Operatyvus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilna logistika: kaip išvengti chaoso ant kelio?

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt tris metus, ir vis vien kaskart, kai kažkam tenka operatyvus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilna logistika, matau tą pačią paniką akyse. Vokietija tai ne Lietuva, ten viskas turi būti subalansuota, o jeigu dar ir skubame? Tai tikrai ne iš lengvųjų. Čia ne tik ant ratų užkelti reikia, bet ir supakuoti, pristatyti, o kartais ir susitvarkyti dokumentus, kad muitinėje nešoktų. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsirėžti, kad neprarastum galvos ir, svarbiausia, savo pinigų bei brangios įrangos. Jaučiuosi tarsi senas kareivis, kuris mato, kaip naujokai bėgioja ratu, todėl pasistengsiu papasakoti taip, kaip yra iš tikrųjų, be jokių gražių brošiūrų.

Kaip viskas prasideda: planavimas ir Vokietijos realybės

Kiek iš tikrųjų reikia laiko, kad viskas įvyktų sklandžiai?

Jei jums reikalingas operatyvus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilna logistika, nemanau, kad savaitė užteks. Idealiai – mėnuo, o dar geriau du. Bet esu matęs ir tokią situaciją, kai vadybininkas paskambino trečiadienį, o mes jau sekmadienį kraunėme dėžes į sunkvežimį Miunchene. Tai yra galima, bet tada turi būti pasirengęs tiems papildomiems nervams. Reikia užsibrėžti datą, gauti patvirtinimą iš savo vadovų ir tik tada skambinti mums. Jei spėjote, viskas vyksta kaip paieška, o jei ne – tai gaunasi tiesioginis stresas visiems dalyviams.

Ar mums patys reikia susirūpinti inventoriumi, ar jūs atvežate?

Mes atvežame viską patys. Dėžės, burbuliukinis plėvelės, lipdukai, juostos – nebekreipkite dėmesio į tai. Nereikia važiuoti į vietinį "Bauhaus" ir pirkti pačių pigiausių dėžių, kurios suguls svorio po archyvais. Kai mes įsijungiame "pilną logistiką", tai įskaitia ir medžiagas. Vienintelis dalykas, kurį jūs turite padaryti – tai užtikrinti, kad jūsų žmonės naudoja tas dėžes, o ne meta daiktus ant grindų. Praeitą kartą vienas klientas Hamburge viską pažymėjo kaip "įvairūs", ir mes praleidome pusę dienos spėliodami, kur ten yra vandens cooleris (arba ne jis, o tikrasis kavos aparatas, bet esmė ta pati).

Kas dėl to parkavimo prie pat biuro Vokietijoje?

Tai didžiausia galvos skausmas, galiu jums pasakyti. Vokiečių policija yra griežta. Jei užstojote 3,5 tonų sunkvežimiu gyvenamąją zoną be leidimo, jums ne tik kad gausite baudą, bet ir gali atvežti vilkiką ir nuvežti jūsų krovininį į aikštelę. Mes dažniausiai susirandame būdą, kaip gauti leidimą iš anksto, jei tik žinome adresą. Kartais klientai sako "o ten yra daug vietos", bet kai atvažiuoja vairuotojas, gatvė pilna "Mercedes" ir niekur net netempti. Tikrinkite parkavimą iš anksto, arba mums teks vežti dėžes per pusę miesto.

Ar įmanoma viską padaryti savaitgalį, kad nebevežtume darbo laiku?

Įmanoma, bet tai kainuos. Vairuotojai turi poilsio laiką, o krovėjai nori uždirbti dvigubai šventadieniais. Jei jums tikrai svarbus operatyvus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilna logistika savaitgalį, mes tai padarysime. Bet būkite pasiruošę prie kainos pridėti procentų dešimt ar dvidešimt. Kartais geriau tiesiog pradėti penktadienio vakare ir baigti pirmadienio ryte. Perkelti viską vieną dieną yra išvargianti visiems. Mačiau komandas, kurios dirbo iki 4 valandos ryto, kad tik spėtų į naujus biurus pirmadienį. Įmanoma, bet sunku.

Ką daryti su nereikalingais daiktais, ar juos išvežiate?

Galime išvežti į šiukšliadėžę ar perdirbimo centrą. Vokietijoje atliekų rūšiavimas yra rimtas dalykas, negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Mes paprastai už tai imame papildomą mokestį, nes tai užima laiko nuvežti į reikiamas vietas. Neklauskite vairuotojo, kad jis išmestų tai į mišką – jums to nepadaręs, o baudas mokėsite jūs. Geriau išmesti tai, ko jums nebereikia, dar prieš mes atvykstant. Kodėl turite mokėti už senių spausdintuvų pervežimą?

