Modernios perkėlimo paslaugos biurų pervežimui į Vokietiją: Kas laukia už vartų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas niekada neina taip lygiai, kaip piešia brangūs konsultantai PowerPoint prezentacijose. Naujokai dažnai galvoja, kad tai tiesiog dėžių kraunimas į sunkvežimį, bet kai kalbame apie modernias perkėlimo paslaugas biurų pervežimui į Vokietiją, tai yra visai kita lyga. Čia susiduria logistika, Vokietijos griežti reikalavimai ir paprastas žmogiškasis faktorius – stresas. Būtent todėl šiandien noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokio poliravimo, taip, kad sužinotumėte, ką tikėtis iš tikrųjų.

Pasiruošimas ir planavimas: kur dažniausiai suklystame

Kada reikia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Geriau per anksti nei per vėlai. Idealų atveju – mažiausiai mėnesį iki datos, o jei perkeliate didelę įmonę, tai dar ir anksčiau. Vokietijoje viskas tvarkinga, tačiau biuro patalpų paieška gali užtrukti. Žinau, kad skamba banaliai, bet pasitaikė situacija, kai klientas skambino penktadienį ir klausė, ar galime sekmadienį jau važiuoti į Berlyną. Techniškai – galime, bet organizaciškai tai būna chaosas, todėl nedelkite paskutinės minutės.

Ar tikrai reikalingas inventorius (daiktų sąrašas)?

Be abejo, tai būtinas dalykas ne tik dėl draudimo, bet ir dėl jūsų ramybės. Be sąrašo vos ne visada kas nors dingsta, o tada prasideda kaltinimai "mums nukrypo". Kai siūlome modernias perkėlimo paslaugas biurų pervežimui į Vokietiją, visada įtraukiame inventoriaus sudarymą į kainą, nes taip saugome save ir jūsų nervus. Užsirašykite viską, net tas smulkmenas, kurios atrodo nebevertos – vėliau padės.

Ką daryti su paslaptimis ir dokumentais?

Čia esą svarbiausia dalis. Geriausia visus dokumentus susieti ir transportuoti atskirai, o ne maišyti su biuro kėdėmis. Esu matęs, kai teismo bylą pakišdavo į dėžę su kepėja – vėliau valandas praleisdami ieškodant vieno lapo. Jeigu turite labai jautrių duomenų, gali būti, jog reikės pasirūpinti specialiu transportu ar lydinčiu asmeniu, nors dažniausiai užtenka užrakinto dėžės konteinerio.

Ar galima keltis į Vokietiją bet kurią dieną?

Teoriškai taip, tačiau praktiškai ne. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į darbo laiką ir poilsio dienas, ypač jei reikia leidimų miesto centre stovėti sunkvežimiui. Sekmadieniais pervežti biurą į Miuncheną arba Frankfurtą be papildomo mokesčio už "naktinį darbą" arba leidimų yra beveik neįmanoma. Geriau derintis su darbo dienomis, nors ir brangu, bet mažiau galvos skausmo.

Ar reikia susirūpinti dėžėmis patys?

Galite, bet nerekomenduoju. Profesionalios perkėlimo firmos atveža standartines, tvirtas dėžes, kurios telpa ant vienas kitos ant ratukų. Kartais klientai nori sutaupyti ir ima rinkti parduotuvės dėžes – jos papuola po svoriu, o duonos grioveliai ant kompiuterių nėra labai patrauklūs. Mūsų pasiūlymuose įeina ir pakavimo medžiagos, tai palengvina gyvenimą.

Kas dėl darbuotojų asmeninių daiktų?

Tai visada yra pilnas chaosas. Žmonės prisiveža augalų, nuotraukų, net buitinės technikos. Reikia aiškiai pasakyti komandai, kad mes pervežame tik įmonės turtą, o ne asmeninius raktus ar šunų maistą (nors ir tokią buvo). Geriausia, kad kiekvienas darbuotojas savo asmenines daiktas susidėtų į atskiras dėžutes ir pasirašytų ant jų.

