Logistikos procesų optimizavimas perkraustant biurą į Vokietiją

Po dvidešimties metų šioje srityje galu pasisuku, ką tik girdžiu apie biuro perkėlimą, ypač jei kalba eina į Vokietiją. Žmonės įsivaizduoja, kad tai tiesiog dėžių krautimas ir vairavimas per autostradą, bet realybėje, atliekant logistikos procesų optimizavimą perkraustant biurą į Vokietiją, tai yra tikras chaosas, jeigu nesigudi iš anksto. Vokietija nėra Lenkija ar Latvija, ten tikslumo reikalavimas kelia sąlyginę nervą, o muitinės formalumai gali sustabdyti visą procesą dėl vienos neteisingai parašytos eilutės dokumentuose. Čia ne tik apie tai, kaip pervelti stalus, bet ir kaip išvengti tūkstančių eurų baudų už blogą planavimą. Sakau kaip yra – be gero plano jums bus labai sunku.

Pagrindiniai klausimai apie patį procesą

Kiek laiko užtrunka visa šis istorija?

Tai ypatingai dažnas klausimas, į kurį vieno atsakymo tiesiog nėra. Jei kalbame apie mažą biurą, penkiolika darbuotojų, tai galima įgyvendinti per savaitę nuo pradžios iki galo su geru logistikos procesų optimizavimu perkraustant biurą į Vokietiją. Bet jei tai didelė korporacija, su šimtais kompiuterių ir serverių? Tada tai gali trukti mėnesį ar net dvi. Visada pasakykite klientui, kad reikia laiko atsargai, nes vokiečiai su terminais nelabia šluoja, ypač kai reikia gauti leidimus erdvių užimimai mieste.

Ar verta rinktis brangesnę firmą?

Žinau, kad kainos visada skauda, bet čia ne vieta taupyti. Pigios firmos dažnai dirba „šiaip sau“ – atveža ir išmeta ant grindų, o jei kažką sudaužo, teismas eina ilgai. Geriau padidinti biudžetą ir pasirinkti tuos, kurie žino, ką daro. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja rūpesčio, o ne tik raumenų. Kartais atrodo, kad brangiau, bet galiausiai išeiga pigiau, kai nereikia keisti laužytų lentynų.

Kas dėl tobulumo? Viskas turi būti idealu?

Nebūtinai. Gyvenime idealų nėra, ypač kai kalbame apie logistiką. Kartais dėžės bus sumestos ne taip kaip norėjote, arba vairuotojas užstrigs kelio eismo dėl avarijos netoli Hamburgo. Svarbiausia yra tai, kad rezultatas būtų pasiektas. Nereikia šūktelėti dėl kiekvieno smulkaus nukrypimo, svarbu, kad logistikos procesų optimizavimas būtų orientuotas į galinį rezultatą, o ne į tai, kad visas popierius lygus.

Kaip suplanuoti viską, kad nepritrūktų laiko?

Planuokite iš galo. Tai pagrindinė taisyklė. Žinokite, kada jūsų darbuotojai turi pradėti dirbti naujoje vietoje Vokietijoje, ir atsekite laiką atgal. Paskui pridėkite savaitę atsargai. Vokietijoje daug kas priklauso nuo to, kada išduodami leidimai sunkvežimiams važiuoti miesto centru (Untersagung). Be to, nepamirškite, kad logistikos procesų optimizavimas perkraustant biurą į Vokietiją apima ir tai, kad reikia suderinti liftus. Jei liftas nedirba, viskas sustoja.

Ar reikia specialių dėžių?

Labai praverčia. Paprastos dėžės iš parduotuvės gali neišlaikyti sunkių knygų ar dokumentų. Profesionalios pervežimo dėžės (tokie tamsiai mėlyni, dažniausiai su rėmais) yra būtinos. Jos pastatomos viena ant kitos, tai taupo vietą sunkvežimyje. Optimalus išnaudojimo principas čia svarbiausiai negu kada nors. Be to, tai apsaugo daiktus nuo drėgmės, kai kelyje pasitaiko lietus.

Ką daryti su tais, kurie nemoka susikrauti?

Tai klasika. Pasiduodu... Kai kurie darbuotojai tiesiog meta viską į dėžę be jokios tvarkos. Geriausia yra suteikti jiems instrukcijas ar netgi organizuoti trumpą mokymą. Parodykite, kaip reikia uždaryti dėžę, kad ji neišsilitų. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta be tokių pagrindų, vėliau tenka ieškoti adatų krūvelėje.

Vokiška burokratija ir dokumentai (o jų daug)

Ar visada reikalingi muitinės dokumentai?

