Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją: kas tikrai laukia jūsų

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – biurų perkraustymas nėra tai, ką rodo reklamose. Ypač kai kalbame apie kelionę užsienio, būtent į Vokietiją. Ten viskas turi būti tvarkinga, o mūsų, lietuvių, požiūris „kaip nors nueis“ ten tiesiog neveikia. Dažnai klientai klauso apie logistikos sprendimus biurų perkraustymo procese į Vokietiją ir tikisi, kad aš pasakysiu magišką žodį, ir viskas nusirinks pati. Deja, taip nebus. Reikia suprasti, kad tai ne tik krovinių vežimas, o sudėtingas mechanizmas, kur viena nedidelė klaida gali atidėti visą procesą savaitėmis. Čia nebe paprasta spinta, tai jūsų verslas, ir negalima leisti jam stovėti.

Pasiruošimas ir planavimas: pradedant nuo nulio

Kiek laiko užtrunka visoks reikalas?

Niekas negali pasakyti tiksliai, bet įsivaizduokite, kad maždaug nuo tada, kai pasirašote sutartį, iki dienos, kai paskutinis stalas atsidurs naujame biure Miunchene ar Berlyne, praeina mažiausiai mėnuo. Kartais ilgiau, jei tenka laukti leidimų arba jei kalbame apie didelius objektus. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją reikalauja laiko, nes negali tiesiog ateiti ir įvežti visko per vieną dieną be pasiruošimo. Vokietija nėra Lietuva, ten kvadratūros didesnės, o biurai dažnai būna 4-5 aukštuose be lifto (tai jaučiau, jei būtų su liftu, bet dažnai tenka statyti išorines keltuvas).

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Absoliučiai taip. Be jo jūsų niekas nepraleis sienos. Vokietijai muitinė yra šventa, jei tenka trūksta vienos dėžės deklaracijoje, gali būti didelių problemų. Prisimenu vieną atveją, kai klientas, o tai buvo IT įmonė, tiksliai nesuskaičiavo serverių. Muitininkai sustabdė visą sunkvežimį ties pasienio punktu Kalvarijoje arba tikriausiai tai buvo jau vokiškoje pusėje. Teko grįžti ir viską peržiūrėti. Inventorius turi būti tikslus, net jei tai nuobodu.

Kas daryti su vertybėmis?

Nesukite jų su bendru kroviniu. Kompiuteriai, serveriai, brangūs monitoriai turi eiti atskirai, geriausiai užrakintame konteneryje arba bent jau pažymėti kaip „High Value“. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją visada įtraukia rizikos valdymą, o vagystės yra realios, ypač kai mašina stovi per naktį po viešbučiu. Nenaudokite perpildytų dėžių, jei ten ką nors brangaus įdėjote.

Ar galima supakuoti patys?

Galima, bet nepatarau. Jei dėžė suksis ir viduje bus sugadintas monitorius, draudimas nebus sumokėtas, nes ne profesionalas tai pakavė. Mums patinka, kai viską daro mūsų komanda, tada atsakomybė mūsų. O jei jūs supaksite rankraščius į senas kibirus iš po bulvių... na, vokiečiai gali neįleisti dėl higienos normų (šipulionas, bet ką žinoti).

Kaip susitvarkyti su dokumentais?

Visi turi būti surinkti į vieną bylą. Teisiniai aspektai, įmonės registracijos, draudimo polisai. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją yra nebe tik fizinis darbas, tai ir biurokratija. Vokietijai reikalingi eksporto deklaracijos, o jei tenka įvežti techniką iš trečiosios šalies – dar ir importo mokesčiai, nors dažniausiai galima taikyti 0 proc. PVM tarifą, jei tai perkraustymas tarp įmonių padalinių.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti apie šalį

Ar tikrai tiek griežti dėl tvarkos?

Taip, vokiečiai mėgsta tvarką (Ordnung). Negalima tiesiog padėti dėžių ant šaligatvio, jei nėra specialios leidimo zona. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas iškrovė keletą dėžių ant gatvės Frankfurte prieš pat įvažiavimą, o vietinės policijos pareigūnas vos neapskrėstė. Teko greitai viską užkrauti atgal ir važiuoti į specialų kravimo aikštelę už miesto ribų. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją privalo atsižvelgti į vietinius statymus, kurie skiriasi netgi tarp miestų.

Ką daryti su parkavimo leidimais?

