Logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – teorija viena, o praktika visai kita. Kasdien gyvenimas ne iš tokių knygų, kurias rašo konsultantai, o iš purvino sėdėjimo prie sunkvežimių ir telefonų skambučių naktį. Kai įmonė ieško efektyvių logistikos sprendimų analizę pervežimui į Vokietiją, jos dažnai tikisi gražių grafikų, tačiau realybėje susiduria su vairuotojais, kurie užstrigo Vokietijos automagistralėse, ar sandėliais, kurie neveikia laiku. Čia ne tik apie kainas, bet ir apie tai, kaip išsiverži tais momentais, kai viskas krypia į šiaurę, o klientas klausia, kur jo prekės.

Kainodaros ir sutarčių niuansai

Kodėl kaina šokinėja kaip prievaisas?

Žiūrėk, kainos neatsiranda iš oro. Viskas prasideda nuo degalų, kurie brangsta kasdien, be to, yra ir mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje – tai vieni brangiausių Europoje. Dar pridėkime vairuotojų trūkumą, kuris verčia mums mokėti daugiau, kad kas nors nors sutiktų važiuoti. Atlikdama išsamią logistikos sprendimų analizę pervežimui į Vokietiją, mes stengiamės įvertinti šiuos svyravimus, bet kartais tą patį krovinį pirmadienį vežti pigiau nei penktadienį. Tai tiesiog rinka, čia nėra jokių fiksuotų taisyklių, kurių nepakeistų net didžiausias klientas.

Ar verta imtis EXW sąlygų?

Kartais klientai mano, kad EXW (išsiėmimo sandėlyje) yra pigiau, tačiau tai iliuzija. Jei tu nesugebi valdyti to proceso pirkėjo pusėje, gali susidurti su papildomais kaštais, kurių nesitiki. Vokietai yra labai griežti dėl dokumentų, jei kas nors trūksta krovinio įkrovimo metu, bus rūpesčių. Geriau sudaryti DAP arba DDP sutartį, kad mes užtikrintume, jog viskas nuo A iki Z būtų padaryta teisingai. Nors ir atrodo, kad kontroliuoji viską, iš tiesų dauguma problemų kyla būtent tame, kai sandėlis neįlesta vairuotojo laiku.

Kas labiausiai įtakoja galutinę sumą?

Be degalų, didžiausią įtaką turi sezoniškumas ir vos ne kvadratūros metrai. Jei turi krovinią, kuris užima daug vietos, bet sverba mažai, mums reikės sumokėti už tą vietą, o ne už svorį. Vokiški terminalai, ypač tokiuose miestuose kaip Miunchenas ar Hamburgas, moka už kiekvieną valandą stovėjimo, o šios išlaidos permušamos į kainą. Taigi, optimali logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją turi atsižvelgti ne tik į atstumą, bet ir į tai, kaip greitai mes galime iškrauti ir išvažiuoti, kad nemokėtume baudų.

Kaip sužinoti, ar kaina reali?

Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, paprastai taip ir yra. Gali būti, kad brokeris tik parduoda užsakymą toliau, niekas tikrai nekontroliuodamas krovinio. Aš visada sakau klientams – klauskite apie vairuotojo telefono numerį ar įmonės, kuri fiziškai veža, pavadinimą. Jei negaliu duoti tokio informacijos, vadinasi, kažkas čia šluoja. Geriau sumokėti šimtu litų daugiau, bet žinoti, kas tavo prekes perveža, nei ieškoti tos pigiausios ir versti mane vėliau ieškoti dingusio sunkvežimio.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Žinoma, galima, bet turi žinoti ribas. Mes ne turgus, kur galima nuplėšti pusę kainos, jei tik gudriau pašalpinei. Jei turi didelį kiekį krovinių kas savaitę, tada mes galime sėsti prie stalo ir kalbėti apie fiksuotas tarifus. Tokiu atveju logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją parodo, kad ilgalaikis bendradarbiavimas abiejoms pusėms yra naudingesnis už trumpalaikę pelną. Tačiau jei kviečia vieną kartą per metus vežti vieną padėklą, tai, atsiprašau, nėra ką derėtis – dirbame su rinkos kaina.

Kas vyksta kelyje ir su vairuotojais

Kiek laiko tikrai užtrunka važiuoti?

