Mikroautobusų transportas biuro perkėlimui į Vokietiją: kaip išlikti protu šioje šūdoje

Sakykime tiesią – biuro perkėlimas yra vienas didžiausių galvos skausmų, kuos tik gali patirti vadovas, o kai tas reikalas dar ir į kitą šalį, tai nori rankas nuleisti. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, per kuriuos mačiau viską – nuo idealiai suderintų reisų iki tokių, kai vairuotojas dingo bežinio kur kartu su kompiuteriais labai svarbių klientų. Dažniausiai mažoms ir vidutinėms firmoms pasirenkamas būtent mikroautobusų transportas biuro perkėlimui į Vokietiją, kadangi tai ekonomiškiau ir greičiau nei vilkas su sunkvežimiu. Čia nėra jokia magija, bet yra daug smulkių detalių, kurios gali viską sugadinti, jei apie jas nepagalvojoti iš anksto. Žemiau bandysiu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių žodžių ir rinkodaros šlamšto.

Bendrai apie organizavimą ir chaosą

Ar verta rinktis būtent mikroautobusą vietoj sunkvežimio?

Tai priklauso nuo to, kiek daugiau turite daiktų, bet dažniausiai taip. Sunkvežimis su biuro įranga reiškia daugiau problemų su muitinės dokumentais, o Vokietijoje jie gali būti tikri šunys. Mikroautobusų transportas biuro perkėlimui į Vokietiją yra daug lankstesnis – jis gali užvažiuoti tiesiai į miesto centrą, kur sunkvežimiui būtų draudžiama. Be to, jeigu perkeliate vos keletą darbo stalų, serverius ir arūvus, then mikroautobuso talpos pilnai užtenka. Nereikia mokėti už pilną vilką, kuris važiuos pusiau tuščias.

Kas nutinka, jei pasirašau sutartį, bet vairuotojas pavėluoja?

Tai nutinka dažniau negu norėčiau pripažinti. Vairuotojai yra žmonės, o ne robotai, kartai užstringa pasienyje, arba tiesiog užmiega degalinėje (o tai, neišsigaskit, yra gan dažna dalyka). Jei planuojate įmonės perkėlimą, visada turėkite savo planą „B“. Esu matęs situationą, kai vairuotojas pavėluojo dviem dienom dėl techniškų gedimų Lenkijoje, o klientas jau buvo atsisakęs patalpų nuomos pagal laiką. Geriau derėkis su ekspeditoriumi, kad turių atsarginį vairuotoją bent po keletą valandų.

Ar reikia daryti inventorizaciją priašinant krovinį?

Būtina, net jei manote, kad viską žiniate. Būkime tikri, tu momentą, kai mikroautobusas išvažiuoja, pradėsite panikuoti, ar tas vienas svarbiausias serveris tikrai įdėtas. Užsirašykite viską ant popieriaus arba telefonuose. Pernai turėjau klientą, kuris taip nenurodė mažos dėžutės su pinigais (neskaičiuokit, kodėl jis juos turėjo biure), ir mus teko ieškoti tą dėžę visame kelyje atgal. Inventorius taupo nervus.

Kaip susitarti dėl krovimo įrenginių (liftų)?

Ne visi mikroautobusai turi įrengtus hidraulinius liftus. Dauguma jų yra paprasti vairo su lenktomis. Jei turite sunkų seifą ar didelę spausdintuvą, privaloti tai pasakyti iš karto. Aš kartais pamirštu paklausti, o tėvukas prieš pat važiuojant sužino, kad reikia nešti 300 kilogramų kopijavimo aparatą trečiau aukštu be lifto. Tai pasibaigia prastai – prididėjė kaina, nervinga kalba, ir visiems nuobodu.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki atvykimo?