Baldai, įranga ir technika: kaip neišsitikti su IT vadovu

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą. Bet tarkime tiesiškai – jei jūsų baldai yra seni, senui laikui priklausę "Ikea" modeliai, kurie buvo montuojami prieš 10 metų, tai juos išmontuoti be pažeidimų beveik neįmanoma. Kartais tiesiog reikia pasakyti, kad geriau nusipirkti naujus Vokietijoje, nei gabenti šiukšles. Su naujaisis sistemomis viskas eina geriau.

Kaip pervežti serverius ir jautrią techniką?

Tai atsakingiausias momentas. Negalima tiesiog įkišti serverio į dėžę su putomis. Reikia specialių krepšių, antistatinių priemonių ir labai atsargaus vairuotojo. Vieną kartą mums teko skubiai stabdyti sunkvežimį autobuso, kuris iššoko priešakinėje, o serveriai vos nenukrito – šitaip mokomės iš klaidų. Šiuo atveju modernios perkėlimo paslaugos biurų pervežimui į Vokietiją reiškia itin apgalvotą pridėtinės vertės logistiką.

Ar vežiate pianinus ir didelius seifus?

Vežame, bet tai nebe paprastas perkėlimas. Ten reikalingos neįprastos technikos, keltuvai, o kartais net ir išlaužimas pro langą, jei liftas netelpa. Vokietijose namai dažnai statyti prieš karą, laiptinės siauros, todėl visada klausiu iš anksto apie didžiausius daiktus. Jeigu paslėptų seifų nežinote, tai pavojinga tiek mums, tiek jums.

Ką daryti su biuro augalais?

Tai visada dilema. Augalai gyvi, jiems reikia vandens, šviesos, o kelionė į Vokietiją gali trukti dieną-dvi. Be to, jeigu kelsite per žiemą, jie gali užšalti krovinyje. Dažniausiai patariu palikti senus ir nusipirkti naujų, nebent tai kokia brangi orchidė, kurią vadovas nebegali palikti. Tiesa, yra tokių klientų, kurie reikalauja vežti visą želdyną, tada reikia specialių sąlygų (šilumos).

Ar turite savo vairuotojus ar samdote?

Mes turime savus vairuotojus, kurie dirba su mumis metus. Tai svarbu, nes jie žino mūsų standartus ir kalba lietuviškai (arba bent jau supranta, kas yra "kairė" ir "dešinė"). Samdyti atsitiktinius vairuotojus iš kitų firmų rizikuojate, nes jie nežinos, kaip elgtis su jūsų daiktais. Patikimumas čia svarbiau už kainą.

Kas jei kažkas sueina per kelionę?

Tai įvyksta. Nors ir stengiamės važiuoti saugiai, bet Vokietijos autostradose (Autobahn) – laukas ne vienam vairuotojui. Visi turtas yra apdraudžiamas pagal CMR konvenciją. Jei sužalojame kažką dėl mūsų kaltės, mokame atlyginimą. Svarbu tik iš karto užfiksuu pažeidimus prisijungus vietoje, o ne po savaitės.

Kelionė ir Vokietijos specifika: kodėl vokiečai taip griežti?

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso nuo tikslo. į Berlyną ar Hamburgą nueisime greičiau, į Miuncheną – ilgiau. Paprastai tai 1-2 dienos, atsižvelgiant į tai, ar reikia iškrauti tą pačią dieną. Jeigu norite, kad krovinys būtų iškrautas ryte, reikia važiuoti per naktį, kas kainuoja brangiau. Bet vokiečiai mėgsta, kai viskas vyksta pagal grafiką, todėl punktualumas čia privalomas.

Ar reikia eiti per muitinę?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, formalios muitinės procedūros nėra. Tačiau jeigu pervežate daug daiktų, gali būti, kad sustos muitinės pareigūnas patikrinti ar ne. Jeigu viskas tvarkingai su dokumentais, nieko nebus. Bet jeigu būtų ne ES krovinys, tai būtų visa kita istorija su mokesčiais.

Kaip su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai vienas didžiausių galvos skausmų. Vokietijoje negalima tiesiog sustoti prieš namą ir įsijungti "avarines". Reikalingi specialūs leidimai (Anliegerfreiheit), kuriuos reikia gauti iš miesto savivaldybės (Ordnungsamt). Ją mes dažnai padedame užregistruoti, bet tai užtrunka kelias savaites. Be to, jeigu užsiblokavote gatvę, vokiečiai skambins policiją iš karto.

