Mikroautobusų logistika biuro daiktų perkėlimui į Vokietiją: Kaip tai vyksta be paslapčių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – mikroautobusų logistika biuro daiktų perkėlimui į Vokietiją atrodo paprasta tik žiūrint iš šalies. Realybėje tai yra nuolatinis sprendimų priėmimas, važiavimas aplink spragas ir bandymas nuraminti klientus, kai vairuotojas užstringa Lenkijoje be ryšio. Sakyčiau, dažniausiai viskas vyksta sklandžiai, bet tada tas vienas kartas... įvardinsiu tiesiai – biuro reikmenys yra trapūs, o keliai Vokietijoje nors ir geri, bet sunkiai toleruoja vėlavimus. Žemiau išdėstysiu tai, ką dažniausiai klausiate, ir tai, ką dažniau užmiršite paklausti. Nėra idealios schemos, yra tik patirtis.

Pasiruošimas, krovimas ir vairuotojai (ir ką reikia žinoti ankstyvą ryta)

Kaip geriausiai supakuoti kompiuterius, kad jie neišsirinktų kelyje?

Visiems atrodo, kad tiesiog įmesite į dėžę ir viskas, bet vairuotojas vairuoja mikroautobusą, o ne limuziną. Kompiuterius būtina įpakuoti į standartines dėžes ir užpildyti tarpas putomis arba senais laikraščiais. Praeitu metaj teko važiuoti į Hamburgą, kur klientas padėjo monitorius ant vieno kito be jokios apsaugos – pamirškite, važiuodami pro kelio duobę girdėjome, kaip kažkas trina metalą. Tai priklauso nuo to, kaip gerai uždėsite „remenantis“ reikmenys.

Ar jums patys reikia krauti, ar vairuotojas padės?

Čia viskas priklauso nuo susitarimo, bet dažniausiai mūsų vairuotojai padės su sunkiausiais daiktais, tačiau jie ne estafetės sportininkai. Jeigu biure yra 50 dėžių po 10 kilogramų, tikėkitės, kad reikės padėti ranką, kitaip užtruksime visą dieną. Mikroautobusų logistika reikalauja greičio, o vairuotojas po 10 valandų vairo tiesiog nebeturi jėgų tempinti visų tų popierinių kuprų vienas. Geriausia užtikrinti, kad darbuotojai būtų pasiruošę padėti.

Kiek laiko užtrunka tas visas procesas nuo išsiuntimo iki pristatymo?

Įprastai, jei važiuojame į Berlyną ar Miuncheną, tai užtrunka maždaug dvi paras, priskaičiuojant ir iškrovą. Bet nebegaliu skaičiuoti kartų, kai stovėjome ties Štainu (Štrėlava) arba vėluodavome dėl kliento, kuris negalėjo atiduoti rakto nuo sandėlio. Vokietijoje laikas yra pinigai, o jeigu vairuotojas tenka laukti valandą ar dvi, tai gali sukelti grandinę vėlavimų kitoms siuntoms. Geriausia tiksliai suderinti laiką – „maždaug 12 valandą“ čia netinka.

Ar galima pervežti biuro kėdes neišmontuojant jas?

Žinoma, galima, mes nuolat tai darome, kad sutaupyti vietos mikroautobuse. Kėdės dedamos ant viršaus kaip piramidė, bet turi būti užsegamos remėmis, kad nenukristų ant vairuotojo galvos stabdant. Buvau tokioje situacijoje, kur staigiai stabdelėjo automobilis priekyje, o mūsų kėdės pradėjo šokti – ilgą laiką nepajudėjome, kol viską sutvarkėme. Užtikrinkite, kad kėdės nėra labai įsitrakinusios, kitaip galiu negarantuoti, kad jos neatsidurs grindinį.

Kas daryti, jeigu daiktų yra per daug vienam mikroautobusui?

Tada skambinate man, ir mes gauname papildomą transportą, arba darysime dvi keliones. Mikroautobusų logistika biuro daiktų perkėlimui į Vokietiją turi savo limitus – tiek Mercedes Vito tiek Ford Transit telpa apie 10-12 kubinių metrų, nedaugiau. Jeigu jų yra 15, geriau tuoj pat pasakykite, o ne tada, kai vairuotojas pamatys, kad pusė dėžių liks kieme. Kainos tokiu atvejui bus skirtingos.

Ar vairuotojai moka kalbėti vokiškai ar bent angliškai?

