Logistikos sprendimai biurų kraustymui į Vokietiją lengvai: kaip išlikti sveikam

Po dvidešimties penkerių metų šioje srityje jau mažai kas gali mane nustebinti, tačiau biuro perkėlimas užsienio, ypač į Vokietiją, visada yra kaip mažas loterijos bilietas. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog pakavimas, įkėlimas ir važiavimas, bet realybėje tai yra kompleksinis mazgas, kuriame viena nesudėtinga klaida gali kainuoti tūkstančius eurų ir prarastą savaitę. Aš mačiau viską – nuo pamirštų paso dalių iki tų pačių vadybininkų, kurie vos neišsižaidė prieš pat muitinę. Tiesą sakant, tinkamai parinkti logistikos sprendimai biurų kraustymui į Vokietiją lengvai gali paversti šį košmarą tiesiog įprasta darbo diena, jei žinai, į ką reikia atsižvelgti ir kuriose vietose reikia būti itin atidžiam. Ne, tai nėra magija, tiesiog patirtis ir žinojimas, kad Vokietija yra šalis, kurioje taisyklės yra taisyklės, o ne pasiūlymai.

Esu matęs, kaip gražiai suplanuoti perkėlimai žlunga dėl to, kad kas nors nenurodė, jog biure yra serverinė su specialiu aušinimu, arba kad kelias �rašas yra per mažas 20 tonų sunkvežimiui. Todėl, jei ruošiatės šiam žingsniui, geriau susiruoškite kruopščiai, o aš stengsiuosi papasakoti, kaip tai atrodo iš vidau – be jokių "marketingo" gėlių, tik grynas, kartais šiokį tokį šiurkštus realumas.

Kas reikia žinoti iš anksto (ir kod�l dažnai suklystama)

Ar tikrai reikia profesionalų ar galima nuvežti paties?

Tai vienas dažniausiai klausimų, ir atsakymas yra toks: jei jums pervežti tik du stalus ir kelis kompiuterius, turbūt susitvarkysite patys su "nuoma" vairuotoju. Bet jei kalbame apie pilną biurą, tada logistikos sprendimai biurų kraustymui į Vokietiją lengvai tampa būtina sąlyga. Vieną kartą, prieš penkerius metus, turėjau klientą iš Kauno, kuris nusprendė taupyti ir nuvežė patis. Jis suvirto pakrovė į "Mercedes" furgoną, kuris buvo per daug žemas, o vėliau Berlyne negalėjo išsigydyti gautos nugaros traumos ir sulaužyto lentynos stovo. Profesionalai turi ne tik rankas, bet ir įrangą – liftus, kėbulus, kurie pritaikyti ne tik prekėms, bet ir saugiam transportavimui. Taupyti ant čia neverta, nes vėliau kainos brangiau.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Gerai, kad klausiate, nes dažniausiai visi skuba ir skambina savaitei prieš kelionę. Gana keista, bet įmonės pradeda galvoti apie perkėlimą tada, kai jau pasirašyta nuomos sutartis Vokietijoje, o laikas dega. Idealiu atveju reikėtų pradėti planuoti mažiausiai prieš 2-3 mėnesius. Tai leidžia ne tik rasti gerą transportą, kuris yra užsakomas mėnesiais iš anksto (ypač pavasarį/rudenį), bet ir sutvarkyti visus dokumentus. Jei skambinate prieš penkias dienas, mes stengiamės padėti, bet kainos bus aukštesnės, o nervų – daugiau. Planavimas čia yra pusė sėkmės, tikrai.

Ar galima judėti savaitgalį arba naktį?

Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl vairuotojų poilsio ir sunkiasvorių transporto judėjimo. Naktį ir sekmadieniais daugelyje vietų važiuoti negalima, yra specialūs apribojimai. Tačiau biurų kraustyme dažnai būna taip, kad norima perkelti viską savaitgalią, kad pirmadienį jau dirbti. Tai įmanoma, bet reikia specialių leidimų, kuriuos mes dažnai gauname, bet tai kainuoja. Vieną kartą turėjome situaciją, kur vairuotojas stovėjo prie miesto ribos laukiant vidurnakčio, kad galėtų įvažiuoti į centrą. Jei norite ramybės, geriau derinti laiką darbo dienom, bet jei būtina – mes sutvarkome.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija (pagrindas)

Kokius dokumentus reikia tur�ti su savimi?