Ar reikia, kad mūsų darbuotojai kažką darytų?

Idėja tokia, kad jums nieko nereikėtų daryti. Tačiau jei stalčiuose yra slapta dokumentacija ar asmeniniai daiktai, geriau juos pasiimkite patys. Mums nereikia kaltinimų, kad dingo pasas ar pinigai. Taip pat, išvalykite stalus. Jei paliksite ten sumuštinį, jis bus supakuotas ir po savaitės atvyks žalias ir mėlynas (n nebent jūsų darbuotojai mėgsta tokį maistą, bet abejoju). Geriau, kad jūsų komanda dirbtų, o mes padėsime fiziškai.

Pinigai, kainos ir biuro perkėlimas iš Vokietijos paslaptys

Kodėl kainos tokios skirtingos pas skirtingus vežėjus?

Nes kai kurie siūlo tiesiog sunkvežimį su vairuotoju, o kiti – "pilną servisą". Jei norite, kad mes supakuotume, išpakuotume, išmontuotume kompiuterius ir vėl surinktume, tai yra darbas. O darbas Vokietijoje kaip ir visur kainuoja. Be to, draudimas. Pigūs pervežėjai dažnai turi minimalų draudimą. Jei jie numes jūsų serverinę spintą, ar jums padengs 50 tūkstančių žalą? Tikriausiai ne. Mes skaičiuojame riziką. Operatyvus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilna logistika tai ne tik vairavimas, tai ir atsakomybė.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeina, bet patikrinkite limitus. Standartinis CMR draudimas yra bazinis. Biuro technikai reikalingas "visų rizikų" draudimas. Prisimenu vieną klientą Frankfurte, kuris sutaupė 200 eurų ant draudimo, o tada sunkvežimyje proplyšo vamzdis ir lietaus vanduo užliejo visus dėžes. Žala buvo tūkstančiais. Jis negavo pilnos kompensacijos. Nebūkite toks vyras. Klauskite apie IT įrangos ir vandens žalos draudimą. Poliso detalės svarbiau už kainą ant lankstinuko.

Kas yra "pilna logistika" ir ar tikrai to reikia?

Pilna logistika reiškia, kad mes ne tik vežame. Mes planuojame, žymime, krauname, vairuojame, iškrauname, išpakuojame, surinkome baldus ir išvežiame šiukšles. Tai raktas į ranką. Jei turite mažą biurą, galbūt to nereikia. Bet didelėms korporacijoms taip. Tai išgelbės jūsų vadovus nuo išdegimo. Leiskite mums rūpintis burbuliukų plėvele.

Ar gali būti papildomų mokesčių, apie kuriuos nesakote pradžioje?

Sąžiningai sakant? Kartais gali būti. Jei mes atvykstame, o lifto nėra, ir teks neštis 4 aukštus pėsčiomis, tai kainuos papildomai. Jei sunkvežimis turi laukti 4 valandas, nes jūs praradote raktus nuo naujo biuro, tai laukimo mokestis. Mes stengiamės įvertinti viską iš anksto, bet realybė vietoje gali keistis. Mes esame atviri, bet negalime numatyti sugedusio lifto ar užblokuotos aikštelės. (Tikrai stengiamės, bet technika yra technika).

Kaip susitvarkoma su mokėjimu, iš karto ar po perkėlimo?

Paprastai imame avansą, kad užsibrėžtume datas ir užsakytume medžiagas. Likusią dalį sumokate atvykus arba per nustatytą laikotarpį, pvz., 14 dienų, priklausomai nuo sutarties dydžio. Esant labai greitiems, operatyviems perkėlimams, galime reikalauti visos sumos iš karto, nes mums reikia sumokėti subrangovams. Grynaisiais pinigais šiomis dienomis tokios sumos retai kas moka, pavedimai yra standartas. Pateikiame sąskaitas su PVM, žinoma.

Ar galima sutaupyti, jei patys supakuosime dėžes?

Taip, galite sutaupyti ant darbo rankų. Bet turite tai daryti teisingai. Jei į dideles dėžes įmesite sunkias knygas, dugnas iškris. Jei neuždarysite gerai, turinys išbirs. Mačiau "savarankiškai supakuotus" perkėlimus, kur klientas tiesiog viską metė į maišus. Mums užtruko ilgiau tokius krauti, nei jeigu mes būtume pakavę patys. Taip, sutaupote pinigų, bet praradote laiko ir saugumo. Ar verta? Gal ne, kai kalbame apie brangią įrangą.

