Nuoseklus biuro baldų pervežimo planas į Vokietiją: kas daro patirties 20 metų

Sveiki, sėdžiu čia ir galvoju, kad dar vienas biuro išsikraustymas man niekada nepabos, o jums turbūt kyla šaltos kūnos drebėjimas. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir matyau viską – nuo idealiai sudarytų sąrašų iki tų, kai vairuotojas gaišta valandas bandydamas rasti neegzistuojantį įvažiavimą. Jei jums dabar reikalingas nuoseklus biuro baldų pervežimo planas į Vokietiją, geriau užsidėkite kančios diržus, nes Vokietija nėra vieta kur "kažnors kaip nors". Ten tvarka ir taisyklės yra religija, o mūsiškiai dažnai to pamiršta, kai spaudžia terminai. Rašau šią gido ne kaip mokslinį darbą, o kaip tiesioginį pokalbį apie tai, kas iš tikrųjų laukia kelyje, kad nesusuktumėte galvos su muitinės ar dėžių trūkumu.

Kaip viską pradėti ir neprašauti (Planavimas)

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį pervežimą?

Nesakykite man, kad nusprendėt šeštadienį, o norite važiuoti pirmadienį. Geras nuoseklus biuro baldų pervežimo planas į Vokietiją privalo būti parengtas mažiausiai prieš savaitę-dvi, o geriau mėnesį. Reikia laiko rezervuoti mašiną, nes geros furos yra užimtos, o ne laukia pas jus kieme. Be to, dokumentų surinkimas ir išankstinis inventorius pasiimia daugiau laiko nei įsivaizduojate, tad nedarykite viską paskutinę minutę, tada tikrai brangs.

Ar verta kviesti ekspertus ar patys suorganizuoti vairuotoją?

Žinau, visiems norima sutaupyti pinigų, o tada vadovas eina krauti pats su sekretore. Pasitikėjimas savo jėgomis yra gerai, bet biuro baldai ne tas pats, kas kelkite kotedižo sofas. Profesionalai turi įrangą – kėbulus, juostas, apsaugas. Jei bandysite patys, didelė tikimybė, kad sugadinate brangų stalą ar nusileidžiate nugarą. O vėliau gydymas kainuoja daugiau nei krautuvo nuoma.

Kas tas "inventorius" ir kodėl jis toks svarbus?

Tai tiesiog sąrašas to, ką vežate, bet vokiečiams tai šventas dokumentas. Turi būti parašyta kiek stulų, kiek kėdžių, kiek dėžių. Jeigu sąraše rašo "10 dėžių su reikmenimis", o prie sienos stovi 11, muitinės pareigūnas gali sukelti didelį triukšmą. Geriau parašykite mažiau nei daugiau, nes netikslumai sukelia įtarimų. Būkite tikslūs, tai jums padės išvengti nemalonių pokalbių sienos šone.

O jeigu mes nežinome tikslaus dėžių kiekio?

Tai normalu, kad nežinote iki paskutinės dienos, bet turėtumėte numatyti apytikslį skaičių. Paskutinėmis dienomis visada pasirodo papildomų dalykų, kurių nebuvo planuota. Aš visada sakau klientams – pridėkite prie sąrašo 10-15 proc. rezervo. Tada, jei kažką pamiršote užrašyti, nebus problemų, o jei nebeužteks vietos, tai jau bus kitas (brangesnis) reikalas.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į Vokietiją?

Savaime aišku, kad krovininė mašina turi visus tarptautinius leidimus, bet o jeigu jūsų biuras yra miesto centre, kur yra "Umweltzone" (ekologinė zona)? Tada reikia žaliąją kortelę (Umweltplakette). Be jos nevažiuosite į daugumą Vokietijos miestų, o jeigu važiuosite – gausite didelį baudą. Štai tokių smulkmenų dažnai nepamirštama, o jos gali sustabdyti visą procesą prie miesto vartų.

Baldai, technika ir kaip juos nesugadinti (Pakavimas)

Ar reikia išmontuoti visus biuro stalus?