Teoriškai iš Vilniaus iki Berlyno važiuoji apie 12 valandų, bet kasdienybėje taip nebūna. Vokietijoje pastoviai vyksta remonto darbai, "Baustellen" yra visur, ir eismas stovi kilometrais. Prieš tai turime dar Lenkijos kelius, kurie gali būti... kaip sakysiu, pavojingi. Vienintelis būdas nuspėti laiką yra logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją atsižvelgiant į konkretų savaitės dieną ir valandą. Penktadieniais vakare gali užtrukti dviem dienomis ilgiau nei antradienį ryte.

Ką daryti, jei vairuotojas neatsiliepia?

Tai klasika. Vairuotojas gali būti po duše, miegoti (poilsio laikas!) arba tiesiog neturėti ryšio zonoje. Nereikia iš karto panikuoti ir skambinti polcijai, praeinai valandą. Bet jei jis neatsiliepia 4 valandas ir jo vietovė juda, tada jau galima rūpintis. Kartais nutinka taip, kad vairuotojas išsiregistravo poilsio, o pats išvažiavo į miestą – tada tai pažeidimas. Mums tokie vairuotojai netinka, bet jei jau nutiko, stengiamės susisiekti su dispečeriu.

Ar saugu važiuoti per Vokietiją?

Vokiškai keliai techniškai yra puikūs, bet eismas ten chaotiškas, ypač sankryžose. Vokietai važiuoja agresyviau, negu mes įpratę, ir mūsų vairuotojai kartais su tuo susiduria. Taip pat būkite pasiruošę, kad sunkvežimius nuolatos tikrina dėl savoikių taisyklių (taksi matuokliai, laiko apskaita). Atlikdami logistikos sprendimų analizę pervežimui į Vokietiją, mes visada įtraukiame ir riziką, kad vairuotojas gali būti sulaikytas techninės apžiūros metu, kas uždelgs pristatymą. Tai ne mūsų kaltė, bet tai reikalauja plano B.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Buvau atvejų, kai vairuotojas sustojo tiesiukautobane Duisburgo apylinkėse. Tada reikia skubiai ieškoti vietinio techninės pagalbos paslaugų, o tai kainuoja šimtus eurų. Krovinią reikia perkrauti į kitą mašiną, tai vadinasi "transload". Tokiu atveju logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją parodo, kad reikia turėti draudimą, kuris padengtų šias išlaidas, kitaip klientas gaus labai didelę sąskaitą už mūsų klaidas arba blogą lucką.

Kodėl vairuotojai nemėgsta važiuoti į tam tikrus rajonus?

Kai kurios vietos, pavyzdžiui, senamiestiuose arba labai uždarose pramonės zonose, tiesiog kelias mašinai. Vairuotojas gali atvykti prie vartų ir negalėti įvažiuoti, o jam reikia važiuoti atgal ir ieškoti vietos parkavimui parkavimo aikštelėje. Tai nuvaziavo (čia turiu omenyje nuvažiuoja) daug laiko. Jei galite, pasirūpinkite, kad pirkėjas būtų informuotas apie mašinos dydį – 16 metrų nebesuka kaip "Volkswagen Golf".

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokie dokumentai yra būtini be jokių išlygų?

Pirma ir svarbiausia – CMR sąskaita-faktūra. Be to, prekių pakavimo sąrašas (packing list), kuris turi būti tikslus. Vokietija yra griežta dėl muitinės, net jei tai viduje ES rinka, kontroliuoja labai aktyviai, ypač jei prekės iš trečiųjų šalių. Be to, reikalingi galiojantys vairuotojo pažymėjimai ir vairuotojo kortelė. Jei trūksta bent vieno parašo CMR, gali būti problemų su iškraunimu, nes vokiški logistikai mėgsta viską daryti "pagal knygą".

Ar sunku gauti LEI numerį?

Jei įmonė dar neturi LEI (Legal Entity Identifier) kodo, tai gali trukdyti. Nors tai nebūtina kiekvienam atvejui, dauguma vokiškų sistemų jau reikalauja šio kado ES muitinės deklaracijose. Mes patariame užsiregistruoti iš anksto, kad logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją nebūtų sustabdyta dėl biurokratinių smulkmenų. Tai nėra brangu, bet užtrunka kelias dienas, o jei reikia važiuoti rytoj, tai galimas vėlavimas.

Kas daryti, jei dokumentuose yra klaida?