Jei judate iš Lietuvos (ES) į Vokietiją (ES), tai techniškai tai nėra importas, tačiau reikia deklaruoti prekių judėjimą, jei vertė viršija tam tikrą ribą (dažniausiai tai susiję su PVM). Bet čia yra pavojinga zona. Jei ne užpildysite teisingai Intrastat deklaracijos ar prekių accompanying dokumentų, gali būti nemalonių pokalbių su vokiečių institucijomis. Aš asmeniškai visada patariu pasitarti su brokeriu, nors tai kainuoja.

Kas su tais inverteriais ar serveriais?

Serveriai ir jautri technika – tai atskira istorija. Jie ne tie dalykai, kuriuos galima mesti į sunkvežimį su stalais. Reikia specialios pakuotės, o dažnai ir temperatūros režimo kontrolės. Be to, jei ten yra duomenys, apie kuriuos nežinote jokie trečiasieji asmenys, geriau juos pervežti patys, o ne patikėti pervežėjams. Logistikos procesų optimizavimas šiuo atveju reiškia duomenų saugumą, o ne tik fizinį perkeliamąjį.

Ar inventorizacija tikrai būtina?

Būtina. Nėra ką pagalvoti. Be detalaus sąrašo, kur nurodyta kas yra kurioje dėžėje ir kokia jos vertė, perkraustymas į Vokietiją tampa loterija. Vieną kartą mačiau, kai viena firma taip padarė ir paskui tris dienas ieškojo svarbiausių sutarčių. Pasirašykite kiekvieną dėžę ir pažymėkite ją skaitmeniniu kodu. Tai sutaupo laiko vėliau.

Kas dėl draudimo? Ar jis veikia Vokietijoje?

Dauguma Lietuvos draudikų turi partnerių Vokietijoje, bet ne visada. Būtinai patikrinkite, ar draudimas galioja „Visoje Europoje“ ar tik „Baltijos šalyse“. Vokietijoje, jei sudaužote ką nors privačiame name, reikalavimai gali būti astronomiški. Geriau pasidaryti papildomą draudimą krovinio pervežimo laikotarpiui. Tai tas atvejis, kai geriau persiginti.

Ar reikia vokiškai kalbančio kontakto?

Labai padeda. Nors dauguma vokiečių kalba angliškai, bet kai kyla nesklandumų su policija arba namų savininku (Hausverwaltung), kalba tampa didelė kliūtimi. Tarkime, vairuotojas lietuvis, kalba lietuviškai ir rusiškai, o vokietis kalba tik vokiškai. Toks dialogas kažko gero nesibaigs. Turėkite vertėją bent telefonu.

Techninės pusės ir patalpos

Kaip elgtis su liftu Vokietijoje?

Vokietijose dažnai būna, kad liftas yra per mažas arba jo nėra. Prieš atvykstant reikia sužinoti išmatavimus. Aš mačiau situaciją, kai atvažiavo sunkvežimis su kėbulu, o kieme vartų aukštis buvo per žemas. Prarasta diena, kol ieškojo kito įvažiavimo. Logistikos procesų optimizavimas perkraustant biurą į Vokietiją prasideda ne nuo krovinio pakrovimo, o nuo objekto išmatavimo.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Beveik visada. Dideli stalai, lentynos, sekcijos – viskas turi būti suplota. O taip pat ir vėliau suremontuota. Reikia įvertinti, ar jūsų komanda tai sugebs padaryti, ar geriau pasamdyti montuotojus Vokietijoje. Vietiniai meistrai kainuoja brangiai, bet jie žino, kaip surinkti juos pagal vokiškus standartus, kad neišriktų per savaitę.

Kas su augalais?

Žaliai neleidžiama vežti be papildomų tikrinimų dėl kenkėjų. Tai gali atrodyti juokinga, bet keli augalų vazonai gali sukelti muitinės interesą. Geriau juos palikti arba vežti tik su fitosanitariniu pažymėjimu, o tai yra daug darbo. Paprasčiau nusipirkti naujus Berlyne, nei gydyti nervus dėl vienos palmės.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biure dažnai būna valymo priemonių, spalvų, tonerių. Tai yra pavojingos krovinys (ADR) kategorijos. Negalima tiesiogmesti jų į bendrą dėžę. Reikia atskiro deklaravimo ir žymėjimo. Jei policija sustabdys sunkvežimį ir rastų neleistinų cheminių medžiagų be dokumentų, baudos bus milžiniškos, o krovinys gali būti konfiskuotas.

Kaip apsaugoti grindis naujame biure?

Vokietijoje grindys dažnai būna brangios, medinės ar akmens masės. Vairuotojai su „krokodilais“ (kelnių su sustiprintais keliais) gali jas subraižyti. Būtina pasirūpinti apsauginėmis koridoriaus dangomis (pvc grindų danga). Tai nėra brangu, bet padeda išvengti ginčų dėl žalos.

