Logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir mačiau viską – nuo padangų pliūpimo peršokant Lenkijos-Vokietijos sieną iki to, kaip klientai bando susidėti į vieną dėžę visą serverinę. Sakyčiau, logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją yra ne tame, kad mes tiesiog nuvežiame daiktus iš taško A į tašką B. O tai, kad išspręžiam tas bėdas, apie kurias jums net nenujaučiate, kol jūsų vadybininkas nestovi vokiškame polcijoje be kalbos. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tvarka yra kitokia, o biuro perkraustymas yra kur kas sudėtingesnis nei paprastas baldų pervežimas. Jei norite išvengti nervų griūvio ir prarasto laiko, geriau pasikliauti tiems, kas žino, kur reikia smogti ratu, o kur – geriau netraukti. Štai kaip tai atrodo iš mano, kiek pasitrynusio, bet patirties turinčio logistiko, akių.

Kod�l viskas vyksta ne taip, kaip planuota?

Ar tikrai verta samdyti firmą, ar galima nuvažiuoti patiem?

Žinau, kiekvienas nori sutaupyti, ypač mažos įmonės. Bet pasakykime tiesiai – bandyti organizuoti biuro perkraustymą į Vokietiją savo jėgomis su „Gaz“ arba nuomotu vokišku „Vivaru“ yra nusižengimas sau. Vienas mano klientas taip padarė ir pabaigoje gavo baudą už tai, kad neturėjo tinkamo transporto leidimo atliekant komercinę veiklą Vokietijoje. Logistikos sprendimų nauda čia akivaizdi – mes žinome dokumentus. O jūsų vadybininkas žinos tik tada, kai sustos pareigūnai.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nesakysiu tiksliai, nes tai priklauso nuo to, kur būstate. Jei iš Vilniaus į Berlyną, tai greičiausiai dvi dienos, jei viskas eina kaip ant ratų. Bet jei reikia rinkti daiktus iš penkių skirtingų padalinių Lietuvoje, tai užtruks savaitę. (Arba dvi, jei darbuotojai neduoda dėžių laiku). Vokietijoje taip pat reikia planuoti vietą iškrovimui, nes ten gatvės siauros, o statybos zonų gausu.

Kas dėl dokumentų, ar sudėtinga?

Dokumentų visada daug. Reikia prekių eksporto deklaracijos, o jei turite technikos – tai ir CMR sąrašų, ir sertifikatų. Vokai mėgsta, kai viskas parašyta lygiai. Logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją taip pat ir tas, kad mes paruošiame visus šitus popierius už jūsų. Nors kartais ir mes užsimirštame vieno kvitą, tai gyvenime, bet tada sutvarkome.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – ne. Legaliai – tai pilnas chaosas, jei muitinė sustabdys. Negalima maišyti komercinio krovinio su asmeniniais daiktais, ypač kai važiuojate į Vokietiją. Vieną kartą turėjau atvejį, kai savininkas įdėjo savo motinos dviratį į sunkvežimį su biuro baldais... teko daug paaiškinti muitininkams. Geriau to nedarykite.

Kokia yra logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją palyginti su „dėžėmis“?

Skirtumas milžiniškas. Samdyti „dėžes“ (tiek tuos, kas vežia butus) rizikuojate, nes jie neįsivaizduoja, kaip elgtis su IT įranga. Jie gali numesti serverį lyg bulvę. Profesionali logistika užtikrina, kad jūsų brangūs kompiuteriai atvyks sveiki. Be to, jie turi draudimą, kuris padengs žalą, o „dėžės“ dažnai turi tik formalų.

Biuro technika ir jautrūs daiktai

Kaip vežti serverius?

Serverius reikia vežti tik specialiose dėžėse, su amortizacija. Negalima tiesiog padėti ant grindų sunkvežimyje. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į duomenų saugumą, net ir fizinį. Biuro perkraustymas į Vokietiją su jautria technika reikalauja patirties. Aš visada sakau vairuotojams – važiuokite taip, lyg priekyje gultų kiaušinis.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš vežimą?