Būtinai reikia turėti krovininių gabenimo sutartį (CMR), inventoriaus sąrašą, kuris turi būti detalus, ir, žinoma, asmens dokumentus. Jei vežate ne tik baldus, bet ir techniką, reikės serialinių numerių sąrašo ar bent jau bendros technikos specifikacijos. Vokietijos pareigūnai yra labai tikslūs, jei sąraše parašysite "kompiuteriai", o realiai bus 20 serverių, gali kilti problemų. Dar dažnai reikia galios gavimo (power of attorney), jei pervežimą tvarko logistikos agentas, o ne įmonės vadovas asmeniškai. Be šių lapų jums tiesiog neleis įvežti krovinio (arba išvežti iš Lietuvos).

Ar reikia deklaruoti prekes muitinei?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, ir tai yra vidinis rinkos pervežimas, vis tiek taisyklės egzistuoja. Jei pervežate įmonės turtą, kuris nebus parduodamas Vokietijoje (tiesiog perkelsite biurą), tai dažniausiai yra laikoma vidine reorganizacija ir muitinės deklaravimas nėra būtinas tokiu mastu kaip prekybai. BET (ir tai yra didelis bet), jei esate PVM mokėtojas ir taisote sąskaitas-faktūras, viskas turi būti tvarkingai užregistruota Jūsų apskaitos sistemose. Vienas klientas bandė "užmiršti" paminėti tris brangius spausdintuvus savo ataskaitose, vėliau turėjo nemalonumų su VMI. Geriau viską užrašyti.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tai yra blogiausia scenarijaus dalis. Jei trūksta inventoriaus sąrašo arba jis neatitinka realybės, sunkvežimį gali sulaikyti muitinėje patikrai ilgai. Aš mačiau atvejį, kai dėl blogai užpildytos CMR sąskaitos krovinys pristatytas tik po trijų dienų, nors kelias truko tik 10 valandų. Gaila, bet tada reikia mokėti saugyklinio laikymo mokesčius, kurie Vokietijoje yra... na, sakysiu tiesiog, "sužiaugti". Todėl patikrinkite visus duomenis du kartus prieš išvykstant.

Ar reikia vokiškų dokumentų kopijų?

Labai rekomenduoju. nors ir dauguma pareigūnų kalba angliškai, bet oficialūs reikalai dažnai eina vokiškai. Turėti inventoriaus sąrašą angliškai ir vokiškai – tai didelis pliusas jūsų patikimumui. Vokiečiai taip – jei matai, kad žmogus pasirūpinęs ir išvertęs dokumentus, jie mažiau tikrina ir "kabinasi". Tai tas atvejis, kai keliais euras už vertimą sutaupote porą valandų patikros punkte.

Vokietijos specifika ir kelių ypatumai

Ar sunku važiuoti dideliu sunkvežimiu Vokietijos miestuose?

Gali būti labai sunku, jei nežinote specifikos. Daugelis senamiestių turi siaurus gatves, "žalias zonas" (Umweltzone), kuriose negali važiuoti seni automobiliai, ir daug statybų. Prieš važiuodami mes visada tikriname maršrutą su specialia programine įranga, kad nenuvažiuotume į gatvę, kurios aukštis yra 3,5 metro, o mūsų mašina – 4 metrai. Dar vienas dalykas – "būsto stovėjimo" vietos. Ten griežtai stebimi, kur pastatote mašiną. Jei pastatysite ne ten, greitai atvyks "Bundespolizei" ir baudos nebus mažos (čia tikrai ne lietuviškos 20 eurų).

Ką daryti su "Umweltplakette" (žalia kortele)?