Beveik visada taip. Dideli staliniai skydai užima labai daug vietos, jei juos paliekate surinktus, be to, jie lengvai įsibrėžia. Išmontuoti stalus yra pigiau nei vežti juos surinktus, nes telpa daugiau krovinių į tą pačią mašiną. Kojas reikia uždėti atskirai, o skydus uždengti storu gofruotu kartonu. Pasitikėkite manimi, vairuotojas bus dėkingas, kad jam nereikės žaisti "Tetrio" su dideliais stalais.

Kaip saugiai supakuoti IT techniką ir serverius?

Tai, turbūt, svarbiausia dalis. Kompiuterius, monitorius ir ypač serverius negalima tiesiog mesti į dėžę. Geriausia, jeigu turite originalias pakuotes, bet jei ne – reikia daug putų plastiko ir burbulių plėvelės. Monitoriai dažnai lūžta būtent dėl to, kad ant jų užgula kitas krovinių. Serverius reikia imti ypatingai atsargiai, jie jautrūs net smūgiams. (Čia aš tikrai patariu ne taupyti ant pakavimo medžiagų).

Ką daryti su labai sunkiais seifais ar spintomis?

Tokia situacija: atvažiavome, o seifas sveria 300 kilogramų ir yra be raktų. Aš jaučiuosi, kai matau tokius dalykus. Reikia žinoti iš anksto, ar galima jį išmontuoti, ar reikia specialios technikos. Jeigu seifas turi eiti kaip visa dalis, reikia užtikrinti, kad vairuotojas turi pakėlėją (krautuvą) su pakankama keliamąja galia. Nenukelkite to patys, nugaros neatsistatys.

Ar galima vežti biuro augalus?

Taip, galima, bet tai papildomas galvos skausmas. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl augalų importo, reikia fitosanitarinių pažymų, jeigu tai yra retos rūšys. Paprastus fikusus paprastai praleidžia, bet jeigu bus žemės ar vabzdžių – gali būti problema. Be to, augalams žiema kelyje gali būti per šalta, jeigu mašina nešildoma. Verta pagalvoti, ar nera pigiau nusipirkti naujų Berlyne.

O tapybos ant sienų? Ar jas reikia nuimti?

Priklauso nuo to, kiek jums brangios tapybos. Jeigu tai brangūs kūriniai, geriau juos demontuoti ir supakuoti į specialias dėžes. Jeigu paliksite ant rėmų, kelionės metu jos gali nukristi įstrižai ar susižeisti nuo virpesių. Aš mačiau, kaip po 1000 kilometrų atrodė paveikslas, kuris nukrito ant grindų – nelabai grožis. Geriau investuoti valandą laiko į nuėmimą.

Kelionė, vairuotojai ir vokiškas tvarka (Logistika)

Kiek laiko užtrunka važiuoti iki Vokietijos?

Teoriškai, į Miuncheną ar Berlyną važiuojama apie 12-14 valandų, tai yra, jeigu niekas neapsileidžia. Bet realybėje: užtrunka ilgiau. Reikia skirti laiko poilsio pertraukoms (vairuotojai turi taisykles), o taip pat galima užstrigti eismo spūstyse, ypač prie Dresdeno arba kai kertami sienos kontrolės taškai. Neskubėkite su grafiku, geriau planuokite su atsarga.

Ar vairuotojas padės iškrauti biurą?

Čia labai svarbu susitarti iš anksto. Kai kurie pasiūlymai yra tik "nuo durų iki durų", tai yra, vairuotojas atveža ir nuleidžia ant grindų, o jūs turite patys nutempti į aukštą. Jeigu reikalinga pagalba su krovimu, reikia tai užsakyti kaip "krautojimo paslaugas". Neklauskite vairuotojo atvykus, ar jis padės – jis gali būti tiesiog pavargęs arba neturėti tokio sutarties.

Kas dėl to "Umweltzone" – ar tikrai tikrina?

Tikrai, ir tai ne šiaip sau. Vokietai turi kameras miestuose, kurios skaito numerius. Jeigu jūsų mašina neturi tos žaliosios kortelės, gausite baudą į namus po kelių savaičių. Patikrinkite iš anksto, į kurią zoną važiuojate. Nėra nieko keisčiausio nei aiškinti vokiečiui policininkui, kad "mes nežinojome". Jums bus įdomu, kiek greitai jis sugebės parašyti sprendimą.

