Modernūs sprendimai biurų perkraustymo logistikoje į Vokietiją: Praktinis vadovas be idealizavimo

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip piešiame PowerPointe. Nors kalbame apie modernius sprendimus biurų perkraustymo logistikoje į Vokietiją, realybėje dažnai tenka susidurti su sugedusiais liftais Miunchene ar vairuotojais, kurie "užmiršta" anglų kalbą. Viskas pasidarė sudėtingiau, kai atsirado darbuotojų nuotolinio darbo kultūra, nes dabar reikia pervežti ne tik stalus, bet ir serverius bei asmeninius kompiuterius į visą Europą išbarstytus namuose. Čia nėra tikrai apie tai, kad užsakote sunkvežimį ir jis važiuoja. Tai apie tą pilną procesą, kurį dabandame sužlugdyti kuo mažiau skausmo. Tiesiog čia yra daug detalių, kurias reikia sutvarkyti iš anksto.

Pinigai, kainos ir biudžeto nustatymas

Kiek maždažiai kainuoja perkelti nedidelį biurą į Vokietiją?

Žiūrėk, kainos labai svyruoja, bet jei kalbame apie penkių žmonių biurą, tai prasideda nuo trijų tūkstančių eurų, jei tikrai viską darome nuo A iki Z. Modernūs sprendimai biurų perkraustymo logistikoje į Vokietiją dabar apima ir virtualų inventoriaus sudarymą, kuris taip pat kainuoja. Neatsimenu tiksliai, ar dar galioja tas senas tarifas už krovinių pakavimą į dėžes, bet dabar daugiausia klientai renkasi plastikines dėžes, kurios atiduodamos po savaitės. Tai brangiau, nei gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio, tačiau taupoma popieriaus.

Ar verta rinktis pigiausią siūlą?

Nieko tokio. Jei kas siūlo pervežti tavo techniką už pusę mažiau nei kiti, bėkime toliau. Vokietijoje kelių mokesčiai ir darbo užmokestis yra aukšti, todėl pigus pervežimas reiškia, kad kažkur bus pavogta, sugadinta arba tiesiog niekas neatsirinks laiku. Buvau atvejų, kai tos "pigios" firmos tiesiog palikdavo krovinius sandėliulyje Hamburge, nes neturėjo pinigų degalams. Geriausia pasirinkti vidutinę kainą, kurioje įskaičiuota draudimas.

Kas daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada turite ruoštis patys. Tai yra dažnas pasirinkimas mažoms IT įmonėms. Jei galite patys supakuoti visus dokumentus ir smulkius daiktus, tai taupykite. Tačiau nebandykite savo jėgomis perkelti serverių ar didelių seifų – tai baigiasi traumomis ir sugadinta technika. Vokietijai reikalingi specialūs įrėminimai, o to mes namie nesudarysime (nors kartais ir bandoma).

Ar yra kokios nors paslėptos išlaidos?

Be abejo. Viskas prasideda nuo to, kad jei vairuotojas turi laukti užeigos ar iškrovimo vietoje ilgiau nei dvi valandas, jis pradeda skačiuoti stovėjimo mokestį. Dar vienas dalykas – Vokietijoje labai griežtai žiūrima į automobilių stovėjimą miestuose. Jei vairuotojas užstatys gatvę ir gaus baudą, ją sumokės klientas. Tad čia ne tik apie patį pervežimą, bet ir apie logistikos smulkmenas.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokratija

Ar reikia eiti į muitinę, jei važiuojame į ES šalį?

Formaliai ne, nes Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje. Tačiau jei pervežate daug technikos ar turtą, kuris yra įrašytas į ilgalaikio turto sąrašą, privalote turėti TSL dokumentą (tarpinės prekybos sistema). Be to, turi būti nurodytas Mokesčių mokėtojo kodas. Vieną kartą matėme, kad klientas neturėjo tinkamo sąrašo, ir buvo sustabdytas pasienyje tik dėl to, kad dokumentai neatitiko faktinio krovinio.