Pinigai, kainos ir neapykantos

Kiek kažkiek? (Pavyzdys)

Kainos svyruoja. Mažam biurui (50 kv. m) galbūt tekės 2-3 tūkstančius eurų su visa eile. Dideliam (500 kv. m) – skamba dešimtimis tūkstančių. Čia įeina automobilis, darbo valandos, pakavimo medžiagos ir draudimas. Nenuvertinkite to, kad Vokietijoje darbo jėga brangesnė. Jei norite optimizuoti logistikos procesus, skaičiuokite ne tik euro ženklu, bet ir laiku.

Ar galima sumokėti gavus?

Nerekomenduoju. Sąžiningiausios firmos paprašo avanso, o likutį – iškrovus. Jei kas nors nueina su jūsų daiktais ir reikalauja apmokėjimo iš anksto 100 % – tai pavojus. Aš girdėjau istorijas, kai tokių „pervežėjų“ daugiau niekas nesimatė. Pasirašykite sutartį, kur aiškiai žiūri, kada ir kaip mokama.

Kas dėl PVM?

Jei vežate savo turtą (perkėlimas), tai dažnai PVM taikomas 0 % (vidinės apyvartos operacija), bet reikia pagrįsti, kad tai ne pirkimas-pardavimas. Čia vėl gi burokratija. Jei įsijungsite į PVM mokėtojus neteisingai, gali tekti mokėti Vokietijos PVM tarifą, kuris nėra mažas.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Žinoma. Miestų centruose reikia mokėti už stovėjimą (arba už leidimą užimti vietą). Kartais reikia samdyti „Trägerhilfe“ (nešikų pagalbą) vietiniams statybose, jei ten yra taisyklės. Tai vokietiškas specifikas – vietiniai profsąjungos gali reikalauti, kad krovą atliktų vietiniai darbuotojai. Geriau apie tai sužinoti iš anksto.

Ką daryti, jei biudžetas per mažas?

Sumažinkite daiktų kiekį. Neneškite senų sulūžusių kėdžių. Juos pigiau nupirkti Vokietijoje iš „eBay Kleinanzeigen“ arba iš antrų rankų baldų parduotuvių. Logistikos procesų optimizavimas taip pat reiškia ir pačio krovinio mažinimą. Kuo mažiau vežate, tuo pigiau ir greičiau.

Problemų sprendimas ir stresas

Kas daryti, jei dėžės dingsta?

Pirmiausia – nesijaudinkite (lengviau pasakyti nei padaryti). Tikrinkite inventoriaus sąrašą. Dažniausiai jos tiesiog nukeliavę į kitą kabinetą ar buvo paliktos sunkvežimio gale. Jei tikrai dingsta – kreipkitės į draudiką. Bet čia svarbu, kad inventoriaus sąrašas būtų buvęs padarytas dar Lietuvoje, ne Vokietijoje (aišku, jei norite gauti išmoką).

Ar vairuotojai gali dirbti sekmadienį?

Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai ir poilsio dienų taisyklės vairuotojams. Sekmadieniais krovinių pervežimas (išskyrus tam tikrus išimtis) yra draudžiamas. Jei planuojate atvykti sekmadienį, pasiruoškite, kad sunkvežimis gali stovėti uždarytas iki pirmadienio ryto. Planuokite atvykimą darbo dieną.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėmis?

Pakavimo medžiagas (dėžės, plėvelės) reikia kažkur išmesti. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai reglamentuotas (Gelber Sack ir pan.). Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą gatvėje. Susitarkite su objekto administratoriumi dėl šiukšlių konteinerių prieigos arba pasamdykite specialią firmą, kuri išvežia statybines atliekas.

Ką daryti, jei serveris neįsijungia?

Tai blogiausia baimė. Pirmiausia patikrinkite, ar ar ji nenukrito krovinio metu. Tada – ar elektros instaliacija naujoje vietoje atitinka reikalavimus. Dažnai būna, kad Vokietijoje keisti jungikliai ar pritaikyti laidas reikia elektriko, kuris žino vietinius standartus (Schuko ir panašiai). Turkite kontaktinį IT specialistą, kuris gali atvykti iš karto.

Ar galima patikėti raktus vairuotojui?

Geriau ne. Vairuotojo užduotis – nuvežti krovinį saugiai. Jis nešas atsakomybę už biuro raktus. Jei dings raktas, keisti spynas visame pastate Vokietijoje kainuoja kaip naujas automobilis. Raktus turi turėti atsakingas asmuo iš jūsų pusės.

Kelionės ir atvykimo niuansai

Ar reikia planuoti maršrutą?

