Mikroautobusų transportas biuro kraustymui iš Vokietijos patogiai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – biuro kraustymas niekada nepasidaro monotoniškas. Kiekviena kelionė turi savo spalvą, o kartais ir spalvų nėra, likusi tik pilka pavargusi veida. Vakar susirinkau dokumentus, šiandien vairuoju, o rytoj jau galvoju, kaip protingai išvežti tuos visus lagaminus ir serverius. Sakyčiau, mikroautobusų transportas biuro kraustymui iš Vokietijos patogiai yra tas auksinis vidurkys, kai norima išvengti didelių sunkvežimių galvos skausmo miesto centre, bet telpa daugiau nei į paprastą furgoną. Pažiūrėkime, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Ką reikia žinoti prieš pradedant

Kiek laiko užtrunka tas visas procesas su Vokietija?

Viskas priklauso nuo to, kur įsivažiuojame ir iš kur važiuojame, bet paprastai tai kelių dienų reikalas. Jei imame krovinią iš Miuncheno arba Frankfurto, tai čia ir atvažiuoti, ir supakuoti, ir parvežti gali užtrukti net tris dienas, ypač jei vairuotojui reikia ilsėtis. Kartais atsitinka taip, kad klientas sako "viskas supakuota", o atvažiuojame – tai stovi kalnai dėžių be etikečių. Tada prasideda tas geras "netvarkingumas", kai reikia skubiai viską tvarkyti vietoje kliento.

Ar tikrai mikroautobusas yra patogesnis už sunkvežimį?

Tikrai, ypač kai kalbame apie biuro centrus Berlyne arba mažus miestus, kur gatvės siauros. Sunkvežimis ten net neprivažiuos arba teks stovėti už pusės miesto ir mokėti baudas už nelegalią stovėjimą. Mikroautobusas lengviau manevruoja, greičiau randa vietą, o biuro įranga paprastai ne tokio sunkio, kaip sandėlio prekės. Taigi, patogumas čia akivaizdus ir laiko, ir nervų atžvilgiu.

Ar galiu važiuoti su savo darbuotojais tame pačiame mikroautobuse?

Techniškai tai galima, jei yra vietų, bet legaliai ir draudimo atžvilgiu – tai sudėtingesnė istorija. Dažniausiai reikia specialių leidimų keleivių pervežimui tarptautiniais maršrutais, o mūsų draudimas apsaugo tik krovinius, ne žmones. Geriau nedaryti triukšmo, kad neprarastume licencijos patikrinimo metu. Nors esu matęs, kaip kai kurie "smulkiažoliai" veža visą šeipą su kroviniu, bet aš tokio rizikuoti nebeisiu.

Kokius dokumentus reikia tur�ti išvykdamas iš Vokietijos?

Būtinai reikia TIR knygelės arba CMR kontrato, o jei reikia – ir eksporto deklaracijos. Niekada nežinai, ką užklauso vokiečių pareigūnai pasienyje, o jie gali būti labai išsamūs. Vieną kartą mus sulaikė valandai tik todėl, kad viena faktūra buvo pparašyta neatitinkamai rašalu. Nerekomenduoju rizikuoti su dokumentais, juos reikia turėti idealiai sutvarkytus.

Ar jūsų įmonė užtikrina krovimo darbus Vokietijos pusėje?

Įprastai taip, mes turime partnerių, kurie gali atvykti padėti kelti biuro baldus. Bet jei kalbame apie labai brangų ar labai jautrų technikos pervežimą, geriau, kad tai darytų savo žmonės, kurie žino, kas yra kas. Aš asmeniškai visada primenu, kad serverius geriau pakrauti paskutiniais, kad jie neiškristų krovimo metu ( nors dažniausiai viskas vyksta priešingai).

Kaip apskaičiuojate kainą už maršrutą?

Kainą lemia atstumas, kuro kaina, o taip pat ir vairuotojo darbo valandos. Vokietijoje dirbti brangiau nei Lietuvoje, todėl jei reikia laukti kelias valandas kol išsikrausto biuras, tai taip pat bus įskaičiuota. Nėra fiksuotos kainos, kurią galėčiau dabar pasakyti, nes kainos šokteli kaip šuo ant uodegos. Turiu susisiekti su dispečeriu, o jis suskaičiuos.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos, nepaisant kuro padidėjimo?

