašina stovėjo tris dienas dėl to, kad nebuvo tinkamai suvesta prekių vertė. Tai tiesiog pinigai, kurie degina ore, nes vairuotojui reikia mokėti už laukimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Žinoma, galima, bet tada tai nėra jau įmonės krovinys. Turi būti atskiras inventorius, kitaip gali būti problema, nes taip atrodys, kad įmonė maitina darbuotojus prekėmis be PVM. Vienas klientas bandė įsmeigti savo motociklą tarp biuro kėdžių (pasakė, kad tai dovana). Teko labai ilgai aiškinti muitininkams, kad tai ne verslas. Geriau nedarykite tokių eksperimentų, jei nenorite rūpesčių.

Ar reikia vertės deklaracijos?

Jei krovinys vertas daugiau nei 3000 eurų (kažkas tokio), tai taip, reikia. Mums tenka nustatyti tą prekių vertę pagal rinkos kainą, ne tai, kiek jums kainavo prieš dešimt metų. Ypač su naudojama technika. Buvo kartas, kai klientas bandė įrašyti senus serverius beveik už nulį, o muitinė reikalavo žingsnio po žingsnio įrodymų. Geriau būkite sąžiningi, tai greičiau praeisite.

Kainos ir biudžetas: ar operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu išsigelbės be milijono?

Kiek tai apytiksliai kainuoja?

O, klausimas, į kurį niekas nenori atsakyti tiesiogiai. Priklauso nuo tūrio. Mažam biurui gali tekėti pora tūkstančių, o dideliam su dviem sunkvežimiais – ir dešimt kartų daugiau. Dar pridėkite kuro mokesčius, kelių mokesčius Vokietijoje (jie ten ne maži). Geriausia paduoti duomenis ir gauti fiksuotą pasiūlymą, o ne spėlioti.

Ar kainuoja daugiau, jei skubama?

Skubėjimas visada kainuoja. Jei sakote "reikia rytoj", mes turim atsisukti visus reisus. Tai įtraukia vairuotojų viršvalandžius, naktinį darbą. Kartais reikia samdyti mašiną tik jums vieniems, nors ji gali važiuoti tuščia atgal. Taigi, taip, operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu skubint brangiau, bet tai investicija į jūsų laiką.

Kas darbiau – vežti daug mažomis mašinomis ar viena didelia?

Viena didelė mašina pigiau, bet logistiškai sudėtinga. Jei neturitėt keltės (o Vokietijoje su pastatais būna visokia), mažos mašinos "gazeliai" ar 3.5 tonos sunkvežimiai gali būti išgelbėjimas. Tačiau daug mažų reisų – daug vairuotojų, daug administracijos. Kartais geriau sumokėti už kėlę užtenkt vienam dideliam.

Ar imate už dėžių surinkimą?

Įtraukiame į kainą, jei sutariame iš anksto. Jei atvykstate ir sulate: "o, mums reikia 50 dėžių dabar", tai tai yra papildoma paslauga. Žmonės neįsivaizduoja, kiek laiko užtrunka gerai susukti dėžę, kad ji neišsiritų. Blogai susuktos dėžės vėliau kainuoja brangiau, kai iškrenta kompiuteriai. Tigi, geriau tai padaryti su mumis.

Kaip su mokesčiais už kelių naudojimą?

Vokietijoje reikia mokėti už važiavimą keliais (vignette). Į tai įskaičiuojame savo pasiūlymuose. Jei bandysite vežti patys ir pamiršite nusipirkti vinjetę (ten dabar elektroninės), baudos didelės. Mums su tai nebereikia galvoti, mes tai turime aprėžę. Taip pat, įmonių mašinos turi būti registruotos sistemoje, kitaip bėdos.

Ar galima apmokėti atvykus?