Sąžiningai kalbant, dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai pakankamai, kad pasakytų „where is the unloading“, bet su sudėtingais dokumentais gali būti problemų. Vokiškai moka tik tas, kuris ten važinėja dešimt metų. Jeigu Jūsų vokiečių partneris kalba tik savo tarme, geriau paruoškite paprastą žemėlapį arba nuotraukas, kur reikėtų važiuoti. Nenorėčiau, kad jie stovėtų prie kelio ženklo „Einfahrt verboten“ ir nesuprastų, ką daro.

Kas nutinka, jeigu sugedžia mikroautobusas kelyje?

Tai bjauroviausia situacija, bet mes turiam draudimą ir pagalbą kelyje. Kartą Vokietijoje mums sudegė sankaba (tai buvo senas Fiat Ducato, dar neatsimenu kodėl jis buvo pasiimtas), ir teko laukti mechaniką 4 valandas. Tokiu atveju mes skambiname klientui ir pranešame, kad bus vėlavimas. Jokių stebuklų – technika yra technika, ji gaidžia tada, kai jos visiškai nesiilgi.

Vokietijos niuansai, kainos ir dokumentai (kur visada kažką trūksta)

Kiek apytiksliai kainuoja toks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Kainos svyruoja labai stipriai – nuo 400 iki 1000 eurų (ar daugiau) priklausomai nuo to, kur tiksliai einate (Miunchenas yra toliau nei Berlynas) ir kiek svorio. Taip pat įtakos turi kuro kaina, kuri šiuo metu tiesiog siaubinga. Negaliu pasakyti tikslios sumos be kvotos, bet garantuoju, kad jeigu kas nors siūlo 200 eurų už važiavimą į Frankfurte su kroviniu, tai arba jis pavogs daiktus, arba tai bus juodasis rinkos darbuotojas be draudimo.

Kokius dokumentus turiuo pateikti perkėlimui?

Būtinai reikalingas TIR arba CMR kontramentas (tai toks pasirašytas popierius, kuris patvirtina, kad mes priėmėme daiktus), ir dar svarbu yra sąrašas – ką vežiame. Vokietijos muitinė kartai tikrina labai detaliausiai, ypač jeigu važiuojate prie sienos su Lenkija arba Čekija. Jeigu sąraše parašysite „baldai“, o viduje bus elektronika, gausite didelį baudą. Patyręs ekspeditorius visada patikrins, ar sąrašas atitinka realybę.

Ar reikia mokėti mokesčius arba muitą už biuro daiktus?

Jeigu tai yra naudojami biuro daiktai ir jūs pervežiate juos į savo filialą, tada paprastai mokesčių nėra, nes tai yra vidaus perkėlimas ES ribose. Bet (ir tai svarbu), jeigu daiktai yra nauji ir jūs juos parduodate, reikės PVM sąskaitos-faktūros. Paskutinis kartą, kai klientas bandė praslysti su naujais serveriais be dokumentų, teko mums aiškinti situaciją muitinėje pusės paros. Nelabai linksma patirtis.

Ar draudimas apima viską, kas pasibaigs sulaužyta？

Draudimas yra, bet jis neapima visko, jeigu jūs blogai supakavote. Kadangi mes ne profesionaliai montuotojai, mes neatsakome už tai, kad jūsų monitorius buvo įdėtas į plasticinį paką su kauliukais (tikrai buvo toks atvejis). Taigi, tikrinkite dėžes prieš mūsų atvykimą. Mikroautobusų logistika biuro daiktų perkėlimui į Vokietiją numato standartinį civilinį atsakomybės draudimą, bet jeigu dėžė su plyšiais – tai jūsų klaida.

Kas yra „Ausfuhrkennzeichen“ ir ar man jis reikalingas?

Tai tokia speciali vokiška numerio lentelė, jeigu važiuojate transporto priemone, kuri nėra registruota Vokietijoje, ir ten užliekote tam tikrą laiką arba parduodate. Bet jeigu mes tiesiog važiuojame su Lietuvos numeriais į Vokietiją ir grįžtame atgal, tai jums mums tai nereikalinga. Dažnai klientai sumaišo tai su vietiniais leidimais, bet mūsų atveju, esant tiesiogiam pervežimui, Lietuvos valstybiniai numeriai visiškai tinka.

Ką daryti su „Umweltplakette“ (ekologine žyme)?

Žalia dėžutė ant priekinio stiklo yra privaloma daugelyje Vokietijos miestų centro zonų. Be jos mums gali skirti baudą, net jeigu tik užvažiavome pakesisti vieną dėžę. Mes turime tas žymes savo mikroautobusuose, bet jeigu samdote savo transportą, patikrinkite, ar jis turi šią geltonąją-žaliąją kortelę. Nėra nieko keisčiausio nei gauti 100 eurų baudą už tai, kad automobilis per „purvasą“.