Technika, baldai ir kaip nieko nesudaužyti kelyje

Kaip perkeliate serverius ir jautrią IT įrangą?

Tai yra kritiška vieta. Mes naudojame antistatines maišelius ir specialias dėžes. Serveriai turi būti išjungti teisingai, o ne tiesiog ištraukti iš lizdo. Kiekvieną laidą pažymime. Idealiu atveju jūsų IT specialistas važiuoja su mumis arba sutinka abiejuose galuose. Jei jums reikia operatyvus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilna logistika su IT dalyviu, mes susideriname su jūsų administratoriais. Mes ne metame serverius į kėbulo galą; jie yra priveržti prie amortizatorių. Vienas smūgis gali sugadinti standųjį diską.

Ar išmontuojate ir vėl surenkate baldus?

Žinoma, standartinius stalus ir kėdes mes nustumame. Sudėtingesnius priėmimo stalus ar nestandartines konferencijos stalius gali reikti staliaro, bet paprastai mūsų vyrai su tuo susitvarko. Varžtus ir detalės laikome pažymėtame maišelyje. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą ir rasti maišelį maišytais varžtais. (Ypač kai rytoj jau turi dirbti). Mes darome nuotraukas, kaip tai buvo surinkta, kad padėtume surinkti atgal.

Kas su sektoriniais baldais (skydeliais), ar juos lengva pervežti?

Skydeliai yra blogiausias daiktas. Jie sunkūs, keisti formos ir trapūs. Jie lengvai įsibrėžia. Mes juos visiškai uždengiomis antklodėmis. Kartais tenka išmontuoti rėmą. Jei jie yra iš stiklo, reikia ypatingo akimumo. Nekitikite, kad perkelsite visą aukštą skydelių per valandą. Tai trunka. Jei skubsite čia, galiausiai nusipirksite naujus sienas. Kantrybė čia yra raktas.

Ar reikia išsiųsti brangius daiktus atskirai?

Mažos vertybės kaip pinigai, juvelyriniai dirbiniai ar svarbūs kontraktai turėtų būti pas jūs asmeniškai. Mes yra patikimi, bet kodėl rizikuoti? Taip pat, jei turite jautrių duomenų standžiuosiuose diskuose, gal juos užšifruoti ar paimti su savimi mašina. Per sienos patikriną ar atsitiktinę inspekciją dėžės gali būti atidarytos. Jei turite slaptų dokumentų, laikykite juos pas save. Tai saugumo priemonė.

Ar saugu leisti jums pervežti mūsų archyvą?

Archyvai yra sunkūs. Labai sunkūs. Mes naudojame specialias archyvines dėžes, kurios skirtos svoriui. Taip pat jas numeruojame, kad išlaikytumėte tvarką. Nėra rizikos, kad popierius bus pažeistas, nebent bus gaisras ar potvynis (ką draudimas apima). Pagrindinė rizika yra sumaišyti tvarką. Jei turite sistemą, pasakykite mums. Mes gerbiame abėcėlę. ( nebent jūsų sekretorė jau viską sumaišė anksčiau, tuomet mums padėti sunku).

Kas nutinka, jei pervežimo metu kažkas susmulkinėja?

Tai atsitinka. Retai, bet atsitinka. Mes užpildome žalos protokolą vietoje. Nepasirašykite pristatymo dokumentų, kur parašyta "viskas gerai", jei matote sulaužytą stalą. Užrašykite tai. Tada mes apdorojame prašymą draudimo kompanijai. Jei pasirašote be patikrinimo, mes negalėsime jums padėti vėliau. Patikrinkite baldus, kol sunkvežimis dar stovi. Kai vairuotojas išvažiuoja, sunku įrodyti, kad tai ne jūsų darbuotojai sulaužė vėliau.

Kelionė, vairuotojai ir dokumentai (CMR, TIR ir pan.)

Ar mums reikia rūpintis muitinės deklaravimu?

Kadangi mes perkeliame ES viduje (jei į Lietuvą), paprastai muito mokesčių nėra judančių daiktų. Tačiau jums reikės prekių sąrašo su verte. Jei keliate į ne ES šalis, tai kita istorija. Bet maršrutu Vokietija-Lietuva tai vidinė prekyba. Vis tiek gali būti policijos patikrinimų. Jie nori pamatyti, kad mes nevežame vogtų daiktų ar prekių pardavimui be PVM. Mes tvarkome CMR, bet jūs pateikiate inventoriaus sąrašą.