Kas jei vairuotojas užstrigs sienoje arba sugenda mašina?

Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Tada reikia skubios pagalbos. Geriausia, jeigu pervežimo kompanija turi draudimą ir pagalbos tarnybą Vokietijoje. Mes, pavyzdziui, turime kontaktus vietinių vilkikų. Jeigu mašina sustoja, reikia veikti greitai, kad nedelstų visas biuro atidarymas. (Tikrai vilties nereikia mesti, bet stresas garantuotas).

Ar galima sekti kur yra mano krovinius?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS sekimą. Tai labai padeda, kai vadovas skambina kas valandą ir klausia "kur jūs?". Naudokite tą funkciją, bet nespauskite vairuotojui kas 10 minučių. Jam reikia koncentruotis kelyje, o ne atsiliepinti į žinutes. Geriau susitarti dėl pranešimų laiko – pavyzdžiui, jums praneš, kai bus 100 km iki atvykimo.

O jeigu reikės įvežti į aukštą be lifto?

Tuomet prasideda tikras siaubas. Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet jei ne, reikia organizuoti kėbulus su kranu arba nešėjais. Tai kainuoja papildomai ir užima daug laiko. Iš anksto pasiklauskite savo nuomininko Vokietijoje apie patogumus. Nešioti 50 kilogramų spintą 4 aukštus pėsčiomis nėra mano svajonė, ir tikrai ne jūsų vairuotojo.

Dokumentai, muitinė ir pinigai (Burokratija)

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už pervežimą?

Jei vežate tarp ES šalių (Lietuva – Vokietija), tai tai yra vidinės prekybos operacija. Svarbu, kad abiejų įmonių PVM mokėtojų kodai būtų teisingi ir veikiantys. Jeigu kodas neteisingas, Vokietijos muitinė gali reikalauti sumokėti Vokietijos PVM, o tai yra 19 proc. Patikrinkite tuos kodus du kartus prieš išvykdami.

Kokius dokumentus privalo turėti vairuotojas?

Baziniai dalykai: CMR važtaraštis, sąskaita-faktūra (invoice), pakavimo sąrašas (packing list). Be šių trijų dokumentų jūs niekur nepraeisite net 100 metrų. Sąskaitoje turi būti aiškiai parašyta, kad tai yra "biuro baldų pervežimas", o ne dovanos ar asmeniniai daiktai. Muitinės pareigūnai mėgsta aiškumą, o ne "kažką panašaus".

Kas jeigu trūksta dokumentų arba jie blogai parengti?

Tada laukiate sienoje. Gali būti, kad praleisite su įspėjimu, o gali būti, kad privers sugrįžti atgal arba baudžia. Vieną kartą teko laukti 6 valandas Lenkijoje-Vokietijoje sienoje, nes vienas skaičius sąskaitoje nesutapo. Nerašykite dokumentų "ant kelio", tai blogas įprotis. Juos turi paruošti logistikos vadovas dar Lietuvoje.

Ar gali muitinė patikrinti viską krovinyje?

Taip, jie turi teisę atidaryti mašiną ir patikrinti kiekvieną dėžę. Tai daro atsitiktinai, bet jei jų įtarimą kelia kažkas (pvz., netikslus sąrašas arba "įtunusi" mašina), tikras patikrinimas tikrai. Būkite pasiruošę tuo atveju, jei reikės vėl uždaryti dėžes. Tai užtrunka laiko, bet nieko nepadarysi – tai jų darbas.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų dėžėse?

Daugiausia problemų kyla tada, kai darbuotojai įmeta į biuro dėžes savo maistą, drabužius ar net vaikiškus žaislus. Muitinė to nemėgsta – tai tampa mišrus kroviniys. Jei asmeninių daiktų daug, gali būti traktuojama kaip keleivių pervežimas, o ne krovininis. Griežtai sakite darbuotojams: "į dėžes tik biuro reikmenys".

Kainos, problemos ir pabaigos (Realijos)

Kiek apytiksliai kainuoja toks pervežimas?