Jei pastebi klaidą prieš išvykstant – keisk iš karto. Jei klaida pastebima jau Vokietijoje, reikia greitai siųsti corrected CMR arba pataisymą el. paštu. Kartais vokiečiai supranta, kad žmogus yra žmogus, bet kartais gali būti labai principingi ir reikalauti naujo dokumento faksiškai prieš praleidžiant vartus. Geriau pasitikrinti tris kartus čia, nei gailėtis ten, stovint ties vartais.

Ar reikalingi specialūs sertifikatai maistui?

Žinoma, maisto produktams reikalingas "Attestation of conformity" arba FDGS sertifikatas, kuris patvirtina, kad pakuotė atitinka reikalavimus. Be to, pati mašina turi būti tinkamai išvalyta, o tai dažnai pamirštama. Vokietijos maisto inspekcija gali uždaryti mašiną ir padaryti bandymus, o tai trunka dieną. Todėl logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją maisto pramonei turi būti itin detali, kad nebūtume nemaloniai nustebinti.

Kas yra Intrastat ir ar jis kainuoja?

Intrastat tai statistinė ataskaita, kurią reikia pateikti, jei prekių apyvarta su Vokietija viršija tam tikrą thresholdą (ribą). Dauguma klientų apie tai visai nebesirūpina, kol negauna baudos. Tai nėra paprasta, ypač jei prekės yra sudėtingos. Mes patariame pasitarti su buhalteriu, o mums užtenka tik teisingai CB kodo įrašyti į dokumentus.

Nesklandumų valdymas ir problemas

Ką daryti, jei prekės atvyksta sugadintos?

Pirma užduotis – nieko nebeprisiliesti. Reikia padaryti nuotraukas vietoje, prieš iškraunant, ir surašyti "protokolo" (reserve note) ant CMR. Be to, nedaryk to vienas, kviesk atsakingą asmenį iš gavimo pusės. Jei pažeidimas vidinis, tai bus sunkiau įrodyti, bet vistiek reikia pranešti draudikui per 24-48 valandų. Be to, tokios situacijos gali sugadinti santykius, todėl stengiamės išvengti blogų pakuočių jį čia, Lietuvoje.

Ar dažnai dingsta kroviniai?

Sėkmingai (palengvėję), nėra taip dažnai, kaip anksčiau, bet vis dar įvyksta. Dažniausiai dingsta mažos, lengvai parduodamos prekės, jei vairuotojas neįsileidžia į saugų aikštelį. Todėl logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją visada įvertina riziką ir rekomenduoja draudimą. Jei turi brangų krovinią, nebekažkokiais tentalais (audiniais), o geriau "box truck" (kater) arba sunkvesniu priekaba su užraktu.

Kas vyksta, jei pirkėjas atsisako priimti prekę?

Tai baisiausia košmaras. Vairuotojas stovi, laikas bėga, jis pradeda verčti mokėti už laukimą. Jei pirkėjas tiesiog pasakė "ne", mes turime ieškoti sandėlio, kur galima laikinai padėti prekes (demurrage). Tai kainuoja pinigus. Vienintelis būdas išvengti – aiškus susitarimas ir pirmiausia gauti "Order confirmation" (patvirtinimą). Nenaudokime vilties, kad viskas "kaip nors sutvarkys".

Kodėl taip ilgai trunka muitinės procedūros?

Nors Vokietija yra ES, kroviniams iš trečiųjų šalių (pvz., iš Kinijos, atėjusiems per Klaipėdą ar Gdanską) tenka eiti per importo muitinę. Ten sistemos yra senos ir lėtos, kartais strigs "ATLAS" sistema. Jei dokumentuose nėra HS kodo arba jis neteisingas, eilė gali trukti valandomis. Tinkama logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją padeda paruošti deklaracijas iš anksto, tačiau mes niekada negarantuoju, kad muitininkas nenusižiūrės.

Ar galima nuvežti prekę savaitgaliu?

Teoriškai taip, jei paskambini iš anksto. Vokiški sandėliai dažniausiai dirba pirmadienį-penktadienį, 8-16 valandomis. Jei atvyksi šeštadienį, vartai bus uždaryti, o vairuotojas liks stovėti iki pirmadienio. Yra "Self-service" terminalų, bet jie brangūs. Geriau derėtis dėl pristatymo darbo laiku, kad išvengtume nereikalingų išlaidų už laisvadienius.