Kiek laiko trunka kelionė patys?

Berlynas į Vilnių yra apie 12-14 valandų vairavimo, bet su poilsiais ir krovimu, tai paprastai dviejų dienų kelionė. Vairuotojai privalo ilsėtis pagal įstatymus. Jei tikite, kad jie gali važiuoti be sustojimo, jūs klauskate bėdos ir avarijos. Mes planuojame maršrutą taip, kad išvengtume spūsčių, ypač aplink Varšuvą. Kartais reikia kelti, jei važiuojame jūra, bet dažniausiai važiuojame per Lenkiją ar Baltarusiją (priklausomai nuo dabartinių sankcijų/maršrutų). Planuokite 2-3 dienas nuo durų iki durų.

Kas, jei vairuotojas nemoka lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ar angliškai. Vokiškai taip pat dažnai. Jei turite specifinius nurodymus, užrašykite juos angliškai arba, dar geriau, atsiųskite man iš anksto, ir aš išversiu. Mes paprastai turime koordinatorių, kuris kalba kliento kalba. Nesupratimai įvyksta, kai žmonės tikisi rankų kalbos. Paprastas "padėk čia" gali tapti "palik tai lauke", jei nebus aiškiai susitarta. Mes vengiame to.

Ar galima sekti, kur yra mūsų krovinys?

Taip, dauguma sunkvežimių turi GPS. Galiu atsiųsti jums nuorodą arba tiesiog parašyti poziciją žinute. Bet prisiminkite, vairuotojas gali būti "mirusiojo zonoje" arba miegoti. Nepanikuokite, jei taškas nejudėja 8 valandų – jie ilsisi. Skambinti vairuotojui kas valandą yra erzinantis ir pavojinga. Pasitikėkite procesu. Jei yra vėlavimas, aš paskambinsiu jums. Jums nereikia stalkinti sunkvežimio.

Kas dėl avarinio situacijų plano, jei sugedžia sunkvežimis?

Mes turime partnerių visur. Jei sunkvežimis suges Lenkijoje, mes siunčiame kitą, kad perkeltų krovinių. Tai vėlina dalykus, bet jūsų daiktai nebus palikti kelyje. Nauji sunkvežiai tiesiog taip lengvai nebegęsta, bet padangos prošokuoja. Mes turime atsargines padangas ir aptarnavimo sutartis. Svarbiausia nepanikuoti. Mes sprendžiame logistikos problemas kasdien. Sugedimas yra tiesiog antradienis mums.

Ar reikia ruošti specialų pristatymo protokolą?

Tai padeda. Jei turite naujo biuro plano, kur parodyta, kur yra kiekvienas skyrius, pasidalykite. Mes galime pažymėti dėžes pagal kambarius. "Žmogiškieji ištekliai", "IT", "Finansai". Tada paskirtyje mes tiesiog padėsime dėžę į reikiamą kambarį iš karto. Tai sutaupo jums laiko vėliau stumdyti dėžes. Jei plano neturite, mes viską išmesime didžiausioje salėje, ir jūs rūpinsitės tuo. (Nors mums visada geriau, kai yra planas).

Kodėl verta rinktis jus o ne pigų "skrajūną" iš skelbimų?

Nes aš atsiliepiu į telefoną 10 valandą vakare, jei yra problema. Kadangi mes dirbame jau 23 metus, mes žinome, kurios Vokietijos kelios uždarytos. Kadangi mums rūpi reputacija. Pigūs vaikinai paims jūsų pinigus, mes daiktus sumes į drėgną sunkvežimį ir išnyks. Mes čia ilgam. Operatyvus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilna logistika reikalauja partnerio, o ne tik vairuotojo. Jūs mokate už ramybę.

Išvada

Apibendrinant, operatyvus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilna logistika nėra paprasta užduotis, jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai. Reikia pasiruošimo, gerų partnerių ir kantrybės. Neklauskite tik mažiausios kainos, klauskite apie draudimą ir patirtį. Aš esu matęs daug perplėštų baldų ir prarastų dokumentų dėl to, kad žmonės norėjo sutaupyti 50 eurų. Pasirinkite kokybę, ir jūsų įmonė greičiau atsistos ant kojų naujoje vietoje be nereikalingo streso.