Ar turiu mokėti vairuotojui už pietaus?

Nebūtinai, bet jeigu jie įkrauna ar iškrauna didelį biurą ir tai trunka virš 4-5 valandų, mandagu nupirkti jiems kavos arba kažką įsigyti. Jie žmonės paprasti, po kelio nori paprastai pavalgyti. Aš asmeniškai visada primygtinai rekomenduoju klientams pasirūpinti maistu, jeigu darbas vyksta toli nuo kavinių. Taip jie dirba greičiau.

Pristatymas, problemos ir realus gyvenimas (kur viskas suka)

Kas vyksta, jeigu paskirties vietoje nėra, kas gali priimti siuntą?

Tai nuobodžiausia dalis. Vairuotojas stovi, laukia, skambina, o niekas neatsiliepia. Mes tada skambinam jums, o jeigu ryšio nėra – tai prasideda nervai. Vokietijoje labai griežtai laikosi laiko – jeigu sutarta 8:00 valandą ryte, reikia būti ten. Vieną kartą teko vežti biuro baldus į Leipcigą, ir vokiečiai laukė mus lauke po lietumi valandą, nes mes užtrukome dėl posūkio. Nepasiduokit taip, geriau praneškite iš anksto.

Ar galima užsakyti, kad daiktus būtų sudėti į konkrečias vietas?

Taip, tai vadinama „priešakinio iškrovos“ paslauga, bet tai kainuoja brangiau, nes užtrunka laiko. Paprastai mes sudėję viską į vieną krūvą pašonėje, ir jūsų darbuotojai turi patys tempioti. Jeigu reikia, kad vairuotojas padėtų stalą tiesiai į direktoriaus kabinetą antrame aukšte (be lifto), tai tikėkitės papildomo užmokesčio už sunků fizinį darbą. Nenusiminkite, mums reikia uždirbti.

Kaip elgtis su pavojingais daiktais, pavyzdžiui, toneriais ar chemija?

Tai yra labai griežta reglamentuota. Negalima mesti tonerių tiesiai į mikroautobusą tarp kėdžių. Jie turi būti įpakuoti į hermetiškas dėžes, kad neužsilietų, ir privalo būti deklaruojami. Vokietijos eismo saugumo inspekcija gali sustabdyti ir patikrinti. Jeigu mes matome, kad kadenate daug pavojingių medžiagų, turime teisę atsisakyti pervežimo arba reikalauti specialios įrangos.

Ar galima sujungti biuro perkėlimą su asmens daiktais?

Galima, bet tai nėra rekomenduojama, jeigu tai yra asmeniniai drabužiai ar suvenyrai. Taip pat, kai kurios įmonės draudžia tokius mišrius pervežimus dėldraudimo sąlygų. Mikroautobusų logistika biuro daiktų perkėlimui į Vokietiją yra orientuota į komercinę krovinį. Jeigu norite nunešti ir asmeninį dviratį, geriau pasakykite iš anksto, nes jis užima daug vietos ir gali būti įbrėžtasis į kitus daiktus.

Kokius mikrosautobusus naudojate dažniausiai?

Dauguma mūsų parko yra Ford Transit arba Mercedes Sprinter, nes jie patikimi ir turi pakankamai galios ilgiems maršrutams. Kartais naudojame ir VW Crafter, bet jie kiek brangesni eksploatavimui. Svarbu, kad būtų pakaba pagerinta (sunkiasvorė), nes pilnas biuro krovinių mikroautobusas sveria labai daug. Senas „Rybka“ čia nepravažiuos.

Kas daryti, jeigu pasikeitė adresas pervežimo metu?

Skambinkite iš karto. Jeigu pakeitėte addressą iš Berlyno į Miunsterį, tai mums reikia spręsti, ar turime laiko važiuoti ten, ar ne. Jeigu vairuotojas jau beveik atvyko į seną vietą, tai laukia neapykantos (jį teks vežti atgal arba į kitą pusę). Už tokias paskutinės minutės pokyčius dažnai imamas papildomas mokestis, nes tai sugriauna mūsų grafiką.

Ar įmanoma atvežti daiktus ir tą pačią dieną grįžti atgal?

Teoriškai – taip, jeigu atstumas ne toks didelis (pvz., į Vokietijos pasienio miestus). Bet į praktinį pusę – jeigu įkrovimas ir iškrovimas užtrunka po 3 valandas, tai vairuotojas nebegalėsa legaliai grįžti tame pačiame dienoje dėl poilsio laiko reikalavimų. Geriau neplanuokite tokių stebuklų, jeigu nenorite, kad jų vairuotojas užmigtų vairuojant.

