Mikroautobusų paslaugos biuro persikraustymui į Vokietiją: praktinis vadovas be pritempių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, maždaug tiek, kai atsivėrė sienos, ir mačau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai važinėjome senais „Mercais“ su defektu, baigiant šiandieniniais naujais autocinais, kuriuose yra viskas, netgi kavos viryklė. Žmonės visada klauso apie mikroautobusų paslaugas biuro persikraustymui į Vokietiją, bet retai kada supranta, kas tame įtraukta iš tikrųjų. Tai ne tik paėmti dėžes ir vežti. Tai yra organizavimas, nervai, muitinės, kur Vokietijos pareigūnai gali būti... mandagi, bet labai griežti. Čia nėra tas paprastas „nuo A iki B“ kelias, ypač kai kalbame apie įmonės turto pervežimą.

Kiek tai laiko ir pinigų (ir nervų)

Kiek laiko užtrunka tas persikraustymas?

Vienoje dienoje tai neįmanoma padaryti pagaliau, jei kalbame apie visą biurą. Paprastai reikia planuoti bent dvi ar tris dienas, t.y. pakrovimas Lietuvoje, kelionė, iškrovimas Vokietijoje. Dar pridėkite poilsio laiką vairuotojui, jei jis važiuoja vienas. Jei reikia mikroautobusų paslaugų biuro persikraustymui į Vokietiją, skirkite laiko rezervą. Vakarų autostradose dažnai būna stūmų, ypač prie Hamburgo arba Miuncheno, ir tai viską uždelsia valanda ar dvi. Geriau tikėtis, kad kelyje praleisite 18-20 valandų su poilsiais.

Ar brangu bus mums?

Kaina priklauso nuo tūrio, bet dažniausiai žmonės nustemba, kai galiuoja skaičiavimus. Degus yra brangus (nors dabar truputį nukrito), o Vokietijoje mokesčiai už kelius mūsiškiems atrodo kosminiai. Paprastai tokio reiso kaina svyruoja, bet neskubėkite rinktis pigiausio. Buvo atvejų, kai pigiųjų nešikų ratlankiai lūždavo tiesiog lenkijos pasienyje (o ne vokiškame). Mokėkite už kokybę ir už tai, kad jūsų kompiuteriai atvyks gyvi.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Tūris, atstumas, darbo laikas (naktinis, savaitgalis), o taip pat speciali įranga. Jei turite daug sunkių seifų ar serverių, reikės hidraulinio keltuvo, o tai papildomai kainuoja. Be to, labai svarbu, ar reikia vairuotojo pagalbininko kraunant. Vokietijoje darbo jėga brangi, tad jei mūsų vairuotojas ten turi ilgiau laukti kol jūsų darbuotojai kažką vežia, tai laikas taip pat įskaičiuojamas. Detaliųjų dar net nekalbu apie tuo pat metu keliamus kuro kainos svyravimus.

Galite paskaičiuoti dabar tiksliai?

Negaliu, nes dar nežinau tikslaus dėžių kiekio. Galiu tik apytiksliai įvertinti pagal jūsų aprašymą. Vieną kartą klientas sakė „turim keletą dėžių“, o atvažiavome – tai buvo pilnas vilkikas krovinys. Taip pat, naudojant mikroautobusų paslaugas biuro persikraustymui į Vokietiją, visada yra rizika, kad dėžės nebus idealiai sudėliotos ir liks tuščia vieta, kurią vis tiek reikės sumokėti, nes tūris yra tūris. Reikėtų susitarti dėl fiksuotos kainos arba valandinio.

Ar galima sumokėti paskui su sąskaita-faktūra?

Taip, jei esate juridinis asmuo, tai išvis klausimų nebekyla. Išrašome sąskaitą, ją apmokate per 3 arba 30 dienų (kaip susitarsime). Bet jei esate fizinis asmuo, norintis pervesti savo daiktus, tai dažniau reikalaujame avanso arba mokėjimo grynaisiais iš karto pabaigus darbą. Nenoriu girdėjoti išpažinimų vėliau, kad „pinigai bus pirmadienį“, kai aš jau esu Vilniuje.

Kokios mokėjimo priemonės priimamos?