Kokios problemos gali kilti su draudimu?

Dauguma klientų mano, kad jei jie atsisako pasirašyti krovinių priėmimo aktą, tai viskas yra apdrausta. Ne, taip nėra. Būtina tiksliai užpildyti viską prieš išvykstant. Jei vėliau atsiranda trūkstamas monitorius arba sulaužytas kėdės ratas, o niekas nenurodė to akte, draudimo bendrovė nieko nebus mokės. Vokietijos draudikai yra labai griežti ir mėgsta rasti smulkmenas, kurios leistų nemokėti kompensacijos.

Ar reikia kokių nors specialių leidimų įvažiavimui į miestus?

Taip, ypač jei į miestą važiuoja didelis sunkvežimis. Berlyne, Miunchene arba Frankfurte yra "Umweltzone" – zonos, kuriose gali važiuoti tik transporto priemonės su žaliai nuspalvintu ekologiniu lipduku. Jei mūsų sunkvežimis neturi tokio lipduko, mes tiesiog negalėsime važiuoti į centrą ir tekskrauti krovinį prie miesto ribų, o tai kainuoja brangiai.

Kas dėl duomenų saugumo perkeliant?

Tai dabar yra milžiniškas dalykas. Modernūs sprendimai biurų perkraustymo logistikoje į Vokietiją turi apimti ir saugų duomenų ištrynimo iš senų kompiuterių, jei juos planuojate išmesti Vokietijoje. Negalite tiesiog mesti standžiųjų diskų į šiukšliadėžę. Yra specialios kompanijos, kurias kviečiame sunaikinti duomenis vietoje, prieš išvežant techniką į perdirbimą.

Technika, baldai ir aparatūros pervežimas

Kaip saugiai pervežti serverius?

Serveriai yra jautriausias dalykas. Jie turi būti išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti iš lizdo. Reikia specialių antistatinių dėžių. Kartais nusprendžiame, kad geriau juos pervežti specialiu, mažesniu automobiliu, o ne su dideliu vilkiku, kad mažiau vibruotų. Vokietijos keliai, nors ir geri, turi daug "remontų" ruožų, kurie gali sugadinti standųjį diską, jei jis neįtvirtintas.

Ar vertaardyti senus baldus, ar pirkti naujus?

Tai klausimas ne logistikos, o biudžeto. Jei baldai jau seni, sugadinti, tai pervežimas juos gali galutinai "užbaigti". Tačiau jei tai brangios dizainerio kėdės, kurios kainuoja po tūkstantį eurų, tai juos verta išvežti. Vokietijoje baldai gali būti brangiau, todėl reikia suskaičiuoti. Kartą vienas klientas nusprendė išvežti visas senas spintas, kurios vos nepatyrė katastrofos kelyje.

Kaip elgtis su dideliais vitriniais stalais?

Tie stalai yra košmaras. Jie ne tik sunkūs, bet ir trapūs. Juos tenka išmontuoti iki paskutinio varžto. Yra specifiniai pastolių rinkiniai, kuriuos naudojame užkelti tokius stalus į aukštus pastatus be lifto (kad ir kas tokio nutiktų). Be to, stiklo pakavimas turi būti perfekcionistiškas – putų plėvelės, medinės rėmos. Jei taip nepadarome, atsakomybę neprisiimsime.

Ar pervežiate ir augalus?

Taip, bet tai rizikuota. Vokietijai yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, nors tarp ES šalių nebe taip griežti kaip anksčiau. Bet pagrindinė problema – žiema. Jei vairuotojas užgesins variklį per naktį Lenkijoje ir -15 laipsnių šaltyje, augalas tiesiog užšals. Nėra jokių "modernių sprendimų", išskyrus šiltas vagonas, kuris kainuoja tiek, kad pigiau nusipirkti naujus augalus Vokietijoje.

Kas su tais ergetaciniais kėdėmis?