Tai būtina daugeliui Vokietijos miestų. Be šios kortelės (kuri rodo, kad mašina atitinka aplinkos apsaugos standartus) jums nebus leidžiama važiuoti į miesto centrą. Jos įsigyjamos iš anksto, jos prilipimos prie priekinio stiklo. Jei pamiršite – vairuotojas gali būti nubaustas, o mašina gali būti nukreipta apeiti miestą, kas sužlugtų visą grafiką. Geri logistikos sprendimai biurų kraustymui į Vokietiją lengvai visada įtraukia ir šią detalę į sąrašą.

Ar yra specifiniai išleidimo laikai vairuotojams?

Taip, Vokietijoje yra griežtai reguliuojami vairuotojų darbo ir poilsio laikai. Tai ne taip, kad galima sustoti prie kebabų ir pavalgyti valandą. Ten turi būti fiksuotos poilsio pauzės – 45 minučių po 4,5 valandų vairavimo. Jei tu planuoji atvykti į ankstą ryta, reikia, kad vairuotojas būtų poilsio laiku. Žmonės dažnai nesupranta, kad mes negalime priversti vairuotojo važiuoti viršvalandžius, tai nelegalu ir pavojinga. Tačiau (tai svarbu) kartais paskubos metu reikia gudrau planuoti, kad išliktų laikas.

Kaip elgtis su autokelių mokesčiais?

Lietuvoje turime vinjetes, bet Vokietijoje seniau nebuvo jokių mokesčių automobiliams, tik sunkvežimiams (mokesčiai už toną). Dabar situacija keičiasi, ateina "Maut" visiems, betkol kas sunkvežimiams tai brangu. Visos mūsų mašinos turi tam tikras prietaisas, kurios automatiškai moka už kelią. Jums nereikia nieko daryti, tiesiog ši kaina įeina į siuntos kainą. Nereikia stovėti prie kasyklų, viskas vyksta elektroniniu būdu.

Kaina ir sudėtingi dalykai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo kelias dalykų: atstumo, krovinio svorio (tūrio), įkėlimo/iškėlimo sudėtingumo (ar reikia lifto, ar ne) ir, žinoma, degalų kainos. Taip pat įeina feribroi (jei važiuojame per Skandinaviją) arba kiti mokesčiai. Aš negaliu pasakyti "kainuos 500 eurų", neižiūrėjęs, ką turite pervežti. Kartais 10 kėdžių užima tiek pat vietos kaip viena didelė spinta. Mes dažnai esame nuoširdžiai pasakyti, kad vietų užsakymas (puse mašinos, pilna mašina) yra efektyviau už kubinius metrus.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, ir tai dažniausiai yra geriausias variantas abiem pusėms. Kai mes atvykstame į objektą ir matome, kad klientas "užmiršo" paminėti, kad jis turi dar du rūsius pilnus knygų, fiksuota kaina apsaugo mus nuo nemokamo darbo. O klientą apsaugo nuo to, kad mes nepradėsime kelti kainos viduryje darbo. Fiksuota kaina susiformuoja po vizito arba detalaus inventoriaus sąrašo patikrinimo.

Kas daryti, jei biuras neturi lifto arba yra antrame aukšte be lifto?

Oi, tokių istorijų yra... Vieną kartą Vilniuje teko nešti seifą, svėrusį 300 kilogramų, pilnam aukštų pastate, nes liftas užstrigo. Tokiu atveju reikia specialios technikos – kranų arba nešimųjų juostų. Tai viskas kainuoja papildomai. Jei Vokietijoje jūsų naujas biuras yra "Altbau" (senas pastatas) be lifto, mes apie tai privalome žinoti iš anksto. Nešimti biuro lovas pro langą – tai yra filmų situacija, bet mūsų darbe tai realybė, kuriai reikia leidimų ir uždarų gatvių.

Kaip apdraudžiamas turtas kelyje?