Juos reikia gauti iš anksto. Be to, jei reikia užimti vietą gatvėje, reikia uždėti specialius ženklus. Vokietijoje už tai gausite baudą, o mašina gali būti nuvilkyta. Vieną kartą turėjome situaciją, kai klientas pažadėjo, kad viskas išspręsta, bet atvykus pasirodė, kad leidimas galioja tik 2 valandas, o mums reikėjo 6. Teko susimokėti už baudą ir dirbant žmonėms rankomis pernešti daiktus toliau.

Ar sunku vairuoti didelėms mašinoms ten?

Nebūtinai sunku, bet griežčiau yra greičio apribojimai ir automobilių stovėjimo aikštelėse apsisukimas. Be to, daugelyje miestų centrų įvažiavimas sunkvežimiais yra uždraustas (Umweltzone). Reikia turėti specialią žaliąją kortelę. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją dažnai reikalauja „paskutinės mylios“ sprendimų, t.y. mažesnių sunkvežimių, kurie gali važiuoti į žaliąją zoną.

Kaip su elgesiu su klientais?

Jie labai punktualūs. Jei sakote, kad atvyksite 8:00, reikia būti 7:55. Nėra koncepcijos „aš pavėlavau penkias minutes, tai nieko“. Jei vėluojate, jie pradeda panikuoti ir skambinti visiems. Su jais reikia kalbėti aiškiai ir tiksliai, nedaryti pokštais.

Ar yra kokių nors keistų taisyklių dėl atliekų?

Taip, ten labai griežta atliekų apskaita. Negalite tiesiog palikti pakuotės (styrofoamo, kartono) gatvėje. Viskas turi būti išvežta su savimi arba surūšiuota vietiniame konteineryje. Kartais tai užtrunka daugiau laiko nei patis perkraustymas.

Ar tenka mokėti už tiltus ir tunelius?

Žinoma, yra daug mokamų ruožų, ypač keliaujant pro šiaurę arba per kai kurias automagistrales. Tačiau dauguma kelių yra nemokami (tiksliau, mokesčiai įtraukti į degalų kainą sunkvežimiams, arba yra sistemoje, bet kai kurie privatūs ruožai reikalauja mokėti atskirai). Reikia turėti grynųjų arba kortelę.

Kainos ir biudžetas: kiek tikrai kainuoja

Kodėl tiek brangu?

Kadangi ne tik vežame, bet ir darome dokumentus, draudžiame, ir mokame mokesčius už leidimus. Be to, degalai Vokietijoje brangesni, o darbo jėga – brangi. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją negali būti pigūs, jei norite, kad tai būtų padaryta kokybiškai. Pigiausi variantai dažnai baigiasi tuo, kad daiktai dingsta arba sulaužo.

Ar įeina į kainą pakavimas?

Paprastai ne, tai yra papildoma paslauga. Bet verta į ją investuoti, kadangi sutaupysite nervų. Tačiau visada galima tartis, jei objektas didelis, mes galime suteikti nuolaidą arba įtraukti į bendrą sumą.

Kas daryti, jei biudžetas ribotas?

Tada reikia derėtis, galbūt atsisakyti kai kurių papildomų paslaugų, pavyzdžiui, montavimo vietos. Arba galite patys supakuoti mažmeninius daiktus. Bet tuomet nebekreipkitės į mus, jei pasirodys, indai sudaužyti.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums jų nėra, mes sakome kaip yra. Bet su kitomis kompanijomis pasitaiko, kad po to paprašo pinigų už „ilgą nešimą“ arba „lifto laukimą“. Visada klauskite apie galimas papildomas išlaidas iš anksto, kad nebūtų staigmenų.

Kaip apskaičiuoti kainą?

Tai priklauso nuo kvadratūrų, aukštų, atstumo, ir t.t. Mes siunčiame vadybininką apžiūrėti (jei įmanoma) arba prašome detalaus inventoriaus. Be to, įtakos turi ir tai, ar reikia išmontuoti baldus, ar tik perkelti surinktus.

Ar imamas avansas?

Įprastai taip, bent 50 proc., kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Mes taip pat turime užsisakyti bilietus, pasirūpinti dokumentais, tai mūsų išlaidos.

Ar galima apmokėti vėliau?

Nebent esate nuolatinis klientas, su kuriuo dirbame jau dešimtmetį. Naujiems klientas – tik grynais arba pervedimu prieš darbą.

Techniniai niuansai ir dokumentai

Kokius duomenis reikia pateikti?

Įmonės pavadinimą, adresą (ką ir iš kur į kur), kontaktinius asmenis vietos. Be to, griežtai reikalingas prekių sąrašas su apytikslia verte (tam, kad muitinė žinotų, ką reikia apmokestinti, jei reikia).