Jos ilgas ir keistas. Kėdės reikalauja, kad jas supakuotų po 4-5 vienetų į specialius stačiakampius paketus. Jei jas tiesiog numesti į kamuolys, viena ant kitos, plastikinės rankenos lūžta. Vokietijos klientai, ypač didelės korporacijos, labai priekaištingai žiūri į tokius pažeidimus.

Vairuotojai, laikas ir nepageidaujami netikėtumai

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Tikrai ne visi. Turime komandą, kurioje yra ir vokiškai kalbančių vairuotojų, tačiau dažnai jie kalba tik rusiškai ar angliškai. Vokietijoje su "sargas" (prieangio prižiūėtoju) susikalbėti angliškai kartais būna sunkiau negu su pačiu vairuotoju. Todėl visada rekomenduoju, kad kliento atstovas būtų vietoje arba turėtų telefone žmogų, kuris padeda susitarti dėl iškrovimosi vietos.

Kas daroma, jei sunkvežimis užstringa?

Įvyksta. Vokietijos miestuose gatvės siauros, o sunkvežimiai dideli. Jei reikia važiuoti į kiemą, kur yra lenktas, vairuotojas gali tiesiog negalėti suktis. Tada tenka skambinti vietinei pagalbai su kilpa (Abschleppdienst), kuri atvyksta ir pakelia sunkvežimį, kad galėtų pasukti. Tai kainuoja apie 200-300 eurų ir užtrunka valandą.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Dažniau negu norėtų klientai. Sankryžos prie Berlyno, remontai A9 automagistralėje arba tiesiog eismo įvykiai. Mes stengiames planuoti rezervą, bet jei užsakovas pasakė, kad reikalinga technika rytoj 8:00 ryte, o mes esame užstrigę spūstyje, tai nebus įvykdyta. Turiu pripažinti, kad tikslaus laiko numatyti logistikoje neįmanoma 100 proc.

Ar vairuotojai gali padėti išpakuoti?

Gali, jei tai sudaryta sutartyje. Paprastai jie atiduoda krovinius, o išpakuojant turi padėti kliento darbuotojai. Tačiau jei pasirašome "pilną paslaugą", tada mūsų komanda (ne vairuotojas, o atskiras tranzo įgula) viską išpakuoja ir net surenka baldus vietose. Vokietijoje darbo jėga brangi, todėl toks paslaugų paketas kainuoja.

Kokios problemos su parkavimu?

Didelė. Vokietijos miestuose be specialaus leidimo (Sondererlaubnis) sunkvežimis negali stovėti tiesiog gatvėje. Jei klientas neorganizavo vietos, vairuotojas gali važiuoti ratu po valandą, ieškodamas, kur užstatyti ratus, kol ateis policija. Tokiu atveju mes prarandame laiką, o klientas – nervus.

Darbuotojų asmeniniai daiktai ir smulkmenos

Ar reikia kiekvienam darbuotojui dėžės?

Taip, tai labai svarbu. Jei darbuotojas turi asmeninius daiktus ant stalo (nuotraukas, augalėliukus, knygas), jis turi juos sudėti į pažymėtą dėžę. Mes negalime rinkti ką nors į bendrą maišą, kadangi vėliau niekas nesuras. Naudojame plastikines dėžes su dangteliais, kurios užrakinamos (tiek kiek įmanoma).

Kas jei darbuotojas pamiršta kažką namie?

Tai dažna problema. Vienas darbuotojas užsakė pervežimui savo darbo kompiuterį, o jis liko jo bute Vilniuje. Ką mes darome? Mes nevažiuojame jam atgal į butą. Jis turi pats nunešti į biurą arba susitarti dėl pervežimo vėliau. Modernūs sprendimai biurų perkraustymo logistikoje į Vokietiją nėra apie tai, kad spręstume kliento neatsargumo problemas.

Ar pervežiate namų reikmenis, jei darbuotojas persikrausto kartu su biuru?