Grynaisiais (jei ne didelė suma), banko pavedimu, o kartais ir kortele (jei pas mus toks terminalas veikia, turiu patikrinti, ar jis nešiojamas). Geriausia ankščiau susitarti dėl banko pervesto, kad nereikėtų gaišti laiko ties kortelės ryšium. Vokiški bankai kartais uždelia pervelimus, todėl patikrinkite, ar pinigai tikrai nupuolė. Su mikroautobusų paslaugomis biuro persikraustymui į Vokietiją visada geriau aiškios sąskaitos iš karto.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija (Tai siaubas, bet reikalingi)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia sandorio (jei technika sena), inventoriaus sąrašą, kuris turi būti detalus. Vokiškai pareigūnai nemėgsta, kai parašyta tiesiog „kompiuteriai“ – reikia modelių, serijinių numerių (jei įmanoma) ir apytikslės vertės. Be to, reikės CMR krovininės kvitos, kurią pateikiu aš. Dar reikia galvoje turėti, kad jei vežate naujas prekes, tai jau importas ir reikia VMI leidimo, o ne paprastas persikraustymas.

Ar reikia mokėti PVM ar muitą?

Jei tai yra įmonės turtas, kuris naudojamas verslui ir jūs tiesiug perkeliate savo filialą arba įmonę, dažniausiai tai laikoma vidiniu perkėlimu, ir mokesčių nėra (0% PVM tarptautinėje prekyboje, jei visi dokumentai tvarkingi). Bet jei ten rasite asmeninų daiktų arba parduodamą prekę be sąskaitos – tai jau kita istorija. Vokietijos muitinė labai tikrina, ar tikrai nepervežate prekybai skirtų dalykų beslepiant juos kaip biuro inventorius.

Kas daryti, jei sąrašas netikslus?

Tada gali būti problemų. Vakar teko stabdyti klientą, kuris užmiršo įrašyti brangų serverį į sąrašą. Muitininkai tai pamatė ir pradėjo kruopščiai tikrinti viską. Geriau parašyti „daug įvairių kabelių ir dalių, 50 kg“ nei nerasti kokio nors svarbaus dalyko. Aš asmeniškai visuomet patariu padaryti nuotraukas prieš kraunant, kad įrodytume, kas kaip atrodė. Tai padeda išvengti nesusipratimų, naudojant profesionalias mikroautobusų paslaugas biuro persikraustymui į Vokietiją.

Ar jūs užpildote deklaracijas už mane?

Aš galiu padėti su CMR ir sąrašais, bet oficialią muitinės deklaraciją (EMCS arba Export declaration) turi daryti jūsų brokeris arba mokesčių konsultantas, arba aš galiu pasiūlyti savo partnerį, už papildomą mokestį. Nemanau, kad verta rizikuoti su neteisingai užpildytais popieriais, ypač kai kalba eina apie Vokietiją.

Kas turėtų būti inventoriaus sąraše?

Kiekvienas daiktas, vertesnis nei keletas šimtų eurų, turi būti įtrauktas. Baldai, kompiuteriai, telefonai, netgi raštinės reikmenys, jei jų yra daug. Nurodykite apytikslę vertę (pvz., 200EUR). Vokietijai svarbu ne tiek kiek, kiek kainavo, o ar tai nėra pavojinga arba draudžiama. Niekada nežinai, ką jie gali sugalvoti patikrinti.

Ar sunku gauti leidimus iš VMI?

Lietuvos VMI dabar viską daro elektroniniu būdu, tai nėra taip sunku kaip anksčiau, kai tekdavo stovėti eilėse. Reikia tik laiko ir kantrybės užpildyti formas. Jei jūsų buhalteris šioje srityje neaiškus, geriau rasti profesionalą, nes klaidos gali brangiai kainuoti. Pati mikroautobusų paslauga biuro persikraustymui į Vokietiją neapima tokio sudėtingo dokumentų valdymo, tai atskira paslauga.

Logistikos niuansai ir krovinio saugumas

Kokie mikroautobusai naudojami?

Dažniausiai tai Mercedes Sprinter arba VW Crafter su aukštu stogu (High Roof). Jie telpa daugiau nei atrodo. Reikia tik žinoti, kad europiniai paletės (80x120) viduje gali neitalpti idealiai dėl ratlankių iškilimų, todėl daiktus reikia dėti į dėžes. Jei jums reikia pervežti labai ilgų daiktų (pvz., ilgos lentos ar sofos), reikia pasakyti iš anksto, kad paimčiau ilgesnį mikroautobusą arba su priekaba.

Ar įrenginėte dėžes?