Galima, bet tada ta kaina bus šiek tiek aukštesnė, kad mes apsisaugotume nuo nuostolių. Mes ne esome labdara, nors ir stengiamės būti sąžiningi. Jei kainą fiksuojame mėnesiui iš anksto, tai įtraukiame tam tikrą rezervą. Taip pat yra ir tokios situacijos, kai klientas sumokėjo, o kuras padidėjo tiek, kad teks važiuoti nuostolingai, bet tai jau verslo rizika.

Ar reikia mokėti užlaidą iš karto?

Standartiškai imame avansą apie 30 proc., kad užtikrintume, kad klientas nepadingtų. Buvo atvejų, kai atvažiuodavome į adresą, o ten niekas nedirba arba telefonas tylėja. Tuos pinigus prarandame, todėl avansas būtinas. Likusią dalį sumokate, kai krovinius iškrauname Lietuvoje.

Ką daryti, jei kelias užšąla arba yra didelių spūsčių?

Tai yra nemaloni dalis, su kuria susiduriame dažnai žiemą. Vokietijoje autostradose esą viskas tvarkoje, bet kai pasiekiate Lenkiją... ten prasideda nuotykiai. Jei užtrunkame dėl oro sąlygų, mes informuojame klientą. Negalime padaryti nieko, tik laukti. Kartais vairuotojai praleidžia naktį kabinoje, tai nelabai patogu, bet darbas yra darbas.

Ar galite pervežti ir asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Galime, bet tada turi būti aiškiai atskirta krovinių sąraše, kad nekilstų klausimų muitinėje. Negali būti taip, kad vienoje dėžėje gulėtų monitorius, o šalia – seni batai tėvio. Muitinė to nemėgsta. Asmeninius daiktus geriau vežti atskirai arba deklaruoti kaip individualų siuntinį, o ne įmonės turtą.

Biuro technikos ir įrangos saugumas

Kaip pakrauti brangius serverius ir kompiuterius?

Juos reikia labai gerai užfiksuoti, naudojant putų plastiką ir diržus. Serveriai yra jautrūs vibracijai, todėl negali jų tiesiog padėti ant grindų. Vieną kartą teko matyti, kaip viena firma taip "pasigailėjo" pakavimo medžiagų, kad atvykus pusė diskų nebeveikė. Dabar visada rekomenduoju papildomą apsaugą, net jei tai kainuoja brangiau.

Ar draudimas dengia technikos sugadinimą kelyje?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), bet jis veikia tik tada, jei krovinys buvo tinkamai užfiksuotas ir pakrautas mūsų vairuotojo akivaizdoje. Jei jūs pats padėjote monitorių ant kelio ir jis nukrito, mums tai nebeužkliūna. Visada tikrinkite, kaip vairuotojas dirba, o jei matai kažką blogai – sakyk iš karto.

Ar reikia išjungti techniką prieš pakavimą?

Būtinai. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad neįkaistų varikliai pervežimo metu. Labai svarbu atjungti visus laidus ir pažymėti, kur kas buvo prijungta, kad nebeliktų "susimaišiusių" laidų galų. Nėra nieko blogiau, kai atvykstate į naują biurą ir praleidžiate dieną bandydami prijungti spausdintuvą.

Kaip elgtis su popieriniais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi keleivinėje kabinoje arba specialioje užrakintoje dėžėje. Negali būti, kad svarbūs kontraktai gulėtų po stalų sparnais. Jei pas lyja ir stogas praleidžia (o seni mikroautobusai kartais praleidžia), tai galite prarasti visą savo verslo istoriją. Nekantriai primenu apie tai kiekvienam klientui.

Ar galima pervežti didelius biuro stalus neišardant?

Galima, jei jie telpa į duris ir nėra per sunkūs. Mikroautobuso talpa yra apie 20 kubinių metrų, bet ilgis gali būti ribojamas, jei reikia uždaryti galines duris. Ilgas stalas gali neįeiti įvazą, todėl geriau išsukti kojas arba rasti kitą sprendimą. Vairuotojas paprastai pataria, ką galima daryti vietoje.

Kodėl rekomenduojate nešti smulkius daiktus dėžėse, o ne maišuose?

