Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi: kas veikia ir kas ne

Taigi, nusprendėte kelti biurą į Vokietiją. Tai didelis žingsnis, ir pripažinsiu, gana drąsus. Dirbu pervežimų srityje beveik dvidešimt metų, ir vis dar stebiuosi, kaip dažnai žmonės tamima šią procedūrą ant kelių. Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi atrodo paprasti google paieškoje – pasirink sunkvežimį, įkelk daiktus, važiuok. Tačiau realybėje, ypač kai kalbame apie korporatyvinį klientą, viskas yra daug sudėtingiau. Nėra nieko blogiau nei pasirodyti prie naujų patalpų Miunchene ar Berlyne su vairuotoju, kuris nemoka kalbėti nei vokiškai, nei angliškai, o krovinys yra sudarkytas. Čia joks raštinis vėliavėlėmis nepagerins situacijos. Tiesiog noriu pasakyti, kad reikia žinoti, į ką įsijungiate, kol nėra per vėlu.

Dokumentų šūksniai ir planavimo naktys

Ar reikia specialių leidimų vežti biuro įrangą?

Na, tiesą sakant, tai priklauso nuo to, ką vežate. Jei tai tik staliukai ir kėdės, tai nereikia jokio specialaus „magiško“ lapo. Tačiau jei turite serverių ar branduolių, čia jau prasideda komplikacijos. Vokietija labai griežta dėl duomenų saugumo ir techninių prietaisų. Kartais reikia deklaracijų, kad technika ne yra nelegali arba pavojinga. Buvo atvejis, kai klientas „ užmiršo“ pasakyti apie senų kasetinių džiauvų, kur buvo likę chemikalai – ten muitininkai išviso šiaip nebeleido važiuoti toliau. Geriau viską užrašyti sąraše ir klausti pervežėjo iš anksto, nebūsite stresas prie pat sienos.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Nemažai, galiu pasakyti. Idealiu atveju – mėnuo, o net du. Ypač jei persikraustote didelės įmonės. Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi reikalauja ir slotų rezervavimo sandėliuose (jei ten laikinai padėsite), ir vairuotojų grafikų. Negališ tiesiog paskambinti pirktadienį ir tikėtis, kad pirmadienį viskas jau bus Vostryje. Tokios „Ekspresinės“ paslaugos kainuoja šimtus procentų brangiau, ir dažnai tai daro patys nepatikimi vežėjai. Planuokite laiką atsargiai, o jei galite, kelkiate brangiausius dalykus savaitgaliais – nėra eismo rūšių.

Kas daryti su brandos, jei dar nesibaigė sutartys?

O tai tikrai dažna problema. Galite tiesiog uždaryti seną biurą ir viską nuvežti į Vokietiją, o tada paaiškinti savininkams, kad dabar jūsų adresas – Berlyne. Nerekomenduoju. Geriau susitarti dėl laikino išsinuomojimo arba paskirstyti dviems datai. Turiu klientą, kuris taip padarė ir turėjo mokėti baudą už netinkamą išsinuomojimo nutraukimą. Tai ne tik logistika, bet ir teisiniai dalykai.

Ar verta kreiptis į konsultantą?

Kai didelis biuras, taip. Kai mažas – galimai nereikia švaistyti pinigų. Bet jei jums tenka vežti 100 kvadratų įrangos, konsultantas gali nupirkti nebrangiau ir lengviau išvengti rizikos. Jie žino visas tas niuansus, kuriuos aš pamiršau prieš penkerius metus (o aš juos naudoju kasdien). Naudinga turėti žmogų, kuris mokia vokiškai ir gali skambinti ten vietinėms institucijoms.

Kodėl inventorius yra toks svarbus?

Nes be jo Vokietijos pusėje gali būti problemų. Inventoriaus sąrašas turi būti tikslus, su serijiniais numeriais (jei tai technika). Jei sąraše rašo „kompiuteris“, o realiai važiuoja trys – tai gali būti pažeidimas. Dirbu su viena įmone, kurią sustabdė pasienyje dėl blogo sąrašo. Vairuotojas girdėjo viską, kas jo nebuvo kaltė. Užtikrinkite, kad administratorius nebus tingus.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Taip, beveik visada. Jei dokumentai yra lietuviškai, vokiečių muitininkai arba net tolerance gali nežinoti, ką ten rašo. Net jei kalba anglų, oficialūs popieriaus variantai dažnai reikalauja vertimo. Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi apima ir šį „popieriaus“ darbą, todėl nebijokite klausti ar tai įeina į kainą. Kartas nuo karto sukti galva išgalvoti gaidus neverta.

Baldai, dėžės ir kita kuryba

Ar firminiai gali užpakuoti viską už mane?

Gali, ir tai dažnai geriausias sprendimas. Jie turi savo dėžes, obuolių dėžes, plėvelę. Darbuotojams nereikės kažką daryti po darbo, kai jie ir taip nusibodo. Vienas kartą matęs, kaip direktorius bandė įsimesti vitriną į seną „Lanos“ dėžę... nepavyko. Profesionalūs pakavimo komandos tai daro greitai ir saugiai.