Ne, mes esame pervežėjai, ne pakuotojai. Galiu padėti su juosmens diržu arba pasiūlyti kontaktą, kas parduoda dėžes. Siūlau nusipirkti stiplesnes dėžes, o ne tas mažmeninės prekybos parduotuvėse, kurios suyra po 10 kilogramų. Vieną kartą važiavom su kliento dėžėmis, kurios sprogo tiesiog važiuojant keliu – visos knygos ant grindų. Nenaudinga patirtis.

Ar saugu palikti daiktus mikroautobuse naktį?

Jei būna reikėlis nakvoti kelyje (pavyzdžiui, Lenkijoje), vairuotojas visada stovi apsaugotoje aikštelėje. Mikroautobusas užrakintas ir, svarbiausia, turi galimybę užrakinti galinę dalį iš vidaus. Tačiau palikti labai brangius daiktus (kaip lobis), be priežiūros, net nerekomenduoju. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, vagysčių rizika autostradų poilsio vietose vis dar egzistuoja.

Kaip apsaugote baldus nuo pažeidimų?

Naudojame antklodes, plėveles, o taip pat užfiksavimo diržus. Aš visada sakyčiau – geriau per daug užsegti negu per mažai. Vokietijos keliai, nors ir geri, turi savo vingius, o ir sustojimas prieš šviesoforus gali sukrėsti viską. Biuro stalai yra jautrūs, o juos sunkiai atstatyti. Nors suteikiame kokybiškas mikroautobusų paslaugas biuro persikraustymui į Vokietiją, fizikos dėsniai vis tiek veikia – bet kas gali nukristi, tas nukris.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet tai komplikuota. Vokietija turi griežtus fitosanitarinius reikalavimus. Jei tai keli kaktusai biure – tai pavyks, jei tai didelė palmė su žeme – gali būti problema sienoje. Reikia tikrinti, ar augalai ne invaziniai ir ar nėra ligų. Geriau juos palikti, nebent jums labai brangūs.

Kas daryti, jei techniškai sužlugo mikroautobusas?

Tai retai nutinka, nes techninė priežiūra atliekama reguliariai. Bet jei nutiko – skambinu iš karto techninei pagalbai. Tada gali kilti uždelstimas. Tokiu atveju jums nebus reikalaujama papildomo mokesčio už mano strigimą, tai mano rizika. Tiesa, jei dėl to reikės perkrauti į kitą transportą, tai gali užtrukti. (Bet paprastai viską sutvarkome per kelias valandas).

Vietiniai ypatumai Vokietijoje (Ką tikrai reikia žinoti)

Ar sunku važiuoti po Vokietijos miestus?

Centruose, pvz., Frankfurte ar Berlyne, yra zonos, kuriose draudžiama važiuoti sunkesnėms Transporto priemonėms (Umweltzone). Mūsų mikroautobusai turi reikiamas žalios spalvos etiketes, todėl važiuojame laisvai. Bet reikia susitarti dėl iškrovimosi vietos – ar yra kur sustoti, ar neperžengsite kvotos, ar reikia leidimo iškrovai gatvėje. Vokiečiai dėl to gali paduoti baudą.

Kur geriausia iškrauti biuro daiktus?

Geriausiai tiksliai prie pat durų, bet jei ten pėsčiųjų takas, teks važiuoti į artimiausią parkavimą ir vežti rankomis. Jei pastatas turi liftą, puiku. Jei ne – reikia suplanuoti, kad vairuotojas pats nešis 40 kilogramų spintą į 4 aukštą. Jis gali padėti, bet jis ne Herkulis. Sutarkite dėl jūsų darbuotojų pagalbos iš anksto.

Ar reikia rūpintis atliekų šalinimu (pakuočių)?

Nebūtinai, jei pakuotes surenka ir išmesa pati įmonė. Bet jei paliksite tuščias dėžes gatvėje, Vokietijos komunalininkai jūsų nemylės. Aš galiu pasiūlyti, kad mes sugrąžintume dėžes atgal į Lietuvą jei jos kokybiškos (kad jūsų buhalterijai nebūtų pykčių dėl sąnaudų), arba išmesčiu pirmoje geraije vietoje (dešra neatsižvelgiant).

Kaip su laiku – ar reikia derinti su Vokietijos laiku?

Žinoma, mes gyvename pagal jų laiką, kai ten esame. Jei susitarsime, kad iškrovame 8:00 ryte, tai tai reiškia 8:00 vietinio laiko. Ne Lietuvos. Nors skirtumas tik valanda, bet pavėlinus vieną valandą, vairuotojas gali prarasti kitą užsakymą. Taip pat, vokiečai labai punktualūs, jei jūsų vadybininkas ten nebus laiku, gali būti nesusipratimų.

