Logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją: tiesa be kvailų pašalpų

Sveiki, gi. Dirbu jau dvidešimt metų šioje srityje, maždaug tiek, kiek Vokietijoje atsirado naujų kelių, o seniems "Mercedesams" dar neėjo pirmas techninis apžiūra. Perkeliant biurą – tai ne kaip stalčius pasakyti ar nupirkti naujas kėdes. Tai chaosas, ypač jei keliaujame į Vokietiją. Ten viskas turi būti tvarkingai, dokumentai – idealūs, o dėžės – pažymėtos, kitaip muitininkai vos neparodys rankos. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog vežimas iš punkto A į punką B, bet logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją tai daugiau nei tik sunkvežimis su kėdėmis. Tai taisymas, vėlavimai, vokiškas greitas nuoširdumas ir begalinė biurokratija. Čia nebus apie tai, kaip puikiai viskas vyksta tekstiniose knygose, o apie tai, kas iš tikrųjų laukia kelyje, kai reikia išjudinti visą įmonę į užsienį.

Dokumentai ir vokiška beprotybė (ir kaip ją išgyventi)

Ar tikrai reikia toks ilgas inventorizacijos sąrašas?

Žinoma, kad reikia. Vokiečiai be popieriaus nebegali nė pavalgyti. Jums reikės sąrašo, kur nėra parašyta "knygos", o "15 vnt. vadybinės literatūros, apimtis 0.5 m3". Jei parašysite pernelyvai bendrai, gali būti, kad praleisite dieną tiesiškai skaičiuodami pieštukus muitinėje. Tas sąrašas turi atitikti realybę, nes jei vairuotojas atvers sunkvežimį, o ten bus daugiau dalykų nei parašyta, prasideda problemos. Geriau logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją pradedami ne nuo telefono skambučio, o nuo Excel lentelės pildymo. Nėra ko čia stebėtis, tokia jų kultūra.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai, žinoma, rizika. Serverius negalia tiesiog įmesti į dėžę ant viršaus, kaip senus spausdintuvus. Reikia specialių dėžių, o dar geriau – originalios pakuotės. Vokiai griežtai tikrina, ar technika ne pavogta (serijiniai numeriai), todėl turite turėti dokumentus, kad tai jūsų nuosavybė. Jei ne, gali tekti įrodyinėti, kad nupirkote ją legaliai prieš penkerius metus. (Čia tikrai verta pasidomėti, ar nereikia specialios leidimų, jei ten yra duomenų apsauga, bet aš ne teisininkas).

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už perkėlimą?

Tiesioginis pervežimas į kitą ES šalį paprastai neapsimuština PVM, jei tai yra įmonės turto perkėlimas, bet turi būti pateikti įrodymai, kad turėte turtą mažiausiai 6 mėnesius. Priešingu atveju Vokietijos muitinė gali tai įvertinti kaip prekybą ir pridėti mokesčius. Geriau pasikalbėti su savo buhalteriu prieš tai darant. Aš tik vairuotojus ir dokumentus vedu, o mokesčiai – jūsų galvos skausmas. Kartais klientai pagalvoja, kad logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją apima ir mokesčių nemokėjimą, bet deja, mes neįstatymų leidėjai.

Kas vyksta, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tada mes stovime ties siena ir laukiame. Buvo atvejis, kai klientas pamiršo transportavimo sutartį, ir mes praleidome šešias valandas Lenkijoje gaudome naują faksą. Dabar visiems sako, darykite kopijas. Vokiškas biurokratas nepasileis nuo "aš pamiršau". Jums reikės ne tik sąrašo, bet ir galbūt EX-1 deklaracijos formų, jei keliaujate per trečiąsias šalis (nors į Vokietiją paprastai ne). Tai sudėtinga.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Geriau jų nevežti kartu su biuro inventoriumi. Jei Petras nori nusiųsti savo gimtadienio dovaną, tegul vežia savo automobiliu. Jei įsmes į mūsų dėžes jo drabužius, muitinė gali visą krovinį užšaldyti kaip įtariamą kontrabandą. Turime aiškiai atskirti: kas yra įmonės, o kas – asmeninė. Logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją turi būti aiškūs, kitaip mes visi prarandame laiką.

Kainos: kodėl viskas brangu ir ar verta taupyti

Kiek apytiksliai kainuoja toks reikalas?

Klausimas kaip "kiek kainuoja automobilis". Nuo 2 iki 10 tūkstančių eurų, priklauso nuo tūrio, svorio ir nuo to, kiek esate kvailys (nepiškit, aš juokauju). Vienas sunkvežimis su kėbulu 90 m3 gali kainuoti 2-3 tūkst. EUR, bet jei reikia kelti į trečią aukštą be lifto, kainos šuoliais aukštyn. Degus yra brangus, o Vokietijoje dar ir mokesčiai už keliais (Maut). Nerealu tikėtis, kad pervešite visą biurą už šimtą eurų.

