Operatyvumo užtikrinimas biuro kraustymo paslaugose į Vokietiją: kas tik vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – ką tik rašote savo verslo planą jau seniai viskas pasikeitė. Operatyvumo užtikrinimas biuro kraustymo paslaugose į Vokietiją skamba kaip kažkas labai oficialiai ir gražiai iš mūsų vadybininkų burnų, bet realybėje tai yra tiesiog nuolatinis stresas, telefonų skambėjimas ir bandymai išsiversti su tuo, ką duoda keliai. Vokietija arti, tačiau jų tvarka ir mūsų supratimas apie tvarką kartais skirtis kaip dangus ir žemė. Čia ne tik apie tai, kad pakrovėte stalus ir išvažiavote, tai apie tai, kad tas stalas turi ten nukeliauti sveikas ir laiku. Dažnai klientai galvoja, kad tai yra paprasta logistika, bet ne, čia yra sudėtingas mechaniškas procesas, kurį gali sugadinti blogas oras, užstrigęs sunkvežimis ties Kaunu ar tiesiog blogai pritvirtinta spinta. Tie, kurie mano, kad viskas vyksta kaip pasakose, greitai nusivilia, todėl reikia žinoti realią situaciją iš vidaus.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kada reikia pradėti galvoti apie kraustymą?

Nekalbėkime apie tuos, kurie skambina pirmadienį ir nori išvykti trečiadienį. Tai būna siaubas. Idealų atveju jei kalbame apie operatyvumo užtikrinimą biuro kraustymo paslaugose į Vokietiją, reikia pradėti bent prieš mėnesį, o geriau dvi. Tada mes spėjame susitarti dėl datų, paruošti dokumentus ir, kas svarbiausia, iš anksto įvertinti, kiek mums tikrai reikės mašinų. Kartais atrodo, that daiktų mažai, bet kai pradedame dėti į krepšius, pasirodo, kad reikia dar vieno sunkvežimio.

Ar tikrai reikia inventorius?

Žinoma, galima ir be jo, jei norite rizikuoti. Kai atvykstate į Vokietiją ir sulaikomas muitinėje arba dingo dėžė su svarbiais dokumentais, tuomet inventorius gelbsti galvą. Be jo mes tikrai užtikrinsime procesą, bet ne atsakomybę už turinį. Vieną kartą turėjome klientą iš Vilniaus, kuris tikrai įsitikinęs, kad viską įsiminė, bet paskui trūko trys serveriai, tai buvo nerealu situacija.

Kas daryti su dokumentais?

Visus dokumentus reikia turėti su savimi, o ne dėžės dugne. Sutartis, krovinių sąrašas, draudimas – viskas turi būti pas vairuotoją. Vokietai mėgsta tvarką, jei trūksta popieriaus, gali uždelsti visą procesą valandomis. Ypač jei ten yra technika ar duomenys.

Ar padėsite supakuoti?

Tai mūsų darbas, tačiau jei jūs pats susipakuosite mažiau vertingus daiktus, tai pasikeis kaina. Mes turime savo dėžes, burbulius, o jei reikia specialių dėžių serveriams ar taisymams, tai reikia tai pranešti iš anksto. Operatyvumas priklauso ir nuo to, kaip greitai mes susitarsime dėl medžiagos.

Ką daryti su pavojingais atliekomis?

Tuos dalykus mes nevežame. Spalvas, tepalus, chemikalus – tai ne mūsų problema. Vokietija labai griežta dėl aplinkos, jei mus sulaikys su tokiomis atliekom be leidimo, baudos bus milžiniškos. Geriau susitvarkykite tai čia, Lietuvoje, pagal tvarką.

Kelionė į Vokietiją: keliai ir problemos

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklauso nuo to, kur važiuojame. į Berlyną ar Hamburgą tai viena, o į Miuncheną arba toliau į pietus – visai kas kita. Be to, reikia atsižvelgti į poilsio laikus. Vairuotojas negali važiuoti 20 valandų iš eilės, tai nebe tas laikas. Vidutiniškai tai 1-2 dienos, bet su įkrovim ir iškrovimu gali užtrukti ilgiau.

Kas daro, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes kviečiame techninę pagalbą. Jei mes dirbame su operatyvumo užtikrinimu biuro kraustymo paslaugose į Vokietiją, turime pasirūpinti, kad netoli būtų pagalba. Vakar pavyzdžiui, netekėjo padangos ties Poznane, tai praradome keturias valandas, bet klientui sakėme tiesiai – vėluosime, nes nieko negalime padaryti.

Ar keliai Vokietijoje geri?

Daugiau ar mažiau taip, yra vietų kur statomos darbos. Autobahnai puikūs, bet ten reikia vairuoti atsakingai. Jei mūsų mašina užstrigs spūstyje, kurių ten nemažai, tai ne mūsų kaltė. Operatyvumas sumenka, bet mes visada skambinam ir pranešame.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius?