Nes dėžės ant vienos kitos dedamos geriau, jos neslysta, o maišai visada pasisuka ir tūkščia. Be to, dėžėse daiktai mažiau susižaloja. Matau dažnai, kaip žmonės užsirašo ant dėžės "knygos", o atidarius ten yra dar ir šakės su peiliais. Tvarka taupo laiką naujame biure.

Ar atvežate ir išnešiate krovinius išlaidžiai į patalpas?

Tai priklauso nuo susitarimo. Standartiškai mes vežame "nuo durų iki durų", bet jei reikia nešti į trečią aukštą be lifto, tai jau papildomas darbas. Vokietijoje daug kur yra liftai, bet Lietuvoje dar randasi biurų senose pastatuose be jų. Tada reikia organizuoti nešėjus, o tai kainuoja.

Ką daryti su biuro seifais?

Seifai yra sunkiausias dalykas. Juos reikia žinoti svorį iš anksto, kad neperkrauti mikroautobuso ašies. Kartais teka kreiptis į specializuotas technikas su hidrauliniu keltuvu. Nekomunaliniai daiktai, tokie kaip ginklų seifai, turi būti uždaryti ir raktai perduoti atsakingam asmeniui.

Ar turite sekimo sistemas, kur žiūrėti kur auto yra?

Taip, visi mūsų mikroautobusai turi GPS sekimo sistemas. Galite matyti mašinos vietą realiu laiku mūsų svetainėje. Tai padeda susitarti dėl laiko, kada reikia būti paruošusiems priimti krovinius. Niekada nebūna taip, kad vairuotojas atvyksta lygiai laiku, visada anksčiau arba vėliau, bet bent žinote, kur jis.

Problemos ir jų sprendimai realiame laike

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga Vokietijoje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada turime rasti kitą vairuotoją arba siųsti atsarginę komandą, kas gali užtrukti. Vieną kartą mūsų vairuotojas susirgo per šventes Hamburge, ir teko jam laukti kelias dienas kol pasveiko. Klientas bura nepatenkintas, bet mes padengėme laukimo išlaidas ( bent jau dalį ).

Ar dažnai gedasi mikroautobusai tolimuose maršrutuose?

Naujesniems retai, o seniems – kaip šventė. Techninės priežiūros svarba yra milžiniška. Mes stengiamės keisti tepalus ir dirželius laiku, bet bet kas gali nutikti kelyje. Turime draudžiamos pagalbos paslaugą, kuri atvyksta per 3 valandas bet kurioje Europos vietoje.

Kaip elgiatės su klientų skundais dėl pavėlavimo?

Klausome ir jei kaltė mūsų – atsiprašome ir grąžiname dalij sumos arba duodame nuolaidą kitam kartui. Jei kaltė ne mūsų (pvz., spūstys), aiškiname situaciją. Nekantriausius klientus tenka raminti telefone pusę nakties. Kartais tiesiog reikia išgirsti tuos jų nusiskundimus, nors jie ir be to aiškūs.

Ar buvote atvejų, kai dingę kroviniai?

Dingimas visiškai – retai, o pavogimas – taip, ypač jei paliekate mašiną neapsaugotą aikštelėje naktį. Vokietijoje saugu, bet ką tik pasienio kelyje arba poilsio vietose reikia būti atsargiems. Visada užrakiname galines durys ir pasirenkame saugias parkavimo vietas. Niekada nepaliekame brangios įrangos matomoje vietoje.

Ką daryti, jei pažeistas krovinių sąrašas?

Tada prasideda ilgas diskusijų procesas su draudiku. Reikia turėti nuotraukas prieš pakrovimą ir po iškrovimo. Be to, neįmanoma įrodyti, kad buvo sugadinta, jei nėra dokumentuoto fiksavamo momento. Aš visada liepiu vairuotojams daryti nuotraukas, jei matau, kad klientas yra įtartai "nervingas".

Kodėl kai kurios imonės siūlo kur kas pigesnes kainas?

Nes jos taupo ant visko – vairuotojų algų, draudimo, techninės būklės arba net legalumo. Pigiai kainuoja brangiausia galiausiai. Gali būti, kad atvyks senas "sugedęs" vokietukas, kuris neįveiks kalno, ir jūsų krovinių reikės perkrauti į kitą mašiną. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už ramybę.

Ar galima susitarti dėl greito pristatymo "rytoj"?