Tai jau tampa kombinuotu perkraustymu. Tai įmanoma, bet turi būti atskirai inventorizuota. Negalima maišyti biuro turtą su privačia virtuvine indų spinta, nes draudimo sąlygos skiriasi. Jei įvyksta įvykis, draudikas gali atmesti išmoką, jei rado asmeninių daiktų tarp biuro inventoriaus.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Juos reikia supakuoti į uždaromas, užrakstomas dėžes. Geriausia, jei klientas pats juos pasižymi kaip "Konfidenciali". Mes nežiūrime, kas viduje, tačiau atsakomybę už prarastus dokumentus imamės tik jei jie buvo inventorizuoti. Vokietijoje duomenų apsauga (DSGVO) yra šventina, todėl tenka būti itin atsargiems.

Ar pažymėjimai ant dėžių tikrai būtini?

Be galo. Jei dėžė be etiketės, ji nueina į "nežinomų dalykų" krūvą, kurią įsmeigiame kažkur kampe. Tada vėliau prasideda ieškojimai. Nurodykite kambario numerį, pavardę ir, jei įmanoma, trumpą turinio aprašymą. Tai sutaupo valandas iškrovimo metu.

Išvados ir patarimai iš life

Ar šiuo metu yra ypatingų iššūkių rinkoje?

Taip, trūksta vairuotojų. Tai ne Lietuvos problema, tai visos Europos problema. Todėl reikia planuoti ne savaitę, o bent mėnesį iš anksto. Jei susirgsite šeštadienį norint išvežti biurą pirmadienį, gali likti be automobilio arba gausite brangią "paskutinės minutės" pasiūlymą.

Kokius patarimus duotumėte pirmąkart perkraustantiems įmonėms?

Neikykite per pigiai ir nebandykite viską daryti patys, jei neturite patirties. Pasitarkite su logistika bent mėnesį iki įvykio. Modernūs sprendimai biurų perkraustymo logistikoje į Vokietiją gali atrodyti kaip technologijos, bet tikrosios technologijos yra geras planavimas ir komunikacija. Užsirašykite viską, susitarkite dėl draudimo ir būkite pasiruošę, kad kažkas ne pagal planą vis tiek nutiks.

Ar verta kreiptis į didelias korporacijas ar mažus vežėjus?

Didelės korporacijos suteikia saugumo jausmą ir turi resursų, bet mažos, lokalinės firmos gali būti lankstesnės. Jei reikia neįprasto sprendimo, pvz., pervežti labai jautrą aparaturą naktį, kad nepertrauktumėte darbo, maža komanda gali tai suorganizuoti greičiau ir be biurokratijos.

Ką daryti, jei įvyko incidentas ir dalykas sugadintas?

Skambinkite mums nedelsdami. Nefotografuokite ir nedarykite savo išvadų. Mes kviečiame draudimo komisiją. Jei bandysite sutaisyti patys, draudimas neveiks. Vokietijoje su techniką dažnai dirba sertifikuoti meistrai, todėl remontas ten gali brangiai kainuoti, bet draudimas tai padengs, jei viskas teisingai užregistruota.

Ar ateityje keisis ši sritis?

Žinoma, matome daugiau automatizacijos sandėliuose, bet fizinis pervežimas vis dar reikalauja žmogaus rankų. Elektriniai sunkvežimiai dar neįveikia tokių atstumų su pilnu kroviniu šaltoje žiemoje taip pat gerai, kaip dyzeliniai. Taigi, dar kurį laiką mūsų darbas liks fizinis, ir reikės patirties, o ne tik programėlių.

Galutinis žodis – ar verta persikelti į Vokietiją?

Ekonomiškai – dažnai taip. Logistiškai – tai iššūkis, bet su gerais partneriais jis įveikiamas. Nereikia bijoti šio žingsnio, tiesiog būkite realistais. Gera perkraustymo komanda padarys taip, kad jūsų darbuotojai rytoj Vokietijoje galės tiesiog atsidaryti nešiojamąjį kompiuterį ir dirbti, o ne ieškoti savo dėžių kieme. Tą ir vadiname sėkmingu projektu.