Įprastai, jeigu vairuotojas jau yra Lietuvoje, tai gali išvykti ir kitą dieną. Bet jeigu reikia atvykti iš Vokietijos ar kitos vietos, tai užtrunka 2-3 dienas. Ne许多tikėkitės, kad mikroautobusas atsiras po valandos. Planuokite savo perkėlimą bent savaitę ir daugiau iš anksto, ypač jeigu tai yra mikroautobusų transportas biuro perkėlimui į Vokietiją, nes tuomet reikia derinti ir darbo laiką, ir galbūt patalpų perteikimą.

Pinigai ir kainos (kas dažniausiai verkia)

Kiek kainuoja toks reisas maždaug?

Kainos šokuoja kaip kiškys miške Priklauso nuo to, kur būtent esate ir kur keliate. Jei iš Vilniaus į Berlyną, tai gali būti nuo 400 iki 700 eurų už vieną mikroautobusą su vairuotoju, bet tai tik labai grubus įvertinimas. Jeigu reikia skubiai, kainos šoksta dvigubai. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios, kaip žinome, dabar visiškai bepročio. Neklauskite mane dėl tikslių skaičių dabar, aš ne taksometras.

Ar kaina įskaito krovėjus?

Dažniausiai ne. Vairuotojas yra vairuotojas, jis yra tam, kad nuvežtų krovinį, o ne kad neštų dėžes trečiau aukštu. Jei reikia žmonių, kurie įkels ir iškels daiktus, tai tai yra papildoma paslauga, kurią reikia užsakyti iš karto. Aš pats kąsunęs esu, kaip vairuotojai atsisako nešti, nes turi nugaros problemų arba tiesiog nesąžiningi (o tokių yra gana nemažai).

Kas vyksta su PVM mokesčiais?

Jeigu esate įmonė, vežanti savo turtą (t. y. ne prekybai), tai galima taikyti 0% PVM tarifą, jeigu pateikiate tinkamus dokumentus (tarpininkinės transporto sutartis ir t. t.). Bet jeigu pavėluosite pateikti dokumentams mokesčių inspekcijai, gali tekti mokėti visą PVM iš savo kišenės. Geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu prieš pasirašant bet kokius dokumentus su pervežėju, aš čia ne specialistas.

Ar gali būti paslėptų mokesčių?

Deja, taip. Yra kompanijų, kurios braižo žemą kainą, o paskui prideda „vežimo išlaidas“, „kuro priemoką“, „užstalčius už rankas“ ir t. t. Visada klauskite, ar kaina yra galutinė. Aš pats stengiuosi kalbėti tiesiai, bet rinkoje yra daug vaikų, kurie nori uždirbti greitai. Perskaitykite sutartį dėmesingai, ypač skiltį apie papildomas paslaugas.

Ar padengiate žalą, jeigu kažką sudaužome?

Tai priklauso nuo draudimo. Standartinis transporto draudimas dažnai nedengia viso krovinio vertės, ypač jei tai yra jautri elektronika. Jeigu vežate brangų biuro techniką, rekomenduoju ypatingą krovinių draudimą. Pas mus buvo atvejis, kai vairuotojas staiga stabdė ir serveris nuskrito žemyn – be draudimo tas reikalas baigėsi teismu. (O, tiksliau, ne teisme, bet ilgiais ginčais).

Kelionės niuansai ir techninė pusė

Ar mikroautobusai turi atšaukti oro kondicionierių daiktams?

Dauguma modernių mikroautobusų turi galimybę valdyti temperatūrą atskiroje krovininėje dalyje, bet nereikėtų manyti, kad ten bus šaldymo kamera. Jeigu turite kažką labai jautraus šilumai (pvz., serveriai), tai paprasčiau pamokšleiti juos drabužiais arba naudoti termo dėžes. VŽ, nebus 18 laipsnių Celsijaus, jeigu lauke yra trisdešimt karščio.

Kas dėl degalų – kas moka?

Daugiausia atvejų degalai įskaičiuoti į galutinę kainą. Bet jeigu sutartyje parašyta „kaina nėra galutinė“, tai gali tekti papildomai sumokėti už degalus, ypač jei kaina benzino pakilo. Geriau derėkis, kad kaina būtų fiksuota, taip bus mažiau galvos skausmo. Kartais vairuotojai gali prašyti pinigų degalams, jeigu jie užstrigo pasienyje dėl eilės (kaip buvo su tais reidais prieš metus).

