Mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai: praktiniai patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada nėra taip paprastas, kaip atrodo iš pradžių. Ypač kai kalbame apie kelionę per sieną, tarkime, į Vokietiją. Dažnai žmonės galvoja, kad tiesiog įkrauname kompiuterius į furgoną ir važiuojame, tačiau realybėje susiduriama su tonos smulkiųjų problemų, nuo blogų kelių iki pačių vairuotojų nuotaikų. Kiekvienas mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai turi būti iš anksto suplanuotas, kitaip rizikuojate praradti brangų laiką ir, kas svarbiau, duomenis. Štai kodėl nusprendžiau parašyti šį tekstą – noriu jums atverti akis, kaip tai vyksta be jokio lakštinio, tiesiog taip, kaip yra.

Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusą?

Ar mikroautobusu tikrai patogu pervežti biuro įrangą?

Žinoma, ne visada, bet dažniausiai – taip. Standartinis 3,5 tonų mikroautobusas turi pakankamai vietos, kad sutilptų visa smulki įranga, keli stalai ir net kelios serverinės spintos. Be to, didžioji dalis biuro mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai prasideda tuo, kad šiuos transporto priemones geriau įveikia miesto urdžius nei dideli sunkvežimiai. Vokietijoje miestų centrai dažnai yra uždraustos zonos dideliems krovininiams, o su mikroautobusu važiuoji tiesiai prie pat įėjimo. Sutaupote tiek laiko, tiek pinigų už papildomus keltuvus.

Kiek daugiau ar mažiau talpina toks mikroautobusas?

Tai labai priklauso nuo to, kaip gerai jums moka dėti daiktus (o mūsų vairuotojai moka). Vidutiniškai jeigu kalbame apie standartinį „Mercedes Sprinter“ ar panašų modelį, tai ten sutilps apie 15-20 kubinių metrų krovinio. Jeigu tai yra tik kabinetų perkėlimas be didelių baldų, tai tai tikrai užtenka 4-5 asmens biurui. Bet jei turite didžiulę konferencijos stalą, gali tekti važiuoti dviem kartais, tai jau reikia žinoti iš anksto.

Ar ne geriau nuomoti didelį sunkvežimį?

Kartais galbūt ir taip, jeigukeliate visą gamyklą, bet jei tai tik biuras, sunkvežimis yra per didelis galvos skausmas. Jis reikalauja didesnių įvažiavimų, sunkiau parkuojasi, o Vokietijoje už kelių naudojimą reikia mokėti kur kas brangiau automobiliams, sveriantiems daugiau nei 7,5 tonos. Be to, mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai apima ir tai, kad jūsų įranga yra mažiau veikiama vibracijos, nes mikroautobusai dažniau būna šviesesne konstrukcija negu sunkiasvoriai volhai.

Ką daryti, jei daugiau nei telpa?

Turi dvi pasirinkimo galimybes. Arba reikalaujame, kad važiuotų du mikroautobusai vienu metu (tai yra greičiau), arba darome dva važiavimus. Dva važiavimai yra pigiau, jeigu jums neskuba, tačiau vėluosite bent dvi dienas. Turėkite omenyje, jeigu reikia viską atiduoti pirmadienį ryte, o važiuojame šeštadienį, tai dviejų kartų važiavimas gali būti pavojingas dėl vairuotojo poilsio laiko. Geriau nedirbti su „skubėjimo“ kauke.

Ar galima su jais važiuoti bet kuriuo keliu Vokietijoje?

Daugeliu atvejų – taip. Yra nedidelis nuokrypis (pavyzdžiui, kai kuriose vietovėse griežtai ribojami svoriai arba aukštis tiltuose), bet įprastai mikroautobusai laisvai važinėja tiek autobanais, tiek miestais. Tiesiog reikia tikrai tiksliai žinoti automobilio matmenis, kad neįvažiuotumėte po žemu tiltu kažkokiame Vokietijos kaime, kas, tiesa pasakius, nutinka dažniau nei galėtumėte pagalvoti.

Kainos, mokesčiai ir pinigai (realiai)

Kaip susiformuoja kaina už tokią paslaugą?

Kaina niekada nėra fiksuota, ji gaunasi iš keleto elementų: nuvažiuotų kilometrų (nuo Lietuvos iki Vokietijos ir atgal), kuro kainos (šiuo metu ji šokinėja, tai verta pamatyti), vairuotojo darbo valandų ir, žinoma, apkrovos/dėkimo darbo. Jeigu reikia išmontuoti baldus, tai dar papildomi mokestis. Kartais klientai sužinoją kainą ir nustemba, kad Vokietijoje variklinių transporto priemonių mokesčiai (Maut) yra įtraukti į sąskaitą. Juo aš nieko negaliu padaryti, tai Vokietijos valstybės reikalas.