Ar vairuotojai moka už kelius Vokietijoje?

Taip, kai kurie sunkvežimiai turi mokėti mokesčius (Lkw-Maut). Tai įskaičiuota mūsų sąnaudose, klientui papildomai mokėti nereikia. Bet verto žinoti, kad keliai ten mokesčius, todėl maršrutai gali būti planuojami taip, apeinant brangiausias atkarpas, nors ir užtrunka ilgiau.

Kas dėl "Maut" sistemos?

Apie tai tik ką kalbėjau. Tai elektroninė sistema, kuri fiksuoja sunkvežimius. Mums viskas tvarkoma per įrenginius kaboje. Jums nereikia jaudintis dėl to, tiesiog žinokite, kad tai yra viena iš sąnaudų, kurios lemia galutinę pervežimo kainą. Be to, kai kuriuose miestuose (pvz., uždraustose zonose) reikia specialių žalių lipdukų (Umweltplakette).

Ar gali būti problemų su darbuotojais Vietoje?

Gali. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl darbo laiko ir poilsio. Vairuotojas negali dirbti 10 valandų be pertraukos, ir jeigu jis vėluoja į iškrovą, gali tekti laukti kitos dienos. Kartais klientai pyksta, kad neatvykome ryte, bet mes tiesiog negalėjame vairuoti naktį dėl taisyklių. Tai būna nepatogu, tačiau įstatymai viršesni už norus.

Pinigai, rizikos ir nepageskaujami netikėtumai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūkio (kubo metrų), atstumo, papildomų paslaugų (pakavimas, montavimas) ir vietinių mokesčių Vokietijoje. Nėra vienos kainos visiems. Mes visada ateiname į apžiūrą (jei įmanoma) arba prašome detalaus sąrašo. Modernios perkėlimo paslaugos biurų pervežimui į Vokietiją kainuoja brangiau nei paprastas "vežimas su sėbrais", bet tai sumoka atsiduodama.

Ar imate avansą?

Taip, įprasta prašyti 30-50 proc. avansą. Tai reikalingas ne tik mums užsitikrinti, kad klientas nepasitrauks, bet ir apmokėti išlaidas (kuras, algos, dėžės). Likusią dalį sumokate pasirašydami CMR sąvarašą prieš iškrovą arba iš karto po jos. Tai standartinė praktika.

Kas jei aš atšauksiu perkėlimą paskutinę minutę?

Tada prarandate avansą, nes mes jau esame pasiruošę – pirkome bilietus, rezervavome vairuotojus. Jeigu atšaukiate dieną prieš kelionę, gali būti, kad teks mokėti net visą kainą, nes mes negalime tiesiog "grąžinti" sunkvežimį į garažą be nuostolio. Vokietijoje su rizika visada geriau apsisaugoti iš anksto.

Ar verta kelti senus biuro baldus?

Mano atsakymas – dažniausiai ne. Pervežimas kainuoja, o Vokietijoje naudoti baldai nėra brangūs (išskyrus vokiškus "brangius" brandus). Kartasi, kad klientas pervežia lūžusią sekciją, o vėliau ji tarna kaip šiukšlių dėžė. Geriau parduok čia ir nusipirk naujų ten, taip sutaupysite nervų ir pinigų.

Kaip elgtis, jei vokiečių pusėje neleidžia įleisti?

Tai reta, bet įmanoma situacija, jeigu neteisingai pateikėme dokumentus arba namų savininkas prieštarauja. Mes turime draudžiamąją atsakomybę, bet geriau iš anksto susitarti dėl leidimų. Vieną kartą teko laukti valandą kieme, kol namų valdytojas atvyko duoti leidimo, nors viskas buvo susitarta anksčiau. Būkite pasiruošę tokiam "vokiškam tvarkrumui".