Visada rekomenduoju draudimą. "CMR" draudimas, kurį turi vežėjas, dažnai apribojomis (pvz., 8,33 SDR už kilogramą). Jei jūsų serveris kainuoja 10 000 eurų, o svorio tik 10 kg, tai net nepadės. Todėl yra specialūs "All Risk" draudimai, kur apdraudžiama visa krovinio vertė. Tai kelia eurus, bet sutaupo nervų, jei (dievas saugok) staiga užsidegs sunkvežimis arba bus avarija. Pasakykime tiesiog – geriau būti saugiam.

Ar reikia padėti vairuotojams?

Jūsų darbuotojai gali padėti, jei nori, bet mes paprastai turime savo komandas. Jei įmonės vadovas liepia savo IT specialistams nešti dėžes, kad sutaupyti, dažnai baigiasi tuo, kad IT specialistas susižaloja nugarą, o antradienį niekas neegzistuoja biure. Geriau leiskite profesionalams dirbti, o jūsų žmonėms pasakykite, kad jiems reikia užsiimti organizaciniais reikalais, o ne nešiojimu. (Nebent jie patys nori, tuomet – prašom, bet atsakomybės neimame).

Rizikos ir nenuostabumai (ką maciau)

Kas nutinka, jei turtas sugenda?

Pradedame nuo to, kad tikriname viską įkrovimo metu. Jei dėžė atvyksta sulaužyta – mes žinome, kad kažkur buva smūgis. Jei dėžė atvykta sveika, o viduje sulaužytas vazas – problema su pakavimu. Reikia skubiai pranešti, padaryti nuotraukas ir rašyti pretenziją (protokolas). Vieną kartą klientas skambino po mėnesio ir sakė, kad rado sulaužytą kompiuterį. Kaip mes galime žinoti, kada tai nutiko? Visos rūšys turi būti fiksuojamos iš karto. Be to, Vokietijoje gana geros keliai, tačiau "bumpeliai" (vožtuvėliai) yra... na, jūs suprantate.

Ar buvote atvejų, k dingo krovinys?

Dingimas tai retai, bet pavogimas – taip. Ypač jei paliekate mašina neapsaugotoje aikštelėje per nakčį prieš pat iškrovą. Mes visada stengiamės rasti saugias parkavimo vietas arba važiuoti tiesiai į adresą. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojui nupjovė priekabą pietinėje Vokietijoje, kai jis gėrė kavą. Baisu, bet netikėtų dalykų visada įvyksta. Todėl raktai nuo priekabos turi būti pas vairuotoją, o ne pas "pusseserį" degalinėje.

Ar gali būti problemų su technika?

Telekomunikacinė įranga, serveriai – jie yra jautrūs ne tik fiziškai, bet ir temperatūrai. Žiemą važiuojant pro Lenkiją gali būti -10 laipsnių, o serveriai nemėgsta šalto. Jei juos iš karto įjungiate šaltame biure po to, gali susidaryti kondensatas. Rekomenduoju laukti valandą-dvi, kad įranga "sušiltų". Aš asmeniškai visada perspėju apie tai IT vadovus, bet jie visada nori viskas įjungti tuoj pat. Tada gauname skambučius, kad "niekas neveikia". O tiesiog reikėjo kantrybės.

Kaip elgtis su pavojingomis atliekomis (toneriai, ir tt.)?

Biure visada būna spausdintuvų, o jie turi kasetes. Negalima tiesiog mesti jų į bendrą konteinerį. Vokietijoje tai labai griežtai stebima. Mes galime susitvarkyti su "paprastomis" atliekomis, bet pavojingų (cheminių) negaliame vežti be specialių leidimų. Jei turite senus tonerius, juos reikia paduoti specialiai įmonėje Lietuvoje prieš išvykstant. Nesuvežime jų į Vokietiją – mums gali uždrausti įvažiuoti.

Ar yra kultūrinių skirtumų su vokiečiais?