Ar brangu tai kainuoja lyginant su įprastais krovinių vežėjais?

Nebūtinai brangu, bet brangiau nei jeigu jums būtų užtenka paprasto siuntos pervežimo. Čia jūs mokate už tai, kad tai yra mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai, o ne tik „gabenant daiktus iš A į B“. Mokate už dėjimą, išdėjimą, rūpestį ir tai, kad vairuotojas nebus piktas, kai reikės nešti trečią aukštą su liftu. Pas mus viskas įskaičiuota.

Galima gauti nuolaidą, jeigu važiuojame ne darbo dienomis?

Taip, darbo dienomis (pirmadienis-penktadienis) kaina yra standartinė. Jeigu galima planuoti mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai savaitgaliu, štai tada gali būti šiek tiek pigiau, nes vairuotojui mokama už valandas, o savaitgaliais darbo grafikai skiriasi. Bet čia reikia būti atidžiems, nes Vokietijoje kai kurios aikštelės ar tarnybos savaitgaliais neveikia, tad gali kilti problemų su iškrovimu vietovėje, jeigu neinformavote savininko iš anksto.

Kaip yra su mokesčiais Vokietijoje, ar tai brangu?

Vokietija yra griežta šalis šiuo atžvilgiu. Jeigu mikroautobusas svorio kategorija viršija 3,5 tonas (o dauguma krovininių viršija), tai turime mokėti Maut mokesčius už važiavimą greitkeliais. Tai nėra milžiniška suma, bet ji susideda iš kainos už kilometrą. Be to, yra ir aplinkosaugos zonos, pavyzdžiui, įvežiant į „Berlyno žaliąją zoną“ reikia specialią žaliąją kortelę (Umweltplakette). Be jos – bauda, o jos nepirksi tiesiog kelio aplinkoje.

Ar reikia mokėti už kuro priedus ar kažką panašaus?

Ne, mes nedirbame taip. Kuro kaina įskaičiuota į bendrą kilometrinę normą. Tačiau jeigu kuro kaina staipiai pakyla (kas, kaip žinote, dabar nutinka dažnai), mes turime teisę susitarti dėl korekcijos, bet tai darome tik prieš pat kelionę, o ne po jos. Niekada nenustebinsime papildomų sąskaitų po to, kai darbas jau atliktas. Esime sąžiningi, norime, kad klientas grįžtų.

Ar imamas avansas?

Įprastai imame nedidelį avansą (apie 30-50 proc.), kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Jeigu atšaukiate kelionę dieną prieš važiavimą, mes jau esame susiruošę, vairuotojo laikas užimtas, todėl avansas negrąžinamas (arba grąžinamas tik dalį). Tai standartinė praktika ne tik pas mus, bet ir visur pasaulyje.

Kaip vyksta patys perkraustymai ir kas daroma

Ar jūsų komanda padeda supakuoti daiktus?

Taip, tai yra mūsų darbas. Atvykstame su dėžėmis, burbuliukine plėvele, lipnia juosta. Viską supakuojame. Ypač atidžiai žiūrime į elektroniką – monitoriai, sisteminiai blokai, taisyklingai užsegami laidai (nes niekas nemėgsta vėliau vynioti „spagetų“). Tikrai nebus taip, kad vairuotojas stovės ir lauks, kol jūs bėgiate ieškoti dėžių parduotuvėje.

Kaip užtikrinamas, kad technika neatsiduoda važiuojant?

Čia svarbiausia yra fiksavimas. Nenaudojame „kažkokių“ virvių, turime profesionalias užsegimo juostas ir antklodžių tipo atramas, kad neiškristų. Vokietijos keliai, nors ir geros, turi akivaizdžių nepastovumų – greitieji keliai lygūs, bet miestuose yra gan daug „lovių“. Mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai reiškia, kad kiekvienas serveris yra uždengtas ir užsegamas taip, kad nors ir furgonas suktųsi ratu, viduje viskas stovi vietoje.

Ką daryti, jeigu reikia išmontuoti baldus?

Mūsų vairuotojai turi su savim įrankių komplektus. Standartinius biuro stalus, spintas, lentynas išmontuojame ir vėliau surenkame vietoje. Čia be jokių problemų. Vienintelis dalykas, jeigu turite labai senus, nestandartinius baldus, kuriuos sudėti į kalnelį be instrukcijos neįmanoma – tuomet reikia, kad kažkas iš jūsų komandos padėtų arba parodytų, kaip tai darėte.

Ar vairuotojai dirba vieni ar su pagalbininkais?