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums ne, tačiau Vokietijoje gali būti. Pavyzdžiui, jeigu reikės uždaryti gatvę policijos pagalba, tai gali kainuoti šimtus eurų. Mes apie tai įspėjame iš anksto, jeigu žinome, bet kartais miesto tarnybos gali nustatyti mokesčius, kurių nesitikėjome. Žinokite, kad Vokietija – ne vieta, kur galima spręsti be leidimo.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurias liekame?

Mes nevežame šiukšlių atgal. Jeigu pakuojate dėžėse senius spausdintuvus, kurie nebeveikia, mes juos išvežsime, bet už tai gali būti papildomas mokestis už šiukšlių išvežimą Vokietijoje (nes ten labai griežta atliekų rūšiavimo taisyklės). Geriau išmesti čia, kad nereikėtų mokėti už svorį, kuris jums nereikalingas.

Ar pakuojate maistą ar skysčius?

Negalima. Skysčiai gali išsilieti ir sugadinti visą krovinį, o maistas gali pūti. Vieną kartą dėžėje su buitinėmis detalėmis buvo palikta butelis alaus, kuris atšalo ir sprogo. Viskas buvo lipni. Taip kad, prašome, patikrinkite dėžes prieš mūsų atvykimą.

Kuo skiriasi perkėlimas į Vakarų Vokietiją nuo Rytų?

Rytinėje dalyje (Drezdenas, Leipcigas) dar vietomis jaučiasi senasis laikas, kelių būklė gali būti šiek tiek blogesnė, o kainos žemesnės. Vakaruose (Miunchenas, Štutgartas) viskas brangiau, griežčiau, ir darbuotojai labiau reikalaujami. Tačiau logistiškai Vakarų Vokietija dažniau užimta, ten sunkiau gauti laisvą terminą.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jeigu vairuotojas dirba pagal ES taisykles, tai ne. Tačiau jeigu reikėtų dirbti sekmadienį arba naktį, tuomet reikalingi išimtys. Mums tai ne naujiena, mes viską žinome, tačiau klientui verto žinoti, kad "už papildomą mokestį viskas įmanoma", bet ne visada legalu taip paprastai, kaip atrodo.

Kaip apskaičiuojame apdraudimo sumą?

Apdraudimas paprastai yra pagal daiktų vertę. Jūs turite pateikti apytikrę vertę, o mes apskaičiuojame draudimo premiją. Nenuokryskite nuo vertės, nes jeigu įvyks įvykis, o daiktas vertas 1000 eurų, o uždraudėte už 100, tai ir gausite tik 100. Būkite sąžiningi, ypač su brangia technika.

Ar teikiate sandėliavimo paslaugas, jei biuras dar nepasiruošęs?

Taip, galime laikinai padėti daiktus pas mus arba sandėlyje Vokietijoje. Tai kainuoja, bet kartais būna būtina, pavyzdžiui, jeigu nuoma baigiasi vieną dieną, o kita vieta pasiekiama tik po savaitės. Sandėliavimas Vokietijoje yra brangesnis nei Lietuvoje, todėl geriau suderinti datas.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galite sužinoti, kur jis yra, tačiau nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur jūs". Jis vairuoja, ir jam tai trukdo. Mes patys pranešame, kai artėjame. Pasitikėjimas čia labai svarbus.

Kodėl pas jus brangiau nei pas "kiškius iš dėžės"?

Nes mes mokame mokesčius, turime draudimą, gerai apmokome vairuotojus ir turime atsakomybę. Pas "kiškius" gali būti pigu, bet jeigu jie nusvers jūsų serverį, niekas jums nebegrąžins pinigų. Modernios perkėlimo paslaugos biurų pervežimui į Vokietiją kainuoja pinigus, nes tai yra saugumas ir ramybė. O ramybė brangiau nei keliasdešimt eurų skirtumas.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne tik į kainą, bet ir į pasitikėjimą. Perkėlimas į Vokietiją yra didelis žingsnis, ir jeigu pasitikiems profesionalais, procesas bus daug mažiau skausmingas. Nors aš ir esu pasmerkęs daug valandų kelyje, stengiuosi, kad kiekvienas klientas jaustųsi saugiai. Svarbiausia – nebijoti klausti ir derinti visus niuansus iš anksto, kad išvengtumėte to "vokiško" streso pasakykime, prieš pat naujųjų biuro duris.