Jei tai šiandien vakare ir krovinys jau paruoštas, tai kartais pavyksta stūmėlėmis. Bet tai kainuoja, nes tenka mokėti vairuotojui viršvalandžius ir panaikinti poilsio laiką. Nerekomenduoju tokio streso, nes pavargęs vairuotojas padaro daugiau klaidų. Geriau planuoti kelias dienas atsargiau.

Kaip elgtis, jei gatvėje, kur reikia atvežti, yra statybos?

Statybų Vokietijoje daug, tai kaip vėjas. Reikia žinoti iš anksto apie eismo apribojimus. Kartais teka nešti krovinius 200 metrų rankomis, nes sunkvežimis negali privažiuoti. Mikroautobusas čia vėl turi pranašumą, bet irgi ne visada praeina.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą ar duoti pinigų?

Tai ne privaloma, bet labai pagerina nuotaiką. Lietuviškas vairuotojas visada verto gerą kavą arba nedidelį „paliudijimą“, o vokiečių tai retai įpareigoja. Žmogiškas požiūris dažnai padaro stebuklus – ką tik vairuotojas padės papildomai nešti dėžes, jei jautosi gerbiamas.

Galutiniai nustatymai ir rekomendacijos

Ką daryti iš karto po krovinių gavimo?

Patikrinkite būklę pagal sąrašą ir pasirašykite dokumentus. Jei pastebėjote trūkumą – parašykite tai ant CMR (būtinai!). Vėliau draudikas neįsims pretenzijų. Turite 7 dienas pareikšti nuostolius raštu, bet geriau tai daryti iš karto vietoje.

Ar galite padėti su susirinkimu naujoje vietoje?

Esame pervežimo, ne montavimo įmonė, bet mūsų vairuotojai gali padėti pastatyti dėžes tinkamoje vietoje. Baldų surinkimo reikalai tai jau kitas pasaulis – ten reikia meistrų su štiftyrais. Negerai, kai bando sujungti du stalo sparnus be instrukcijos – visada lieka vienas varžtas.

Kaip apmokėti paslaugas, jei įmonė reikalauja PVM sąskaitos?

Mes išduodame PVM sąskaitas-faktūras visada. Tai standartinis dalykas versle. Jei esate iš kitos ES šalies, galite taikyti PVM permoką (jei turite PVM kodą). Reikia tik nurodyti savo duomenis užsakymo metu, kad nebūtume vėliau pataisytinęs.

Kodėl reikia tikslaus adreso su koordinatėmis?

Navigacijos kartais meluoja, ypač kai yra keli vienodi gatvių pavadinimai rajone. Koordinatės išspręšia problemą 100 proc. Vieną kartą važiavome į "Berliner Straße" viename mieste, o klientas laukė kitame. Praradome 4 valandas. Niekada nenustokite tik gatvės pavadinimo.

Ar galima pervežti augalus arba chemines medžiagas?

Augalus galima, jei jie nekenksmingi ir turi fitosanitarinius pažymėjimus (jei reikia). Chemines medžiagas – tik tada, jei jos nėra pavojingos (ADR). Negalime vežti benzininių kanistrų arba rūgščių be specialios leidimų, nes tai pavojinga visiems.

Kokios baudos gali būti už netinkamą krovinių fiksavimą?

Gali būti iki 500 eurų Vokietijoje, jei pareigūnai pastebi, kad kroviai juda kabinoje. Be to, jei įvyksta avarija ir ką nors sutriuškina, draudikas nemokės nieko. Todėl investavimas į geras diržas ir kilimėlis vertas kiekvieno cento.

Ar verta rūpintis apdraudimu "nuo visų rizikų"?

Jei pervežate labai brangų biurą – tikrai verta. Standartinis draudimas apsaugo tik iki tam tikros sumos (pvz., 10 eurų už kg). Jei turite 1000 kg vertos technikos, tai gali neužtekti. "Visų rizikų" draudimas padengia rinkos vertę, bet jis brangesnis. Pasitarkite su savo brokeriu.

Kaip ilgai galite laikyti krovinį pas savęs sandėlyje?

Paprastai suteikiame 1-2 dienas nemokamai, tada imama mokestis už sandėliavimą. Mes negalime užblokuoti mašinos ilgam laikui, nes jos turi uždirbti. Jei jūsų biuras nebus paruoštas laiku, reikia ieškoti laikino sandėlio.