Proceso pabaiga ir smulkmenos, kurios erzina

Kas atsitinka su supakuotimo medžiagomis (dėžėmis, plastiku)?

Dažniausiai mes juos pasiimame atgal, jeigu jūs juos nepaduodate iškart į šiukšliadėžę. Kartais klientai klausia, ar galima palikti tas dėžes Vokietijoje – taip, galima, bet tada reikia susitarti dėl jų utilasimo. Man asmeniškai negeria, kai biure lieka du tūkstančiai maišų, todėl siūlau juos išmesti iškart, kol vairuotojas dar čia.

Kaip apskaičiuojamas galutinis atsiskaitymas?

Įprastai reikia sumokėti 30-50 proc. avansą, o likutį – grynaisiais pavedimu arba kortele kroviniui buvus paskirties vietoje (iš anksto suderinus). Vokietijoje mokėjimo kortele ne visada yra galimybė iš vairuotojo, todėl geriau susitarti dėl pavedimo. Mes dirbam sąžiningai, bet ir mūsų laikas turi būti apmokėtas.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mikroautobusų turi GPS stebėjimo sistemas, taigi aš galiu pasakyti, kur jis yra maždaug. Bet vairuotojas ne visada atsiliepia į žinutes, kai važiuoja autobanu 120 km/h ir girdi tik vėją. Nedarykite spaudimo jiems kas valandą – tik susirašyti smulkmenėmis trukdo važiuoti. Duosime žinutę, kai bus arti.

Kokias būna dažniausios problemas pasibaigus darbui?

Tai dažniausiai dėl to, kad dingsta smulkūs daiktai – laidai, pelės, telefonų įkrovikliai. Vairuotojas gali pamiršti padėti vieną dėžutę arba ji nuslysta po kėdės. Patariu suskaičiuoti viską prieš mūsų išvykimą. Paskutiniu metu problema dar ir ta, kad Vokietijoje ne visada yra kur pastoti su 3,5 tonų mikroautobusu miesto centre.

Ar verta rūpintis apdrausti darbuotojus, kurie talkina?

Tai ne mūsų reikalas, jūsų. Jeigu jūsų vadybininkas nukrito nuo laiptų nešdamas dėžę, tai tai yra darbo incidentas pagal jūsų įmonės taisykles. Mes atsakome tik už tą, kas yra mūsų transporto priemonėje arba ką sugadinome mes. Žinoma, jeigu mūsų vairuotoja užkliudė įėjimo duris ir užmušė vadybininką, tai tuomet jau kalbėsime apie mūsų atsakomybę (bet tokie atvejai reti).

Kas daryti, jeigu vairuotojas atrodo pavargęs ir nenori dirbti?

Skambinkite man. Vairuotojai yra žmonės, jie gali būti pašalę, sergantys arba tiesiog pavargę po 900 kilometrų. Mes neleidžiame vairuoti pavargusiems, todėl gali tekti palaukti valandą arba paskambinti kitai ekipai. Saugumas svarbiau už tavo biurą atidarymo terminą.

O jeigu liuta arba sniegas? Ar tai įtakoja pristatymą?

Žinoma, Vokietijoje žiemos ratlankiai privalomi, o sniegas gali sukelti spūstis tie, kurių neįsivaizduojate. Praeitų metų gruodį mes stovėjome ties A9 autostrada 6 valandas dėl avarijos. Tokiu atveju negali padėti niekas. Tiesiog reikia kantrybės. Mikroautobusų logistika biuro daiktų perkėlimui į Vokietiją yra susijusi su orais labiau, negu atrodo.

Kaip atrodi idealus klientas mūsų akimis?

Idealus klientas yra tas, kuris turi paruoštą sąrašą, dėžės yra uždarytos, o vietos yra laisvos prie įvažiavimo. Jis neskambina vidury nakties su klausimu „kur mūsų siunta“, kai žino, kad vairuotojas miega poilsio zonoje. Pagarba ir supratingumas daro stebuklus.

Apibendrinant: kas svarbiausia

Viskas sugeba pasisekti, jeigu nebus tinginystės ir chaoso rengiant siuntą. Mikroautobusų logistika biuro daiktų perkėlimui į Vokietiją nėra raketa mokslas, tai tiesiog daug darbo ir vairavimo. Svarbiausia yra susikalbėti ir neslėpti informacijos apie tai, ką vežiate. Jeigu pasakysite tiesą apie svorį, kiekį ir specifinius reikalavimus, mes viską užvežime saugiai ir laiku.