Kas daryti su pažeidžiamais daiktais?

Stiklas, paveikslai, serveriai – viskas turi būti specialiai aptraukta. Nenaudokite senų laikraščių, jie paliko dėmę. Pirkite specialią burbulių plėvelę arba kreipkitės į firma, kuri tai turi. Buvo situacija, kai klientas užpakavo ekskursines lempas į paprastas dėžes ir važiuodamas pro duobę jas viską subombino. Bijo žiūrėti, kiek tai kainavo.

Ar galiu padėti asmeninių daiktų į biuro siuntą?

Techniškai – negalima. Biuro persikraustymas yra verslo veikla, o asmeniniai daiktai – tai privatieji. Jei į biuro dėžę įmesite savo drabužius ar vaiko žaislus, gali kilti problemų su muitine ar draudimu. Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi numato, kad krovinys turi būti grynas verslas. Nors, žinoma, visada padaro vienas ar kitas darbuotojas... pasakykime, kad aš tai nemačiau.

Kaip susitvarkyti su augalais?

Tai sudėtingas klausimas. Augalus pervežti per šalis yra sudėtinga dėl fitosanitarijos reikalavimų. Jei tai tik keli kaktusai, galimas daiktas, bet jei turite didžiulę palmę biure, gali reikėti specialių sertifikatų. Geriau juos atiduoti kolegoms arba parduoti. Nebent norite mokėti už ekspertų vertinimus, kurie kainuoja brangiau nei pati palmė.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Apskritai – taip. Dideli stalai, spintos, sekcijos netelpa į duris ne tik Vokietijoje, bet ir čia. Be to, išmontuoti baldus užima mažiau vietos sunkvežimyje, kas taupo pinigus. Vienintelis dalykas – prarandate garantiją, jei juos montuoja ne gamintojo atstovas. Bet kas ten patikrins? (Aš tik juokauju, gamintojai nebekreipia dėmesio po 5 metų).

Ką daryti su atliekomis (trash) sename biure?

Neužmeskite į sunkvežimį! Tai ne šiukšlių mašina. Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi nustato, kad vežame tik tai, kas reikalinga. Senas popierius, sulūžę kėdės – tai išmetamos atliekos, ir už jas reikia mokėti atliekų tvarkytojams. Nėra nieko geriau, kaip atvykti į kitą šalį ir suprasti, kad vežate krūvą šiukšlių.

Ar saugu vežti brangų meną?

Tik su draudimu. Ir tik su specialia transporto priemone. Paprastas „Volvas“ su „tentu“ nėra skirtas paveikslams. Yra specialios firmos, kurios gamina dėžes pagal individualius užsakymus. Jei turiu ką nors brangaus, pvz., XV amžiaus paveikslą ant sienos, tai nė nekenčiu šiltos mamos paklausti.

Vairuotojai, keliai ir Vokietijos realybės

Kaip pasirinkti vairuotoją? (Tai labai svarbu)

Ne tik pagal kainą. Reikia, kad jis būtų patikimas, sugebėtų susitvarkyti su dokumentais, ir, svarbiausia, nemokėtų vokiškai bent jau pažodžiui „Guten Tag“. Turėjau atvejį, kai vairuotojas nieko nesuprato ir prisiėmė vieną vietinę valstybę kur... nelabai teisingai. Geriau imti patirtį vairuotojus, kurie jau važiavo į Vokietiją.

Ar vairuotojai padės iškrovėje?

Priklauso nuo susitarimo. Standartiškai – jie veža, o iškrauna jūsų komanda. Tačiau už papildomą mokestį dauguma firmų siūlo „rankų pagalbą“ įskaitant. Patarkite su savo darbuotojais, ar jie nori nešti dėžes arba geriau mokėti vairuotojams. Svarbu tai užfiksuoti raštu, kad būtų abipusis supratimas.

Kas jei sunkvežimis užstrigs mieste?

Vokietijoje yra daug vietų, kur sunkvežimis negali važiuoti (vironai, senamiestis). Reikia iš anksto patikrinti, ar galima privažiuoti prie pastato. Kartais tenka iškrauti ant gatvės ir nešti per 200 metrų. Geriau susiplanuoti maršrutą iš anksto, nei važiuoti su aplinkosaugos už darbą. Kelias maršrutas yra darbas, o ne pramoga.

Ar reikia leidimų važiuoti per miestą?

Taip, daugeliu miestų (pvz., Miunchenas, Frankfurtas) reikia specialios leidimo arba apmokestinimo vairuotojų kortelės. Be to, yra naktinio režimo apribojimai. Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi turi įvertinti šiuos apribojimus, kad neviršytumėte taisyklių ir gautumėte baudas. Vokiečiai mėgsta rašyti baudas.

Kaip su kalba? Vairuotojas nemoka vokiškai!