Žinoma, vokiečai yra labai punktualūs. Jei mes sakome, kad atvyksime 8:00, mes būnam ten 7:55. Jei vėluojame 10 minučių, jau gauname nepyrimą žiūrėjimą. Dar vienas dalykas – garsumas. Jei mūsų komanda kalba per garsiai, gali būti skundimas iš kaimynų (ypač gyvenamųjų namuose rajonuose). Mokome dirbty tiems ir efektyviai. Vokiečiai mėgsta tvarką – "Ordnung". Todėl jei iškrovame dėžes ant šaligatvio, jas reikia dėti eilėmis, o ne niekaip.

Pabaigos ir smulkmenos

Ką daryti su dėžėmis po iškrovimo?

Galiausiai viskas atvežta. Kas su šimtais tuščių dėžių? Gali būti, kad Vokietijoje yra griežti atliekų surinkimo grafikai. Mes galime jas išvežti atgal (jei vietos) arba surūšiuoti vietiniame konteineryje. Kartais klientai mūsų prašo padėti jas surinkti ir išvežti į artimiausią "Recyclinghof". Tai užtrunka valandą, bet palieką biurą švarų. Nereikia jų mesti miške (žinoma, tai juokas, bet buvo ir tokių...).

Ar reikia pamiršti apie maistą vairuotojams?

Pagal LR ir ES taisykles, vairuotojai turi poilsio laiką, kai jie gali ir turėti valgyti. Mes nesame turo operatoriai, tačiau jei galite užtikrinti, kad prie iškrovos vietos yra kažkas, kur gauti kavęs ar vandens, vairuotojai bus dėkingi. Geras vairuotojas, kuris nėra išalkęs, dirba greičiau ir geriau. Tai smulkmena, bet padeda procesui.

Kas daryti, jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus?

Kartais naujas biuras nėra paruoštas ir reikia šiek tiek laikyti dalykus sandėlyje. Mes galime pasiūlyti tarpinį sandėliavimą Vokietijoje arba Lietuvoje. Tai kainuoja, bet leidžia jums nešokti su galva į sieną. Paskubos metu žmonės dažnai priima sprendimus dėl sandėliavimo per brangiai, o mes galime pasiūlyti normalias kainas iš savo partnerių tinklo.

Ar verta rūpintis draudžiu nuo atsakomybės trečiesiems asmenims?

Absoliučiai taip. Vieną kartą vairuotojas atvėrė duris gatvėje Miunchene ir "pradangino" pravažiuojantį dviratininką. Dviratininkas nenukentėjo stipriai (įstrigo ant rėmų), bet buvo skandalas. Jei nebūtų šio draudimo, mums tektų mokėti iš savo kiesių. Biuro kraustymas – tai ne tik dėžės viduje, tai ir judėjimas mieste, kur visada kažkas įvyksta.

Galutinė patarimo mintis

Galiausiai, svarbiausia yra pasitikėjimas. Jei jūsų logistikos partneris atrodo patikimas, jei jis nekelia be galo klausimų "o kas dar?", o aiškiai pasako, kas bus daroma, tuomet viskas gerai. Logistikos sprendimai biurų kraustymui į Vokietiją lengvai tampa lengvi tik tada, kai komunikacija yra atvira. Nebijokite klausti "kvailų" klausimų, mes juos girdėjom tūkstančius kartų. Geriau paprašyti paaiškinti, negu vėliau gailėtis.

Išvada

Sumažius viską į vieną, tai galima pasakyti taip: sėkmingas biuro perkėlimas į Vokietiją ne priklauso nuo to, kiek gerą turite sunkvežimį, o nuo to, kiek gerai suplanavote procesą ir pasirinkote partnerius. Nors aš čia parašiau daugiau neigiamų pavyzdžių ir įspėjimų, tikslas buvo parodyti realią padėtį, o ne paversti jus į baudą. Jei viską padarysite protingai, su gerai parinktais logistikos sprendimais biurų kraustymui į Vokietiją lengvai, jūsų įmonė nustebins savo darbuotojų, o pats procesas praeis be jokio streso. Sėkmės kelyje – kadangi jūsų naujas biuras jau laukia.