Logistikos sprendimai biurams persikraustyti iš Vokietijos: kas veikia tikrovėje

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje, tiek su krovinių gabentiimu, tiek su visais tais šiukšlių niuansais, kylančiais ant ribos. Dažnai klientai atvažiuoja ir klausia, kaip tiksliai veikia logistikos sprendimai biurams persikraustyti iš Vokietijos, ir tiesiškai sakant, ne visada turiu tokį idealų, teorišką atsakymą. Vokietija – tai ne tik tvarkos šalis, bet ir vieta, kur biurokratija gali sustabdyti visą konvoją. Noriu papasakoti taip, kaip yra – be jokių rinkodaros užuolankų, tiesiog iš seno vilko, kuris matė viską, pradedant nuo sugedusių vaziuokliu iki dingusių dokumentų Berlyne.

Dokumentų chaosas ir pasiruošimas

Kada reikia pradėti ruoštis pervežimui?

Geriau dar šiandien, jei planuojate po mėnesio. Vokietijos įmonės mums, lietuviams, dažnai atrodo pernelyg kantrios, bet kai reikia gauti leidimus iškrovimai miesto centre ar užsakyti liftą, jos tampa neįtikėtinai griežtos. Pradėkite nuo inventoriaus sąrašo, kitaip vėliau gausite pilną galvą problemų su muitinės deklaracijomis, kai krovinys jau stovi kelio viduryje.

Ar tikrai reikia tokio detalaus inventoriaus sąrašo?

Be abejo, taip, nors jums tai gali atrodyti per daug. Muitininkai nebenaudoja savo fantazijos, jei pamato sąrašą parašytą ant rankovės. Turi būti: 2 biuriniai stalai, 3 lentynos, 1 kompiuteris. Buvo atvejis, kai klientas parašė „baldai“, ir mes praleidome tris dienas paaiškinant, kas ten tiksliai yra, todėl logistikos sprendimai biurams persikraustyti iš Vokietijos prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo popieriaus.

Kas dėl draudimo? Ar jis būtinas?

Nebūtinas, kol tik nepradeda klibėti. Žinoma, visada sako „man nereikia“, kol netyčia nenukrenta brangus serveris laiptuose. Turiu omenyje kad, 90 proc. atveju viskas praėjusi gerai, bet tas vienas kartas, kai vairuotojas užužmeta ant šluojos ir sudauža vitriną, jus padarys bankrotą. Geriausia pasirūpinti krovinių draudimu „nuo visų rizikų“ jau iš anksto.

Ar jums patys reikia buti ten, kai atvyksta sunkvežimis?

Nebūtinai, jei pasitikite savo darbuotojais, bet labai rekomenduoju. Vokietijos vairuotojai yra profesionalai, bet jie nemoka lietuviškai, o jūsų vokiškas gali būti truputį „rusty“. Vienas žinutės neatitikimas gali lemti tai, kad krovinius iškraus ne prie pat durų, o už 200 metrų, o tada kelias dienas juos nešioti rankomis.

Kokios problemos dažniausiai kyla su vokiškais dokumentais?

Dauguma kas vyksta sklandžiai, jei turite VAT numerį ir visus PVM dokumentus tvarkingai. Kartais būna, kad vokiečių pusės buhalterija uždelnia siųsti eksporto sąskaitas faktūras, o tai sustabdo visą procesą. Mums tenka laukti, o laukimas šioje srityje – tai pinigai, todėl verčiau gaskit savus vokiečius už ausų.

Kainos ir biudžeto niuansai

Nuo ko priklauso kaina?

Viskas svyruoja aplink kurą, distanciją ir, žinoma, degalų kainą. Logistikos sprendimai biurams persikraustyti iš Vokietijos negali būti fiksuoti, kaip duonos kaina parduotuvėje, nors kai kurioms firmoms tai būtų patogiau. Jei reikia įrenginio su liftu (kėlimu) arba specialios technikos, kainos šokteli aukštyn.

Ar galima sutaupyti rinkdamas pigiausią pasiūlymą?

Galima, tik po to gausite daugiau rūpesčių nei sutaupytų pinigų. Pigios firmos dažnai turi seną techniką, kuri sugenda per pusę kelio, arba vairuotojus, kurie tiesiog nesusitvarko su laiku. Patalpų persikraustymas iš Miuncheno ar Frankfurto kainuoja, bet verčiau mokėti už garantiją.

Kaip susiformuoja galutinė suma?