Taip, Vokietijoje yra mokesčiai už sunkvežimius (MAUT). Jį apmoka pervežėjas, tai ne jūsų rūpestis, bet svarbu žinoti, kad toks dalykas egzistuoja ir įeina į sąmata. Kartais klientai klausia, kodėl brangu, o ten tie papildomi mokesčiai, kurie tiesiog būtini.

Kas daryti, jei užstrigame pasienyje?

Šiuo metu Lietuva ES, tai techninių patikrų nėra, bet jei kas nors nutiko, arba yra koks nors nesusipratimas su dokumentais, tai stovime. Reikia turėti kantrybės. Pasienio zonos dažnai pilnos, ypač po švenčių, tai geriau neplanuoti atvykimo paskutinę minutę.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kaip susiformuoja kaina?

Tai ne fiksuota suma. Žiūrime tūrį, atstumą, kiek žmonių reikia iškrovimui Vokietijoje. Jei reikia nešti daug daiktų į penktą aukštą be lifto, kaina šokteln. Taip pat įeina kuras, mokesčiai ir darbo užmokestis. Operatyvumo užtikrinimas biuro kraustymo paslaugose į Vokietiją turi savo kainą, kurią sunku numatyti iš karto.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Galima, jei tiksliai žinome, ką vežiame. Jei pasikeičia planai vietoje arba daugiau dėžių nei numatėme, kaina gali keistis. Mes stengiamės būti sąžiningi, bet ir mūsų laikas turi vertę. Vieną kartą teko dirbti dvigubai ilgiau be papildomo mokėjimo, tai mums neapsimokė.

Kokia yra avanso suma?

Įprasta reikalauti 30-50 proc. avansą, kad galėtume užsakyti mašiną ir žmones. Be avanso mes nepradedame darbo, tai yra garantas, kad klientas nepadingi. Vokietijos projektai reikalauja išlaidų iš anksto.

Ar imama už delspinigius?

Jei vėluojame mums – taip, kompensuojame. Jei vėluojate jūs ir priveršiate laukti mūsų komandą Vokietijoje, turėsite sumokėti laukimo laiką. Vairuotojų ir krovikų valandos nemokamos.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Dažniausiai sutarta dalis sumokama prieš išvykstant, likusi po iškrovimo. Galima ir pervedimu, bet reikia, kad pinigai "ateitų" prieš mes iškrauname paskutinę dėžę. Niekas nenori vėliau gaudyti pinigų iš užsienio.

Vokietijos specifika: muitinė ir taisyklės

Ar reikia eiti per muitinę?

Jeigu tik keliate biuro reikmenis iš vienos įmonės į kitą (tai yra perkėlimas), tai muitinės deklaravimas nereikalingas, turi būti TRL sąrašas (prekių, skirtų laikinam naudojimui, sąrašas). Bet jei ten yra prekės, kurios bus parduodamos, tai tai jau kita istorija ir reikia EMCS deklaracijos. Sunku sekti tas visas abreviatūras, bet mūsų buhalteriai žino.

Kas yra „Gefahrstoff“?

Tai pavojingos medžiagos. Vokietai ant dėžių mėgsta rašyti pavojingumo ženklus. Jei turite daug spaudos kasetių ar valymo priemonių, tai gali būti traktuojama kaip pavojingas kroviniui. Geriau tai iš anksto pasakyti, kad mes žinotume, kaip saugiai tai supakuoti.

Ar galima vairuoti miestuose bet kada?

Daug kur Vokietijos miestuose yra apribojimai sunkvežimiams (Umweltzone). Reikia žaliąją kortelę. Be jos gausite baudą, o mes negalėsime pristatyti kroviniuo į centrą. Visada reikia patikrinti, ar mūsų mašina turi teisę važiuoti į konkretų rajoną.

Ar sunku susirasti vietą stovėjimui?

Milžiniška problema, ypač Miunchene ar Frankfurte. Reikia iš anksto susitarti dėl laikinos vietos prie pastato. Kartais teka statyti mašiną toliau ir viską nešti per rankas. Tai valandas trukdantis procesas, kuris sužlugsto operatyvumą, jei neplanuojame iš anksto.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Po iškrovimosi lieka pakuočių, dėžių. Negalima tiesiog tai išmesti į gatvę. Vokietija turi griežtas šiukšlių rūšiavimo taisykles. Mes dažnai vežame šiukšles atgal į Lietuvą, nes ten pigiau ir lengviau jas išmesti nei čia, ten ieškoti specialių konteinerių.

Biuro technika ir brangūs daiktai

Kaip pervežti kompiuterius?