Ar į kainą įeina krautimo darbai?

Retai kada. Standartinė kaina yra už "užrakinus duris - atidarius duris". Jei mums reikia išardyti stalus ir nešti juos žemyn per laiptus, tai papildomi darbai. Vokiečiai už tokį darbą ima labai brangiai. Geriau susitarti su mūsų komanda iš Lietuvos, kurie eis su jumis. Taupyti čia neverta, nugaros sveikata brangiau.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Su naujais klientais - ne. Su tais, su kuriais dirbu jau 10 metų - žinoma. Bet paprastai reikalaujame avanso arba mokėjimo prieš išvykstant. Vairuotojams reikia algalapio, o degalinei pinigų. Negalima važiuoti su viltimi, kad Vokietijos klientas greitai sumokės. Kartais jie sumoka po mėnesio, o mums kas reikia gyventi dabar.

Kas vyksta jei biure yra seifas?

Seifus reikia tuščius. Jei jis užrakintas ir raktas dingęs, mes jo nekelisime. Jis sveria toną, o jei viduje yra kažkas, kas susmulka pervežimo metu, mes nekalts. Turite patys jį atrakinti ir ištuštinti. (Beje, pasidomėkite, ar jis neprirakintas prie grindų, kartais ten reikia plytų kalėjimo).

Ar verta rinktis brangiausią vežėją?

Ne visada. Brangiausiai dažnai ima didelės korporacijos, kurios tiesiog uždirba ant vardo. Mažesnės firmos, kaip mano, gali siūlyti geresnę kainą, nes mes turime mažiau išlaidų biurui. Bet svarbiausia – patikimumas. Logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją reikalauja patikimo partnerio, o ne brangaus logo.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Neturėtų būti. Aš visada sakau iš karto: degalai, Maut (Vokietijos kelių mokestis), galbūt užkardos mokestis (jei važiuojate per Šveicariją, bet čia ne). Jei kas pasakyk "vėliau papildomai bus...", bėkite. Viskas turi būti sutartoje sutartyje.

Ką daryti jei pasiūlo pernelyg pigų variantą?

Nebepasitikėkite. Tai gali būti vairuotojas be leidimų arba sunkvežimis, kuris sugers puse kelio. Vokietijoje techninė apžiūra yra griežta, jei juos sustabdys su blogais stabdžiais, jūsų krovinys stovės iki pat gero. Pinigai sutaupyti, o nervai prarasti – neverta.

Gabenimo niuansai: kas laukia kelyje

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Berlyno?

Idealiai 1.5 - 2 dienos. Bet realybėje? Kartais 3. Buvo atvejis, kad stovėjome ties Olštynu (Lenkija) 6 valandas dėl eismo įvykio. Vokietijoje dar dažnai vyksta remonto darbai, ypač ties A2 automagistrale. Geriau planuokite savo darbą taip, kad dėžės atvyktų diena ar dvi vėliau, nei jums reikia. Niekada nežinai, kas nutiks kelyje. Geras logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją visada turi laiko rezervą.

Ar reikia vairuotojui palydos?

Nebūtinai, jei jis yra protingas žmogus. Bet jei įmonėje yra labai brangios technikos ar dokumentų, geriau, kad kas nors iš jūsų važiuotų su juo. Ne visi vairuotojai sugeba susitvarkyti su vokišku "Einbahnstraße" ženklu mieste. Be to, jei reikia įrenginio kėlimo (kranas), reikia koordinatoriaus vietoje.

Kas daryti jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime draudimą, bet tai nepadės jums, jei reikia atidaryti biurą rytoj. Tada tenka ieškoti vietinio pagalbinio transporto, kas kainuoja dvigubai. Vokietijoje pagalbos tarnybos veikia greitai, bet brangiai. Turiu viltį, kad jums to nereikės patirti.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dabar jau beveik visi vairuotojai turi telefonus su GPS. Galiu atsiųsti nuorodą "Kur aš esu". Bet ne visada yra ryšys, ypač Vokietijos kalnuotuose rajonuose arba tiesiog vairuotojams uždrausta naudotis telefonu vairuojant. Tai ne filmas, kur matote kiekvieną rato pasukimą.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui prie naujojo biuro?

Milžiniška problema. Miestuose kaip Miunchenas ar Frankfurtas vieta sunkvežimiui yra auksas. Jei nepasirūpinsite vietos (Stellplatz) išanksto, vairuotojas gali važinėti ratams ir gauti baudą už neteisingą stovėjimą. Vokiečiai baudos mėgsta. Būtinai pasikalbėkite su savo nuomotoju apie sunkiasvorėms transporto priemonėms.