Ar žinote gerus servisą ten, jei reikėtų?

Turiu keletą kontaktų, ypač ties Berlynu ir Diuseldorfu, kur galime užsukti, jei reikėtų pilti padangų orą ar patikrinti stabdžius (nors užtikrintai geriau tai padaryti čia). Vokiški servisas yra kokybiškas, bet... brangus. Taigi geriau pasirūpinkite čia, kad nereikėtų mokėti už vokišką mechaniką. Tačiau jei būtina, mes išgyvensime.

Kliento elgesys ir tarpusavio santykiai

Ar klientas gali važiuoti kartu su vairuotoju?

Taip, dažnai vadovai važiuoja kartu, kad prižiūrėtų turtą. Bet turi žinoti, kad vairuotojui reikia poilsio. Jis negali būti už kampo 24 valandas. Jei jūs norite važiuoti ir kalbėtis apie verslą – puiku, jei užmigsite ir pakenksite vairuotojui (skambinimas, triukšmas) – tai ne. Tokiu atveju geriau susitikti vietoje.

Kas daryti, jei kažkas sugedo kelyje?

Jei sugedo dėl to, kad blogai supakavote (pvz., indai supako į vieną dėžę be užpildo), tai atsakomybė jūsų. Jei dėl to, kad pataikėme į duobę (kas reta Vokietijoje) – tai mūsų. Visada turime draudimą, bet geriau išvengti ginčų. Patariu brangiausius daiktus imti su savimi į keleivinę salono dalį (jei ten yra vietos). Nors mikroautobusų paslaugos biuro persikraustymui į Vokietiją yra saugios, nenumatyta visada įvyksta.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai kainuoja. Jei staiga nuspręsite, kad vietoje Berlyno reikia važiuoti į Miuncheną, tai aš turiu skaičiuoti naują kainą, degalų, laiko. Ir, svarbiausia, galiu neturėti laiko numatyto poilsio. Todėl keisti maršrutą reikia tik iššokusios situacijos atveju, o ne „dėl nuotaikos“.

Ką daryti su maistu ir gėrimais biure?

Jei pervežiate maisto prekių (sandėliui), tai kita istorija (sanitariniai reikalavimai). Jei tai tiesiog jūsų virtuvės likučiai, supakuokite juos atskirai, kad neišsilietų. Vieną kartą klientas uždarė ne hermetiškai kepimo priemonę ir visame kabaname kvėpavome sviestu iki pat Miuncheno. Nebūkite toks klientas.

Kaip susikalbame, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Dažniausiai mūsų vairuotojai kalba angliškai arba rusiškai, pagrindines frazes supranta. Vokiškai kalbančių reti, bet jei jums labai reikia komunikacijos su vietiniais (pvz., namų savininku), aš galiu skambinti iš Lietuvos ir verkti (versti) jums. Užtat dauguma vairuotojų supranta „Krankheit“ arba „Polizei“, kas dažniausiai ir užtenka (juokauju, tiesiog reikia, kad viskas būtų tvarkingai).

Ar verta rūpintis pasitikėjimo raštu?

Formaliai jis yra CMR, bet jei jums svarbu labai brangus turtas, galime pasirašyti papildomą sąlygų lapą. Aš asmeniškai pasitikiu savo žmonėmis, bet verslas yra verslas. Pinigai, kaip sako, nemyli tylos. Geriau viskas užrašyta, kad vėliau negautumėte laiško, kad „tai ne tie dėžės buvo“. Taigi, mikroautobusų paslaugos biuro persikraustymui į Vokietiją turi būti aiškiai sutartos.

Pabaigos apibendrinimas (Ką išmokau per šiuos metus)

Galiausiai, noriu pasakyti, kad persikraustymas yra ne tik fizinis darbas, bet ir psichologinis. Naudokitės patirtimi, nebandykite taupyti ant dokumentų ar dėžių kokybės. Vokietija neleidžia klaidų, ten sistema veikia kaip laikrodis. Jei pasiruošiate gerai, viskas nueis sklandžiai, o aš su komanda padarysime viską, kad jūsų biuras Vokietijoje pradėtų veikti tą pačią dieną. Susitarkime dėl datos ir nebejukime, nes geri vairuotojai užimti.