Tuomet turi problema. Jei vairuotojas negali susitarti su vietiniais arba su gaisrininkais (jei reikia), tai gali trukdyti procesą. Stenkitės rasti bent vieną žmogų komandoje, kalbantą vokiškai arba bent angliškai. Bent jau telefono numeris.

Ką daryti jei pasibaigia degalai arba sugenda sunkvežimis?

Tai jau vairuotojo problema, bet jūsų galvos skausmas. Reikia turėti 24/7 pagalbos numeriu. Geriausios firmos turi savo techninę pagalbą Vokietijoje. Nereikia tikėtis, kad vietinis dirbtuvės sutiks sutaisyti lietuvišką sunkvežimį praėjusią valandą. (Čia ne tokie ir greiti, kaip čia).

Ar saugu važiuoti naktį?

Vokietijoje daugiau mažiau saugu, bet naktiniai persikraustymai yra rizikingi dėl vagysčių (kai paliekami automobiliai su krovinį). Jei krovinys vertingas, reikėtų užtikrinti apsaugą arba stovėti saugiose aikštelėse. Nėra smagu rytą rasti tuščią „tentą“.

Ką daryti su vieta stovėjimui?

Reikia rezervuoti vietą. Neklauskite kaimyno, ar gali stovėti, gausite atsakymą „ne“. Susisiekti su miesto administracija. Niekada nežinai, kur paslėptas tos gatvės ženklas draudžiantis stovėjimą.

Muitinė, mokesčiai ir biuro krantai

Ar reikia mokėti PVM pervežiant į Vokietiją?

Tai keistas klausimas, bet dažnai kyla. Jei perkeliate savo įmonės turtą (turtas, ne prekes), tai Paprastai taikoma PVM išlyga, bet reikia pateikti atitinkamus dokumentus (VAT mokėtojo numeriai, turtų perdavimo aktai). Sunku pasakyti tiksliai dabar, bet be to gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš vežiant.

Kas su EX-1 ar T1 dokumentais?

Jei ateinate iš ne ES šalies (ar naudojate sandėlį), tai būtina. Bet jei tiesiog iš Lietuvos į Vokietiją, tai ES viduje tai nereikia, nebent yra specialių situacijų (pvz., laikinas įvedimas). Nenaikinkite galvos terminais, jei nereikia. Esami logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi dažniausiai tai tvarko tiesiog kaip vidaus pervežimą.

Ar draudimas apmoka sugadintus daiktus?

Tik jei turite draudimą (casco). Privalomasis draudimas (Transport draudimas) dažnai apima tik trečiųjų asmenų žalą, bet ne jūsų. Užtikrinkite, kad turite „All risk“ draudimą, kuris padengia netgi gabeno klaidas. Vienas kartą man klientas užkaktė didelį serverį per iškrovę – draudimas padengė viską.

Kaip elgtis su gaisrine sauga Vokietijoje?

Vokiečai yra maniacai dėl gaisrų. Biuruose turi būti gaisrų gesintuvai, ir jų turi būti daug. Jei atvykstate su sunkvežimiu, kuris neturi sertifikatų, gaisrininkai gali neleido įvažiuoti. Pasidomėkite iš anksto.

Ar galima vežti alkoholį (biuro reikalams)?

Arba atiduoti dovanoms. Formaliai tai nėra draudžiama, bet tai yra mokesčiškai reguliuojama. Didelis kiekis alkoholio gali būti traktuojamas kaip prekė. Geriau tiesiog nusipirkite ten, kiek reikia vakarėliui.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai blogiausia situacija. Reikia skambinti policija ir tikėtis, kad tai tik nusikėlė kažkur stovykloje. Visada darykite nuotraukas prieš išvežimą ir pasirašykite, kad viskas yra vietoje. Turėjau atvejį, kai dingo dėžė su svarbiais dokumentais – krantas truko pusmetį, kol atstatė.

Kodėl Vokietijos klientai taip griežti dėl terminų?

Jie tiesiog taip pripratę. Pasakyta 8:00 – reiškia 8:00, ne 8:15. Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi turi būti tikslūs kaip laikrodis. Nenuvilkite, nes prarasite kreditą ir gausite blogą atsiliepimą, kuris Vokietijoje skamba kaip mirties nuosprendis.

Išvados ir galvos skausmai

Viskas pasakius, biuro persikraustymas į Vokietiją yra sudėtingas, bet įveikiamas uždavinys, jei pasiruošiate. Svarbiausia – nedarykite visko paskutinę minutę, pasirūpinkite dokumentais ir nepasitikėkite „žodžiu“, o vadovaukitės susitarimais. Logistikos sprendimai biuro persikraustymui Vokietijos kryptimi gali būti sklandūs, jei pasirinksite patikimus partnerius ir išvengsite pigių pasiūlymų, kuriaise dažnai slepiasi didžiulės rizikos. Sėkmės jums, ir tikimės, kad jūsų vairuotojai nenuvažiuos į griovį. (Nesijuokau, tai tikrai nutinka).