Ar saugu vežti biuro techniką pavasarį/žiemą?

Žiemon reikia būti atsargiam su drėgme. Nors dėžės yra uždengtos, jei vairuotojas atidarys duris lietuje ar sniege, gali patekti vanduo. Pavasarį keliai gali būti blogi, tačiau Vokietijoje tai nėra didelė problema, jie turi gerus kelius. Lietuvoje ar Lenkijoje gali būti "linksnų" vietų, kur technika gali šoktelėti.

Ar reikia ypatingos leidimų vairuotojui?

Jei svoris viršija 3.5 tonas, tai turi būti visi standartiniai dokumentai: vairuotojo pažymėjimas (C kategorija), darbo laiko apskaitos prietaisas (tachografas) ir visi kiti reikalai. Jei vairuotojas važiuos be poilsio, gali būti sustabdytas, o krovinys - areštuotas.

Vokietijos specifika: kodėl jie taip griežti?

Ar vokiški draudimai veikia mums?

Jei turime tarptautinį draudimą CMR, tai taip, jis veikia visur ES. Bet problemų kyla su išmokėjimu. Vokiečių draudikai yra labai užsispyrę ir ieško kiekvieno berto smulkmenos, kad nemokėtų. Todėl svarbu užpildyti CMR sąranką (protokolą) tinkamai, įrašant visas trūkumas, kol vairuotojas dar vietoje.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Negalima mesti nieko kelyje. Vokietijoje už tai baudos milžiniškos. Taip pat negalima palikti pakuotės (deguto, plastiko) naujame biure. Turite susitvarkyti su atliekų ivežimu patys. Mes negalime grįžti su pilnu šiukšliadėžiu, tai nelegalu ir brangu.

Ar reikia išankstinio pranešimo apie atvykimą?

Būtinai. Vokiški sandėliai ar biurai dirba tiksliai pagal grafiką. Jei sakyti, kad atvyksite 10:00, o atvykstate 14:00, gali būti, kad niekas nenori jums padėti iškrauti. Vokietijos logistikoje punktualumas yra religija. Logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją sėkmingi tik tada, kai laikomės laiko.

Kaip elgtis su vokiškais partneriais?

Būkite tiesiūs. Nedarykite priekaištų, jei kas nors negerai, tiesiog sakykite ir sprendžiate. Vokiečiai nemėgsta emocijų, jie mėgsta faktus. Jei dėžė subyrėjo, parodykite fotografiją, prašykite atlyginimo. Nesijaudinkite, aš su jais kalbėsiu, jei reikės.

Ar sunku rasti vietą sandėliavimui prieš išsikraunant?

Gali būti. Jei darbas prasideda tik pirmadienį, o sunkvežimis atvyksta penktadienį, kur dėti daiktus? Reikia iš anksto susirasti "Transitlager" (laikiną sandėlį). Tai kainuoja, bet taip yra saugiau. Negalima palikti dalykų gatvėje, net jei miestas mažas.

Ar yra kokių nors ypatingų taisyklių dėl elektros prietaisų?

Ne tiek dėl pervežimo, kiek dėl to, kad jie veiktų atvykus. Vokietijoje 230V, kaip ir pas mus, taigi viskas turi dirbti. Bet jei keliaujate iš JK arba Šveicarijos, tai būtų problema. Mums – ne.

Buitiniai ir pavojingi daiktai (ką geriau nepaleisti)

Ar galima vežti alkoholį biuro krovininyje?

Ribotai. Vienas-kitas butelis šampano naujo biuro atidarymui nebus problema. Bet jei bandysite vežti dėžę viskio, tai jau bus akcizų mokėjimo reikalas. Muitinės šunys tai užuodo iš toli. Geriau nesiųsti biuro reikalais savo asmeninio baro.

Ką daryti su augalais?

Palikite juos Lietuvoje. Phytosanitarian sertifikatai augalams yra šūsnis popierių, ir juos gauti kiekvienam papartui nėra verta. Be to, vokiečių gamtos apsaugos pareigūnai yra labai aktyvūs. Nupirkite naujus augalus Berlyne, tai pigiau ir greičiau.

Ar galima vežti dažus ar chemikalus?

Tik jei jie yra originalioje, uždarymoje pakuotėje ir nėra pavojingos klasės. Jei turite kibirą su atidarytais dažais, mes juos nepaimsime. Gali sprogti arba užsilieti, o paskui visa krovinius užteršti. Draudimas to nedengs.

Kas su archyvais ir popieriumi?

Popierius yra sunkus. Labai sunkus. Jei turite 5 metų archyvą, tai gali svėrėti tiek, kiek ir serveriai. Verta apgalvoti, ar tikrai viską reikia vežti, galima dalį sunaikinti čia. Logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją taip pat apima ir svorio valdymą, nes sunkvežimis turi maksimalią svorio ribą.

