Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją: praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Matyta viską – nuo tų, kurie krausto vieną kėdę, iki milžiniškų projektų, kurie užtrunka mėnesius. Dažniausiai žmonės galvoja, kad biuro kraustymas į Vokietiją yra paprasta kaip nuvažiuoti į parduotuvę, tačiau realybė būna šiek tiek kita. Ypač kai kalbame apie mikroautobusų logistiką biuro kraustymo metu į Vokietiją, nes čia susiduria mažesnių įmonių poreikiai ir specifiniai iššūkiai. Nėra idealų sprendimų viskam, bet yra patirties, kuri padeda išvengti didžiausių klaidų. Štai kaip tai atrodo iš mano, vairuotojo ir logistiko, pusės, be jokių gražių žodžių.

Pagrindai: techninė pusė ir organizavimas

Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusą, o ne sunkvežimį?

Sakyčiau, tai klausimas balanso. Sunkvežimis telpa daugiau, tačiau microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją turi vieną didelį privalumą – manevringumą. Jeigu jūsų naujas biuras Berlyne ar Miunchene centre, kur gatvės siauros ir sunku užsiduoti sunkiažemiui, mikroautobusas išgelbės situaciją. Be to, mažesnės įmonės dažnai neturi tiek daikto, kad užpildytų 40 pėdų priekabą. Mokėti už tuščias erdves – kvaila. Taigi, mikroautobusas ekonomiškesnis ir lankstesnis nedidelėms komandoms.

Kiek iš tikrųjų telpa į tą mikroautobusą?

Čia visada yra kompromisas. Priklauso nuo to, kaip gerai pakruosite. Jeigu dėžės vienodo dydžio ir tvarkingai sudėtos į „europaletes“, telpa nerealiai daug. Galiu pasakyti iš patirties – maždaug 10-15 standartinių biuro dėžių ir kelios kėdės lengvai įsisega. Tačiau jeigu įmesite komoda, kuris nėra išardytas, arba neįtelpantį stalą, vieta iškart baigiasi. Viskas priklauso nuo geometrijos, ne tik svorio. Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją dažnai remiasi tuo, kad klientas sako „tiek mažai daiktų“, o paskui gyvenime pasirodo, kad jų bus dvigubai daugiau.

Ar reikia specialių dėžių biuro technikai?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog mesti monitorių į plastikinę dėžę pietums. Biuro technika jautri, o Vokietijos keliai, nors ir geri, turi savo „gumų“. Rekomenduoju dvigubos sienelės dėžes ir stiklo vatos, putų. Buvau atvejų, kai klientas taupo ant dėžių, o paskui kraustymo metu sužaloja serverį – tu nuostoliai viršija visų dėžių kainą dešimt kartų. Geriau investuoti 50 eurų daugiau į pakavimą.

Ką daryti su serveriu ir duomenų laikmenomis?

Tai yra pati jaudriausia dalis. Serverius reikia išjungti tikrai, ne tiesiog ištraukti laidą (nors ir pasitaiko). Jeigu microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją vyksta žiema, reikia žiūrėti, kad neatsitiktų temperatūrų šuolių, kai iškrauname. Geriausia juos vežti kabinėje, jei ten vietos, arba specialioje izoliuotoje dalyje. Ir žinoma, nulipti duomenis prieš išvykdami. Nebent norite rizikuoti, jei vairuotojas staigiai stabdys prieš raudoną šviesoforą Hamburge.

Ar vairuotojas padės kelti dėžes?

Tai priklauso nuo susitarimo, bet dažniausiai – taip. Tačiau nereikėtų laukyti, kad jis taps kelių valandų krovėju. Vairuotojo darbas yra vairuoti ir užtikrinti, krovinys atvyks saugiai. Jei turi daug sunkių daiktų, geriau susitarti dėl papildomo žmogaus. Esu matęs, kaip vairuotojas išseksta po to, kai teko vienu įrankiu pernešti visus biuro stalus iš trečio aukšto be lifto. Nedoru.

Kas daryti, jei naujame biure neveikia liftas?

Oho, tai klasika. Vokietijoje daugelyje senų pastatų lifte maži arba jų nėra. Tas pats Miunchenas arba senosios dalys. Prieš išvykstant reikia tai sužinoti. Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją turi apimti ir iankstinę žvalgybą. Jeigu lifto nėra – skambink mums, kad mes pasiimtume kėlėjus arba papildomą komandą. Nesusipratimas lauke, kai reikia nešti stalus penktu aukštu pėsčias – tai nervų waste.