Kaip su tinklo įranga – ar reikia išjungti viską?

Būtina ne tik išjungti, bet ir ištraukti laidas. Jeigu įrenginiai pasislinks sukeliant vibraciją, gali nukristi jungtys. Esu matęs, kaip atvykęs biuro paslaptis (serveris) nebuvo užsilenkęs, nes nesėkmingai užšokęs laidas lūžo per važiavimę. Susirūpinkite įpakavimu – putomis, burbuliuota plėvele, viskuo, ką tik turite.

Ar vairuotojas gali padėti su išpakavimu vokiečių pusėje?

Jis gali, bet jis nėra įsipareigojęs. Jeigu jis nusprendžia padėti, tai yra jo geranoriškumas, už kurį reikia padėkoti (galiu pasakyti, kavos ar keleto eurų forma). Dažniausiai vokiečiai nenori, kad svetimšaliai kištųsi į jų procesus, todėl geriau pasirūpinkite vietiniais pagalbininkais iš anksto, jeigu tai būtina.

Kas vyksta, jei mikroautobusas sugenda?

Kompanija turi atsiųsti kitą arba mechaniką. Bet tai gali užtrukti. Vieną kartą turėjome gedimą netoli Poznanės, ir klientas laukė 12 valandų, kol atvyko pagalba. Su mikroautobusų transportu biuro perkėlimui į Vokietiją, jei jums reikia gauti daiktus rytoj ryte, visada turkite sau atsargą (geriau atsiųskite viską savaitę anksčiau).

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienoje?

Būtinas TIR kortelė (jei yra), CMR konosamentas, ir svarbiausia – krovinio deklaracija. Jeigu technika yra naudota ir ji yra jūsų įmonės nuosavybė, tai turite parodyti pirkimo-skyrimo dokumentus. Vokiečių muitininkai yra labai tikslūs, jeigu maty, kad serijinių numerių nėra, gali sulaikyti visą reisą dienai-dviem. Pas mane buvo atvejis su viena firma iš Kauno, kurie neparašė jokių sąrašų – beveik nepavyko ištraukti.

Ar reikia Ex1 dokumentų?

Jei tai yra eksportas į Vokietiją (narę), tai techninių Ex1 nebūna (nes tai ne trečioji šalis), tačiau reikia paruošti tariamą eksporto deklaraciją Lietuvos muitinei, kad išregistruotumėte turtą iš apyvartos (jei norite taikyti 0% PVM). Geriau visą tai patikėkite profesionalams, jeigu nesate tikri, kad sugebate užpildyti tuos gabalus.

Kaip su „Green Zone“ (žalia zona) Vokietijos miestuose?

O čia yra gana bėda. Vokietijoje daug miestų yra užterštųjų zonų (Umweltzone), kur neleidžiama važiuoti transporto priemonėms be atitinkamo lipduko. Jei jūsų mikroautobusas yra senas ir neturi Euro 5 ar 6 standarto, gauti baudą yra labai paprasta. Aš tikrai nežinau 100%, kaip dabar su visais tais skaitmeniniais lipdukais ir viskuo, tikriausiai reikia susisiekti su vairuotoju, kad jis patikrintų, ar tą žalią kortelę. Bet geriau nederėtų rizikuoti rasti važiuoti į centrą be jų.

Ar vokiečiai tikrina daiktus patalpose?

Kartais taip, ypač jeigu tai yra perkėlimas į industrinius rajonus. Jei atvyksite su pilnu mikroautobusu biuro šūdo, o vietinė saugumo tarnyba arba namų savininkas reikalaus pažiūrėti, ką ten vežate, reikės turėti inventorių. Neteisingai suprantu klientai kartais maišo po to, bet teisė jų pusėje.

Ką daryti, jeigu pradingsta CMR?