Paprastai imamas užmokestis už kilometrus, už darbo valandas ir už priedus (pakavimo medžiagos, dėžės). Vieną kartą teko vežti labai sunkus seifus, teko užsakyti kraną – tai papildomai 400 eurų, apie kurį klientas net nebuvo pagalvojęs. Visada klauskite apie „hidden costs“, jie visada kur slepiasi.

Ar galima apmokėti tik atvežus į vietą?

Daugelis mūsų partnerių dirba su 50 proc. avansu, kad nešvaistytų laiko, jei klientas apsigalvoja paskutinę minutę. Yra geras verslas, bet yra ir daug nepatikimų žmonių, todėl saugumo priemonės būtinos. Jei kalbame apie ilgalaikę partnerystę, visada galima aptarti mokėjimo sąlybas individualiai.

Ar brangiau vežti iš rytų ar vakarų Vokietijos?

Rytinė dalis, kaip kad Dresdenas ar Leipcigas, arčiau mūsų, tad šiek tiek pigiau, tačiau ten gali būti daugiau eismo kamščių dėl statybų. Vakarinė dalis, šalia Reino, brangesnė dėl didesnių atlyginimų vairuotojams ten. Skirtumas gali būti apie 10–15 proc., tai ne milžiniška suma, bet verta pagalvoti.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tuomet reikia labai gerai planuoti galbūt patiems dėti mažus daiktus, o profesionalams tik didelius baldus. Tačiau persikraustymas iš Vokietijos – ne tas pats, kad perkelti lovą iš kaimo į miestą, čia reikia suprasti, kad klaidų kaina padvigubėja.

Fizinis darbas ir technika

Ar reikia išmontuoti baldus?

Beveik visada taip. Dideli biuro stalai, lentynos, seifai – visa tai nepraeis pro duris ar įlips į liftą neišmontuota. Mūsų komanda nešioja su savimi veržtuvus ir įrankius, bet jei turite kažką labai egzotiško, praneškite iš anksto. Kartais namie turi sukęs savybės savo baldus prieš 20 metų, ir tai nepavyksta išsukti niekam.

Kaip su el. technika ir serveriais?

Tai patys jautriausi dalykai. Negalima tiesiog mesti kompiuterių į dėžę į dėžę ir manyti, kad viskas bus gerai. Reikia originalios pakuotės arba stipraus putų plastiko. Logistikos sprendimai biurams persikraustyti iš Vokietijos visada įtraukia ypatingą dėmesį IT įrangai, nes vienas smūgis gali priversti visą kompaniją nedirbti savaitę.

Ar pakuojate patys?

Mes galime užtikrinti pilną pakuotą paslaugą – nuo popieriaus iki serverių. Tačiau jei norite sutaupyti, galite tai daryti patys, tiesiog pasirūpinkite, kad dėžės būtų tvirtos. Buvo atvejis, kai klientas pats supakavo indus į silpnas dėžes ir važiuodamas per Vokietijos kelius viskas sugriuvo... tai buvo liūdna pamatyti.

Kaip su sunkiaisiais kroviniais (>1 tona)?

Tokiu atveju reikia specialių sunkvežimių su „žemomis grindimis“ arba kranų. Negalima tikėtis, kad du vyrai sušoks 500 kilogramų spintą ne sužalodami nugaros. Vokietijoje darbo saugos inspectorius gali atvažiuoti ir uždrausti krauti, jei nėra tinkamos technikos, tad geriau nedarykite savų sprendimų.

Ar reikia rezervuoti vietą automobiliui stovėjimui?

Absoliučiai taip, ypač miestuose kaip Hamburgas ar Štutgartas. Jei sunkvežimis atvyks ir negalės pastoti, jis privalės važiuoti ratu ir mokėti stovėjimo mokestį už laiką, kurį praleidžia. Pasižiūrėkite, ar reikia iš anksto užsisakyti „Verkehrsverbund“ leidimus.

Rizikos ir nesusipratimai kelyje

Kas daro daugiausia problemų pasienyje?

Paprastai tai netinkami dokumentai arba bandymai vežti kažką, kas nebuvo deklaruota. Vokietijos muitinė gana stringent, ir jei jie įtaria kažką ne taip, gali uždaryti visą vagoną. Geriausia būti nuoširdus ir deklaruoti visą kainą tiesiai, kitaip gausite baudą, kuri bus didesnė už pačią pervežimo kainą.

O jei vairuotojas pavėluoja?