Žinoma, viską išjunkite ir ištraukite laidelius. Vienas klientas paliko kompiuterius įjungtus „Sleep“ režime, o baterijos išsikrovė per kelias valandas važiuojant per vėsą. Nors dabar technika geresnė, bet rizikuoti nereikia. Paprasta taisyklė – išjungta ir sulankstyta.

Kas dėl monitorių?

Monitoriai yra labai trapūs, ypač dideli. Reikia specialių stovų arba putų. Jei neturite originalių dėžių, mes juos supakuojame į mūsų. Negalima dėti vieno ant kito be tarpinio sluoksnio, tai pati dažniausia klaida.

Ar draudžiate techniką?

Taip, visada. Bet reikia perskaityti drovės sąlygas, nes kartais nenurodžius, kad dėžėje yra „tūkstančio eurų vertės serveris“, draudimas nebus išmokėtas. Svarbu padaryti inventoriaus sąrašą prieš pakavimą. Tai viena iš tų logistikos sprendimų naudų biuro perkraustyme į Vokietiją – mes padedame tai susisteminti.

Kas su duomenų saugumu?

Mes neprisidedame prie duomenų nutekėjimo, fiziškai juos neįmanoma nukopijuoti pervežant. Bet jei jums sunku atiduoti kompiuterių, galite susirasti IT specialistą, kuris išima diskus. Nors dažniausiai klientai tiesiog užrakiną kabinetus.

Ar galima vežti biuro mažąją techniką (kavos aparatus)?

Kavos aparatus reikia išleisti iš vandens. Vieną kartą buvo situacija, kai vandens nuleidimas nebuvo padarytas, ir aparatas užliejo visą krovinią. O tai vėliau reiškė drėgmę ir rūdį. Taigi, tikriname viską.

Vokietijos specifika ir „raudonos juostos“

Ar sunku įvažiuoti į Vokietijos miestus sunkvežimiu?

Labai sunkai. Miunchene, Berlyne, Hamburge – ten zonos, kur įvažiuoti gali tik elektromobiliai arba su specialiu leidimu. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja iš anksto susiplanuoti maršrutą, kad netyčia neužkliūtumėte į baudą (Umweltplakette). Mes žinome tuos maršrutus.

Kas dėl važiavimo savaitgaliais?

Vokietijoje sunkvežimiai negali važiuoti savaitgaliais ir švenčių dienomis (taip vadinamas „Fahrverbot“). Jei planuojate atvykti sekmadienį ryte dirbti, reikia važiuoti jau penktadienį arba šeštadienį ankstyvą rytą (iki 22:00, bet geriau iki 14:00). Nors taisyklės kartais keičiasi, geriau saugoti.

Ar dažnai sustoja pareigūnai?

Paskutiniu metu rečiau, bet vis dar tikrina. Jei viskas tvarkoje – CMR, vairuotojo darbo laiko (tachografas) – tai problemų nėra. Bet jei vairuotojas vairavo 5 valandas be pertraukos, bus didelė bauda. Čia ne logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją padės, o tik geras vairuotojas.

Ką daryti, jei negalima iškrauti prie pat biuro?

Tokios situacijos būna dažnai. Tada reikia naudoti „pėstininkų“ liftą arba vežti mažesniu transportu (pikapas su dėžė). Tai papildomai kainuoja, bet privalu. Vokai neleidžia užstoti eismo juostos ilgam.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Vairuotojui būtų gerai, bet nebūtina. O su pareigūnais arba naujais savininkais geriausiai, kai yra tarpininkas. Mes visada turime vokiškai kalbančio koordinatoriaus. Tai taip pat palengvina biuro perkraustymą į Vokietiją, nes nereikia gestais rodyti, kur dėti stalus.

Ar yra kokių nors keistų taisyklių dėl šiukšlių?