Jeigu vairuotojas praranda konosamentą, tai yra didelė bėda. Pirkėjas gali atsisakyti priimti krovinį. Tokiu atveju reikia skubiai kreiptis į ekspeeditoriaus, kad jie pateiktų garantinį Rašą (Garantinį rašą? Ne, garantinį laišką, o, tiesiog deklaraciją) muitinei. Todėl visada darykite nuotraukas dokumentų. Aš pats visada užsiimu šiuo dalyku.

Pavojingos situacijos ir patarimai iš vidaus

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Taip, bet čia yra pilnas rizikų laukas. Jeigu vairuotojui bus įdomu, kad ten yra asmeninių daiktų, jis gali pagalvoti apie kontrabandą arba paprasčiau – kad tai apgaudinėjimas su PVM. Geriau viską atskirtai. Turėjau atvejį, kai vadovas bandė įvežti motociklą kaip „biuro inventorius“ – baigėsi labai blogai, sulaikė sienoje.

Kas dėl pavojingų krovinių (degalai, dažai)?

Negalima. Įstatymai draudžia vežti pavojingus krovinius bendrosios paskirties mikroautobusuose be specialių leidimų. Net jeigu tai yra maža dežutė su dažais biurui, gali būti problema, jei sulaikys. Tokius daiktus reikia vežti atskirai, per specializuotas kompanijas. Nėra verta taupyti ant savo saugumo.

Ar reikia duoti pinigų vairuotojui (arbatpinigių)?

Ne oficialiai, bet realyje? Tai padeda. Jeigu vairuotojas geras ir jis jaučiasi, kad jį vertina, jis elgsiasi geriau su jūsų daiktais. Aš niekada neprašau to, bet žinau, kad mano kolegos visada giria tuos klientus, kurie nupirko kavos arba davė dešimtąją eurą sutaupyti. Tai nedideli pinigai, bet psichologiškai veikia.

Kas, jeigu aš atidėliuoju išvykimą paskutinę minutę?

Tai įniršina vairuotojus. Jeigu jis jau atvyko ir laukia, tu privalai mokėti už laukimo laiką. Dažniausiai tai yra fiksuota suma per valandą (pvz., 20-50 EUR). Nesileiskite į tokią situaciją. Būkite tikri, kada tiksliai pasiruošiate.

Ar saugu palikti daiktus vokiečių stovėjimo aikštelėse?

Beveik visada taip, bet yra vietų (ypač didmiesčiuose prie geležinkelio stotų), kur vagys dirba greitai. Vairuotojas turi užrakinti mikroautobusą ir padėti daiktus taip, kad jų nebūtų matyti pro langus. Aš pats mačiau, kaip vienas vaiduotojas (vokiškai vairuotojas?) prarado visus kompiuterius, nes paliko juos tiesiai priešais langą, kai ėjo pasipilti kavos. Protingesnis nežiūrėti išgalva.

Galutinis patarimas – ką nebūtų galima padaryti?

Ką tikrai nedarykit – nerašykite „Dėžė“ ant dėžės, o viduje turkite brangų serverį. Žymekite viską. Ir nepasitikėkite žodžiu. Turėkime sutartį. Gudrus vadybininkas sako, kad viskas bus gerai, bet be popieriaus tu neturi jokių įrodymų. Pervežimo verslas yra verslas, ne draugystė.

Mikroautobusų transportas biuro perkėlimui į Vokietiją iš esmės nėra sudėtingas dalykas, jeigu pasiruošiate ir žinotate, ko tikėtis. Dauguma problemų kyla ne iš kelių ar technikos, o iš to, kad žmonės neįsivaizduoja, kiek smulkių dalykų reikia sutvarkyti. Žiūrėkite į dokumentus, derėkitės dėl kainų iš anksto ir būkite sąžiningi su pervežėjais apie tai, ką tiksliai vežate. Tada viskas praeis lygiai ir jums nebus reikėjimo vėliau skambinti man ir keiktis dėl pradingusių dėžių. Sėkmės susirinkti viską!