Nerekomenduoju. Praktiškai visada imame avansą, bent jau padengti išlaidas. Vieną kartą atvežėme krovinį į Berlyną, o klientas "išsisuko" (teko grąžinti atgal, o tai dvigubos išlaidos). Dabar imame užstatą. Tai apsauga ir mums, ir jums – taip žinote, kad mašina tikrai atvyks. Verslas yra verslas.

Technikos triukšmas: IT ir baldų surinkimas perkraustant

Ar jūsų komanda sugeba surinkti sudėtingus biuro stalus?

Paprastai taip, mūsų vairuotojai turi su savim įrankius. Bet kai pasitaiko kokios švediškos sistemos, kur reikia specifinių veržlių, gali užtrukti. Geriau iš anksto nufotografuoti, kaip kas buvo surinkta. Viena kartą mes sugriuvom pusę stoties, kadangi nesupratome mechanizmo. (Na, sugriuvom ir vėl surinkom, bet nervų praradom).

Kaip saugiai vežti serverius?

Serveriai – tai tavo širdis. Juos reikia specialiai pakuoti, ant šokso absorberių. Negali tiesiog padėti ant grindų gale sunkvežimio. Jei operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu įtraukia jautrią techniką, rekomenduoju specializuotus dėklus. Mes juos tvirtiname fiksatoriais, kad niekas neiššoktų vingiuose.

Ką daryti su laidais?

O, tai blogiausias košmaras. Visiems laidams reikia būti pažymėti. Jei tiesiog supynsite į kamuolį, surinkdami IT žmogus pames galvą. Patariu uždėti etiketes arba nufotografuoti jungtis. Mes padėsime susirūpinti dėžėmis laidams, bet identifikacija – jūsų darbas. Niekas nenori ieškoti maitinimo laido tarp šimto kitų sekmadienį ryte.

Ar atsinešate pakavimo medžiagas?

Atsinešame viską: dėžes, burbuliukus, lipdukus, klijų pistoletus. Nereikia jums bėgioti į statybines parduotuves. Vienintelis dalykas, kurį reikia pasirūpinti – tai jautrios informacijos išvežimas iš kompiuterių (kietieji diskai). Pas mus dėžės yra tvirtos, dvigubos sienelės, tad turi būti saugu.

Ar galima pakuoti patys?

Galima, bet tada neatsakome už tai, kas viduje. Jei dėžėje yra porcelianas ir jis susitrina, o ant viršaus parašyta "knygos", mūsų kaltės nėra. Geriau leiskite mums pakluoti bent jau pačius brangiausius dalykus. Taip greičiau ir efektyviau, tikrai. O ir draudimas nebus taip lengvai išmokėtas.

Vokietijos realybės: kuo kitaip nei čia?

Ar sunku važiuoti į Berlyną ar Miuncheną centrą?

Labai sunku. Ten ribojamas važiavas sunkvežimiais (Umweltzone). Reikia specialių leidimų, o kai kur ir visai negalvažiuoti. Į centrus geriau vežti mažesnėmis transporto priemonėmis. Planuodami maršrutą visada patikriname, ar mums leista važiuoti konkrečia gatve. Būna, kad navigacija vedą pro siaurą gatvelę, kur tarp namų telpa tik "fiat".

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Manau, kad pagrindinės frazės mūsų vairuotojams yra, bet su dokumentais dažniau viskas eina angliškai arba lietuviškai su vertėju. Klientui vokiškai nebūtina, bet jei jūsų gavėjas Vokietijoje nemoka angliškai, gali kilti nesusipratimų iškrovos metu. Gerai, jei turite kontakto asmenę ten, kuri kalba vietine kalba.

Kiek laiko užtrunka važiavimas?

Įprastai į vakarinę Vokietiją (pvz., Miunchenas) važiuojame apie 12-14 valandų. Į Berlyną trumpiau. Bet tai be sustojimų. Jei reikia operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu, reikia numatyti poilsio laikus vairuotojams. Jie negali važiuoti 20 valandų iš eilės, tai nelegalu ir pavojinga. Taigi, paskaičiuokite dieną kelionės ir dar dieną darbo.