Įprastai važiuoja vienas vairuotojas (vairuotojas-krovininkas). Didžiąją dalį darbo jis sugeba atlikti pats, jeigu tai nėra milžiniškas biuras. Jeigu reikia nešti daug sunkių daiktų arba yra nerealiu padaryti per vieną dieną vienam žmogui, tada siunčiame du vairuotojus. Bet 90 proc. atvejų vienas vyras su mikroautobusu susitvarko su standartiniu 10-15 žmonių biuro perkėlimu.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Esime apdrausti. Visi mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai procesai yra padengti krovinių draudimu. Jeigu dėl mūsų kaltės sulūžta stalas arba subyra monitorius, mes atsilyginame. Tačiau per 20 metų tiek atvejų buvo minimalus skaičius, nes žinome, kaip dėti. Dažniau būna, kad klientas pats prisiima duobę sakydamas „jo, čia aš pats jau buvau atklijavęs koją“.

Ar galima važiuoti kartu su vairuotoju?

Teoriškai galima, jeigu yra vietos (keleivių vietos). Tačiau praktiškai nerekomenduoju. Vairuotojui reikia ramumo, jis turi daugiau dėmesio skirti keliui, o ne kalbėti. Be to, Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl darbo laiko, ir keleiviai gali trukdyti poilsio režimui. Geriau susitinkame vietoje arba skrendate lėktuvu, o mums duodate raketus.

Vokietijos ypatumai ir kebliausios situacijos

Ar yra kokių nors ypatingų taisyklių Vokietijoje?

Ypač daug jų nėra, bet yra vienas dalykas – griežtas laiko planavimas. Jeigu sutarėme, kad atvyksime 10:00 val., mes būnam ten 10:00. Vokiečiai mėgsta tikslumą. Jeigu vėluojate su iškraustymu iš senojo biuro Lietuvoje, tai visa grandis nuokaistėja. Todėl visada prašome pradėti ruoštis ankščiau. Dar vienas dalykas – dauguma biuro pastatų turi „Fahrverbot“ (važiavimo draudimą) tam tikromis valandomis – tai labai svarbu tikrinti.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar neužbaigtas?

Tai klasikinė problema. Atvažiavome, o ten dar dažomi grindys arba nėra elektra. Tai labai trikdo dėjimo procesą. Mes stengiamės pritaikyti, galime laukti valandą-dvi, bet jeigu tai bus visa diena, teks užsidėti papildomus pinigus už laukimą arba grįžti kitą dieną. Geriau užtikrinkite, kad biuras paruoštas darbui (dar neaišku, kiek kartų tai nutiko, deja, labai dažnai).

Ar žinote gerai Vokietijos miestus?

Važinėjame ten nuolat. Berlynas, Miunchenas, Frankfurtas, Hamburgas – žinome be navigacijos (nors navigacija visada įjungta). Žinome, kur yra sunkiausi posūkiai, kur geriau užeiti iš gatvės, kad iškrauti. Kartais nukrypsta nuo maršruto dėl eismo įvykių, bet vietovę pažįstame gerai. Nereikia mums aiškinti, kur yra „Alexanderplatz“.

Kas daryti, jei užstrigame pasažierų lifte?

Tai baisiausia košmaras, tačiau nutinka. Kai kurie biurai turi labai mažus liftus arba senus systemas, kurios tiesiog užstringa su apkrovimi. Jeigu taip atsitinka, mes nedžiūgame į liftą, o tenka nešti rankomis per laiptus. Čia reikia tikslumo ir fizinės jėgos. Jeigu 5-ą aukštą nėra lifto – tai praneškite iš anksto, nes kaina gali keistis dėl papildomo laiko.

Ar yra kur kasdieniai pavojiai kelyje?

O gi, kažkada važiavome pro šachtą, kur buvo didelė avarija, ir stovėjome 4 valandas. Vokietijoje eismo įvykiai greitai išvalomi, tačiau statybos eismo juostose yra kasdieninė bėda. Dėl to į kelionę visada planuojame atsargą po 2-3 valandas. Geriau atvykti anksčiau ir gerti kavą, nei vėluoti.

Kaip elgtis su vietine policija arba kontrolės tarnybomis?

Mūsų vairuotojai turi visus reikalingus dokumentus: vairuotojo pažymėjimą, tachografo kortelę, krovinio dokumentus. Nieko nelegalaus nevežiame, taigi susidūrimų su policija neturėtų būti. (Nors kartais, jei vairuotojui pasnūstas, gali būti nedidelio nesklandumo, bet mes stengiames, kad poilsis būtų laikomas). Niekada nebandykite slepiti daiktų, jeigu jų yra per daug – to reikia vengti.