Kelionės eiga: keliai, laikas ir Vokietija

Kiek laiko užtrunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso, kur važiuojame. į Berlyną arba Hamburgą – tai apie 10-12 valandų važiavimo, be sustojimų. į Miuncheną ilgiau, gal net 14 valandų. Tačiau reikėtų prisidėti ir pasienio kontrolę, nors dažnai pravažiuoji be stabdymo, bet jei eilės – gali užtrukti. Ir dar tą pamirštą pietų pertrauką vairuotojui. Geriau planuoti dieną iš anksto.

Ar reikia eiti per muitinę?

Jei tai ne komercinis krovinys (parduodamos prekės), o jūsų asmeniniai ar įmonės turtas, kuris vėliau grįžta arba lieka ten, dažniausiai deklaravimas nereikalingas. Bet yra niuansų. Jei turite daug elektronikos, kurios atrodo kaip nauja, muitininkas gali domėtis. Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją dažnai apima ir tai, kad reikia turėti sąrašą daiktų (inventoriaus sąrašą) su jų verte, kad nekiltų klausimų. Geriau turėt ir parodyti, nei aiškintis valandą.

Ar saugu vežti buitinę techniką (kavos aparatus, šaldytuvus)?

Kavos aparatai yra pačios bjauriausios dalykos nešti, ypač jei jame dar liko vanduo. Vieną kartą... (pataisau: ne vieną kartą) teko valyti mikroautobuso gultą dėl išsiliejusio kavos pupelių vandens. Būtinai išpilkite vandenį. Šaldytuvai turi stovėti išjungti bent 12 valandų prieš kelionę, kad dujos nusistotėtų, kitaip gali sugesti kompresorius nuo vibracijos kelyje.

Ar reikia kažką žinoti apie Vokietijos kelių taisykles?

Taip, ten ypač griežtai žiūri į greičius ir poilsio laikus. Vairuotojas negali važiuoti 5 valandas be pertraukos. Jeigu spėsite, gausite baudą. Ir žinokite, Vokietijoje autopeliuose (Autobahn) nėra greičio limito visur, bet tai nereiškia, kad galima skristi 160 km/h su pilnu mikroautobusu. Saugumas už viską.

Kas daryti jei mikroautobusas sugesta kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, tačiau jis įvyksta. Mes turime pagalbos tarnybą, kas yra būtina. Jeigu naudojatės pigia firma be draudimo ir techninės pagalbos, gali tekti stovėti prie kelio valandomis. Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją turi būti užtikrinta – patikrinkite, ar arėja pagalbinis automobilis. Nereikia rizikuoti biuro duomenimis stovint prie Kelno.

Ar vairuotojai moka lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai (aišku), su dalimi galima susikalbėti angliškai arba rusiškai. Vokiškai... žodžius. Tačiau biuro įrengimo arba iškrovimo metu dažnai reikia susikalbėti su vietiniku prižiūrėtoju. Geriau, jei jūs esate vietoje arba pasirūpinate vertėju, jei dalykai sudėtingi. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas debatuos su vokiečiu apie lifto naudojimo taisykles.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kokia yra apytikslė kaina tokiai paslaugai?

Tai klausimas, į kurį nenoriu atsakyti tiesiogiai, nes viskas priklauso nuo atstumo, kiekio ir dienos. Bet žiūrėkime realiai – kelionė į Vokietiją ir atgal su mikroautobusu kainuos nuo 600-700 eurų (priklausomai nuo degalų kainos, šiuo metu ji... man atrodo šokuoja) iki daugiau tūkstančio, jei reikia apgyvendinti vairuotoją. Nebrangu, bet ir ne nemalonu.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Degalai – didžiausia dalis. Taip pat kuro priedėlis Vokietijoje. Dar reikalingos vignetės (mokesčiai už kelių naudojimą). Jeigu reikia ekspeditorio liudijimo (pavojingi kroviniai arba per didelis svoris) – tai papildomai. Ir dar vairuotojo dienpinigiai, jei jis praleidžia naktį. Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją nebus pigi, jeigu bandysite tai daryti paskutinę minutę.

Ar kyla papildomi mokesčiai už iškrovimą?