Vokietija griežta dėl atliekų. Negalima tiesiog palikti pakuotės (styrofoamo, kartono) gatvėje. Reikia susitvarkyti su šiukšlių ivežimu. Kartais tai kainuoja brangiau nei patis pervežimas. (Atsiprašau, už šitą neigiamą akcentą, bet tai tiesa).

Kainos ir biudžetas

Nu ko priklauso kaina?

Nuo atstumo, svorio, taip pat nuo to, ar reikia kelti daiktus penktame aukšte be lifto. Taip pat įeina kuro kaina ir vairuotojo darbo užmokestis. Logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją yra tame, kad mes galime sujungti krovinius (konsolidacija), jei jūsų daiktų nėra pilnai sunkvežimiui.

Ar brangu vežti į Vokietiją?

Lyginant su Skandinavija – ne. Lyginant su Lenkija – brangiau. Bet viskas priklauso nuo jūsų reikalavimų. Jei norite „VIP“ pervežimo su du vairuotojais, tai kainuos. Jei paprastai – tai įperkamai.

Ar imate mokestį už užsakymo atšaukimą?

Jei atšaukiate prieš kelias dienas – ne. Jei vairuotojas jau važiuoja pas jums ir sustojote prie vartų sakydami „nebereikia“ – tai turėsite sumokėti už kelionę ir grįžimą tuščiomis. Tai normalu.

Kaip mokėti?

Dažniausiai imame avansą 30%, likusią dalį – atlikus darbą. Esame lietuviai, gerbime sutartis, bet kartais reikalaujame ir 100% išankstinio apmokėjimo, jei klientas naujas ir nežinomas. (Nieko asmeniško, tik apsauga).

Ar kainuoja brangiau, jei reikia sandėliavimo?

Taip, sandėliavimas Vokietijoje brangesnis nei Lietuvoje. Jei negalite iškrauti iš karto, reikia ieškoti vietos. Mes turime partnerių, todėl galiu pasiūlyti geresnes kainas nei jūsų ieškant atsitiktinai.

Ar galima gauti PVM sąskaitą?

Žinoma, mes esame legali įmonė. Visos sąskaitos-faktūros su PVM, kurias galite panaudoti apskaitoje. Tai svarbu įmonėms, kurios perkrausto biurus.

Problemos ir nesklandumai (realus gyvenimas)

Kas daryti, jei pakeliui sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausia scenarijaus versija. Tada mes skubiai išsiunčiame kitą transportą (jei įmanoma) arba perkrauname į kitą. Užtrunka, bet mes atsilyginame. Vieną kartą užsidegė sankaba ties Magdeburgu, teko laukti dieną.

Ar dažnai dingo daiktai?

Per 20 metų dingo tik viena dėžė su spalvotais piešukais. (Tikriausiai kas nors pavogė, arba pasislėpė). Tačiau mes visada draudžiame krovinius, todėl netekdami turite garantiją.

Kas jei klientas susiskaičiuoja ne taip?

Kartais klientai sako „turime 10 dėžių“, o atvyksta – jų 50. Tada reikia skambinti ir ieškoti papildomo transporto. Arba daryti dvi keliones. Biuro perkraustymas į Vokietiją be tikslaus inventoriaus yra bėda.

Ar vairuotojai dirba sunkiai?

Vairuotojai dirba fiziškai sunkų darbą. Jei jūsų biure yra labai sunki seifa arba pianinas, mums reikia žinoti iš anksto. Negalima tikėtis, kad vienas vyras nukels 300 kilogramų lentyną.

Kas dėl pakuotės atliekų?

Jau minėjau, bet pakartosiu – nepalikite mums savo šiukšlių. Mes ne šiukšliavežiai. (Kartais išvežame už papildomą mokestį, bet geriau susitarti dėl konteinerio patys).

Ar galite padėti su baldų surinkimu?

Taip, turime meistrus, kurie gali surinkti ir išardyti biuro baldus. Vokiški baldai kartais būna sudėtingi, be instrukcijų sunku, bet mūsų vaikinai jau matė viską.