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Jiems, kurie turi dujų balionus arba aštrius daiktus – taip. O paprastiems kompiuteriams ir stalams – ne. Bet visada geriau paminėti apie kažką neįprasto, kad nebūtų problemų sienoje.

Kas su EX1 dokumentais?

Tai standartinis eksporto dokumentas, kurį pateikiame muitinei. Be jo negalima išvežti krovinių iš ES (arba tarp ES šalių, kai vyksta vidinės prekybos procedūros, nors dabar dažniau tiesiog pranešama). Bet jei vykstate į Vokietiją, tai vis dar ES, tačiau formalumų yra.

Ką daryti, jei dingsta dokumentas?

Tai būna siaubas. Tada tenka kreiptis į muitinę prašant kopijų, o tai užtrunka. Visada darykite kopijas ir laikykite vienoje vietoje. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją gali sustoti dėl vieno prarasto popieriaus.

Ar reikia draudimo?

Labai rekomenduoju. Nors vairuotojai yra atsakingi, bet jei įvyksta avarija arba gaisras (retai, bet būna), be draudimo prarasite viską. Draudimas kainuoja nedaug, palyginti su turto verte.

Kaip sekti krovinius?

Mes duodame nuorodą arba kontaktą vairuotojui. Bet nereikia skambin kas pusvalandį ir klausti „kur jūs?“, tai nervina vairuotojus ir gali sukelti nesklandumų. Geriau susitarti dėl pranešimų laiko.

Problemos ir jų sprendimai

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa?

Mes turime pagalbinių automobilių. Vieną kartą sunkvežimis užstrigo sniege Tiuringijos miške, teko skubiai ieškoti vietinio vilkiko. Tai užtruko naktį, bet viską išvežėme.

Ar pasitaiko grobimų?

Retai, bet ypač pavojinga yra sustoti neapsaugotuose aikštelėse. Mes stengiamės važiuoti tiesiai į tiksą arba stovėti saugiuose sandėliuose. Nenaudokite pigių firmų, kurios nebijo palikti mašinos po parku.

Kas jei sugenda biure liftas?

O tai jau bėda. Tada tenka nešti rankomis aukštyn-žemyn, kas brangiai kainuoja. Vieną kartą Hamburge liftas sugedo 4 aukšte, ir teko nešti visus kompiuterius laiptais žemyn, kadangi iškrovimas buvo numatytas iš viršaus.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai kainuos brangiai. Jei nuspręsite, kad norite padaryti papildomą stotelę kazkur kelyne, reikės mokėti už laiką ir degalus. Planas turi būti tvirtas.

Kas jei klientas neparuošė biuro?

Tada vairuotojas laukia. Ir laukimas mokamas. Mes negalime priversti jų dirbti, jei dar ne paruošta. Buvo atvejis, kai atvykome, o darbuotojai dar viduje dirbo ir neleido įeiti. Praradome pusę dienos.

Kaip elgtis su nusiskundimais?

Klausykitės. Jei mes kalti – ištaisysime. Jei ne – paaiškinsime. Kartais klientai perexagueruoja (perteklinėja?), sakydami, kad viskas sudaužyta, nors tiesiog nubrožintas kampas ant stalčiaus. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją nėra be trikdžių, svarbiau juos išspręsti.

Ar dažnai įvyksta avarijų?

Per 20 metų buvo kelios. Dažniausia tai smulkūs muštynės priešakinės dalies arba įbrėžimai manevruojant. Sunkios avarijos su mūsų mašinomis yra retos, nes dirbame atsakingai.

Kas su pavojingais atliekomis?

Tarkime, seni spausdintuvai su toneriais arba baterijos. Jų negalima tiesiog išmesti į konteinerį Vokietijoje. Reikia specialių punktų. Apie tai reikia susitarti iš anksto.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrausto į vieną paveikslėlį – sėkmingas biuro perkraustymas priklauso ne nuo to, kokia gera mašina, o nuo detalaus planavimo ir komunikacijos. Logistikos sprendimai biurų perkraustymo procese į Vokietiją turi būti pritaikyti konkretiai situacijai, nukopijuoti šablonai čia neveikia. Negaliu garantuoti, kad nebus nesusipratimų arba kad vokiečių muitininkai šypsosis, bet galiu garantuoti, kad su patirtimi visa tai įveikiama. Svarbiausia – nebijoti klausti ir būti sąžiningu su savo pervežėju, tada ir verslas nenukris ilgam.