Techniniai dalykai ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikia sąrašo daiktų (inventoriaus), geriau dviem kalbomis (lietuvių ir vokių/anglų), jeigu tai yra įmonės technika. Taip pat reikia galiojančios draudimo poliso (CMR) dokumentų. Jeigu prekės yra naujos ir prekiaujamos, reikia fakūrų. Jei tai tik biuro inventorius perkėlimui paprastai, užtenka perkraustymo sutarties ir sąrašo. Nereikia jokių ypatingų deklaracijų, jei nepervežate jokių draudžiamų daiktų.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Vidutinio biuro perkraustymas į Vokietiją (perkėlimas tikslų keitimui) much mokesčių nėra. Nėra reikalo deklaruoti muitinėje, nes tai nėra prekyba. PVM taip pat netaikomas paslaugoms, kurios atliekamos Lietuvoje (įkrovimas) ir užsienyje (iškrovimas), tai yra sudėtingesnė buhalterinė istorija, bet klientui tai dažniausiai neįtakoja galutinės sumos. (Aš tikrai ne 100% tikras dėl to PVM niuansų kiekvienam atskiru atveju, todėl visada patariu pasiklausti savo buhalterio).

Ar turi būti tachografas ir visokie ribojimai?

Taip, mikroautobusai, naudojami krovinių pervežimui (net jei svoris mažesnis), turi būti su tachografais. Vairuotojas negali vairuoti be poilsio ilgiau kaip 4,5 valandas. Tai reiškia, kad jeigu važiuojame į Miuncheną (apie 1200 km viena kryptimi), mes tikrai turime sustoti pernakvoti. Nėra jokios kalbos apie tai, kad „nusispriešinsime ir nuvažiuosime be sustojimo“ – tai draudžiama ir pavojinga.

Kaip sekti, kur yra mūsų daiktai?

Esu senos mokyklos (ir dažnai tiesiog paskambinu vairuotojui), tačiau dauguma mūsų transporto priemonių turi GPS sekimo sistemas. Galite pasiūlyti jums atsiųsti nuorodą, kurioje matysite, kur yra mikroautobusas realiu laiku. Tai suteikia ramybės, ypač kai mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai vyksta pirmą kartą ir jūs nervinatės.

Ar mokate įvežti specifinę techniką, pvz., didelius serverius?

Mūsų įranga leidžia įvežti standartinius serverių spintas, tačiau jeigu tai yra specialūs didelių duomenų centrų serveriai, kurie sveria po 500 kg vienas, tai jau nebe mūsų profilis. Tokie daiktai reikalauja spec. pristatymo su keltuvais, o ne paprasto iškrovimo rankomis. Geriau iš anksto pasakykite apie tokius „monstrus“.

Kas daryti, jeigu dingo raktai nuo furgono?

Tai nėra mūsų kliento problema, tai mūsų problema. Vairuotojas turi atsarginius raktus. Buvo atvejų, kai vairuotojas užrakino raktus viduje (nusipręžė), tai kviečiame pagalbą. Tai gali sukelti vėlavimą, bet mes viską apmokame. Jums nereikės nerimti dėl to, kad nebeišgausite savo daiktų dėl keisto vairuotojo.

Ar galite užtikrinti, kad viskas bus įrengta vieną dieną?

Įprastai – taip, jeigu atstumas nėra per didelis (pvz., Berlynas ar Hamburgas) ir biurai nėra milžiniški. Jeigu važiuojame į pietus (Miunchenas) ir reikia išmontuoti 30 vietų biurą, tai gali prireikti dvejų dienų su nakvyne. Geriau tiksliai suplanuoti grafiką su mūsų dispečeriu, kad nektų stresinut paskutinę minutę.

Ką daryti, jei klientas pats susirado „pigeriau“?

Visada sakykite taip – jeigu kas pigiau, tikrai ką nors trūksta. Gali trūkti draudimo, gali trūkti fizinio darbo (gali būti, kad tik pavogia daiktus), gali būti, kad tai nelegalus vežėjai. Mūsų kaina atspindi mūsų patirtį, rūpestį ir garantijas. Sutaupyti 100 eurų rizikuodama brangia technika – neverta. Geriau pasitikėti profesionalais.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad sėkmingas perkraustymas priklauso ne nuo transporto priemonės markės, o nuo žmonių ir planavimo. Mūsų komanda turi tiek patirties, kad net ir kebliamiausios situacijos Vokietijoje būtų išsprendžiamos be jūsų įsikišimo. Mikroautobusu vykdomas biuro perkraustymas į Vokietiją saugiai yra mūsų kasdienybė, todėl norime, kad jums tai būtų kuo paprasčiau. Pasitikėkite mūsų meistriškumu, o mes pasirūpinsime, kad jūsų verslas nebeveiktų iš lagaminų, o darbuotų naujoje vietoje pirmą dieną. Gerai susitarkime ir važiuokime!