Jie turi būti išjungti, (labai svarbu, kad nebūtų įjungti), uždaryti į originalią arba kitą tvirtą pakuotę. Monitoriai sukliaujami į specialias putlas. Negalima dėti vieno ant kito be apsaugos, bus nulūžę ekranai.

Ar draudžiate techniką?

Taip, ir tai būtina. Technika brangi, o įvykiai kelyje nutinka. Žalos atlyginimas pagal CMR konvenciją ribojamas, todėl rekomenduojame papildomą draudimą brangiems daiktams. Operatyvumo užtikrinimas biuro kraustymo paslaugose į Vokietiją apima ir šią rizikos valdymo dalį.

Kas su serveriais?

Tai svarbiausias dalykas. Juos reikia išjungti (kaip ir turi būti) ir pažymėti. Jei ten yra duomenų, jie yra vertingesni už patį serverį. Rekomenduoju klientams patys juos paimti su savimi, jei įmanoma, arba sekti mūsų mašiną. Aš asmeniškai niekada nebūčiau patikėjęs svarbiausiu serveriu svetimiems, nors ir dirbu šioje srityje.

Ar galite sujungti techniką vietoje?

Mes turime techniką, kuri gali padėti sujungti kompiuterius ir spausdintuvus, bet mes ne IT specialistai. Jei reikia konfigūruoti tinklus, serverius, geriau pasikviesti IT žmones iš jūsų firmos. Mūsų darbas yra fizinis pervežimas.

Kaip elgtis su seifais?

Seifai yra sunkūs. Reikia žinoti tikslų svorį. Kartais reikia specialios technikos arba stiprių krovikų, kad nenukristų nugaros. Jei seifas pritvirtintas prie sienos, tai dar papildomas darbas jį nuimti. Vieną kartą teko laužti grindis, nes seifas buvo per didelis durims.

Pabaiga: išsikraunimas ir pavėlavimai

Kas vyksta, kai atvykstame į vietą?

Pirmiausia patikriname, ar viskas tvarkoje, ar nenukrito dėžės kelyje (retai, bet būna). Tada pradedame iškrovimą. Reikia, kad klientas arba jo atstovas būtų vietoje, kur nurodytų, kur stąti lentynas, kur stalus. Negalima tiesiog visiškai mesti visko kambario viduryje.

Ar padedate surinkti baldus?

Taip, tai įeina į paslaugas. Atsukame, surenkame lentynas, stalus, darbo vietas. Žinoma, jei baldai seni ir sugadinti, gali būti sunku surinkti, bet stengiamės maksimaliai. Tai dalo dalis, kad biuras veiktų kitą dieną.

Ką daryti, jei klientas vėluoja?

Laukiame. Bet jei laukiame per ilgai (pvz., pusę dienos), tai pradedame skaičiuoti stovėjimo valandas. Vokietijoje stovėjimas brangus, o mūsų vairuotojai turi grįžti. Čia tiesiog reikia supratimo iš abiejų pusių.

Ar galima iškrovą nukelti į kitą dieną?

Galima, bet brangu. Jei mašina sėdi vieną naktį, tai mokate už laiką ir vairuotojo apgyvendinimą. Geriausia viską daryti viena diena, tačiau kartai pats pastatas neleidžia iškrauti naktį dėl triukšmo, tai tenka pritaikyti.

Kaip užtikrinti, kad nieko nebus pavogta?

Mes dirbame su patikimais žmonėmis, bet visada rekomenduoju, kad brangiausius daiktus klientas pasižiūrėtų pats arba užrakintų atskirai kambarioje. Didžiojoje dalyje viskas vyksta gerai, bet pasaulis nėra tobulas, todėl operatyvumo užtikrinimas biuro kraustymo paslaugose į Vokietiją reiškia ir atsakomybės pasidalijimą.

Kas nutinka su pakuotėmis po to?

Visas dėžes, burbulus, juostas surenkiame ir galima išvežti su savimi arba palikti jums išmesti. Dažniausiai klientai nori, kad mes išvežtume šiukšles, kad biuras atrodytų švarus ir paruoštas darbui. Tai toks galutinis akcentas.

Trumpai tariant, sėkmė priklauso ne tik nuo mūsų, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Jei viską suplanuojame ir nebus nepageidaujamų netikėtumų, viskas vyks sklandžiai, nors be streso šioje srityje išvis neina.

Išvada

Galiausiai, operatyvumo užtikrinimas biuro kraustymo paslaugose į Vokietiją nėra tikrai paprasta užduotis, kurią padaro vienas paspaudimas. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės, tikslumo ir bendro supratimo. Nors aš čia parašiau daugiau problemų nei pagyrų, tai būtent realus vaizdas. Kai viskas susideda, biuras atidarymas kitoje šalyje tampa dideliu laimėjimu, o mūsų darbas yra tam padėti. Svarbiausia yra nieko neslėpti ir kalbėti tiesiai, tada bus geriausiai.