Tai nutinka. Prognozės orų, avarijos autostradose arba techniniai gedimai. Negalėsite nieko padaryti, tik laukti. Mes stengiamės suteikti realų laiko prognozę, bet kai sako „ateis rytoj“, tai kartais reiškia „ateis po dienos“. Atidarykite sau laiko rezervą bent dviem dienoms po planuotos datos.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Labai retai, jei dirbate su patikimomis kompanijomis. Yra pasitaikę istorijų, kai mažesnės firmos užsidirbdavo iš to, kad „pamesdavo“ keletą dėžių su brangia įranga. Todėl svarbu turėti sąrašą su numeriais, o ne tik „dėžė su knygomis“.

Kaip elgtis, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skambinkite mums iš karto. Mes turime draudimą, kuris padengia žalą. Nedarykite savo nuožiūrų remonto, nes draudikas gali atmesti mokėjimą. Nuotraukokite žalą vietoj, kad būtų įrodymai. Būna, kad klientai pamišęs ir bando taisyti pats (galvojau tą pačią, kad pataisys pats), bet tai blogiausias variantas.

Ar saugu vežti vasarą ( karščiui)?

Vokietijoje vasarą kartais būna labai karšta, ir automobilyje temperatūra gali pakilti iki 60 laipsnių. Tai blogai veikia elektroniką ir vinilorecords, jei tokių turite. Jeigu krovinys jautrus temperatūrai, reikia šaldytuvo sunkvežimio, o tai kainuoja brangiau.

Vairuotojai ir bendravimas

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma jaunesnių taip, bet seni „vilkai“ dažnai moka tik vokiškai ir savo gimtąją kalbą. Jei jūsų komandos nėra vokiškai kalbančių, geriau suderinti visą maršrutą ir užduotis iš anksto su mūsų dispečeriais. Gyvas bendravimas vietoje gali būti sudėtingas, rankos ir kojos padeda.

Kas daryti, jei vairuotojas nedraugiškas?

Kartai jie pavargę, kartai tiesiog tokio prigimties. Mums būna, kad klientai skundžiasi, kad vairuotojas nešypsojo. Čia ne viešbutis su aptarnavimu, o pervežimas. Jeigu jis dirba efektyviai ir saugo krovinį, jo nuotaika nėra svarbiausia. Nereikia reikalauti šampano nuo vairo.

Ar vairuotojai gali padėti su išdėliojimu?

Taip, jei tai susitarta prieš tai. Standartiškai jie atveža ir iškrauna į grindis, bet neįrengia baldų vietose. Jei reikia, kad stalą pastatytų būtent prie lango, tai turi būti įrašyta į užsakymą, kitaip tiesiog paliks kur ten bus vietos.

Ką daryti su gaidžiais?

Duokite jiems vandenį, gali padaryti kavą (jei nesibijo, kad ją išpils). Mažas pagarba gali padaryti stebuklus – vairuotojas gali padėti papildomai arba atvežti greičiau, nes jausiųsi gerbiajamas. Vokiškas solidumas veikia abiejomis kryptimis.

Ar jie dirba savaitgaliais?

Gali, bet už papildomą mokestį. Vokietijoje darbo taisyklės griežtos, ir vairuotojų poilsis yra reguliuojamas. Jei norite atvežti biurą sekmadienį ryte, reikės to labai paprašyti ir sumokėti už viršvalandžius.

Kas daryti, jei vairuotojas „dingsta“?

Dabar visi turi GPS sekimą, taigi tikrasis dingimas beveik neįmanomas. Jei nematome vietos, tai tikriausiai sugedo įranga arba nebeliko ryšio tunelyje. Pasisemkite kantrybės, skambinkite dispečeriui, ir viskas bus aišku per 15 minučių.

Ar reikia duoti arbatpinigių?

Nebūtina, bet labai pageidaujama. Lietuvoje tai nėra tradicija, tačiau Vokietijoje ar tarptautiniuose maršrutuose 10–20 eurų tipas gali garantuoti, kad jūsų daiktai bus elgiami ypatingai saugiai.

Išvada

Galiausiai, visi šie logistikos sprendimai biurams persikraustyti iš Vokietijos atrodo sudėtingi tik tol, kol juos pradėti planuoti. Es matęs ir puikių, ir visiškai trikdančių persikraustymų, todėl galiu pasakyti viena: pasitikėjimu ir reikalingais dokumentais pasieksite daugiau nei spaudžiant kainas. Būkite kantrūs, galbūt kartais ir pasiduokite vairuotojų patirčiai, o tada jūsų biuras atsiras naujoje vietoje be jokios galvos skausmo.