Kaip elgtis su reikalavimais dėl pakuočių grąžinimo?

Kai kurios įmonės, pavyzdžiui, statybinės medžiagos ar automobilių dalys, reikalauja grąžinti palletes ( Europallettes) ar dėžes. Tai reiškia, kad vairuotojas turi turėti vietos grįžtant. Jei tai nenurodyta užsakyme, vairuotojas gali atsisakyti vežti tuščias dėžes atgal, nes jam reikia krovio už grįžtamą kelą. Būtinai pasakykite apie tai iš karto.

Specifiniai krovimiai ir papildomos paslaugos

Ar galima vežti pavojingus krovinius (ADR)?

Taip, bet tada brangiau. Reikia specialiai paruoštos mašinos, vairuotojas turi turėti ADR pažymėjimą, o patys dokumentai turi būti užpildyti ypatingai tiksliai. Vokietija tikrina labai griežtai, ypač degius skysčius. Jei bandysi išvežti pavojingą krovinią be žymėjimo, galiu garantuoti, kad mašina bus sustabdyta pirmajame poste. Logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją šiuo atveju yra būtina dėl saugumo.

Kaip vežami perdideli kroviniai?

Tai pavojinga brangia. Reikia gauti leidimus (special permits) kelių tarnyboms, o Vokietijoje tai trunka ilgiau nei čia. Kartais reikia lydinčio automobilio (pilot car), jei krovinis platesnis nei kelių metrų. Be to, negali važiuoti bet kuriuo keliu – turi būti išplanuotas maršutas, kur išvengsimų žemuose tiltų arba siaurų posūkių miestuose.

Ar vežate šaldytuvus (FTL/LTL)?

Šaldomi pervežimai yra tarsi atskira pasaulis. Reikia ne tik mašinos su agregatu, bet ir tikrai veikiančios įrangos. Buvau atvejų, kai agregas sugėro, ir prekės atšaldo (arba atšildė). Tada atsakomybė milžiniška. Vokiški klientai mėgsta matuoti temperatūrą ir turi jų grafikus. Jei temperatūra nukrito nors laipsniu, gali atmesti visą partiją. Todėl čia logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją reikalauja tik patikimų partnerių.

Kas yra "Last Mile" pristatymas?

Jei reikia pristatyti ne į sandėlį, o tiesiai į parduotuvę ar butą, tai vadinama "paskutiniu kilometru". Tai brangu, nes reikia mažesnės mašinos, kurios gali važiuoti miesto centru, ir kurjerio, kuris gali nešti dėžę. Vokietijoje dar yra ir "Nachtzulage" – naktinis pridėklas, jei reikia pristatyti naktį. Ne visada verta taip taupyti ant sąnarių.

Ar galima sujungti kelias siuntas (Groupage)?

Galima, tai vadinama LTL (Less than Truckload). Tačiau tada turi žinoti, kad tavo prekės gali būti perkraunamos kelis kartus tarp sandėlių, kol pasieks galutinią vietą. Padidėja sugadinimo rizika. Jei prekės ypač trapios, geriau mokėti už pilną mašiną (FTL), nors ir logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją gali rodyti, kad grupinis pervežimas yra ekonomiškesnis.

Kaip elgtis su EXW kroviniais, kurie nėra paruošti?

Tai manė, kad EXW reiškia "mums reikia tik užkelti", bet dažnai atvykstate, o krovinys dar nėra supakuotas. Tada vairuotojo laikas eina, o jis laukia. Tokiu atveju mes privalome rašyti pastabas apie laukimo laiką, kad galėtume paskaičiuoti papildomus mokesčius. Nereikėtų manyti, kad vairuotojas yra nemokamas darbuotojas, kuris gali laukti valandas.

Išvada

Viskas, ką čia parašiau, atėjo iš ilgos metų praktikos, o ne iš vadovėlių. Nėra vieno universalaus recepto, kaip viskas pasidarytų idealiai, bet tinkama logistikos sprendimų analizė pervežimui į Vokietiją padeda išvengti didžiausių bėdų. Svarbiausia yra ne kaina, o tikrumas ir tai, kad žinai, kas vyksta su tavo kroviniu. Būkite realistai, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, nedarykite prielaidų, kad viskas vyks "kaip pagal nutarimą". Geriau pasirūpinkite iš anksto.