Kainos šokinėja kaip šuo ant sienos – priklauso nuo degalų, sezono ir atstumo. Bet apytiksliai, jeigu kalbame apie standartinį biurą (pavyzdžiui, 5-10 darbo vietų), tai kaina gali svyruoti nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų. Nuoseklus biuro baldų pervežimo planas į Vokietiją padės išvengti papildomų išlaidų, bet pagrindinis kainos komponentas yra nuoma ir kelias. Klauskite išsamių sąskaitų, kad nebūtų staigmenų.

Kas dėl draudimo – ar jis būtinas?

Be abejo. Kelyje gali atsitikti bet kas – avarija, gaisras arba vagystė (nors retai). Draudimas už biuro baldus yra pigus, palyginti su jų verte. Negalima važiuoti "kaip Dievas duota". Užtikrinkite, kad draudimo suma dengtų visą krovinio vertą, o ne minimalią kažkokias sumas. Vieną kartą klientas taupojo ant draudimo ir... gerai, kad tik vienas stalas nukrito.

Ar galima, kad kaina pasikeis pervežimo metu?

Gali, jeigu jūsų krovinys užims daugiau vietos nei planavote, arba jei reikės ilgiau laukti išsiuntimo vietoje. Užkrovimo-iškrovimo laikas dažnai yra ribojamas (pavyzdžiui, 2 valandos). Jei vairuotojas laukia 5 valandas, jis užskaito laukimo valandas. Tai standartinė praktika, tad nebijokite klausti apie šias detales iš anksto.

Kas jei kažkas sulūžo arba dingsta kelyje?

Reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir pažymėti defektus CMR važtaraštyje. Jei pasirašote, kad viskas tvarkoje, o vėliau namie pastebite, kad stalas sulūžo – nieko negausite. Būkite budrūs iškrant. Fotografuokite dėžes prieš atidarydami. Tai yra jūsų apsauga. (Aš asmeniškai visada rekomenduoju daryti nuotraukas, net jei atrodo, kad viskas gerai).

O jeigu klientas vėluos su išsiuntimu?

Tuomet prasideda "stovėjimo mokesčiai". Vairuotojo laikas yra pinigai. Jeigu jis turi stovėti jūsų kieme pusę dienos, nes dar neišmontavote baldų, tai bus įkainuota. Nuoseklus biuro baldų pervežimo planas į Vokietiją turi apimti ir tą momentą – tikslų laiką, kai mašina turi būti paruošta priimti. Neleiskite vairuotojui laukti, brangu.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Dauguma kompanijų reikalauja preliminaraus apmokėjimo arba garantinio rašto. Ypač kai dirbate su naujais partneriais. Atidėlioti mokėjimą galima tik tada, kai jau susiklostės ilgas ir patikimas bendravimas. Pirmą kartą geriau sumokėti pagal sutartį, kad nebūtų įtarimų ar "žaidimų".

Ar verta rūpintis grįžtančia mašina (backload)?

Jei laiko lankstumas didelis, tai gali sutaupyti. Bet jeigu jums būtina, kad baldai atvyktų antradienį ryte, geriau mokėti už tiesioginį reisą. Paieška grįžtančios mašinos gali užtrukti ir sukelti nenumatytų vėlavimų. Biuro perkėlimas – tai ne hobis, čia svarbu laikas.

Galutinis patarimas – ką daryti paskutine dieną?

Paskutine diena tiesiog įsitikinkite, kad nieko nepalikote kiemo kampe ir kad duotėlės nuo vairuotojo pasidavė. Nekreipkite dėmesio į mažus nubroždėjimus – tai gyvenimas. Svarbiausia, kad kompanija veiktų toliau. Toks nuoseklus biuro baldų pervežimo planas į Vokietiją suveikia tik tada, kai visi dalyviai kalba tiesiai ir nedaro staigmenų.

Išvada

Na, tiek apie mūsų kasdienybę. Tiesiog nepamirškite, kad Vokietija mėgsta tvarką, o biuro baldų pervežimas nėra paprasta kelionė su krepšiu. Gerai sudarytas nuoseklus biuro baldų pervežimo planas į Vokietiją yra pusė sėkmės, o kita pusė – tai patikimi žmonės ir vairuotojai. Nedarykite viską paskutinę minutę, geriau pasidėkite geresnę kavą ir planuokite ramiau. Sėkmės kelyje ir vokiškoje kantrybės – jos labai prireiks.