Būtinai. Naudokitės navigacija, kuria žino, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti (Maut). Vokietijoje daug mažų miestelių, kuriuose sunkvežimiai negali važiuoti pro centrus. Vieną kartą (bent jau pas mano draugą) vairuotojas užvažiavo į „Environmental zone“ be žalios kortelės (Umweltplakette) – bauda 100 eurų vienam smugeliui.

Kaip elgtis su kalbos barjera kelyje?

Keliuose viskas paprasta – ženklai yra tarptautiniai. Jei sustabdo policija, rodykite vairuotojo pažymėjimą ir dokumentus. Nedirbkite problemų. Vokiečių policija yra labai disciplined. Jei jie kalba angliškai, gerai. Jei ne – tiesiog būkite mandagūs ir rodykite dokumentus rankomis.

Ar reikia maisto ir vandens vairuotojui?

Tai atrodo keistas klausimas, bet taip. Vairuotojai žmonės. Jei jų laukia kelias valandas kol iškraunama, duokite jiems vandens. Nuo to priklauso jų nuotaika ir darbo greitis. Nenorite, kad jie būtų piktas ir dirbtų lėtai. Tai mažas dalykas, bet padedantis optimizuoti procesą.

Kas dėl viešnagės vairuotojams?

Jei kelionė trunka ilgiau nei viena diena, reikia suplanuoti, kur jie miegos. Sunkvežimių stovėjimo aikštelės Vokietijoje mokamos ir dažnai pilnos. Reikia rezervuoti vietą iš anksto arba duoti vairuotojams pinigų keliui. Negalima leisti jiems stovėti kur nors nelegaliai po automagistrale – baudos didelės.

Ar verta naudoti kelias mažas mašinas vietoj vienos didelės?

Kartais taip. Jei naujasis biuras turi siaurus lifto arba patalpas centre, kur sunkvežimis neišvažiuos, tai vienintelis išeitis. Tai brangiau, bet leidžia apeiti „rigid“ apribojimus. Tai dalis logistikos procesų optimizavimo – pritaikyti transporto priemonę prie objekto, o ne atvirkščiai.

Galutiniai nustebimai

Kodėl viskas kainuoja daugiau nei planavome?

Nebent aš klystu (kas įvyksta), bet Vokietija brangi. Vietiniai paslaugų teikėjai – nuo liftų meistrų iki valytojų – dirba pagal vietines tarifus. Be to, jei praleidote terminą, gali tekti mokėti baudas už vėlavimą išsinuomotose patalpose. Visada turkite 15-20 % rezervo biudžete.

Ar darbuotojai padės?

Kai kurie taip, kiti ne. Geriau susitarti su vadovais, kad paskirtų žmones padėti organizuoti. Jei kiekvienas save laiko „valdybu“ ir neprisidės, procesas užtrukus. Aktyvi darbuotojų pagalba gali sumažinti išlaidas už nešikų paslaugas.

Kas darbo dienos pabaigoje?

Pasidarykite vakarienę arba užsisakykite picą komandai. Naudinga. Tai pagerina nuotaiką po stresinės dienos. Geras biuro perkraustymas į Vokietiją pasibaigia ne tuomet, kai pastatomas paskutinis stalas, o tuomet, kai žmonės yra laimingi.

Ar verta viską daryti patys?

Nieko tokio. Jei neturite patirties, negerai. Pasamdykite profesionalus. Jūsų užduotis – valdyti procesą, o ne nešti dėžes su dokumentais. Laisvalaikis vertesnis už nugaros skausmą.

Ar aš ką nors pamiršau?

Tikriausiai pamiršau pasakyti apie kavinės mašiną. Jos pervežimas ir prijungimas yra tikras košmaras, reikalaujantis sertifikuoto specialisto. (O gal ne? Žinoma, reikalauja). Nepamirškite to.

Ką daryti iš karto po atvykimo?

Patikrinkite, ar viskas tvarkoje. Ar nėra plyšių languose? Ar sprogimo apsauga veikia? Paskui skambinkite klientams, kad viskas vyksta kaip planuota (nepaisant to, kad kažkas tikriausiai nėra taip). Stabilumas – svarbiausia.

Išvada

Galiausiai, logistikos procesų optimizavimas perkraustant biurą į Vokietiją nėra mokslas, o labiau menas susidoroti su chaosa. Nėra tobulo plano, kuris apsaugotų nuo visų nesklandumų, nuo sulūžusio lifto iki užstrigusių dokumentų pas muitinę. Svarbiausia yra pasiruošimas, realūs lūkesčiai ir kantrybė. Jei suprasite, kad gali kažkas nepasisekti, ir tam pasiruošite, viskas bus gerai. Ir nepamirškite pasiūlyti kavos vairuotojui – tai dažniausiai geriausia investicija. Sėkmės kelyje.