Ar dažnai stojate "spūstyse" (Stau)?

Vokietijoje "stau" yra kaip lietus – numatytas dalykas. Ypač prieš miestus ar statybvietes. Tai gali sužlugdyti visą grafiką. Jei sakome "atvyksime 10:00", o stovi 3 valandas, atvyksime 13:00. Su tuo nieko nepadarysi, reikia kantrybės. Stengiamės važiuoti naktį, kad išvengtumėt spūsčių, bet ne visada įmanoma iškrauti naktį.

Ar ten griežti policininkai?

Labai. Jei vairuotojas užmiega prie vairo arba perkelia dienos normą, baudos milžiniškos. Ir ne tik vairuotojui, bet ir įmonei. Todėl mes stebime vairuotojų darbo laiką (tachografa). Jums tai gali atrodyti kvaila, kad sustojome valandą prieš sieną, bet mes tiesiog laukiame, kad būtų legaliai. Saugumas pirmiau.

Kas daryti, jei gavėjo nėra vietoje?

Tai klasika. Atvažiujame į sandėlį Hamburge, o jis uždarytas. Tuomet prasideda telefonų karas. Jei negalime susisiekti, mašina stovi ir laukia. Jums tai kainuoja pinigus. Todėl patikrinkite du kartus, ar sandėlis atidarytas ar ar kas ten priims krovinį. Niekas nenori važiuoti atgal tuščiomis.

Nesklandumai ir problemos (kai kažkas ne taip)

Ar dažnai gadinate daiktus?

Esu sąžiningas – kartais nutinka. Mes ne robotai. Jei krenta stiklinė lentyna, tai ji susilaužo. Ką daryti? Turime draudimą. Bet geriau, jei brangiausiems daiktams pasirūpinsite individualiu pakavimu. Vieną kartą vairuotojo stabdžiai atsisuko ant raudono šviesoforo, ir visos dėžės nuskrido į priekį. Buvo... ne gražu. Bet išmokom iš to.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Dingsta retai, bet nutikta. Paprastai tai įvyksta iškrovos metu, kai viena dėžė nukeliauta į šalį ir užmiršta. Todėl svarbu skaičiuoti dėžes. Užsikrausime – 50 dėžių. Iškrauname – 50 dėžių. Jei trūksta vienos, ieškome iš karto. Neišsiunčiame vairuotojo, kol nebus sutvarkyta sąskaita.

Ar galite atvežti savaitgalį?

Galime, bet tai kainuoja. Vokietijoje savaitgaliais daug kur draudžiama triukšmauti ir vežti krovinius gyvenamuosiuose rajonuose. Reikia specialių leidimų. Jei tai pramoninis sandėlis, tai be problemų. Bet jei biuras miesto centre, gali tekti laukti iki pirmadienio ryto. Planuokite atsargiai.

Kas su šiukšlėmis (pakavimo medžiagomis)?

Galime išvežti ir susigruzdinti pakuočiuką atgal, arba palikti ten. Jei jums reikia, kad mes viską išvežtume į degutinę, tai papildoma užduotis. Vokietijoje atliekų tvarkymas labai griežtas, negalima tiesiog mesti į krūmynus. Mes tai žinome, todėl nėra problemų susitvarkyti tvarkingai.

Ar vairuotojai yra "normalūs"?

Dirbame su patikimais žmonėmis, kurie važinėja jau metus. Bet jie yra žmonės, gali būti pavargę ar piktų, kai užstringa. Vienas kartas vairuotojas pradėjo garsiai keiktis vokiškai su sargu, nes neleido įvažiuoti. Teko aš kalbėti telefonu ir nuraminti. Bet jis atliko darbą. Nepaisykite to, kad jie gali atrodyti šiurkštūs.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet brangu. Jei jau važiuojame į Duisburgą, o jūs sakote "ne, važiuokite į Štutgartą", tai mes turime sukti ratu. Tas ratas kainuoja kuro, vairuotojo laiko ir baudų už keitimą. Geriau žinoti, kur važiuojame iš pradžių. Galima keisti, tai ne problemų tiesiog techniniu požiūriu, bet piniginis - taip.