Kodėl rekomenduojame planuoti kraustymą ne šventę?

Nes šventę gali būti uždarytos parduotuvės (jei trūksta dėžių), dirbti mažiaja apimtimi remonto darbai, o be to, vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Geriausias laikas yra vidur savaitės, kai eismas mažesnis ir visi paslaugai veikia.

Ar turite patirties su biurų kraustymu iš Didžiosios Britanijos po Brexito?

Taip, tai dabar yra daug sudėtingiau dėl muitų formalumų. Reikia daugiau dokumentų, o pasienio kontrolė ilgiau. Vokietija yra paprastesnė, nes yra viduje ES, bet taisyklės panašios – viskas turi būti tvarkingai užregistruota. Su Vokietija problemų beveik nėra, tik reikia laikytis standartų.

Kas nutinka su pakuotės medžiagomis po iškrovimo?

Galite jas pasilikti arba mūsų vairuotojas jas išvešia į perdirbimą. Jei dėžės dar geros, jas galima panaudoti iš naujas. Mes stengiamės būti ekologiški, bet dažnai klientai tiesiog mums pasako "imk viską su savimi" ir mes tai padarome.

Ar galima pasitarti su jumis dėl optimalaus kraustymo laiko?

Žinoma, mes patariame remdamiesi savo patirtimi. Žinome, kada Vokietijoje yra "Mautstelle" spūstys ar kada yra didžiuliai turgūmi miestuose, kuriais reikia važiuoti. Geras planavimas sutaupo daug laiko ir pinigų. Nereikia būti genijumi, kad suprastum – vakare važiuoti geriau nei piko valandomis ryte.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas pervežimo metu?

Skambinti iš karto dispečeriui. Negalima tiesiog rašyti SMS vairuotojui, kad jis važinėja ir negali skaityti. Dispečeris perduos informaciją. Jei adresas pasikeičia toliau kaip 50 km, gali būti pritaikyta papildoma mokesčio už papildomą kelią.

Ar jūsų vairuotojai moka angliškai ar vokiškai?

Dauguma moka angliškai baziniu lygmeniu, seni vilkų vairuotojais – rusiškai. Vokiškai moka tik tie, kas ten dažnai važinėja. Bet su navigacija ir žemėlapiu mes susitvarkome bet kurioje kalboje. Svarbiausia, kad adresas būtų parašytas teisingai.

Ar verta rinktis didesnę firmą ar mažą?

Didelės turi resursų, bet mažos yra lankstesnes ir dažnai pigesnes. Esu dirbęs ir čia, ir ten. Mažoje firmai gali paskambinti pats direktorius ir viską susitarti, o didelėje tu esi tik numeris sistemoje. Mikroautobusų transportas biuro kraustymui iš Vokietijos patogiai dažniausiai organizuojamas būtent vidutinio dydžio komandų, kurios turi asmeninį požiūrį.

Kodėl aš visada kartoju, kad reikia tikslaus inventoriaus?

Nes be to tai chaosmas. Kai atvyksta ir reikia užpildyti 30 puslapių sąrašą vietoje, nes niekas nebuvo susiskaičiavęs – tai siaubas. Tikslus sąrašas tai pusė sėkmės. Kitą pusę sudaro gerai suremontuotas mikroautobusas ir patyręs vairuotojas.

Galutinis patarimas tiems, kurie dabar planuoja kraustymą

Neskubėkite rasti pigiausio varianto. Išsiaiškinkite, ką tiksliai reikia pervežti ir kokie yra jautrumai. Mikroautobusų transportas biuro kraustymui iš Vokietijos patogiai pasirodo esąs geriausias sprendimas tiems, kurie vertina laiką ir nor išvengti biurokratijos su dideliais sunkvežimiais. Pasidomėkite ir kitomis kryptimis, pvz., perkant įrangą iš Nyderlandų, bet Vokietija visada bus pagrindinis partneris dėl artumo.

Apibendrinant, tiek dvidešimt metų šioje srityje mane išmokė vieno – detalės lemia viską. Nuo to, kaip užrašyta adreso etiketė, iki to, kaip užfiksuotas kėdės rėmas. Jei viską padarysite sąžiningai ir iš anksto, kraustymas nebus košmaras, o tiesiog darbo diena. Sėkmės jūsų naujame biure ir saugių kelionių!