Jeigu susitarta „ex works“ (tai reiškia, kad tik vežame), tai iškrovimas mokamas atskirai arba jūsų darbuotojų. Jeigu pasirinkote „duru durų“ su krovimu, tai įeina. Bet dėmesio – jeigu ten reikia nešti penktu aukštą be lifto, kaina gali padidėti vietoje. Vairuotojai nenori mirti dėl jūsų stalų.

Ar galima sutaupyti pasirinktinai?

Galima, bet rizikuojate. Paimti „piko“ mikroautobusą be draudimo? Ne. Savaeigi važiuoti? Taip, jeigu turite vairuotoją ir jis nori važiuoti atostogų proga. Tačiau tada atsakomybė ant jų. Profesionali microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją kainuoja pinigus dėl to, kad mes žinome, ką darome.

Kas nutinka su biuro šiukšlėmis?

Šiukšlių išvežimas – tai atskira paslauga. Mes ne vežame atgal jūsų senas spaudas ar sulūžusius kėdes į Lietuvą, nebent tam susitartume. Vokietijoje atliekų sistema griežta. Geriau susirasti vietinį konteinerį arba susitarti, kad mes numetame tame pačiame mieste stepe (už papildomą mokestį). Neleiskite vairuotojui mesti šiukšlių į mišką prie Kelno – baudos milžiniškos.

Draudimas, rizikos ir „kiaurai galvos“ klausimai

Ar turiu būti įtrauktas į draudimo polisą?

Krovinio draudimas (CMR draudimas) yra būtinas. Jis dengia žalą, jeigu dėl mūsų kaltės sudegė arba buvo pavogtas krovinys. Tačiau perskaitykite sąlygas – dažnai yra fransizė (pirmieji 200-500 eurų netenkami). Taip pat patikrinkite, ar draudžiama biuro technika, kai ji nėra originalioje pakuotėje. Kartais draudikai bando atsisakyti išmokėti.

Kas jei sužaloju daiktą pats pakrovimo metu?

Tada tai jūsų rizika. Draudimas galioja tik nuo to momento, kai vairuotojas pasirašo važtaraštį ir pasiima krovinį. Jeigu jūs (ar jūsų IT vadybininkas) meta monitorių į krovininę tai ne mūsų problema. Buvome, kai klientas kaltino mus už sulaužytą spausdintuvą, o vaizdo įraše matėsi, kaip jis patys sukritę ant grindų. Gera draudimo kompanija tai išsiaiškina.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Dažniausiai taip. Mikroautobuse yra vietos 1-2 keleiviams šalia vairuotojo. Tai patogu, jeigu reikia vadovauti iškrovimai vietoje. Tačiau neskųskitės, jei vairuotojas klausia lietuviško muzikos arba ventiliatoriaus triukšmas. Tai ne „Mercedes“ S klasė, o darbinis arklys. Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją nėra prabangus turizmas.

Kokius dokumentus turiu paruošti?

Būtinas įmonės pažyma, kad tai ne komercinis pardavimas, o perkėlimas. Inventoriaus sąrašas (geriau dvikalbis). Asmens dokumentai, jei važiuojate kartu. Ir kontaktiniai duomenys žmogui, kuris laukia Vokietijoje, su kodais nuo durų. Nieko keisto, bet be to – prastovės garantuota.

Ar reikia deklaruoti kompiuterius individualiai?

Jei tai įmonės turtas, ne. Jei tai asmeniniai nešiojami kompiuteriai, kuriuos vežate sau, ir jų daug, gali būti klausimų. Įprastai, keli serveriai ir dešimt kompiuterių biurui – tai įprasta. Bet jeigu vežiate 50 naujų „MacBook“ dėžių, tai jau atrodo kaip verslas.

Ar reikia mokėti už parkingą Vokietijoje?

Jeigu vairuotojas laukia iškrovimo ilgiau nei numatyta, jo reikia statyti į legalią parkingo vietą. Taip, tai kainuoja. Geriau susitarti dėl laiko, kad vairuotojas nevažinėtų ratu mieste degalus deginant. Vokietijos miestuose parkingai brangūs, ypač centriniuose rajonuose.

Kas daryti, jei vokiškas klientas (ar nuomininkas) nepriima krovinio?

Tai problematiška. Reikia turėt atsarginį planą. Mes galime laikyti krovinį mikroautobuse tam tikrą laiką (paprastai vieną valandą nemokamai), vėliau reikia mokėt laukimo. Geriau iš anksto sužinoti, ar nuomininkas tikrai laukia tos dienos. Buvome atveju, kai pervežėme visą biurą, o raktai nebuvo pasiekti... Buvo smagu.