Ar verta rinktis pigesnių vežėjų?

Žinote, kaip sako, "skanus cheap'as" (pigus) būna tik mėginyje. Jei kažkas siūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinka, galų gale gali būti, kad jis jūsų krovinį paliks kažkur Lenkijoje ir išnyks. Esu matęs tokių atvejų. Mes turime savo techniką, savo žmones, savo draudimą. Tai kainuoja, bet jūsų daiktai atkeliauja.

Kaip patikrinti jūsų patikimumą?

Galite pažiūrėti mūsų reitingus internete, nors ten dažnai rašo tik tuos, kuriams nepavyko. Galite paprašyti sutarčių pavyzdžių arba draudimo poliso. Mums nėra ką slėpti, dirbame atvirai. Bet geriausias patikrinimas – paprašyti reference (rekomendacijos) iš kieno nors, ką jau pervežėme. Tikrai galite rasti tokių.

Kas nutinka, jei pas mus sulaiko Lietuvoje?

Tai būna reta, bet jei sulaiko dėl technikos gedimo, mes pranešame ir siunčiame kitą mašiną, jei įmanoma. Jei ne, grąžiname avansą arba perduodame kitam partneriui. Mes atsakingi. Tikrai nenoriu girtis (nesu tobulas), bet stengiamės išsisukti taip, kad klientas nepatirtų nuostolių. Vieną kartą technika užgėrė blogą degalą, bet visą tai išsprendžėme per dieną.

Pabaigos ir organizacija

Ar jūs susitvarkote su iškraustymu?

Taip, už tai atsakingi. Iškrauname dėžes į tas patalpas, kur nurodote. Jei reikia padėti ant stalo, padedame. Bet mes neapstatome kambarių dizaineriškai, tiesiog iškrauname. Jei reikia vidinio dizaino, reikia šypsotis ir paprašyti mūsų vairuotojo labai maloniai, gali ir padėti jei nespėja važiuoti toliau.

Ar reikia gerti kavą vairuotojams?

Neprivaloma, bet jei duodate, jie bus laimingesni. Tai tokia tarpininkinė psichologija. Pavargęs vairuotojas kuriam gėrė gerą kavą daro daugiau pastangų nebraižyti grindų su vežimėliu. Smulkmenos bet jos veikia. (Negalima duoti alkoholio aišku tai griežtas draudimas).

Kaip apmokėti likutį?

Paprastai pavedimu prieš išvykstant arba grynaisiais atvykus (nerekomenduojama dėl saugumo). Geriausia sutarti iš anksto. Mums svarbu, kad pinigai būtų gauti, kad galėtume uždaryti reisą. Verslas yra verslas jokių "mokėsiu po mėnesio" nėra.

Kodėl verta rinktis jus?

Kadangi aš čia parašiau šitą ilgą straipsnį (šiaip juokauju). Bet rimtai todėl, kad mes žinome ką darome. Mums ne visada pavyksta idealiai bet mes ištaisome klaidas. Žinome Vokietiją, žinome dokumentus ir žinome, kad operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu yra komandos darbas. Pas mus jausitės ne kaip numeris sąskaitoje, o kaip žmogus, kuriam reikia pagalbos.

Taigi, jei planuojate kraustytis, nerašykite man į messengerį tik "kiek kainuoja?". Duokite man informacijos, aš duosiu jums ramybės. Operatyvus biuro perkraustymas į Vokietiją su logistikos valdymu nėra būtinė kančia, jei viską susitvarkote iš anksto. Pasitikėkite patirtimi, o ne pigiaisiais skelbimais internete, ir viskas gerai pasibaigs.