Ar galima vežti maistą?

Tik jei tai yra uždaros, ilgaamžės pakuotės (kaip kavos pupelės ar cukrus). Šviežio maisto (duonos, mėsos) nevežiame. Tai higienos taisyklės ir galimybių pūvimas kelyje. Niekas nenori prieš 2 savaites suvalgytos dešros kvapo.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (tušinukai, priedai)?

Tai yra pavojingi kroviniai (ADR). Jei jų nedaug, galima vežti kaip paprastą krovinį (ribos), jei daug – reikia specialaus transporto. Užpildytus tušinukus ar aerozolius geriau išmesti, nešvežioti per visą Europą dėl 5 eurų vertės daiktų.

Ar saugu vežti brangius daiktus (pinigus, juvelyrus)?

Niekada. Mes ne turto pervežėjai (Brink's). Pinigus vežia bankai su šarvuotais automobiliais. Jei dėžėje bus 10 tūkst. eurų pinigų ir dėžė dingus, draudimas nieko nekompensuos, nes tai nelegalu arba uždrausta sutartyje. Pasilikite pinigus banke.

Problemų sprendimai ir kaip iš jų išsisukti

Kas vyksta, jei vairuotojas susirga?

Buvo atvejis, kai vairuotojas užgiedojo Lenkijoje su 40 laipsnių karščiu. Teko skubiai siųsti kitą vairuotoją iš Lietuvos su traukiniu. Tai užtruko dvi dienas. Tokiu atveju mes padengome žalą pagal sutartį, bet laiko negrąžinsi. Tai gyvenimas.

Ar atsakinga už dėžių pakavimą?

Jei pakavote patys, mes neatsakome už tai, kas viduje. Jei stiklinė vaza suplyšta, nes įdėjote ją į dėžę be putų, tai jūsų klaida. Jei mums mokate už pakavimą ("Packing service"), tada mes atsakome. Supratote? Pirkite geras dėžes, ne tas iš Kauflando.

Kaip susisiekti, jei vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Jis gali būti tuščiuje arba vairuoti (kas yra dažnai). Nekreipkite panikos, palaukite valandą. Jei neatsiliepia ir po 2 valandų – skambinkite man. Aš žinau, kur jis turėtų būti. Kartai tiesiog prasisuka ryšys Vokietijos miškuose.

Ką daryti, jei naujasis biuras dar neparengtas?

Stoviame ir laukiame. Jei laukiame ilgiau nei 2 valandas, pradedamas skaičiuoti stovėjimo mokestis. Geriau užtikrinkite, kad durys bus atidarytos. Vairuotojas negali laukti dieną nemokamai, jis turi važiuoti toliau kitam klientui.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai kainuoja. Jei nuspręsite, kad vietoje Berlyno reikia važiuoti į Miuncheną, tai bus papildomi kilometrai ir degalai. Be to, gali kilti problemų su vairuotojo poilsio laiku, jei maršrutas ilgėja staiga.

Kas daryti, jei dėžės dingsta?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada reikia policijos protokolo ir prašymo draudimo kompanijai. Mes stengiamės stebeti viską, bet jei kas nors nupuolė iš sunkvežimio važiuojant greitkeliu... Na, tada tik draudimas gelbsti.

Ar padedate su iškraunimu?

Taip, jei sutarta. Vokiečiai moka gerai už fizinį darbą, bet mūsų komanda dažnai dirba greičiau ir su šypsena. Geriau pasirūpinkite išanksto, kad būtų kur padėti dėžes, kitaip mes jas tiesiog išmesime į kambarį vieną ant kitos, o jūsų darbuotojai bus nuliūdę.

Kaip elgtis su skundai?

Skambinkite man tiesiogiai. Aš nešvenčiuosi už savo vairuotojus, bet ir neleidžiu niekam elgtis necenzūriškai. Jei kas nors negerai – kalbėkite. Mes išspręsime problemą. Po 20 metų šioje srityje išmokau, kad geriausia reklama yra laimingas klientas, o ne ginčas teisme.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa. Logistikos sprendimai perkeliant biurą į Vokietiją nėra rožių malūnėlis, tai tikras darbas su realiomis problemomis. Nėra ko bijoti, jei viską suplanuojate iš anksto ir nepasikliosite į pasakojimus apie "nemokamus" pervežimus. Svarbiausia – pasirinkti patikimus žmones, kurie žino, ką daro, ir nebijoti klausti kvailų klausimų. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas į Vokietiją leis jums pradėti darbą be streso, o blogai suplanuotas gali tapti košmaru. Sekmės kelyje ir sėkmės naujame biure, mielai padėsiu, jei prireiks.