Ar galima užsakyti kelis mikroautobusus vienu metu?

Žinoma, jeigu biuras didelis. Tačiau reikia suprasti, kad tai ne konvojus. Jie gali atvažiuoti skirtingu laiku, jei vienas užstrigso pasienyje arba sustojo techninės priežiūros. Planuokite iškrovimą su laiko rezervu.

Ar verta rinktis brangesnę, bet žinomą firmą?

Mano nuomone – taip. Pigūs pasiūlymai dažnai baigiasi tuo, kad vairuotojas prašo papildomai pinigų už kėlimą, arba važiuoja be draudimo. Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją yra atsakomybingas reikalas. Nekantrinkit ant sau, nes sutrukdyti verslo dienoms dėl to, kad krovinys neatvyko, brangiau.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Neįpareigojantis, bet labai vertinamas. Ypač jei jis padėjo nešti sunkius dalykus arba dirbo viršvalandžius. Vokiškai tai nėra įprasta, tačiau mūsų krašte – taip. Gerai nusiteikęs vairuotojas dirba geriau.

Kas nutinka su dėžėmis po iškrovimo?

Jos likus jums. Mes nevežame tuščių dėžių atgal nemokamai, nebent susitarta. Dažniausiai klientas jas pašalina patys arba panaudoja sandėliavimui. Jei norite, kad mes išvežtume – tai papildoma kelionė.

Ar yra kokių nors draudimų dėl vežamų daiktų?

Negalima vežti pavojingų medžiagų (degalų kanistruose, sprogmenų), gyvūnų (be specialios sutarties) ir kenksmingų atliekų. Taip pat negalima vežti daiktų, kurie yra neteisėti. Vairuotojas turi teisę atsisakyti vežti, jei pastebi kažką įtartino.

Kaip pasiruošti dienai prieš išvykimą?

Pažymėkite dėžes. Nuimkite lagaminus. Atjunkite techniką. Susitarkite su vairuotoju dėl atvykimo laiko. Paprasčiausi dalykai užtikrina, kad visas procesas microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją nebus košmaras. Planavimas pusė darbo.

Gal galite padėti su biuro išplanavimu naujameje vietoje?

Mes ne dizaineriai. Esame logistikai. Galime padėti išnešti ir pastatyti, kur jūs nurodysite, bet komentuoti, ar stalas geriau stovės prie lango ar prie sienos – ne mūsų kompetencija.

Ką daryti jei pasibaigia dienos ir dar nebaigta?

Jei tai ne mūsų kaltė (pvz., vėluojate dėl savo darbuotojų), vairuotojas turi teisę išvažiuoti po darbo laiko arba užsibrėžti virsvalandžius. Vokietijoje darbo laikas reglamentuotas griežčiau nei čia. Nebandykite jį laikyti prievarta.

Ar yra kokių nors skirtumų kraustant į Rytų Vokietiją vs Vakarų?

Niekto esnio, nebent kelių būklė ir kainos. Rytuose keliai vietomis gali būti blogesni, tačiau ten mažiau intensyvus eismas. Vakarų Vokietijoje (Šiaurės-Reinas-Vestfalija) viskas brangiau – nuo degalų iki parkingų.

Baigiamasis klausimas: ar verta viską daryti paties?

Jei turite mažą biurą, laiko ir norit gyventi stresuje – kuo tikriausiai taip. Bet jei vertinate savo nervus ir laiką, kurį galit praleisti verslui, geriau kreiptis pagalbon. Professionali pagalba nukreipia dėmesį į tai, kas svarbiausia – verslo tęstinumą.

Išvada

Galiausiai, sėkmingas biuro kelias priklauso ne tik nuo to, kaip greitai važiuoja mikroautobusas, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Microautobusų logistika biuro kraustymo metu į Vokietiją turi būti suplanuota iš anksto, o ne sprendžiama paskutinę penktadienio dieną. Gerai suorganizuotas kraustymas leis jums pradėti dirbti naujoje vietoje be techninių nusižvalgymų ir papildomų išlaidų. Geriau investuoti į patikimą partnerį ir kokybiškas dėžes, nei taisyti padarytas žalas vėliau. Sėkmės kelyje ir sėkmingo įsikūrimo Vokietijoje!