Kas dėl draudimo, jei aš pats sugadinu daiktą pakuodamas?

Jei jūs pats blogai supakavote ir viduje viskas sugriuvo, draudimas negali padėti. Todėl geriau mums leisti supakuoti. Logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją taip pat ir profesionaliame pakavime.

Ar vežiate augalus?

Galime, bet atsakomybės neimame. Augalams reikia oro, o šaltame krove jie gali užšalti. Geriau vežti atskirai mažiau automobiliu.

Kaip elgtis, jei vokiškame biure nėra lifto?

Tai bėda. Tada reikia nešti rankomis. Už tai imamas papildomas mokestis už aukštą (nors aš ir nemėgstu šio žodžio, bet taip vadinamas mokestis už laiptų nešimą).

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet jei duosite puodelį, bus maloniau. Žmogui po 500 km važiavimo gerai atsiranda. Tai nedirbantiems atrodo smulkmena, bet atmosferą keičia.

Kod�l pas jus brangiau nei pas „kaimyną“?

Galbūt „kaimynas“ neturi draudimo, arba jo vairuotojai be leidimų. Mūsų kaina apima viską: gerą techniką, patyrusius vairuotojus ir ramybę. Biuro perkraustymas į Vokietiją ne verta taupyti ant saugumo.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu siųsti nuorodą, kur jūsų daiktai dabar yra. Viskas matosi kaip ant delno.

Kas dėl vielos (kabelių) ištraukimo?

Mes ne elektrikai. Galime išjungti ir ištraukti, bet jei reikia vėl įjungti sudėtingą sistemą, geriau pasikviesti IT specialistą iš jūsų pusės. Nors kartais pagalba ir padedame.

Ar vežiate chemines medžiagas?

Tik jei turite atitinkamus sertifikatus. Paprastai biuro chemija (valikliai) turi būti uždaryta hermetiškai. Vokietija labai griežta dėl pavojingų medžiagų.

Kiek laiko reikia rezervuoti datą?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Ypač jei planuojate važiuoti pirmadienį ryte (pirmadienis – visada karštas). Geriausia paskambinti bent savaitę prieš.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Dirbame, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje šventės griežtai laikomos, todėl reikia ypatingo leidimo arba planuoti važiuoti ne šventę, o prieš ją.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas?

Praneškite kuo greičiau. Jei vairuotojas jau važiuoja į senąjį adresą, gali tekti mokėti už rūkstančias valandas (kai vairuotojas laukia). Tai standartinė praktika.

Galite patikslinti, kas ypač svarbu dėl dokumentų?

Svarbiausia, kad prekių sąraše būtų nurodytos apytikslės vertės. Vokietijos muitinė mėgsta klausinėti, ką vežiate ir kiek tai kainuoja. Jei parašysite „biuro baldai“ be vertės, gali kilti problemų. Tikslumas čia gelbėja nervus.

Baigiant, ar verta?

Absoliučiai. Logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją viršija išlaidas. Jūs užduodate užduotį ir galite ramiai dirbti, o mes spręžame problemas. Nors kartais jos ir susidaro, bet mes jas išspręsime greičiau nei jūs.

Išvada

Galiausiai, viskas sumuojama ne į euro ženklus, o į jūsų ramybę. Per 23 metus darbo suvokiau vieną dalyką – bandant sutaupyti ant logistikos, dažniausiai galiausiai išleidžiama dvigubai ar trigubai daugiau už nervus, baudas ir sugadintus daiktus. Logistikos sprendimų nauda biuro perkraustyme į Vokietiją yra akivaizdi tiems, kurie vertina savo laiką. Profesionali komanda žino, ką daryti, kai sugenda variklis arba užsirūkina siena. Pasikliaukite mumis, ir jūsų perkraustymas bus dar viena sėkminga istorija, o ne košmaras. O dabar susitarkime dėl tos datos, kol laisvų vietų dar yra.